Arkiv

Sofia skola

Grunddata

Referenskod

SE/SSA/0303/04

Länk till posten

https://sok.riksarkivet.se/arkiv/YK6DckXoRKgWyzNpFETkhC

Datering

2014 – 2023 (Tidsomfång)

Arkivinstitution

Stockholms stadsarkiv (depå: Kungsklippan)

Arkivbildare/upphov

Utbildningsnämnden i Stockholm, 1999 – (Ingående arkivbildare)

Kategori: Kommunal myndighet

Innehåll och historik

Arkivhistorik

Arkivbeskrivning för Sofia skola 2014 – 2023

Med stöd av 6 § 2 p. (1990:782) och Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) fastställer Sofia skola följande arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen har till syfte att underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar.

Inledning
Från 2014 övergick Stockholms stad och Utbildningsförvaltningen till ett nytt sätt att redovisa information genom processorienterad informationsredovisning (PIR).

Stockholm stads skolor samt den centrala förvaltningen övergick hösten 2022 till ärendehanteringssystemet eDok. Övergången till eDok innebar en ny klassificeringsstruktur och ett bryt i arkivbildningen. Sofia skola övergick till eDok 13 september 2023.

Under våren 2024 slutförtecknades Sofia skolas arkiv tiden 2014 – 2023. En bevarandeförteckning samt en arkivbeskrivning upprättades enligt PIR-modellen. Bevarandeförteckningen redovisar skolans information 2014 och framåt och utgår från verksamhetens processer. Bevarandeförteckningen redovisar skolans information 2014 – 2023 och utgår från verksamhetens processer.

Kort historik
Sofia skola ligger på Skånegatan 117 på östra Södermalm, alldeles intill Vitabergsparken i Stockholm. Vid 1900-talets början växte Stockholm mycket snabbt och antalet barn på Södermalm blev så stort att skolorna inte räckte till. Skolöverstyrelsen lade då till stadsfullmäktige fram ett förslag som skulle innebära ett miljonbygge i form av ett ”folkskolepalats” i Katarina församlings östra delar. Förslaget diskuterades fram och tillbaka innan det antogs och Konrad Elméus utsågs till arkitekt för projektet.

1909 startade bygget av Sofia folkskola, som skulle inrymma 74 klassrum för totalt 2457 elever. Hösten 1910 invigdes skolan och var det sista folkskolepalats som byggdes i Stockholm. Eleverna gick i omlott, det vill säga förmiddag eller eftermiddag.

Dåvarande kung Gustav V tog sig tillsammans med drottning Victoria från det kungliga slottet till det då avlägsna Södermalm för att i närvaro av en lång rad kända personer förklara den nya skolan invigd.

Skolan blev med tiden mycket sliten och nergången. Vid början av 1969 började man att diskutera ett eventuellt upprustande av Sofia skola. Arkitekten Bo Fritzell anlitades som ritade ett ombyggnadsförslag för skolan. Förslaget diskuterades i många år, men hösten 1994 invigdes till slut Sofia skola efter en omfattande renovering.

Skolan bildades, som beskrivits ovan, 1910, och Överlärardistriktet varade till år 1960. Skolan blev därefter huvudskola för Sofia rektorsområde. Rektorsområdet varade till 1992 och omfattade Katarina norra skola (1960 – 1992) och Katarina södra skola (1983 – 1992).
1992 blev skolan en egen skolenhet.
Se nedan för en redovisning av skolans organisatoriska tillhörighet.

Sedan Utbildningsnämnden bildades har ett antal omorganisationer skett. Den mest omfattande gjordes 1 juli 2007, då ansvaret för stadens cirka 150 grundskolor flyttades över från stadsdelsnämnderna till Utbildningsförvaltningen.

För mer information om Sofia skolas föregångare, se arkiv som överlämnats till Stockholms stadsarkiv.

Sofia skolas organisatoriska tillhörighet har sett ut enligt följande:
- Skolan står färdig 1910. Arkivet bevaras på Stockholms stadsarkiv.
- Huvudskola i Sofia rektorsområde 1960 – 1992. Arkivet bevaras på
Stockholms stadsarkiv.
- Egen skolenhet, Sofia skola 1992 – 2013. Arkivet slutförtecknades 2016
på grund av att Stockholms stad och Utbildningsförvaltningen 2014
övergick till processorienterad informationsredovisning (PIR). Arkivet
bevaras på Stockholms stadsarkiv.
- Tillhörde Katarina-Sofia Stadsdelsförvaltning 1997 – 2007
- Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad 2007
- Sofia skolas arkiv 2014 – 2023. Arkivet bevaras på skolan. Arkivet
slutförtecknades våren 2024 på grund av övergången till
ärendehanteringssystemet eDok 13 september 2023.
- Sofia skolas arkiv 2023 och framåt bevaras på skolan

Verksamhet och organisation
Sofia skola är en kommunal grundskola som är belägen på östra Södermalm i Stockholm. Skolan bedriver undervisning för förskoleklass till årskurs 9 samt fritidsverksamhet och fritidsklubb. Skolan hade läsåret 2022/2023 cirka 900 elever och cirka 115 anställda.

Till skolan hör även Sofia distans som är en intäktsfinansierad enhet, som på uppdrag av Skolverket bedriver undervisning i årskurserna 6 till 9 för elever som för kortare eller längre tid befinner sig i utlandet. Sofia Distans hade läsåret 2022/2023 cirka 25 medarbetare. Verksamhetsplan för Sofia Distans lämnas till Skolverket i en verksamhetsrapport i juni varje år.
Sofia skola och Sofia Distans skolledning bestod vårterminen 2024 av rektor, fyra biträdande rektorer samt en administrativ chef.

Verksamheten är organiserad i arbetslag med varsin arbetslagsledare. Skolans lärare och pedagoger samarbetar i såväl arbets- som ämneslag. Administrative chefen leder skolans administrativa stöd, vaktmästeri, IKT samt skolrestaurangen. Sofia skolas elevhälsoteam utgör ett eget arbetslag. I detta ingår elevhälsans alla professioner; skolsköterska, kurator, psykolog, studie- och yrkesvägledare samt speciallärare/specialpedagoger.

På grund av Coronapandemin behövde Stockholms stads grundskolor från och med vårterminen 2020 anpassa undervisningen och verksamheten för att följa myndigheternas regler och restriktioner.

Detta har till exempel medfört att vissa återkommande möten, vissa moment inom de nationella proven och liknande ställts in. Därför kan även dokumenthanteringen ha påverkats i form av ett minskat antal protokoll från möten samt material från nationella prov.

För mer information om skolans verksamhet och organisation, se verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp i skolans bevarandeförteckning. I verksamhetsområdet redovisas bland annat skolans styrdokument.

Skolans verksamhet och information
Nedan följer en redovisning av olika handlingstyper från olika delar av Sofia skolas verksamhet. Handlingarna är ett urval. Se skolans bevarandeförteckning tillsammans med hanteringsanvisningarna för grundskolan för en fullständig redovisning av skolans handlingstyper.

0.1 Diarieförda handlingar:
Samtliga processer där det förekommer diarieförda handlingar.

0.2 Elevakter:
Processer som handlingar uppkommer i, till exempel:
3.2 Fortlöpande pröva och bedöma elev
3.3 Dokumentera och kommunicera elevs kunskapsutveckling
4.1 Utreda och åtgärda elevs behov
4.2 Tillhandahålla samtalskontakt och andra stöd

Verksamhetsområde: 1. Styra, planera och följa upp
Process 1.1 Fördela resurser och fastställa ramar för utbildningen
Till exempel: Skolans kalendarium och klasschema

Process 1.2 Planera och följa upp verksamheten
Till exempel: Skolans styrdokument så som likabehandlingsplaner, verksamhetsplaner och kvalitetsredovisningar

Process 1.3 Utföra ledningsarbete
Till exempel: Protokoll från möten med samverkansorganisationen (APT och SVG)

Verksamhetsområde: 2. Ge verksamhetsstöd
Processgrupp 2.1 Administrera anställning och löner
Till exempel: Ansökningshandlingar för anställd på tjänsten och anställningsavtal i original

Process 2.5.2 Hantera och redovisa allmänna handlingar
Till exempel: Arkivbeskrivning och skolans diarium

Verksamhetsområde: 3. Utbilda
Process 3.2 Fortlöpande pröva och bedöma elev
Till exempel: Nationella prov, elevsvar (svenska)

Process 3.4 Hantera bedömningar och sätta betyg
Till exempel: Betygskataloger och kopior av slutbetyg

Verksamhetsområde: 4. Ge pedagogiskt stöd, elevhälsa och trygghet
(Handlingar i ärenden om enskild elev, se 0.2 Elevakter).
Process 4.1 Utreda och åtgärda elevs behov
Process 4.2 Tillhandahålla samtalskontakt och andra stöd

Verksamhetsområde: 5. Administrera elever
Process 5.2 Administrera elevs studiegång
Till exempel: Elevkort, klasslistor och skolkataloger
Förvaring
Handlingar i skolans verksamhet som har arkiverats bevaras i arkivboxar i ett arkiv vid skolans expedition.

Skolans bevarandeförteckning redovisar vilka handlingar som bevaras, vilken media handlingarna har, förvaringsenhet samt placering.

Skolsköterskan på Sofia skola förvarar skolhälsovårdsjournaler för elever som är inskrivna på skolan. Skolhälsovårdsjournaler på elever som har slutat på skolan skickas till Utbildningsförvaltningens centralarkiv efter avslutad skolgång.

Personalakter på anställda förvaras på Utbildningsförvaltningens personalavdelning. Personalakter för anställda som avslutat sin tjänst inom Stockholms stad förvaras i Utbildningsförvaltningens centralarkiv.
För handlingar rörande personal som diarieförs, se hanteringsanvisningarna för grundskolan.

Sofia skola lagrar digital information i stadens centrala verksamhetssystem. Skolan använder de centrala systemstöden där Utbildningsförvaltningen har arkivansvaret. Skolan använder även de stadsgemensamma systemen.
Utbildningsförvaltningen ansvarar för att bevarandeinformationen i de centrala systemstöden levereras till Stockholms stads e-arkiv.

Digitala verksamhetssystem som Sofia skola använder är till exempel:
- LISA för administrering av anställning och löner
- Agresso för administrering av ekonomin
- Skolplattformen för administrering av elever
- BER för administrering av elever
- Diabas/Ciceron för dokument- och ärendehantering
Se hanteringsanvisningarna för grundskolan för en fullständig redovisning
av vilka handlingar som bevaras i de digitala verksamhetssystemen.
Handlingar som överlämnats till Stockholms stadsarkiv
Föregångare till Sofia skola som har överlämnats till Stockholms
stadsarkiv:
- Sofia folkskola 1910 – 1960, SE/SSA/0303/01
- Sofia rektorsområde 1960 – 1992, SE/SSA/0303/02
- Sofia skola 1992 – 2013, SE/SSA/0303/03

Sökingångar till arkivet
Skolans bevarandeförteckning tillsammans med hanteringsanvisningarna för grundskolan är de främsta sökingångarna till arkivet. Även diariet fungerar som en sökingång för diarieförda handlingar samt för elevhandlingar som har diarieförts. Skolan använder sig av dokument- och ärendehanteringssystemet Diabas/Ciceron.
Sofia skola införde ärende- och dokumenthanteringssystemet eDok i september 2023.
Utbildningsförvaltningen har tagit fram gemensamma rutiner för hur skolorna ska använda eDok.

Andra sökingångar är till exempel digitala verksamhetssystem som BER (Barn- och elevregistret) samt Skolplattformen.

Se skolans bevarandeförteckning och hanteringsanvisningar för grundskola för en fullständig redovisning av vilka digitala verksamhetssystem som skolan använder.
Sekretess och gallring
Centralarkivet förvaltar klassificeringsstrukturen, registreringsplanen och hanteringsanvisningarna och ansvarar för alla revideringar och uppdateringar.
Sofia skola följer hanteringsanvisningar och vägledningar som är utarbetade av Utbildningsförvaltningens arkivarier.
Skolan utför gallring i enlighet med gällande gallringsbeslut. Gallringsbeslut som tillämpas är till exempel:
- SSA 2011:09 Beslut om bevarande och gallring av information inom löne- och personaladministration hos myndighet i Stockholms stad
- SSA 2015:02 Gallringsbeslut för Utbildningsförvaltningen
- SSA 2016:01 Beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse hos samtliga myndigheter i Stockholms stad

Se hanteringsanvisningarna för grundskolan för en fullständig redovisning av vilka gallringsbeslut som grundskolorna i Stockholms stad omfattas av.

Sekretess förekommer, även om de flesta handlingarna i skolans arkiv är offentliga. För en fullständig redovisning av vilka handlingar som omfattas av sekretess, se skolans bevarandeförteckning samt hanteringsanvisningarna för grundskola.

Offentlighets- och sekretesslagen har använts i bevarandeförteckningen och har förkortats OSL. Användbara paragrafer i Offentlighets- och sekretesslagen är 23 kap. 1-4 § (sekretess till skydd för enskild i utbildningsverksamhet m.m.).
Arkivansvar
Arkivansvarig för skolorna och den centrala förvaltningen är avdelningschefen på den avdelning som utbildningsförvaltningens arkiv ligger under. Varje skola/skolenhet är dock egna arkivbildare med verksamhetsansvar för sina egna arkiv.
Verksamhetsansvaret för skolornas arkiv och informationshantering ligger på respektive skolas rektor.

Arkivbeskrivning uppdaterad februari 2024
Arkivarie
Anna Viklund

Tillgänglighet

Sekretess

Delvis

Kontroll

Skapad	2025-03-17 09:54:47
Senast ändrad	2025-03-17 14:19:46

Sofia skola

Grunddata

Innehåll och historik

Tillgänglighet

Kontroll

Serier (7 st)