• Dokumentation kring boendet vid SHIS omfattas av sekretessbestämmelserna i OSL kap 26 § 1 för boende utifrån socialtjänsten och § 11 för boende utifrån hyreslagen (jordabalken) • Uppgifter om säkerhetsarbete och hantering av larm och tillträde till anläggningar är sekretessbelagda enligt OSL kap 18 8§. • Handlingar rörande upphandling och avtal är sekretessbelagda enligt OSL kap 19 3§ • Vissa personalhandlingar berörs av sekretess, OSL kap 39 1-3§§, kap 19 6§ samt kap 19 7§. • Uppgifter om skuldsatta hyresgäster är sekretessbelagda enligt OSL kap 34 6§. • Handlingar som rör IT och telefoni skyddas enligt OSL kap 18 9§.
Stiftelsen hotellhem i Stockholm (SHIS) Arkivbeskrivning 1963-2013
Tidpunkt för stiftelsens tillkomst Händelser/årtal för organisationsförändringar: • Den 6 december 1963 beslöt stadsfullmäktige att grunda Stiftelsen Hotellhem i Stockholm (numera SHIS Bostäder AB) med uppgift att fortsätta Stockholms bespisningsförenings upphörda verksamhet.
• Den 17 december 1979 godkände kommunfullmäktige ett avtal om överlåtelse av stiftelsen Hem för ungdoms verksamhet till Stiftelsen Hotellhem i Stockholm från och med årsskiftet 1979/80.
• I enlighet med kommunfullmäktiges beslut den 21 april 1986 om kommunalisering av föreningen Söderhems dåvarande ungkarlshotell Pelikanen och Vale började Stiftelsen Hotellhem i Stockholm svara för driften fr.o.m. 1 juli 1986.
• Från och med år 2011 började stiftelsen använda namnet SHIS Bostäder eller SHIS i dagligt tal, eftersom namnet Stiftelsen Hotellhem inte speglar den verksamhet som bedrivs idag. SHIS tillhandahåller idag inga hotellhem utan lägenheter med varierande grad av stöd. I juridiskt bindande dokument/sammanhang måste dock hela namnet som inkluderar ”stiftelsen” fortfarande användas.
Organisation Fram till 2008 hade stiftelsen en organisation där varje anläggningschef rapporterade direkt till VD. Vid huvudkontoret samlades stödfunktioner till styrelsen, VD och anläggningarna. Ansökningar om boende gjordes direkt av den sökanden till Bostadsenheten som handlade ansökningen.
Under 2010 genomfördes en omorganisation och anläggningarna delades in i fyra driftområden under ledning av varsin enhetschef med ansvar för verksamhet, personal och ekonomi. Stödfunktioner och service till styrelse, VD och anläggningarna svarade huvudkontoret för.
Från 2011 hanterades ansökningar endast inkomna från socialtjänsten eller Bostadsförmedlingen i Stockholm.
Stiftelsens verksamhet SHIS Bostäder är stadens bostadssociala resurs, en stiftelse och egen juridisk person med styrelse utsedd av kommunfullmäktige (KF). Styrelsen är organisationens högsta beslutande organ. Styrelsen består av fem ledamöter samt suppleanter.
Den grundläggande utgångspunkten för SHIS verksamhet är det stadgeenliga uppdraget från 1996 (Kfs 1996:8): ”att tillsammans med Stockholms nämnder med socialtjänstansvar dels tillhandahålla genomgångsbostäder för ensamstående och familjer som av sociala och/eller ekonomiska skäl är i behov av tillfällig bostad, dels erbjuda en mer varaktig bostad med visst boendestöd för personer med sociala problem samt bedriva därmed annan sammanhängande verksamhet.”
SHIS Bostäder har tillhandahållit och tillhandahåller boende för: • Ungdomar/Unga vuxna • Ensamstående män och kvinnor • Personer med erfarenhet av våld i nära relation • Män och kvinnor utan tidigare boendereferenser • Familjer • Nyanlända (från och med 2015)
Processen Ansöknings- och boendeprocessen har förändrats över tid under den period stiftelsen varit verksam. 1963-2011 kunde den sökande komma direkt till SHIS expedition och fylla i en pappersansökan om boende. Detta gällde då främst ansökningar till hotellhemverksamheten och ungdomsbostäder. Ansökningar om stödboende inkom via socialtjänsten. Från och med hösten 2011 började SHIS hantera ansökningar endast inkomna från socialtjänsten eller Bostadsförmedlingen i Stockholm. Sökande till hotellhemverksamheten och ungdomsbostäder hänvisades då till Bostadsförmedlingen. I samband med denna ändring blev boendeprocessen mer standardiserad. Boendeprocessen från och med 2011 ser ut som följer:
1. Stadsdelsförvaltningens olika enheter har gjort förfrågningar till SHIS, varvid behovet av individuellt stöd i boendet för personen/personerna (ungdom, vuxen eller familj) har varit det centrala att identifiera inför val av boendeform. 2. Stadens förvaltningar har kunnat välja att antingen ett A. Avtalat Boende eller ett B. Boende med stöd. A. Om placering ägt rum i ett Avtalat Boende tecknade personen/personerna hyreskontraktet och kompletterande avtal upprättades mellan SHIS och stadens förvaltningar, som i korthet innebar att stadens förvaltningar iklädde sig betalningsansvar vid uteblivna hyresbetalningar, kostnader för skador etc. om hyresgästen inte själv betalade senast efter påminnelse. Fanns behov av individuellt boendestöd svarade placerande förvaltning för detta via egna boendestödjare, hemtjänst etc. I samtliga boendeformer inom SHIS ingick grundläggande bostadssocial service i form av: • Bemannade receptioner i anläggningarna dit felanmälan gjordes. Här kunde man också ställa allmänna frågor till personalen som hänvisade hyresgästen till rätt struktur. • Boskola • Jour dygnet runt och helger för hyresgäster att kontakta om något hände i fastigheten. • Uppföljning av den gemensamt framtagna planen mellan Stadsdelsförvaltning (SDF), Enhet för hemlösa (EFH) och SHIS.
B. Om placering ägde rum i ett Boende med stöd utför SHIS personal boendestöd, som avtalades mellan SHIS och placerande stadsdelsförvaltning/enheten för hemlösa och klienten själv tecknade hyreskontraktet. Kontraktet var villkorat av att biståndsbedömd insats förelåg från placerande stadsdelsförvaltning. SHIS upprättade en genomförandeplan utifrån beställning från socialtjänsten, mot vilken placeringen följdes upp och dokumenterades.
3. Beroende på behov av fortsatt stöd och stadsdelsförvaltningens vidare planering för individen/individerna kunde den/dessa gå vidare, antingen till ett genomgångsboende med eget kontrakt (avtalet med staden upphörde då) eller Boende med stöd (med SHIS som utförare).
4. Om placerande stadsdelsförvaltning hade sådan planering och om SHIS samt placerande stadsdelsförvaltning var överens om att kriterierna var uppfyllda, kunde personen/personerna gå vidare till en genomgångsbostad med eget kontrakt. Placerande stadsdelsförvaltning hade då ej längre ”ärendeansvaret” (förutom för familjer som följde av stadens riktlinjer för ärendeansvar) utan detta övergick till den stadsdelsförvaltning där hyresgästen/hyresgästerna bodde.
5. Personer i behov av vård och/eller behandling kunde inte placeras hos SHIS, eftersom SHIS inte var behörig att ta emot sådana målgrupper. Dock kunde insats/insatser av annan aktör kvarstå, som ett komplement när boendekarriär hos SHIS inleddes och/eller under boendetiden, det vill säga så länge kompletterande avtal med förvaltning inom staden kvarstod.
Boendetid Den sammanlagda boendetiden för hyresgäster har också varierat över tid. Under en lång period var den 4 år, men kunde relativt enkelt förlängas. I samband med ett beslut i hyresnämnden 2011 där avstående från besittningsskydd prövades blev den sammanlagda boendetiden, oavsett boendeform, fem år. Så från 2011 är det max fem års boende som gäller för en hyresgäst. En individuell planering gjordes alltid och kortare tid planlades utifrån individen/individernas personliga förutsättning/förutsättningar i boendekarriären.
Kriterier för övergång i boendekedja från Boende med stöd eller Avtalat boende Grundprincipen vid övergång till kontrakt utan kompletterande avtal var att personen/personerna visat att den/de kunde sköta en bostad och betalat sina hyror i tid (referenser/stabilitet i minst sex månader) och att inte mer behov av stöd kvarstod än den bostadssociala service som SHIS erbjöd i form av uppföljning (att personen/personerna stod kvar i kö hos bostadsförmedlingen och betalade avgiften, att personen/personerna fortsatte att arbeta bort sina eventuella skulder, hjälp med att söka bostad med mera). Därutöver fanns den bostadssociala servicen enligt ovan.
Tillräcklig inkomst skulle också finnas för att kunna betala hyra (till inkomst räknades för ensamstående vuxna också försörjningsstöd). För ungdomar och familjer krävdes sysselsättning i form av arbete eller studier i tillräcklig omfattning för att kunna betala hyra.
Förmedling via Stockholms stads bostadsförmedling På marginalen förmedlade SHIS också lägenheter via Bostadsförmedlingen. Det handlade då om korta kontrakt i syfte att säkerställa intäkter fram till en ombyggnad/avveckling av fastighet eller för att stabilisera ordningsförhållandena i en fastighet.
Tillämpliga lagar och mål med boendet SHIS förvaltning reglerades i stiftelselagen. Det bostadssociala uppdraget genomfördes med Jordabalken som grund för själva upplåtelsen av bostäder. Eftersom bostaden var en genomgångsbostad avstod hyresgästen besittningsskyddet.
Målet inom SHIS bostäder var att hyresgästen under sin boendetid skulle rustas för att gå vidare i sin boendekarriär. Boendetiden fastställdes utifrån en bedömning av individens personliga förutsättningar i samråd med placerande socialtjänst. Som längst kunde en hyresgäst bo hos SHIS i fem år, men om särskilda skäl förelåg i ytterligare två år.
SHIS ägde inte själv fastigheterna/lägenheterna utan hyrde främst av de allmännyttiga bostadsbolagen i Stockholms stad, men även marginellt av privata hyresvärdar. Flest fastigheter/lägenheter förhyrde SHIS av AB Stockholmshem.
Författningar och regelverk för SHIS verksamhet SHIS följer och tillämpar följande författningar/regelverk inom sin verksamhet: • Stadgar för Stiftelsen Hotellhem i Stockholm finns i Kfs 1970, Nr 43. • Jordabalken (1970:994) • Hyreslagen (dvs kap 12 i Jordabalken) • Socialtjänstlagen (2001:453) • Tryckfrihetsförordning (1949:105) • Offentlighet- och sekretesslagen (2009:400) • Arkivlagen (1990:782) • Personuppgiftslagen (1998:204)
Samband mellan verksamhet och viktigare handlingstyper Nedan redovisas övergripande viktiga handlingstyper kopplade till de olika serierna:
A Protokoll I A-serierna finns minnesanteckningar och protokoll från styrelsens och ledningens arbete. Handlingarna rör planering- och uppföljning av verksamheten exempelvis i form av styrelsebeslut samt beslut från andra forum såsom Förvaltningsgruppen. Häri finns även protokoll från skyddskommittéer, inspektioner, gemensamma konferenser och tillfälliga projekt-/verksamhetsgrupper.
B Utgående handlingar I B-serierna finns verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner, utgående ärenden och interna meddelanden i form av kungörelser och tillkännagivanden.
C Diarier C-serierna består av register över diarieförda handlingar. Själva handlingarna återfinns i serie F1.
D Register och liggare Inom D finns enstaka liggare men i huvudsak många olika former av register som tidigare var de huvudsakliga ingångarna till hyresakterna, men också en typ av registrering av in- och utflyttade hyresgäster. Registerkorten kan innehålla unik information om respektive hyresgäst och är i vissa fall det enda som finns kvar på en hyresgäst då det förekommer att hyresakter saknas. Inom serien finns även diverse sammanställningar samt handlingar rörande verksamheten såsom arkivbeskrivning, arkivinstruktion och dokumenthanteringsplan.
F Handlingar ordnade efter ämne I olika F-serier ligger mycket av SHIS kärnverksamhet. Här finns hela diariet. Här finns också hyresakterna, ansökningsakterna och personalakterna. Här finns även avtal med fastighetsbolag och andra avtal för bevarande. Andra serier inom F är serier inom personal- och lönehantering, avslutade mål i domstol/nämnd, utredningar, styrdokument, samverkanshandlingar och bygghandlingar m.m.
G Räkenskaper Inom G-serierna finns de mesta av de ekonomiska handlingarna. Här finns bokslut, inventarieförteckningar och huvudböcker m.m.
J Ritningar Under J finns SHIS ritningar. De flesta av de ritningar som finns på SHIS är kopior. Originalritningar ansvarar de allmännyttiga bostadsbolagen inom Stockholms stad, privata hyresvärdar eller Stadsbyggnadskontoret för. Men för vissa anläggningar (i huvudsak Farsta och Monumentet) där intressanta byggnationer har skett eller byggnaden i sig har ett kulturhistoriskt värde eller forskningsintresse har SHIS valt att bevara sina ritningar i samlat skick (dvs även kopior som kan vara av intresse i sitt sammanhang).
K Fotografier och filmer Häri finns SHIS fotografier i form av papperskopior samt negativ. Det finns även digitala fotografier och filmer.
L Trycksaker I L-serierna finns tryckt material om SHIS verksamhet, men också SHIS personaltidning.
Ö Övriga handlingar Innehåller i huvudsak serier med SHIS:s pressklippsamling och diverse fackliga handlingar.
Sökingångar till arkivet Stiftelsen har vid ett tillfälle brutit arkivredovisningen.
Den första arkivredovisningen (dvs den som denna arkivbeskrivning innefattar) sträcker sig mellan 1963-2013 och utgår från allmänna arkivschemat. Handlingarna har levererats till Stockholms stadsarkiv.
I och med införandet av verksamhetssystemet Public 360 upprättades en verksamhetsbaserad arkivredovisning som utgår från verksamhetens processer. Denna arkivredovisning startade 2014. En större revidering med tillägg har gjorts sedan den processbaserade arkivredovisningen startade. Arkivmaterial från 2014 och framåt finns i stiftelsens egen arkivlokal och digitalt i dess system.
I e-arkiv Stockholm finns några handlingar i digital form. Dessa hittas om man anger SHIS i sökfältet. Handlingar anknutna till verksamheten kan även redovisas under andra arkivbildningar såsom Stadsledningskontoret, Socialnämnden och vissa av stadsdelarna. Exempel på handlingstyper från e-arkiv Stockholm:
- Fotografier och filmer - Rekryteringsärenden från åren 2009-2013 i systemet Jobb i stan - Årsredovisning 2003-2004 - Stockholms brand- och räddningsnämnd - Tillsyn från åren 2002 och 2007 - SHIS Förtroendemannaregistret 2010-2014
Arkivbildning t.o.m. 2013 • Register till diarieförda handlingar i serier C1 och C2 är den huvudsakliga sökingången för beslutshandlingar och till viss del styrelsehandlingar (styrelsehandlingar finns ju även i protokollsserie A1). Diariet är helt pappersbaserat och finns i serie F1. • Klassificering av handlingar till det allmänna diariet utgår från diarieplan. • Arkivlagda handlingar söks i arkivförteckningen (som bygger på allmänna arkivschemat).
Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess Följande paragrafer i Offentlighet- och sekretesslagen är tillämpliga vid SHIS: • Dokumentation kring boendet vid SHIS omfattas av sekretessbestämmelserna i OSL kap 26 § 1 för boende utifrån socialtjänsten § 11 för boende utifrån hyreslagen (jordabalken) • Uppgifter om säkerhetsarbete och hantering av larm och tillträde till anläggningar är sekretessbelagda enligt OSL kap 18 8§. • Handlingar rörande upphandling och avtal är sekretessbelagda enligt OSL kap 19 3§ • Vissa personalhandlingar berörs av sekretess, OSL kap 39 1-3§§, kap 19 6§ samt kap 19 7§. • Uppgifter om skuldsatta hyresgäster är sekretessbelagda enligt OSL kap 34 6§. • Handlingar som rör IT och telefoni skyddas enligt OSL kap 18 9§.
Inskränkningar i tillgängligheten genom gallring Följande gallringsbeslut har tillämpats på SHIS för detta arkiv:
Gemensamma gallringsbeslut (1997-07 Redovisningssystemet Edit/Emil. Ersatt av 2016:13) (1999-05 Personaladministrativa handlingar. Ersatt av 2011:6) 2003-13 Upphandlingsärenden (2004-05 Lönelistor ur systemen LISA och KPAI. Ersatt av 2011:6) (2006-23 Gallring av handlingar i systemet HEP) (2007-12 Handlingar av tillfällig och ringa betydelse. Ersatt av 2016:01) 2011-09 Löne- och personalinformation. (2011-15 Bolagens och stiftelsernas ekonomiinformation. Ersatt av 2016:13) 2015-10 Bygg och anläggningsprojekt och förvaltning 2016-01 Handlingar av tillfällig och ringa betydelse. 2016-13 Gallring av Stockholms stads räkenskapsinformation
SHIS gallringsbeslut SHIS har även tillämpar även det lokala gallringsbeslutet 2008-05, 2019-05 samt 2022-02.
Övertagande av arkivhandlingar från annan förening/stiftelse Stiftelsen ansvarar för fyra föregångares arkiv. Dessa arkiv levererades till Stockholms stadsarkiv i juni 2017. Verksamheten går i varandra under vissa perioder och det är därför svårt att klart avskilja arkivbildarna från varandra. Arkiven är:
• Föreningen Söderhem 1914-1986 • Stockholms bespisningsförening 1932-1963/64 • Stockholms beklädnadsförening 1942-1965 • Stiftelsen Hem för Ungdom (SHU) 1945-1980.
Arkiven är inte fullständiga, endast fragment av verksamheterna finns bevarade och en del handlingar består endast av kopior. Under övergångsperioderna mellan de olika verksamheterna går arkivbildarna in i varandra.
Föreningen Söderhem Föreningen Söderhem bildades 1914. Föreningen ordnade tillfälliga bostäder och omvårdnad åt män. Föreningen ägde och drev verksamhet på bl.a. ungkarlshotellet Pelikanen och Vale. Sedan 1986 svarar Stiftelsen Hotellhem i Stockholm för driften av Pelikanen och Vale. Föreningen Söderhem upphörde 1986 (i Stockholms kommunalkalender nämns föreningen första gången 1925, sid 265). Arkivet är levererat till Stockholms stadsarkiv.
Bespisningsföreningen Bespisningsföreningen bildades 1932. I samarbete med stadens fattigvårdsnämnd idkade föreningen matserveringsrörelse för arbetslösa ungkarlar samt ordnande provisoriska härbärgen för bostadslösa familjer och ensamstående män. Verksamheten övergick till den nybildade Stiftelsen Hotellhem i Stockholm 193/64. Stiftelsen fick då i uppdrag att ordna boende åt både män och kvinnor. Arkivet är levererat till Stockholms stadsarkiv.
Stiftelsen Hem för Ungdom Stiftelsen Hem för Ungdom bildades 1945 och hade till uppgift att främja inrättandet av hem för ensamstående ungdomar i Stockholms olika stadsdelar. Stiftelsen hyrde lokaler till bostadshotell i olika delar av Stockholm, bl.a. Björkhagen, Nybohov och Enskede. Den 1 januari 1980 överläts verksamheten till Stiftelsen Hotellhem i Stockholm. Arkivet är levererat till Stockholms stadsarkiv.
Förvaring av SHIS arkiv Stiftelsen Hotellhem i Stockholms (SHIS) arkiv med handlingar fr.o.m. 1963 fram till 2013 finns på Stockholms stadsarkiv.
Arkivlagda handlingar från 2014 och framåt (dvs brytpunkt för ny arkivbildning) förvaras i stiftelsens arkivlokal som är belägen i samma fastighet som huvudkontoret. Tidpunkt för arkivläggning framgår av hanteringsanvisningarna.
Samtliga akter för aktuella hyresgäster förvaras i brandsäkra skåp på huvudkontoret. Endast kopior av hyreskontrakt och övrig boendedokumentation förvaras vid anläggningarna.
2022-12-14 Peter Holm Stockholms stadsarkiv
Tillägg 2023 Följande serier/volymer har inte överlämnats till Stockholms stadsarkiv utan är kvar hos Stiftelsen: B1, K1: 17, L1, L2, Ö1, Ö3.
Allmän anmärkning
Arkivet innehåller även handlingar från SHIS föregångare. Se även deras arkiv: • Föreningen Söderhem 1914-1986 (SE/SSA/4115) • Stockholms bespisningsförening 1932-1963/64 (SE/SSA/0052P) • Stockholms beklädnadsförening 1942-1965 (SE/SSA/0052O) • Stiftelsen Hem för Ungdom (SHU) 1945-1980. (SE/SSA/2739)
Stiftelsen hotellhem i Stockholm (SHIS) Arkivbeskrivning 1963-2013
Tidpunkt för stiftelsens tillkomst Händelser/årtal för organisationsförändringar: • Den 6 december 1963 beslöt stadsfullmäktige att grunda Stiftelsen Hotellhem i Stockholm (numera SHIS Bostäder AB) med uppgift att fortsätta Stockholms bespisningsförenings upphörda verksamhet.
• Den 17 december 1979 godkände kommunfullmäktige ett avtal om överlåtelse av stiftelsen Hem för ungdoms verksamhet till Stiftelsen Hotellhem i Stockholm från och med årsskiftet 1979/80.
• I enlighet med kommunfullmäktiges beslut den 21 april 1986 om kommunalisering av föreningen Söderhems dåvarande ungkarlshotell Pelikanen och Vale började Stiftelsen Hotellhem i Stockholm svara för driften fr.o.m. 1 juli 1986.
• Från och med år 2011 började stiftelsen använda namnet SHIS Bostäder eller SHIS i dagligt tal, eftersom namnet Stiftelsen Hotellhem inte speglar den verksamhet som bedrivs idag. SHIS tillhandahåller idag inga hotellhem utan lägenheter med varierande grad av stöd. I juridiskt bindande dokument/sammanhang måste dock hela namnet som inkluderar ”stiftelsen” fortfarande användas.
Organisation Fram till 2008 hade stiftelsen en organisation där varje anläggningschef rapporterade direkt till VD. Vid huvudkontoret samlades stödfunktioner till styrelsen, VD och anläggningarna. Ansökningar om boende gjordes direkt av den sökanden till Bostadsenheten som handlade ansökningen.
Under 2010 genomfördes en omorganisation och anläggningarna delades in i fyra driftområden under ledning av varsin enhetschef med ansvar för verksamhet, personal och ekonomi. Stödfunktioner och service till styrelse, VD och anläggningarna svarade huvudkontoret för.
Från 2011 hanterades ansökningar endast inkomna från socialtjänsten eller Bostadsförmedlingen i Stockholm.
Stiftelsens verksamhet SHIS Bostäder är stadens bostadssociala resurs, en stiftelse och egen juridisk person med styrelse utsedd av kommunfullmäktige (KF). Styrelsen är organisationens högsta beslutande organ. Styrelsen består av fem ledamöter samt suppleanter.
Den grundläggande utgångspunkten för SHIS verksamhet är det stadgeenliga uppdraget från 1996 (Kfs 1996:8): ”att tillsammans med Stockholms nämnder med socialtjänstansvar dels tillhandahålla genomgångsbostäder för ensamstående och familjer som av sociala och/eller ekonomiska skäl är i behov av tillfällig bostad, dels erbjuda en mer varaktig bostad med visst boendestöd för personer med sociala problem samt bedriva därmed annan sammanhängande verksamhet.”
SHIS Bostäder har tillhandahållit och tillhandahåller boende för: • Ungdomar/Unga vuxna • Ensamstående män och kvinnor • Personer med erfarenhet av våld i nära relation • Män och kvinnor utan tidigare boendereferenser • Familjer • Nyanlända (från och med 2015)
Processen Ansöknings- och boendeprocessen har förändrats över tid under den period stiftelsen varit verksam. 1963-2011 kunde den sökande komma direkt till SHIS expedition och fylla i en pappersansökan om boende. Detta gällde då främst ansökningar till hotellhemverksamheten och ungdomsbostäder. Ansökningar om stödboende inkom via socialtjänsten. Från och med hösten 2011 började SHIS hantera ansökningar endast inkomna från socialtjänsten eller Bostadsförmedlingen i Stockholm. Sökande till hotellhemverksamheten och ungdomsbostäder hänvisades då till Bostadsförmedlingen. I samband med denna ändring blev boendeprocessen mer standardiserad. Boendeprocessen från och med 2011 ser ut som följer:
1. Stadsdelsförvaltningens olika enheter har gjort förfrågningar till SHIS, varvid behovet av individuellt stöd i boendet för personen/personerna (ungdom, vuxen eller familj) har varit det centrala att identifiera inför val av boendeform. 2. Stadens förvaltningar har kunnat välja att antingen ett A. Avtalat Boende eller ett B. Boende med stöd. A. Om placering ägt rum i ett Avtalat Boende tecknade personen/personerna hyreskontraktet och kompletterande avtal upprättades mellan SHIS och stadens förvaltningar, som i korthet innebar att stadens förvaltningar iklädde sig betalningsansvar vid uteblivna hyresbetalningar, kostnader för skador etc. om hyresgästen inte själv betalade senast efter påminnelse. Fanns behov av individuellt boendestöd svarade placerande förvaltning för detta via egna boendestödjare, hemtjänst etc. I samtliga boendeformer inom SHIS ingick grundläggande bostadssocial service i form av: • Bemannade receptioner i anläggningarna dit felanmälan gjordes. Här kunde man också ställa allmänna frågor till personalen som hänvisade hyresgästen till rätt struktur. • Boskola • Jour dygnet runt och helger för hyresgäster att kontakta om något hände i fastigheten. • Uppföljning av den gemensamt framtagna planen mellan Stadsdelsförvaltning (SDF), Enhet för hemlösa (EFH) och SHIS.
B. Om placering ägde rum i ett Boende med stöd utför SHIS personal boendestöd, som avtalades mellan SHIS och placerande stadsdelsförvaltning/enheten för hemlösa och klienten själv tecknade hyreskontraktet. Kontraktet var villkorat av att biståndsbedömd insats förelåg från placerande stadsdelsförvaltning. SHIS upprättade en genomförandeplan utifrån beställning från socialtjänsten, mot vilken placeringen följdes upp och dokumenterades.
3. Beroende på behov av fortsatt stöd och stadsdelsförvaltningens vidare planering för individen/individerna kunde den/dessa gå vidare, antingen till ett genomgångsboende med eget kontrakt (avtalet med staden upphörde då) eller Boende med stöd (med SHIS som utförare).
4. Om placerande stadsdelsförvaltning hade sådan planering och om SHIS samt placerande stadsdelsförvaltning var överens om att kriterierna var uppfyllda, kunde personen/personerna gå vidare till en genomgångsbostad med eget kontrakt. Placerande stadsdelsförvaltning hade då ej längre ”ärendeansvaret” (förutom för familjer som följde av stadens riktlinjer för ärendeansvar) utan detta övergick till den stadsdelsförvaltning där hyresgästen/hyresgästerna bodde.
5. Personer i behov av vård och/eller behandling kunde inte placeras hos SHIS, eftersom SHIS inte var behörig att ta emot sådana målgrupper. Dock kunde insats/insatser av annan aktör kvarstå, som ett komplement när boendekarriär hos SHIS inleddes och/eller under boendetiden, det vill säga så länge kompletterande avtal med förvaltning inom staden kvarstod.
Boendetid Den sammanlagda boendetiden för hyresgäster har också varierat över tid. Under en lång period var den 4 år, men kunde relativt enkelt förlängas. I samband med ett beslut i hyresnämnden 2011 där avstående från besittningsskydd prövades blev den sammanlagda boendetiden, oavsett boendeform, fem år. Så från 2011 är det max fem års boende som gäller för en hyresgäst. En individuell planering gjordes alltid och kortare tid planlades utifrån individen/individernas personliga förutsättning/förutsättningar i boendekarriären.
Kriterier för övergång i boendekedja från Boende med stöd eller Avtalat boende Grundprincipen vid övergång till kontrakt utan kompletterande avtal var att personen/personerna visat att den/de kunde sköta en bostad och betalat sina hyror i tid (referenser/stabilitet i minst sex månader) och att inte mer behov av stöd kvarstod än den bostadssociala service som SHIS erbjöd i form av uppföljning (att personen/personerna stod kvar i kö hos bostadsförmedlingen och betalade avgiften, att personen/personerna fortsatte att arbeta bort sina eventuella skulder, hjälp med att söka bostad med mera). Därutöver fanns den bostadssociala servicen enligt ovan.
Tillräcklig inkomst skulle också finnas för att kunna betala hyra (till inkomst räknades för ensamstående vuxna också försörjningsstöd). För ungdomar och familjer krävdes sysselsättning i form av arbete eller studier i tillräcklig omfattning för att kunna betala hyra.
Förmedling via Stockholms stads bostadsförmedling På marginalen förmedlade SHIS också lägenheter via Bostadsförmedlingen. Det handlade då om korta kontrakt i syfte att säkerställa intäkter fram till en ombyggnad/avveckling av fastighet eller för att stabilisera ordningsförhållandena i en fastighet.
Tillämpliga lagar och mål med boendet SHIS förvaltning reglerades i stiftelselagen. Det bostadssociala uppdraget genomfördes med Jordabalken som grund för själva upplåtelsen av bostäder. Eftersom bostaden var en genomgångsbostad avstod hyresgästen besittningsskyddet.
Målet inom SHIS bostäder var att hyresgästen under sin boendetid skulle rustas för att gå vidare i sin boendekarriär. Boendetiden fastställdes utifrån en bedömning av individens personliga förutsättningar i samråd med placerande socialtjänst. Som längst kunde en hyresgäst bo hos SHIS i fem år, men om särskilda skäl förelåg i ytterligare två år.
SHIS ägde inte själv fastigheterna/lägenheterna utan hyrde främst av de allmännyttiga bostadsbolagen i Stockholms stad, men även marginellt av privata hyresvärdar. Flest fastigheter/lägenheter förhyrde SHIS av AB Stockholmshem.
Författningar och regelverk för SHIS verksamhet SHIS följer och tillämpar följande författningar/regelverk inom sin verksamhet: • Stadgar för Stiftelsen Hotellhem i Stockholm finns i Kfs 1970, Nr 43. • Jordabalken (1970:994) • Hyreslagen (dvs kap 12 i Jordabalken) • Socialtjänstlagen (2001:453) • Tryckfrihetsförordning (1949:105) • Offentlighet- och sekretesslagen (2009:400) • Arkivlagen (1990:782) • Personuppgiftslagen (1998:204)
Samband mellan verksamhet och viktigare handlingstyper Nedan redovisas övergripande viktiga handlingstyper kopplade till de olika serierna:
A Protokoll I A-serierna finns minnesanteckningar och protokoll från styrelsens och ledningens arbete. Handlingarna rör planering- och uppföljning av verksamheten exempelvis i form av styrelsebeslut samt beslut från andra forum såsom Förvaltningsgruppen. Häri finns även protokoll från skyddskommittéer, inspektioner, gemensamma konferenser och tillfälliga projekt-/verksamhetsgrupper.
B Utgående handlingar I B-serierna finns verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner, utgående ärenden och interna meddelanden i form av kungörelser och tillkännagivanden.
C Diarier C-serierna består av register över diarieförda handlingar. Själva handlingarna återfinns i serie F1.
D Register och liggare Inom D finns enstaka liggare men i huvudsak många olika former av register som tidigare var de huvudsakliga ingångarna till hyresakterna, men också en typ av registrering av in- och utflyttade hyresgäster. Registerkorten kan innehålla unik information om respektive hyresgäst och är i vissa fall det enda som finns kvar på en hyresgäst då det förekommer att hyresakter saknas. Inom serien finns även diverse sammanställningar samt handlingar rörande verksamheten såsom arkivbeskrivning, arkivinstruktion och dokumenthanteringsplan.
F Handlingar ordnade efter ämne I olika F-serier ligger mycket av SHIS kärnverksamhet. Här finns hela diariet. Här finns också hyresakterna, ansökningsakterna och personalakterna. Här finns även avtal med fastighetsbolag och andra avtal för bevarande. Andra serier inom F är serier inom personal- och lönehantering, avslutade mål i domstol/nämnd, utredningar, styrdokument, samverkanshandlingar och bygghandlingar m.m.
G Räkenskaper Inom G-serierna finns de mesta av de ekonomiska handlingarna. Här finns bokslut, inventarieförteckningar och huvudböcker m.m.
J Ritningar Under J finns SHIS ritningar. De flesta av de ritningar som finns på SHIS är kopior. Originalritningar ansvarar de allmännyttiga bostadsbolagen inom Stockholms stad, privata hyresvärdar eller Stadsbyggnadskontoret för. Men för vissa anläggningar (i huvudsak Farsta och Monumentet) där intressanta byggnationer har skett eller byggnaden i sig har ett kulturhistoriskt värde eller forskningsintresse har SHIS valt att bevara sina ritningar i samlat skick (dvs även kopior som kan vara av intresse i sitt sammanhang).
K Fotografier och filmer Häri finns SHIS fotografier i form av papperskopior samt negativ. Det finns även digitala fotografier och filmer.
L Trycksaker I L-serierna finns tryckt material om SHIS verksamhet, men också SHIS personaltidning.
Ö Övriga handlingar Innehåller i huvudsak serier med SHIS:s pressklippsamling och diverse fackliga handlingar.
Sökingångar till arkivet Stiftelsen har vid ett tillfälle brutit arkivredovisningen.
Den första arkivredovisningen (dvs den som denna arkivbeskrivning innefattar) sträcker sig mellan 1963-2013 och utgår från allmänna arkivschemat. Handlingarna har levererats till Stockholms stadsarkiv.
I och med införandet av verksamhetssystemet Public 360 upprättades en verksamhetsbaserad arkivredovisning som utgår från verksamhetens processer. Denna arkivredovisning startade 2014. En större revidering med tillägg har gjorts sedan den processbaserade arkivredovisningen startade. Arkivmaterial från 2014 och framåt finns i stiftelsens egen arkivlokal och digitalt i dess system.
I e-arkiv Stockholm finns några handlingar i digital form. Dessa hittas om man anger SHIS i sökfältet. Handlingar anknutna till verksamheten kan även redovisas under andra arkivbildningar såsom Stadsledningskontoret, Socialnämnden och vissa av stadsdelarna. Exempel på handlingstyper från e-arkiv Stockholm:
- Fotografier och filmer - Rekryteringsärenden från åren 2009-2013 i systemet Jobb i stan - Årsredovisning 2003-2004 - Stockholms brand- och räddningsnämnd - Tillsyn från åren 2002 och 2007 - SHIS Förtroendemannaregistret 2010-2014
Arkivbildning t.o.m. 2013 • Register till diarieförda handlingar i serier C1 och C2 är den huvudsakliga sökingången för beslutshandlingar och till viss del styrelsehandlingar (styrelsehandlingar finns ju även i protokollsserie A1). Diariet är helt pappersbaserat och finns i serie F1. • Klassificering av handlingar till det allmänna diariet utgår från diarieplan. • Arkivlagda handlingar söks i arkivförteckningen (som bygger på allmänna arkivschemat).
Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess Följande paragrafer i Offentlighet- och sekretesslagen är tillämpliga vid SHIS: • Dokumentation kring boendet vid SHIS omfattas av sekretessbestämmelserna i OSL kap 26 § 1 för boende utifrån socialtjänsten § 11 för boende utifrån hyreslagen (jordabalken) • Uppgifter om säkerhetsarbete och hantering av larm och tillträde till anläggningar är sekretessbelagda enligt OSL kap 18 8§. • Handlingar rörande upphandling och avtal är sekretessbelagda enligt OSL kap 19 3§ • Vissa personalhandlingar berörs av sekretess, OSL kap 39 1-3§§, kap 19 6§ samt kap 19 7§. • Uppgifter om skuldsatta hyresgäster är sekretessbelagda enligt OSL kap 34 6§. • Handlingar som rör IT och telefoni skyddas enligt OSL kap 18 9§.
Inskränkningar i tillgängligheten genom gallring Följande gallringsbeslut har tillämpats på SHIS för detta arkiv:
Gemensamma gallringsbeslut (1997-07 Redovisningssystemet Edit/Emil. Ersatt av 2016:13) (1999-05 Personaladministrativa handlingar. Ersatt av 2011:6) 2003-13 Upphandlingsärenden (2004-05 Lönelistor ur systemen LISA och KPAI. Ersatt av 2011:6) (2006-23 Gallring av handlingar i systemet HEP) (2007-12 Handlingar av tillfällig och ringa betydelse. Ersatt av 2016:01) 2011-09 Löne- och personalinformation. (2011-15 Bolagens och stiftelsernas ekonomiinformation. Ersatt av 2016:13) 2015-10 Bygg och anläggningsprojekt och förvaltning 2016-01 Handlingar av tillfällig och ringa betydelse. 2016-13 Gallring av Stockholms stads räkenskapsinformation
SHIS gallringsbeslut SHIS har även tillämpar även det lokala gallringsbeslutet 2008-05, 2019-05 samt 2022-02.
Övertagande av arkivhandlingar från annan förening/stiftelse Stiftelsen ansvarar för fyra föregångares arkiv. Dessa arkiv levererades till Stockholms stadsarkiv i juni 2017. Verksamheten går i varandra under vissa perioder och det är därför svårt att klart avskilja arkivbildarna från varandra. Arkiven är:
• Föreningen Söderhem 1914-1986 • Stockholms bespisningsförening 1932-1963/64 • Stockholms beklädnadsförening 1942-1965 • Stiftelsen Hem för Ungdom (SHU) 1945-1980.
Arkiven är inte fullständiga, endast fragment av verksamheterna finns bevarade och en del handlingar består endast av kopior. Under övergångsperioderna mellan de olika verksamheterna går arkivbildarna in i varandra.
Föreningen Söderhem Föreningen Söderhem bildades 1914. Föreningen ordnade tillfälliga bostäder och omvårdnad åt män. Föreningen ägde och drev verksamhet på bl.a. ungkarlshotellet Pelikanen och Vale. Sedan 1986 svarar Stiftelsen Hotellhem i Stockholm för driften av Pelikanen och Vale. Föreningen Söderhem upphörde 1986 (i Stockholms kommunalkalender nämns föreningen första gången 1925, sid 265). Arkivet är levererat till Stockholms stadsarkiv.
Bespisningsföreningen Bespisningsföreningen bildades 1932. I samarbete med stadens fattigvårdsnämnd idkade föreningen matserveringsrörelse för arbetslösa ungkarlar samt ordnande provisoriska härbärgen för bostadslösa familjer och ensamstående män. Verksamheten övergick till den nybildade Stiftelsen Hotellhem i Stockholm 193/64. Stiftelsen fick då i uppdrag att ordna boende åt både män och kvinnor. Arkivet är levererat till Stockholms stadsarkiv.
Stiftelsen Hem för Ungdom Stiftelsen Hem för Ungdom bildades 1945 och hade till uppgift att främja inrättandet av hem för ensamstående ungdomar i Stockholms olika stadsdelar. Stiftelsen hyrde lokaler till bostadshotell i olika delar av Stockholm, bl.a. Björkhagen, Nybohov och Enskede. Den 1 januari 1980 överläts verksamheten till Stiftelsen Hotellhem i Stockholm. Arkivet är levererat till Stockholms stadsarkiv.
Förvaring av SHIS arkiv Stiftelsen Hotellhem i Stockholms (SHIS) arkiv med handlingar fr.o.m. 1963 fram till 2013 finns på Stockholms stadsarkiv.
Arkivlagda handlingar från 2014 och framåt (dvs brytpunkt för ny arkivbildning) förvaras i stiftelsens arkivlokal som är belägen i samma fastighet som huvudkontoret. Tidpunkt för arkivläggning framgår av hanteringsanvisningarna.
Samtliga akter för aktuella hyresgäster förvaras i brandsäkra skåp på huvudkontoret. Endast kopior av hyreskontrakt och övrig boendedokumentation förvaras vid anläggningarna.
2022-12-14 Peter Holm Stockholms stadsarkiv
Tillägg 2023 Följande serier/volymer har inte överlämnats till Stockholms stadsarkiv utan är kvar hos Stiftelsen: B1, K1: 17, L1, L2, Ö1, Ö3.