Att medverka i NAD
Vem kan lämna uppgifter till NAD?
Alla arkiv, bibliotek, museer, föreningar och andra som förvarar arkiv från andra arkivbildare och som är tillgängliga för forskning kan lämna uppgifter om sina arkiv till NAD.
Vilka uppgifter kan man lämna till NAD?
Till NAD kan man lämna uppgifter om arkivbildare:
– Namn*
– Referenskod*
– Levnadstid/verksamhetstid
– Posttyp*
– Huvudkategori*
– Ort
– Uppgifter om arkiv/samlingar:
– Arkivets titel*
– Referenskod*
– Arkivets tidsomfång
– Arkivets omfång i hm
– Förvarande institution*
– Länk till extern resurs, t ex arkivbeskrivning/arkivförteckning
Arkivbeskrivningar/arkivförteckningar
Register, t ex brevskrivarregister som pdf text filer
Kontaktuppgifter till arkivinstitutionen
Uppgifter markerade med * är obligatoriska
Medverkande i NAD98
De som tidigare har lämnat data till NAD (NAD98) kan låta de tidigare lämnade uppgifterna visas i nya NAD om inga väsentliga ändringar har gjorts. Riksarkivet ombesörjer då en konvertering av uppgifterna i tidigare versioner av NAD. För att beställa konvertering, kontakta NAD
Hur man levererar uppgifter till NAD
Förberedelser
Innan man levererar uppgifter till NAD ska man se till att uppgifterna är utformade enligt NAD dataelementkatalog och skrivregler i NAD-handboken
- Fyll i Anmälningsformulär
- En bekräftelse skickas till den e-postadress ni anger. Om något är oklart tar vi kontakt.
- Därefter översänds de användaruppgifter (institutionskod, användarnamn och lösenord) ni behöver för att leverera uppgifter.
All information som levereras till NAD är tillgängligt via Internet. Därför kan begränsningar av visningen förekomma av hänsyn till lagstiftningen. Dataleverantörern ska ansvara för att uppgifternas utlämnande inte bryter mot lag. Särskilt Lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk , Personuppgiftslag (1998:204) och SFS 2010:1969 Lag om ändring i personuppgiftslagen (1998:204). Det gäller också även om dessa har skapats av andra än leverantören eller avser arkiv som förvaras hos andra än leverantören.
Leverans
Uppgifterna kan skickas på tre olika sätt via NAD:s gränssnitt för dataleveranser. Efter det att uppgifterna har levererats till NAD importeras filen/filerna till databasen och indexeras, så att de blir sökbara. Om filen/filerna innehåller tekniska felaktigheter kommer den inte att läsas in fullständigt. Dataleverantören kontaktas då för eventuella rättelser och en ny leverans får därefter göras.
Logga in på NAD leverans Inloggning med de användaruppgifter som erhållits. Där finns tre alternativ:
- Leverera uppgifter till NAD genom filöverföring
- Leverera/uppdatera uppgifter till NAD via webbformulär
- Uppdatera kontakt
Leverera till NAD genom filöverföring
Om man vill skicka färdiga EAC, EAD eller andra filer till NAD.
- Välj Leverera fil
- Välj vilken typ av leverans det är
Kompletterande leverans
Lägger till nya poster och skriver över (uppdaterar) befintliga poster. Poster som tidigare levererats men inte finns med i den nya leveransen kvarstår som oförändrade. Använd kompletterande leverans när ni vill införa ändringar i befintliga poster samt lägga till nya poster. Denna typ av leverans raderar inga poster.
Fullständig leverans
Lägger till nya poster, skriver över (uppdaterar) befintliga poster och tar bort det som finns i databasen men inte i er leverans. Använd fullständig leverans när samtliga poster ska bytas ut eller när poster ska raderas. Denna typ av leverans raderar befintliga poster i databasen och lägger till de poster som finns i denna leverans.
Observera att alla överskrivningar (uppdateringar) sker genom matchning på arkivbildarens referenskod. Det är därför nödvändigt att posternas referenskod förblir oförändrade och inte återanvänds inom det egna systemet. I annat fall kan uppdateringar inte utföras.
- Välj vilken typ av fil ni vill leverera
Ett antal förvalda exportformat att välja mellan visas:
- EAC - Används för att leverera arkivbildarinformation med grundläggande arkivinformation.
Se: Standarder och format - EAC & EAD - Används för att leverera arkivbildarinformation och arkivförteckning.
- Lägg till PDF-filer – Används för att lägga till PDF-filer (såsom arkivförteckningar, brevskrivarregister mm) till sedan tidigare, importerade arkivbestånd Lägg till PDF-filer. Leverans av EAC måste göras samtidigt.
Leverera/uppdatera till NAD genom registrering i webbformulär
I webbformuläret registrerar man uppgifter om arkivbildare och grundläggande uppgifter om arkivbestånden och skickar dem sedan till NAD. Man kan även bifoga pdf text filer med arkivförteckningar eller andra sökmedel, t ex brevskrivarregister. Dessa blir indexerade och sökbara under förutsättning att det är pdf text filer (pdf bild filer visas, men blir inte sökbara). Om man vill uppdatera tidigare levererade poster väljer man Ändra befintliga uppgifter. Webbformuläret lämpar sig för den som har en mindre mängd uppgifter att leverera. Handledning till NAD:s webbformulär
Uppdateringar
Uppdateringar görs av leverantören själv. Man gör då en ny leverans på samma sätt som en ursprunglig leverans men väljer då mellan att göra en kompletterande eller en fullständig leverans. Vill man uppdatera sina poster registrerade i webbformuläret, se ovan.
Under fliken Mina leveranser kan man se en lista över sina leveranser samt om de har blivit importerade i NAD.
Uppdatering av kontaktuppgifter
Under fliken Mina kontaktuppgifter kan man ändra kontaktuppgifter.
Leveransavtal
En NAD-leverantör åtar sig följande vid leverans av data till NAD:
- Dataleverantören ska se till att det levererade data följer de rekommendationer och krav rörande datastruktur och kvalitet som anges i NAD dataelementkatalog samt NAD-handboken.
- Dataleverantören ska se till att uppgifternas utlämnande inte bryter mot lag. Särskilt Lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk (URL), Personuppgiftslagen (1998:204) (PUL)/Allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (GDPR). För det fall data innehåller personuppgifter på levande fysiska personer är dataleverantören ansvarig för att iaktta de bestämmelser till skydd av personuppgifter som gäller vid varje tidpunkt. Ovanstående gäller även om data har skapats av andra än dataleverantören eller avser arkiv som förvaras hos andra än dataleverantören.
- Dataleverantören ska se till att uppgifterna inte innehåller något som är stötande eller strider mot god sed. Inte heller får data innehålla sekretesskyddade uppgifter, känsliga personuppgifter eller andra personuppgifter som inte lämpar sig för publicering på Internet.
- Dataleverantören bör se till att informationen uppdateras regelbundet.
Riksarkivet ska se till att hålla de levererade uppgifterna tillgängliga i Riksarkivets söktjänst.
Om dataleverantören upptäcker att uppgifter är felaktiga eller olämpliga med hänsyn till URL, PUL/GDPR eller annan lag, eller om uppgifterna riskerar att vålla skada eller men för någon ska Riksarkivet skyndsamt ta bort uppgifter för visning. Dataleverantören ska meddela detta genom brev eller mejl. Riksarkivet får vid behov göra de bearbetningar som krävs för att hålla data tillgängligt eller underlätta återsökning. Riksarkivet får vid behov bearbeta data genom vidarebefordran till tredje part, t ex andra svenska eller internationella arkivsöktjänster. Riksarkivet får ta bort uppgifter för visning om man finner dem felaktiga eller olämpliga med hänsyn till URL, PUL/GDPR, annan lag, detta avtal, eller om uppgifterna riskerar att vålla skada eller men för någon. Detta gäller också om tredje part kontaktar Riksarkivet. Om detta skulle inträffa ska Riksarkivet meddela detta till dataleverantören genom mejl.
Registreringsanvisningar
För dem som skapar register avsedda för NAD finns följande anvisningar:
NAD dataelementkatalog –dataelementtyper (termer med överenskommen innebörd och benämning), i IT-system vanligen kallade fält eller taggar.
NAD-handboken – skrivregler och andra anvisningar för dem som registrerar arkivbildarinformation till NAD.
Standarder och format – anvisningar om registrerings- och utbytesformat.
Termlistor – nerladdningsbara termlistor som används i NAD och ARKIS.