Sök i arkiven
Genvägar MENY

bild
Arkiv

Länsstyrelsen i Stockholms län 1991-2010 (1929-2012)

Länsstyrelsen i Stockholms län, yngre

Grunddata

ReferenskodSE/SSA/4457/31
Länk till postenhttps://sok.riksarkivet.se/arkiv/jYqyEV4ezHAfnyeP7f309N
Omfång
1096,9 Hyllmeter 
Datering
1928–2012(Tidsomfång)
VillkorDelvis
VillkorsanmHandlingstyper som kan omfattas av sekretess; se bilaga 1 i pappersförteckningen. De handlingar som tillhör det ”hemliga arkivet”, d.v.s. serier D 16 A och F 1 D, omfattas av sekretess till skydd för rikets säkerhet och kan innehålla uppgifter av ytterst känslig art enligt OSL kap. 15.
ArkivinstitutionStockholms stadsarkiv (depå: Liljeholmskajen)

Innehåll

Inledning (äldre form)Länsstyrelsen i Stockholms län 1991-2006 (1929-2012)

Från och med 1 juli 1991 övergick länsstyrelsen från manuell till elektronisk diarieföring och samtidigt infördes en ny diarieplan där länsstyrelsen blev en enda arkivbildare. Tidigare fungerade de enskilda avdelningarna eller motsvarande som arkivbildare.

De olika avdelningarna och enheterna på länsstyrelsen övergick stegvis till det nya elektroniska ärendehanteringssystemet, Diadem, även om ärenden hos Länspolismästaren (t.o.m. 1993), bilregistret (t.o.m. 31 december 1991) och körkortsärenden (t.o.m. 1994) fortsatte att diarieföras manuellt under några år.
Alla registreringar från Diadem och Dream har kopierats över till Diabas vilket innebär att detta system innehåller ärenden från början av datoriseringen den 1/7 1991.

Övergången från Diabas till det nya ärendehanteringssystemet Platina skedde stegvis från år 2004. Från maj 2011 skedde all registrering av nya ärenden i Platina och efter att samtliga ärenden överförts från Diabas till Platina låstes Diabas i oktober 2012 för redigering.

Förteckningen över länsstyrelsens arkiv 1991-2012 bygger på Riksarkivets arkivbildningsplan för länsstyrelserna (RA-MS 1992:71) som fastställdes 1992-10-12. Arkivförteckningsplanen är uppbyggd enligt dessa rekommendationer dvs. signa och rubriker stämmer med de som förekommer i Riksarkivets förslag. Serierna är däremot upplagda efter lokala behov.


Startdatum för enheterna i ”Diademet”:

Länsledningen 1991-12-20
Staben 1992-01-01
Planenheten 1991-08-01
Kulturmiljöenheten 1991-09-30
Miljövårdsenheten 1991-07-01
Lantbruksenheten 1991-07-01
Länsveterinärenheten 1991-07-22
Del av Regional utv. (Fiske) 1991-07-01
Regional utveckling 1991-11-01
Yrkesmässig trafik 1992-05-01
Socialenheten 1992-04-01
Beredskaps- och Räddningsenheten 1992-04-01
Allmänna enheten 1992-04-01
Juridiska enheten 1991-07-01
Ekonomienheten 1992-11-01
Personalenheten 1992-11-01
ÖLM (lantmäterienheten) 1992-05-01
Bostadsenheten 1994-01-01
Körkort 1995-01-01


Detta är en delleverans som, med vissa undantag, omfattar handlingar från 1991-2006.

I databasen (se serie C 1 A) går det att söka i specifika fält, såsom diarienummer, kommun eller liknande. Det finns också ett fält, beskrivning, som har använts för ärendemening och där det går att göra fritextsökningar. Här kan man bland annat söka på fastighetsbeteckning. När det gäller sådant som dispens från strandskydd, som är en vanlig av förfrågningar som kommer in och där länsstyrelsen fattade beslut fram till 2009 då kommuner tog över detta, så har detta registrerats på fastighetsbeteckning. Gäller det en byggnad som är kulturminnesskyddad (Riksantikvarieämbetet hanterar statliga byggnader och länsstyrelsen hanterar allt annat på förslag från enskilda) så söker man på denna byggnads namn.


Stiftelsers årsredovisningar

Vad gäller stiftelsers årsredovisningar kommer det förfrågningar på lite då och då. Dessa är indelade i fyra olika typer av stiftelser: Allmänna stiftelser, Pensionsstiftelser, Insamlingsstiftelser samt Kollektivavtalsstiftelser. Det finns ett speciellt register, som skickades med digitalt i leveransen till Stadsarkivet, där man kan söka efter stiftelser. Registret är ordnat i nummerordning och efter stiftelsetyp. En stiftelse kan t.ex. ha nummer 123a (Allmän stiftelse med nummer 123). Årsredovisningar t.o.m. 2009 har levererats till Stadsarkivet. Från 2010 finns kvar hos länsstyrelsen och kommer att ingå i nästa större leverans om ett par år. Från 2010 är stiftelsers årsredovisningar ordnade i diarienummerordning.


Vigselprotokoll

Vigselprotokoll skickas in till länsstyrelsen av vigselförrättare som bilagor till faktura. Vigselförrättare utses (eller snarare godkänns) av länsstyrelsen och de får också ersättning för varje utförd vigsel om de skickar in en faktura med vigselprotokoll som bilaga. Att ett vigselprotokoll finns hos länsstyrelsen beror alltså på om vigselförrättaren skickat in en faktura med bifogade vigselprotokoll. Ersättningen är ca 100 kr per vigsel och om en vigselförrättare endast förrättat ett par viglar på ett år så kanske denne inte bryr sig om att skicka in en faktura till länsstyrelsen.
De uppgifter som behövs är först vilken kommun som vigseln skedde i, därefter datum för vigseln, samt namn på de som gift sig. Personnummer behövs inte. Om beställaren minns namnet på vigselförrättaren så underlättar det eftersom protokollen är sorterade först på kommun, sedan på vigselförrättare och därefter på datum.


Radonakter

För att söka efter handlingar rörande radon i serier F 15 A - F 15 D måste man använda ett speciellt register som finns hos Länsstyrelsen. Det är sällan förfrågningar på dessa handlingar och eventuella förfrågningar kan hänvisas till Länsstyrelsen där handläggare kan söka efter förfrågade handlingar i registret. Samma sak gäller handlingar som är kopplade Boverketes datasystem Bofink. Dessa handlingar är gallringsbara och om förfrågningar inkommer till Stadsarkivet så kan ni hänvisa till Länsstyrelsen.


Handlingar som omfattas av sekretess

Handlingstyper som kan omfattas av sekretess; se bilaga 1 i pappersförteckningen.

CG-akter

Detta är lantbruksfastigheter som är arkivlagda i dossiéformat efter socken (F5CB). Till dessa hör ett register i serien D 5 DB. Med hjälp av detta kan man identifiera jordbruksfastighet enligt beteckning.


Hemliga arkivet
De handlingar som tillhör det ”hemliga arkivet”, dvs. serier D 16 A och F 1 D, kan innehålla uppgifter av ytterst känslig art. Personer som hanterar dessa ärenden ska vara säkerhetsprövade och handlingarna ska finnas i säkerhetsskåp. Länsstyrelsens säkerhetsskyddschef hänvisar till instruktioner i skriften ”Säkerhetsskydd – en vägledning” från Säkerhetspolisen, som kan laddas ned från denna adress:
http://www.sakerhetspolisen.se/download/18.635d23c2141933256ea1f6e/1381154798638/Sakerhetsskydd_en_vagledning.pdf

Kapitel och punkter rörande hantering av hemliga handlingar som särskilt bör beaktas är:

Kap. 1: 1.1.1. samt 1.2.1
Kap. 2: 2,.7, 2.9.1. samt 2.9.2.
Kap. 3: 3.1.2., 3.2, 3.3.1., 3.3.2., 3.5., 3.6. och 3.7.
Kap. 4: 4.2.1.
Kap. 5: 5.1.
Kap. 6: 6.1.



Kompletterande leverans

Länsstyrelsen har som mål att leverera sina handlingar från perioden 1991-2012 till Stockholms stadarkiv. Arkivet har delats i två delar:

1. Handlingar från åren 1991-2006 (med några undantag) har redan levererats
2. Återstående period, dvs. 2007-2012 kommer att levereras så fort diariet för hela perioden är arkiverat.

Länsstyrelsen har arkiverat ett digitalt diarium (s.k. Diabas) gällande för perioden 1991-2010 hos SSA. Fr.o.m. 1/1 2011 används ett ärendehanteringssystem; Platina. Det innebär att diarium för åren 2011-2012 (samt en del av handlingar höranden till ärenden) finns i sparad databas. Platina är ett system som omfattar alla länsstyrelser och kommer att arkiveras centralt hos Riksarkivet. Innan slutarkiveringen kan ske har Länsstyrelsen som avsikt att bevara (mellanarkivera) handlingarna hos Statens servicecenter.
Just nu är servicecentrets förvaringsfunktion under uppbyggnad. Nästa steg kommer att vara successiv arkivering av de digitala handlingarna sparade i Platina. Det innebär att så fort arkiveringen av dessa uppgifter är klar och Stadsarkiv får tillgång till beståndet kan Länsstyrelsen fullfölja leveransen. När kan det ske? Det är väldigt svårt att säga men… om tre-fyra år kommer den kompletterande leveransen att bli möjlig.


Information om handlingar som kan innehålla sekretessbelagda uppgifter; se bilaga 1 i pappersförteckningen.



Daniel Åstrand, arkivarie
Daniela Lindblom, arkivarie

2015-03-20

Tillgänglighet

SekretessDelvis

Kontroll

Skapad2015-09-14 12:23:10
Senast ändrad2023-05-30 13:39:20