Inledning till NAD-handboken

4 Kommunala institutioner

Senaste uppdatering: 2006-08-17

Till Referenser

4.1 Identifikation av institutionen

Hänvisning: KRS 21.1B1

4.1.1 Vad är en kommunal institution?

Kommun i egenskap av juridisk person, samt underlydande officiella institutioner. I bredare bemärkelse kan en kommun beskrivas som en lokal eller regional samfällighet inom en stat, vilken motsvarar ett särskilt territorium och dess invånare, vilken dels uppfyller statliga ändamål, dels verkar för egna samhällsangelägenheter. Med kommun i modern tid avses borgerlig kommun (landsting och primärkommun) samt kyrklig kommun (församling).

Exempel:

• Borgerlig primärkommun
• Landsting (landstingskommun)
• Kyrklig kommun (församling) efter 1862
• Socken före 1862
• Köping
• Stad
• Härad, skeppslag och motsvarande
• Municipalsamhälle
• Kommunalförbund
• Kommunblock (övergångsform under kommunalreformerna 1950-1973)

Kommunala aktiebolag: följ regler för Affärsföretag.

Stiftelser instiftade av kommunal institution: följ nedanstående regler.

4.1.2 Tillfälliga sammankomster och gruppbildningar

Hänvisningar: KRS: 21.1B1

Tillfälliga gruppbildningar eller sammankomster där kommunala institutioner ingår, bör i allmänhet inte registreras i en egen post. Undantag gäller om sammankomsten eller gruppbildningen uppträtt som en enhet i ett avgörande avseende. Försök alltid att identifiera de ingående institutionerna och skapa även poster för dem. Länka sedan de olika posterna efter behov (se vidare Hänvisningar till andra institutioner och personer).

Exempel

Konferenser och andra tillfälliga sammankomster som har givit upphov till publikationer kan undantagsvis registreras, eftersom de sannolikt är referens i en bibliografisk post. Därmed underlättas återsökningen mellan bibliografiska och andra register.

Vid oklarhet: skapa gärna preliminära auktoritetsposter! Detta underlättar särskiljning och matchning vid eventuellt informationsutbyte.

4.1.3 Avdelningar

I regel bör man inte registrera avdelningar eller andra direkt underordnade enheter av en kommunal institution i en egen post. I undantagsfall kan en avdelning med relativt självständig karaktär ges en egen auktoritetspost. En sådan avdelning bör åtminstone ha haft ett eget diarium. Detta betyder inte att man systematiskt skall registera alla enheter som har haft eget diarium. Registrera alltid den överordnade enheten och hänvisa mellan posterna.

Vid oklarhet: skapa gärna en preliminär auktoritetspost! Detta underlättar särskiljning och matchning vid eventuellt informationsutbyte.

Exempel:

4.1.4 Omorganiseringar

Vissa omorganiseringar av en institution bör tolkas som att en ny institution bildas. Exempel på sådant är ändrad juridisk form (t.ex. från statlig till kommunal institution, från affärsverk till aktiebolag), väsentligen ändrad funktion (från förvaltningsmyndighet till affärsverk, utredningskommitté till förvaltningsmyndighet, etc.), eller väsentligen ändrad territoriell jurisdiktion (t.ex. från central till regional behörighet). Även sammanslagningar och delningar av institutioner bör beaktas. I undantagsfall kan även ändrad saklig behörighet (ändrat verksamhetsområde) tolkas som en förändring som motsvarar att en ny institution bildas. I regel bör en instruktion ligga till grund för förändringen. Hänvisa till föregångare-efterföljare.

I samband med omorganisationer kan s.k. övergångsformer uppträda, såsom avvecklingsmyndigheter, interimsorganisation, provisorisk regering, etc. Gör särskild notis om sådant antingen i Historik eller Anmärkningar.

Exempel:

4.1.5 Hur kan man säkerställa institutionens identitet?

I regel skall institutionen kunna identifieras genom ett grunddokument. Om dokumentet inte tydligt definierar institutionen, bör man överväga att ändå upprätta en preliminär auktoritetspost. Detta gäller även äldre och hävdvunna institutioner, vars uppkomst inte har dokumenterats.

Kommunen (särsk. landskommun, stad, köping, municipalsamhälle, härad) bör förekomma som uppslag i Kommunernas årsbok för den tid dessa omfattar (se vidare Rekommenderade källor).

4.1.6 Grunddokument

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Grunddokument

Med "grunddokument" avses i första hand det dokument som talar om att institutionen grundas, alternativt ett tidigaste dokument som bekräftar institutionens existens.

Exempel

Kommun som juridisk person: regeringsbeslut i form av kungligt brev, statsrådsprotokoll eler motsvarande.

Kommunala nämnder: reglementen utfärdade av kommunalfullmäktige el. motsv.

Kommunalförbund: förbundsordning

Kommunala bolag och stiftelser skall identifieras genom bolagsordning, stiftelseurkund eller motsvarande

Ange vid behov även dokument för viktigare omorganisationer. Observera att omorganisation även kan påverka institutionens identitet. Notera som intern anmärkning om resultatlös undersökning utförts. Ange som anmärkning i särskilt delfält värdet "okänd" om uppgift inte kan erhållas.

4.1.6 Hur redovisar man institutionens identitet?

Identitetskod

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Identitetskod

Varje institution i auktoritetsregistret skall ha en identitetskod. Koden skall vara unik och oföränderlig. Därför skall den inte innehålla någon annan information som kan ändras under postens existens. Koden får heller inte återanvändas då institutionen har upphört. Den bör utgöra ett rent numeriskt värde, t.ex. ett informationsneutralt löpnummer. All information i registret som upprättats för den specifika institutionen skall vara knuten till denna identitetskod.

I NAD skall denna kod kombineras med institutionskod för institutionen som upprättar posten, och landskod (enligt ISO 3166) för institutionens land. Den sammansatta koden ger också auktoritetsposten dess identitet i NAD. Institutionskoder för NAD tilldelas av Riksarkivet. Befintliga institutionskoder visas i NAD.

Exempel:

SE	Sverige	Landskod enligt ISO 3166
RA	Riksarkivet	Institutionskod för registeransvarig institution enligt särskild lista
1		Valfritt unikt värde för institutions identitet inom auktoritetsregistret

Legal identitetskod

Hänvisning: ISAAR(CPF)2.1.1 Legal number

I de fall ett officiellt organisationsnummer (enligt SFS 1974:174) finns för institutionen i fråga, skall detta anges som alternativ identitetsbeteckning.

Typ av auktoritetspost

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Typ av auktoritetspost

Ange ett av följande värden:

• Person
• Familj
• Institution

Typ av auktoritetspost i ARKIS

I ARKIS använder man ett större urval av posttyper. Observera att denna särskiljning har till syfte att styra relationerna mellan olika auktoritetsposter (se vidare Hänvisningar till andra institutioner eller personer) och inte avser att klassificera institutionen som sådan. För sådan klassifikation, se Verksamhetsbeskrivning. Poster för centrala statliga institutioner kan i ARKIS tillhöra endera av följande typer:

• Myndighet
• Myndighet (upphörd)
• Organisatorisk enhet inom myndighet
• Organisatorisk enhet inom myndighet (upphörd)
• Arkivinstitution

Val av typ påverkar i ARKIS också möjligheter att upprätta relationer mellan institutioner och personer (se vidare punkt 4.7).

4.2 Auktoriserad namnform

Hänvisningar:

KRS: 24.1

NAD 2 dataelementkatalog: Auktoriserad namnform

Auktoriserad namnform är den namnform som rekommenderas vid informationsutbyte.

Använd det senast förekommande officiella namnet på en kommunal institution. Anpassa namnformen enligt reglerna i följande avsnitt.

4.2.1 Standardisering

Namn på kommunal institution skall standardiseras enligt följande modell:

[Ortnamn med institutionsbeteckning]. [Namn på ev. underordnad institution]

Inled alltid med själva kommunens (församlingens, landstingets etc.) namn. Avgränsa detta namn från alla underordnade enheters namn antingen med ett tecken (t.ex. punkt ".") eller genom att dela informationen i två olika fält. Om kommunen skall registreras i egenskap av juridisk person, ange bara kommunens namn.

Exempel:

Abilds kommun

Abilds kommun. Barnavårdsnämnden

Almby municipalsamhälle. Brandstyrelsen

Askersunds kommunblock. Askersund-Lerbäck-Hammars planeringskommitté

Exempel:

I ARKIS använder man de två delfälten "Överordnad del/Efternamn" och "Underordnad del/Förnamn":

Namn: överordnad del/efternamn	Abilds kommun
Namn: underordnad del/förnamn	Barnavårdsnämnden

4.2.2 Ålderdomligt skrivsätt

Om institutionsnamnets senaste förekomst har ett uppenbart ålderdomligt skrivsätt, kan man modernisera skrivsättet, dock med försiktighet. Det autentiska, dokumenterade skrivsättet skall då alltid anges som alternativnamn.

4.2.3 Särskiljande tillägg

Hänvisningar:

KRS: 24.4C1-24.4C9

NAD 2 dataelementkatalog: Särskiljande tillägg

• För att särskilja institutioner med likalydande namn kan ett särskiljande tillägg presenteras i anslutning till den auktoriserade namnformen. Detta underlättar hanteringen vid presentation (rapporter) i listor eller i pappersform.
• Presentera tillägget inom parentes. I ARKIS används i stället delfältet "Namn: Särskiljande tillägg". Då behöver parentes inte skrivas.
• Använd annat tillägg än verksamhetstid.

4.2.4 Rekommenderade källor

Användning av elektroniskt lagrade versioner

Referera till tryckt källa eller tillgänglig handskrift som grund för uppgifter i auktoritetsregistret. Referenser till elektroniska databaser kan anges som kompletterande information. Länkar till kommuners hemsidor finns via Sveriges kommuner och regioner och sverige.se .

Statskalendern (kommuner, landsting och församlingar)

Årsbok för Sveriges kommuner (1919-)

Enskilda kommuners årsböcker

Kommunala företag (utg. Svenska kommunförbundet)

4.3 Alternativnamn

Hänvisningar:

KRS: 24.1C Ändring av namn; 24.2-24.3 Varierande namn

NAD 2 dataelementkatalog: Alternativnamn

Man bör vara generös med att ange alternativa namn och skrivsätt då detta påverkar återsökningen. Använd ovan angivna källor systematiskt. Ange även andra dokumenterade varianter enligt punkt 4.4.1.

Förutom de systematiskt använda källorna bör man vara observant på följande:

• Vedertagna förkortningar, i synnerhet de i Statskalendern använda, och andra alternativa namnformer anges.
• Avvikande stavningar och skrivsätt bör i regel anges.
• De alternativa namnformerna skall bara gälla för en och samma institution. Om man bedömer det som att en ny institution föreligger, skall en ny auktoritetspost skapas.

4.3.1 Typ av alternativnamn

Alternativnamn kan inordnas under följande typer:

• Tidigare namn: institutionens tidigare namn, under vilken den vanligen uppträdde i källor från giltighetstiden. Även namnform som tidigare varit auktoriserad namnform. Även ändringar av tillägg som "kommun" till "stad" betraktas som en namnändring.
  • Exempel:
• Översättning: Översättning av namnet till annat språk
  • Exempel:
• Förkortning:
  • Exempel:
• Övrig alternativ namnform: andra brukade namn, stavningsvarianter och skrivsätt.
  • Exempel:

4.3.2 Giltighetstid

Ange namnformens eventuella giltighetstid enligt reglerna i avsnitt 4.5 Verksamhetstid.

Rekommenderade källor

Se även rekommenderade källor för ortnamn.

4.4 Verksamhetstid

Hänvisningar:

KRS 24.4C8

NAD 2 dataelementkatalog: Verksamhetstid

Tiden då institutionen officiellt var i verksamhet. Skilj tillkomstdatum för stad som ort/bebyggelse från tillkomstdatum som institution. Använd uppgifter om äldre städers och socknars tillkomst som institutioner med försiktighet.

Exempel:

Om datum ej är enligt gregoriansk kalender, ange detta som anmärkning

4.4.1 Osäker tidsangivelse

Osäker tidpunkt kan anges på följande vis:

Som ett tidsintervall:

"1800-tal"

säkert 1800-1899

"1810-tal"

säkert 1810-1819

Första årtiondet på ett århundrade kan anges som anmärkning

Som en vag uppgift:

"1819 c:a"

omkring 1819

"Okänt"

Institutionen känd, men tillkomst- eller upphörandedatum okänt. Ange uppgiften i särskilt delfält för anmärkningar

Precisera alltid tiden så noga som informationen medger. Ju mindre precist, desto sämre återsöknings- och sorteringsmöjligheter. Övriga undantag kan beskrivas i anmärkningar.

4.5 Verksamhetsbeskrivning

Verksamhetsbeskrivning omfattar beskrivning och klassifikation av en person eller institutions verksamhet. Den skall utgå från en generell beskrivning av verksamheten. Utifrån verksamhetsbeskrivningen skall ämnesord väljas i en särskild thesaurus över verksamhetsbeskrivande termer. Tillsammans med elementen "sektor" och "organisationsnivå" skall dessa beskriva verksamhet i form av en indexerad ordlista. Det skall också vara möjligt att välja mellan olika tesaurer, t.ex. olika klassifikationsschemata, för att ge mer skräddarsydda återsökningsmöjligheter.

4.5.1 Sektor

Hänvisningar:

KRS

NAD 2 dataelementkatalog: Sektor

Med sektorstillhörighet menas i första hand vilka lagar en institution lyder under. Kommunala institutioner lyder i regel under kommunallag (el. lag om kommunalförbund, landstingslag o.l.). Använd värdet "2 kommunal" för sådana institutioner.

Förslag: Stiftelser och kommunala bolag skall hänföras till kommunal sektor om kommunen har ett rättsligt bestämmande inflytande. Observera att detta även gäller ett samlat kommunalt ägande, dvs. där flera kommuner ingår som delägare.

Om institutionen inte kan hänföras till någondera av sektorerna "statlig", "kommunal" eller "enskild", skall värdet "övriga" användas. Exempel: offentligrättsliga subjekt under särskild lagstiftning, institutioner med huvudmän från flera sektorer.

4.5.2 Organisationsnivå

Hänvisningar:

KRS

NAD 2 dataelementkatalog: Organisationsnivå

Avser nivå för territoriell jurisdiktion. Den föreslås följa samma kriterier som för statliga institutioner:

Exempel:

central	nationell organisationsnivå
regional	Landsting, lagsaga, mot, syssel
lokal	primärkommun, stad, köping, församling, municipalsamhälle, härad, skeppslag
internationell	Internationella organ

4.5.3 Fasta termer i NAD för verksamhetsbeskrivning

I NAD förekommer ett urval av termer för verksamhetskategorier. Hänvisa gärna till dessa termer i det lokala registret, antingen genom att länka registret till NAD:s kategoritermer eller genom att ange kategorins term och kod i den lokala posten. I ARKIS finns dessa termer tillgängliga.

Val av sakord för verksamhet

Föredragna termer ur Svenska ämnesord  rekommenderas av NAD för att skapa sökingångar till institutioners verksamhet. Gör på följande vis:

1. Använd en instruktion, historik eller annan beskrivning som underlag för valet av verksamhetstermer.
2. Välj ut sådana termer som svarar på frågor som: Vilken verksamhet har institutionen bedrivit? Till vilket ämnesområde hör de ärenden institutionen handlagt?
3. Välj termer som beskriver verksamheten så precist som möjligt. För Statistiska tabellkommissionen (1858-1886) kan t.ex. termerna "befolkningsstatistik" och "ekonomisk statistik" användas. Använd i så fall inte den generella termen "statistik". Ju mer precis termen är, desto bättre återsökningsresultat.
4. Välj så många termer som är relevant för beskrivningen.
5. Jämför de valda termerna med termer i Svenska ämnesord. Använd lämpliga synonymer i Svenska ämnesord om orden inte återfinns. I de fall en lämplig term inte återfinns i Svenska ämnesord kan den föredragna termen lagras som lokal term. De kan också föreslås som nya ämnesord i Svenska ämnesord.

Verksamhet: sakord: lokal term

Här kan en fritt vald term , till exempel ur en egen, lokal ordlista användas för vidare förtydliganden av verksamhetsbeskrivningen. Termen bör knytas till de fasta termerna i en godkänd tesaurus.

Verksamhet: sakord: giltighetstid

Ange giltighetstiden för den särskilda verksamheten enligt regler i avsittet 4.4 Verksamhetstid.

4.6 Topografiska upgifter

4.6.1 Hänvisning till fasta topografiska termer enligt NAD

För NAD:s räkning finns en särskild topografisk tesaurus, som också används i ARKIS. Man bör hänvisa till orterna i denna tesaurus när man gör topografiska hänvisningar i NAD. Om registret inte finns tillgängligt i den egna databasen kan man enklast göra hänvisningen genom att ange referenskod till den post i NAD:s topografiska tesaurus som man vill hänvisa till. Genom import till NAD kopplas sedan denna hänvisning samman med den topografiska uppgiften. Ange i första hand verksamhetsort för offentliga institutioner. Med verksamhetsort menas i allmänhet det territorium som institutionen har behörighet att verka i enligt instruktion eller liknande. Om detta område omfattar flera topografiska enheter i det topografiska registret, hänvisa till samtliga topografiska enheter som verksamhetsorten omfattar. Om området omfattar en del av en topografisk enhet i det topografiska registret, hänvisa till den topografiska enheten och gör en specifikation enligt (1.6.2) Topografi: lokal term. Kontrollera också att relationens tidsomfång inte överskrider den topografiska enhetens giltighetstid.

Om verksamhetsort inte kan bestämmas, kan lokaliseringsort anges. Lokaliseringsorten är platsen för institutionens huvudkontor. Även orter för lokalkontor och andra anläggningar kan anges som lokaliseringsort med anmärkning om detta. Lokaliseringsorten skall alltid vara en ort av typen "ort" (dvs ospecificerad ort). Ange lokaliseringsorten som lokal term (enligt punkt 1.6.2) och hänvisa till närmaste administrativa territorium i NAD:s topografiska tesaurus.

4.6.2 Topografi: lokal term

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Topografi: lokal term

Om en topografisk enhet inte återfinns i NAD:s topografiska tesaurus, ange denna ort som "lokal term". Man kan också göra en vidare specifikation av orten genom att ange en namnlös del eller riktning inom orten, t.ex. "norra delarna". Om en systematisk registrering av enheter som saknas i det topografiska registret behöver göras (exempelvis utländska eller upphörda territorier), bör ansvarig för NAD:s topografiska tesaurus kontaktas.

4.6.3 Relation mellan orter och institutioner

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Topografi: association

Anger vilken relation institutionen har i förhållande till den angivna orten. Ange ett av följande värden:

• Verksamhetsort: det territorium inom vilken myndigheten har verkat eller har haft jurisdiktion inom.
• Lokaliseringsort: en ort där myndigheten har haft huvudkontor eller annan anläggning.

Ange associationens giltighetstid om denna avviker från institutionens verksamhetstid.

4.7 Hänvisningar till andra institutioner eller personer

Hänvisningar:

KRS: kap. 26

NAD 2 dataelementkatalog: Hänvisning - institution eller person

Relationer till andra institutioner eller personer skall redovisas genom hänvisningar mellan auktoritetsposter. Gör hänvisningen så precis som möjligt. Relationen mellan olika namnformer för en institution behandlas under 4.3 Alternativnamn.

4.7.1 Hänvisning: relation

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Hänvisning - institution eller person: typ

Avser typ av relation mellan olika personer eller institutioner. Använd följande värden:

Föregångare till

Efterföljare till

Underordnad

Överordnad

Se även

Annan relevant hänvisning

I ARKIS anger man "Hänvisning: relation" genom den post varifrån relationen upprättas. Relationen presenteras ömsevis, dvs. i båda posterna som ingår i relationen.

4.8 Historik

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Historik/biografi

Skriv en kortfattad historik. Den kan vara utformad som en löpande text eller en kronologisk lista (se exemplen nedan). Förklara gärna sammanhang kring historiska förändringar som antytts i övriga fält, t.ex. organisations- och verksamhetsförändringar.

Exempel:

De tekniska ämbetsverkens betongdelegerade av år 1940 ombildades 1951 till Statens betongkommitté. Kommittén var ett samverkansorgan för de centrala myndigheter som bedrev byggnadsverksamhet och utarbetade normer för cement och betong. 1956 tillsattes ett verkställande utskott och fem arbetsgrupper för olika tekniska områden. Efter en omorganisation 1975 inriktades normarbetet även på tillämpningsbestämmelser till byggnadsstadgan. Betongkommittén upphörde 1979, då normarbetet övertogs av Statens planverk och ett till detta knutet råd

Källa: Riksarkivets beståndsöversikt, del 5

Man kan också göra en kronologisk lista:

1951 Ombildas De tekniska ämbetsverkens betongdelegerade av år 1940 till Statens betongkommitté som ett samverkansorgan för de centrala myndigheter som bedrev byggnadsverksamhet och utarbetade normer för cement och betong

1958 bildas ett verkställande utskott och fem arbetsgrupper för olika områden

1975 börjar kommittén även utfärda tillämpningsbestämmelser för byggnadsstadgan

1979 Kommittén upphör. Normarbetet övertas av Statens planverk

Källa: Riksarkivets beståndsöversikt, del 5

4.9 Anmärkningar

Här avses anmärkningar som är gemensamma för hela auktoritetsposten. Beroende på registerapplikationens utformning kan naturligtvis speciella anmärkningsfält användas i anslutning till vissa element.

4.9.1 Allmänna anmärkningar

Här anger man anmärkningar som kan vara av allmänt intresse.

• Förklara vid behov de sammanhang som berörs i auktoritetspostens övriga fält
• Ange uppgifter som inte passar in i något annat fält

Exempel:

typer av organisationsförändringar

funktionell behörighet

avvecklings- och interimsorganisation

4.9.2 Interna anmärkningar

Här anmärker man om sådant som inte bedöms vara av allmänt intresse utan endast för registerhanteringen intressanta uppgifter.