Inledning till NAD-handboken

5 Företag

Senaste uppdatering: 2006-08-17

Till Referenser

5.1 Identifikation av företag

Vad är ett företag?

Benämning på organisation som samordnar arbetskraft, realkapital, teknik, information och kunskap för att producera varor och tjänster i affärsdrivande syfte.

Ett antal företagsformer finns etablerade: enskild firma, handelsbolag, aktiebolag, ekonomisk förening, partrederi, kooperativ och statligt affärsverk.

Enskild firma, handelsbolag och aktiebolag är i regel att anse som företag.

Däremot kan ekonomiska föreningars och statliga affärsverks organisatoriska tillhörighet vara svår att avgöra. Som regel bör ekonomiska föreningar hänföras till kategorin företag medan statliga affärsverk hänförs till kategorin centrala statliga institutioner. Men som tidigare antytts finns här många fallgropar, exempelvis kan nämnas halvstatliga företag.

Till kategorin företag hänförs också gods och gårdar som har ett etablerat namn och har eller har haft räkenskaper i en arkivbildning som är åtskiljda från ägarnas privatekonomi, dvs. att godset/gården har uppträtt som en juridisk person.

Identifikationskrav:

Företagets existens ska kunna beläggas genom bolagsordning, stiftelseurkund, verksamhetsberättelse, årsredovisning etc.

Då företags existens inte klart kunnat beläggas via lämplig källa finns möjlighet att vid behov skapa en preliminär auktoritetspost.

Namnformer för gods och gårdar torde i regel kunna beläggas i Nationalencyklopedin, i andra fall enligt arkivhandlingarna.

• Rekommenderade källor:

  Handels- och föreningsregistret och aktiebolagsregistret hos Patent- och registreringsverket,

  Arkivmaterial i Patent- och registreringsverket, bolagsbyråns arkiv (förvaras i RA), verksamhetsberättelser, Riksskatteverket. Se vidare referenser.

5.2 Auktoritetspostens identitetskod och typ

För att kunna identifiera den institution som är ansvarig för auktoritetsposten, samt ha möjlighet att identifiera varje post, skall en unik identitetskod skapas. Typ av auktoritetspost anges för att ytterligare specificera postens innehåll.

5.2.1 Identitetskod:

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Identitetskod

Varje institution i auktoritetsregistret skall ha en identitetskod. Koden skall vara unik och oföränderlig. Därför skall den inte innehålla någon annan information som kan ändras under postens existens. Koden får heller inte återanvändas då institutionen har upphört. Den bör utgöra ett rent numeriskt värde, t.ex. ett informationsneutralt löpnummer. All information i registret som upprättats för den specifika institutionen skall vara knuten till denna identitetskod.

I NAD skall denna kod kombineras med institutionskod för institutionen som upprättar posten, och landskod (enligt ISO 3166) för institutionens land. Den sammansatta koden ger också auktoritetsposten dess identitet i NAD. Institutionskoder för NAD tilldelas av Riksarkivet. Befintliga institutionskoder visas i NAD.

Exempel:

Auktoritetspostens kod vid informationsutbyte	SE	RA	1
Kodens betydelse	Sverige	Riksarkivet	Post nummer 1
Kodstruktur	Landskod enligt ISO 3166	Institutionskod enligt särskild lista	Unik identitet för respektive institutions poster

Typ av auktoritetspost

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Typ av auktoritetspost

Ange ett av följande värden:

• Person
• Familj
• Institution

Typ av auktoritetspost i ARKIS

I ARKIS använder man ett större urval av posttyper. Observera att denna särskiljning har till syfte att styra relationerna mellan olika auktoritetsposter (se vidare Hänvisningar till andra institutioner eller personer) och inte avser att klassificera institutionen som sådan. För sådan klassifikation, se Verksamhetsbeskrivning. Poster för centrala statliga institutioner kan i ARKIS tillhöra endera av följande typer:

• Organisation
• Organisation (upphörd)

5.3 Auktoriserad namnform

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Auktoriserad namnform

Den utvalda och i vissa fall normaliserade namnform som ska utgöra huvuduppslag för posten och användas som referens vid informationsutbyte.

I ARKIS skrivs den auktoriserade namnformen in i de olika delfälten i "Namn". Skriv den auktoriserade namnformen för ett företag i delfältet "Överordnad del/Efternamn".

5.3.1 Normalisering av namn:

Företagets egna skrivsätt av dess namn (firma) måste naturligtvis betraktas som den korrekta namnformen och huvudregeln är att använda den namnformen som den auktoriserade. När flera olika namnformer förekommer, väljs den namnform som dominerar i de källor man har.

I vissa fall kan dock den auktoriserade namnformen avika från detta synsätt. Istället väljs då en normaliserad namnform som auktoriserad för att underlätta återsökning.

Normaliseringen bör dock göras med försiktighet. Vid osäkerhet bör man undvika att normalisera namnformen och istället utnyttja möjligheten att ange alternativnamn.

5.3.2 Ordningsföljd:

Huvudregeln är att i möjligaste mån försöka fånga upp den namnform och den ordföljd som företaget själv föredrar/använder.

Om ett företagsnamn inleds med ett personnamn, dvs. förnamn och efternamn, auktoriseras det i rak ordföljd.

Exempel:

AB Härnösands folkbank

C J Anderssons plåtverkstad

I fråga om enmans företag, t.ex. tandläkare och advokater, kan det med hänsyn till användarna vara att föredra att invertera namnformen. I sådan fall ska dock systemet ha en indikator som anger detta.

I första hand ska dock elementet alternativt namn brukas, om behov finns att ange ett företagsnamn i inverterad form.

5.3.3 Stora och små bokstäver:

Huvudregeln är att företagsnamnet skall ha stor begynnelsebokstav, men bara i första ordet i flerordiga namn. I vissa fall är det dock lämpligt att följa det skrivsätt som används inom företaget.

Exempel: Gunnebo åkeri AB

Undantag: Svenska Tobaks AB

5.3.4 Skiljetecken m.m.

Hänvisningar:

Svenska skrivregler kap. 149-260.

Myndigheternas skrivregler kap. 10.

Om namnet på ett företag består av eller innehåller initialer skrivs i regel punkter och övrig interpunktion i enlighet med det förhärskande bruket inom företaget. I tveksamma fall, uteslut punkter etc. Lämna inte mellanrum mellan en punkt och en därpå följande initial. Lämna däremot mellanrum mellan bokstäverna i en initialförkortning skriven utan punkter.

Exempel:

AB C.A. Jonssons skofabrik

C J Neuman & Co

• Rekommenderade källor:

  Handels- och föreningsregistret hos Patent- och registreringsverket,

  Arkivmaterial i Patent- och registreringsverket, bolagsbyråns arkiv (förvaras i RA), tryckt verksamhetsberättelse, Riksskatteverket? Se vidare referenser.

5.4 Särskiljande tillägg

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Särskiljande tillägg

• För att särskilja olika företag med likalydande namn anges ett särskiljande tillägg i anslutning till den auktoriserade namnformen. Detta särskiljande tillägg hämtas automatiskt ur fältet för verksamhetstid.
• Om inte verksamhetstid är tillräckligt för att särskilja företag åt, eller om sådana uppgifter saknas, kan ett särskiljande tillägg göras manuellt.
• Skriv då tillägget inom parentes. I ARKIS används delfältet "Namn: Särskiljande tillägg". Parentes behöver då inte skrivas ut. Använd i första hand kategori av företag, därefter ort eller ämnesområde som tillägg.

Exempel:

Anderssons plåt (Skövde)

Anderssons plåt (Uppsala)

• Rekommenderade källor:

  Arkivmaterial i Patent- och registreringsverket, bolagsbyråns arkiv (förvaras i RA), tryckt verksamhetsberättelse, Riksskatteverket. Se vidare referenser.

5.5 Alternativa namn

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Alternativnamn

Var generös med att ange alternativa namn för att förbättra möjligheterna till återsökning.

Förkortningar och avvikande stavningsvarianter samt eventuella inoficiella, men brukade namnformer registreras.

I fall då företagets auktoriserade namnform är normaliserad, registreras den namnform som används av företaget som alternativnamn. Observera att de alternativa namnformerna endast skall gälla för ett och samma företag. Om man bedömer det som att ett nytt företag föreligger, skall en ny auktoritetspost skapas.

Exempel:

August Johanssons skomodehus (auktoriserad namnform)
Sko August (alternativnamn)

Uppsala kappfabrik (auktoriserad namnform)
Kapp-Lasses (alternativnamn)

5.5.1 Typ av alternativnamn:

Alternativnamn kan inordnas under följande typer:

• Tidigare namn: institutionens tidigare namn, under vilken den vanligen uppträdde i källor från giltighetstiden. Även namnform som tidigare varit auktoriserad namnform.
  • Exempel:
• Översättning: Översättning av namnet till annat språk
  • Exempel:
• Förkortning:
  • Exempel:
• Övrig alternativ namnform: andra brukade namn, stavningsvarianter och skrivsätt.
  • Exempel:

5.5.2 Giltighetstid:

Om det är känt under vilken tid det alternativa namnet användes, noteras även detta i fältet för giltighetstid.

• Rekommenderade källor:

  Handels- och föreningsregistret hos Patent- och registreringsverket, Arkivmaterial i Patent- och registreringsverket, bolagsbyråns arkiv (förvaras i RA), tryckt verksamhetsberättelse, Riksskatteverket. Se vidare referenser.

5.6 Verksamhetstid

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Verksamhetstid

Avser tiden då företaget var i verksamhet

5.6.1 Osäker tidsangivelse:

Osäker tidpunkt anges på följande vis.

Som ett tidsintervall:

"1800-tal" - säkert 1800-1899

"1810-tal" - säkert 1810-1819

Första årtiondet på ett århundrade kan anges som anmärkning.

Som en vag uppgift:

"1819 c:a" - omkring 1819

"Okänt" - Företaget är känt, men tillkomst- eller upphörandedatum okänt. Ange uppgiften i särskilt delfält för anmärkningar.

• Rekommenderade källor:

  Handels- och föreningsregistret hos Patent- och registreringsverket, Arkivmaterial i Patent- och registreringsverket, bolagsbyråns arkiv (förvaras i RA), tryckt verksamhetsberättelse, jubileumsskrifter, Riksskatteverket. Se vidare referenser.

5.7 Verksamhetsbeskrivning

Verksamhetsbeskrivning omfattar beskrivning och klassifikation av en person eller institutions verksamhet. Den skall utgå från en generell beskrivning av verksamheten. Utifrån verksamhetsbeskrivningen skall ämnesord väljas i en särskild thesaurus över verksamhetsbeskrivande termer. Tillsammans med elementen "sektor" och "organisationsnivå" skall dessa beskriva verksamhet i form av en indexerad ordlista. Det skall också vara möjligt att välja mellan olika tesaurer, t.ex. olika klassifikationsschemata, för att ge mer skräddarsydda återsökningsmöjligheter.

5.7.1 Sektor:

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Sektor

Med sektorstillhörighet menas i första hand vilka lagar ett företag lyder under. Använd värdet "3 enskild" för företag.

5.7.2 Organisationsnivå:

Endast tillämpbart för speciella typer av företag, exempelvis koncerner med dotterbolag.

Ange ettdera av följande värden:

(1) Central

(2) Distrikt (region, län)

(3) Lokal

Internationell

5.7.3 Fasta termer i NAD för verksamhetsbeskrivning

I NAD förekommer ett urval av termer för verksamhetskategorier. Hänvisa gärna till dessa termer i det lokala registret, antingen genom att länka registret till NAD:s kategoritermer eller genom att ange kategorins term och kod i den lokala posten. I ARKIS finns dessa termer tillgängliga.

Val av sakord för verksamhet

Föredragna termer ur Svenska ämnesord  rekommenderas av NAD för att skapa sökingångar till institutioners verksamhet. Gör på följande vis:

1. Använd en instruktion, historik eller annan beskrivning som underlag för valet av verksamhetstermer.
2. Välj ut sådana termer som svarar på frågor som: Vilken verksamhet har institutionen bedrivit? Till vilket ämnesområde hör de ärenden institutionen handlagt?
3. Välj termer som beskriver verksamheten så precist som möjligt. För Statistiska tabellkommissionen (1858-1886) kan t.ex. termerna "befolkningsstatistik" och "ekonomisk statistik" användas. Använd i så fall inte den generella termen "statistik". Ju mer precis termen är, desto bättre återsökningsresultat.
4. Välj så många termer som är relevant för beskrivningen.
5. Jämför de valda termerna med termer i Svenska ämnesord. Använd lämpliga synonymer i Svenska ämnesord om orden inte återfinns. I de fall en lämplig term inte återfinns i Svenska ämnesord kan den föredragna termen lagras som lokal term. De kan också föreslås som nya ämnesord i Svenska ämnesord.

Verksamhet: sakord: lokal term

Här kan en fritt vald term , till exempel ur en egen, lokal ordlista användas för vidare förtydliganden av verksamhetsbeskrivningen. Termen bör knytas till de fasta termerna i en godkänd tesaurus.

Verksamhet: sakord: giltighetstid

Ange giltighetstiden för den särskilda verksamheten enligt regler i avsittet 5.6 Verksamhetstid.

5.8 Topografiska uppgifter

5.8.1 Hänvisning till fasta topografiska termer enligt NAD

För NAD:s räkning finns en särskild topografisk tesaurus, som också används i ARKIS. Man bör hänvisa till orterna i denna tesaurus när man gör topografiska hänvisningar i NAD. Om registret inte finns tillgängligt i den egna databasen kan man enklast göra hänvisningen genom att ange referenskod till den post i NAD:s topografiska tesaurus som man vill hänvisa till. Genom import till NAD kopplas sedan denna hänvisning samman med den topografiska uppgiften.

Ange i första hand lokaliseringsort för enskilda företag. Lokaliseringsorten är i regel platsen för företagets huvudkontor, men även lokala kontor kan redovisas på detta vis. Om området omfattar en del av en topografisk enhet i det topografiska registret, hänvisa till den topografiska enheten och gör en specifikation enligt (5.8.1) Topografi: lokal term. Kontrollera också att relationens tidsomfång inte överskrider den topografiska enhetens giltighetstid.

5.8.2 Topografi: lokal term

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Topografi: lokal term

Om en topografisk enhet inte återfinns i NAD:s topografiska tesaurus, ange denna ort som "lokal term". Man kan också göra en vidare specifikation av orten genom att ange en namnlös del eller riktning inom orten, t.ex. "norra delarna". Om en systematisk registrering av enheter som saknas i det topografiska registret behöver göras (exempelvis utländska eller upphörda territorier), bör ansvarig för NAD:s topografiska tesaurus kontaktas.

5.8.3 Relation mellan orter och institutioner

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Topografi: association

Anger vilken relation institutionen har i förhållande till den angivna orten. Ange ett av följande värden:

• Verksamhetsort: det territorium inom vilken företaget har verkat, till exempel en lokal marknad.
• Lokaliseringsort: en ort där företaget har haft huvudkontor eller annan anläggning.

Ange associationens giltighetstid om denna avviker från institutionens verksamhetstid.

5.9 Hänvisning till andra företag, institutioner eller personer

Hänvisningar:NAD 2 dataelementkatalog:Hänvisning - institution eller person

Relationer till andra företag, institutioner eller personer skall redovisas genom hänvisningar mellan auktoritetsposter. Gör hänvisningen så precis som möjligt.

5.9.1 Hänvisning: relation

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Hänvisning - institution eller person: relationstyp

Avser typ av relation mellan olika personer eller institutioner. Använd följande värden:

Föregångare till

Efterföljare till

Underordnad

Överordnad

Se även

Annan relevant hänvisning

I ARKIS anger man "Hänvisning: relation" genom den post varifrån relationen upprättas. Relationen presenteras ömsevis, dvs. i båda posterna som ingår i relationen.

5.10 Historik

Hänvisning: NAD dataelementkatalog: Historik/biografi

Skriv en kortfattad historik. Den kan vara utformad som en löpande text eller en kronologisk lista (se exemplen nedan). Förklara gärna sammanhang kring historiska förändringar som antytts i övriga fält, t.ex. organisations- och verksamhetsförändringar.

5.11 Grunddokument

Med grunddokument avses här först och främst det dokument eller den källa som påvisar företagets grundande.

Exempel:

Bolagsordning

Stiftelseurkund

Privilegiebrev

5.12 Anmärkningar

Kan användas för anmärkningar som är gemensamma för hela auktoritetsposten.

5.12.1 Allmänna anmärkningar:

Här anger man anmärkningar som kan vara av allmänt intresse. Exempelvis kan det finnas behov att förklara de sammanhang som berörs i auktoritetspostens övriga fält eller att ange uppgifter som inte har några egna fält.

5.12.2 Interna anmärkningar

Här anger man sådant som inte bedöms vara av allmänt intresse utan endast för registerhanteringen intressanta uppgifter.