Sök i arkiven
Genvägar MENY

bild
Arkiv

Kriminalvårdsmyndigheten Malmö Söder arkiv


Arkivbeskrivning Kriminalvårdsmyndigheten Malmö Söder kanslis arkiv

Kriminalvårdsmyndigheten Malmö Söder inrättades den 1 januari 1998. Kansliet ansvarade för den administrativa skötseln för anstaltsenheten Fosie, anstaltsenheten Stångby, anstaltsenheten Tygelsjö, frivårdsenheten Lund och frivårdsenheten Malmö Söder. Kriminalvårdsmyndigheten fanns inom Regionmyndighetens i Malmö distrikt. Kriminalvårdsstyrelsen var central förvaltnings- och chefsmyndighet.

Myndighetens ingående arbetsuppgifter
Förordning med instruktion för Kriminalvårdsverket (1990:1018, omtryckt 1994:1490, senast ändrad 1997:396). För de kriminalvårdande uppgifterna hänvisas till respektive arkivbeskrivning för anstaltsenheten Fosie, anstaltsenheten Stångby, anstaltsenheten Tygelsjö, frivårdsenheten Lund och frivårdsenheten Malmö Söder. Genom beslut av kriminalvårdsstyrelsen nedlades anstaltsenheten Stångby 1998-10-01 och enhetens arkiv levererades till Landsarkivet i Lund. Frivårdsenheten Lund upphörde 2002-02-29.

2004-01-01 förändrades organisationen för Kriminalvårdsmyndigheterna i Malmö: Malmö Kirseberg, Malmö Norr och Malmö Söder sammanlades till två myndigheter – Malmö Norr och Malmö Söder. Anstalten Kirseberg, som var en så kallad solitär, införlivades med myndigheten Malmö Norr och anstalten Rostorp överflyttades till Malmö Söder. Arkivbildningen på anstalten Rostorp flyttades över till Malmö Söder från 1998-01-01. Anstalten upphörde 2005-06-01.

Vid kriminalvårdsmyndighetens kansli fanns övergripande ledningsfunktion, personal- och löneredovisning samt ekonomiredovisning. Verksamhetsansvarig var kriminalvårdschefen.

Viktigare typer av handlingar som dokumenterar verksamheten
Vid kansliets ledningsfunktions fattades beslut och fördes protokoll. Kansliet var myndighetens officiella adress och postmottagare. Inkommande post diariefördes hos kansliet som sedan vidarebefordrade ärenden för handläggning hos berörd enhet. Diarieföringen skedde i det digitala diariet IDS och hos kansliet förvarades myndighetens samlade diarium. Diarieföringen skedde i en löpande nummerserie kompletterad med enhetskod. Ändringar, kompletteringar, införanden och avslutanden av ärenden utfördes på kansliet.

MBL-protokoll och skyddskommitténs arbete dokumenterades genom minnesanteckningar och beslut. Personal-, löne- och ekonomiadministration ombesörjdes av kanslifunktionen vilket avsatte bokslut, årsredovisning samt handlingar tillhörande ekonomiredovisningssystemet Cosmos och löneredovisningssystemet SLÖR.

1998-01-01 till 1999-04-21 använde sig enheten av ett lokalt redovisningssystem för räkenskaper kallat Rode. Därefter infördes ett nytt lokalt redovisningssystem – Agresso. Rutinen kopplad till redovisningssystemen bestod i att originalverifikationer bevarades på kansliet under två år för att därefter insändas till Kriminalvårdsstyrelsen för bevarande under 10 år. Från och med 2004-01-01 användes resurs- och lönesystemet Palett.

Sekretess
Kansliets arkiv innehåller uppgifter som är hemliga enligt sekretesslagen 1980:100 7 kap. 11 §.

Gallringsregler
RA-FS 1991:6 om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse har tillämpats med stöd av Kriminalvårdsstyrelsen beslut. För SLÖR tillämpades Riksarkivets gallringsbeslut 1986:43 och för Cosmos RA-FS 1993:4. Gällande personaladministration och löneredovisning tillämpades RA-FS 1996:4.


Arkivbeskrivningen och arkivförteckningen bearbetade på Landsarkivet av arkivarie Catharina Grönqvist efter förlagor från myndigheten upprättade 30 september 1999 och kompletterade 2006-09-29.

 Serier (32 st)

ReferenskodTitelAnmärkning 
A 1Ledningsgruppens protokoll och föredragningslistorEj levererad till Landsarkivet.
Läsesal
 
A 2 ABeslut förande delegationSerien i arkivbox.
Sorterade i bokstavsordning.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.		 
A 2 BProtokoll rörande MBL-förhandlingar 
A 2 CProtokoll från skyddskommittén 
A 3 AÅrsbokslutSerien förvarad i Kriminalvårdsstyrelsens centrala arkiv.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.
Läsesal
 
A 3 BÅrsredovisningSerien förvarad i Kriminalvårdsstyrelsens centrala arkiv.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.
Läsesal
 
A 4 AProtokoll från APT-mötenEj levererad till Landsarkivet.
Läsesal
 
B 1Verksamhetsplanering och periodisk uppföljningDatorbaserade program EBBE-modellen, Agresso och Risorsa. Serien förvarad i Kriminalvårdsstyrelsens centrala arkiv.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.
Läsesal
 
B 2 AVerksamhetsstatistik, sammanställningarSerien förvarad i Kriminalvårdsstyrelsens centrala arkiv.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.
Läsesal
 
B 3Projektrapporter 
C 1 AElektroniskt diarium, allmänt 
C 1 BDiarium, allmänt systemdokumentationSerien förvarad i Kriminalvårdsstyrelsens centrala arkiv.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.
Läsesal
 
C 2Diarium rörande tjänstetillsättningar 
C 3Diarium rörande personalsociala ärenden 
D 1 APersonal (tjänstematriklar) 
D 2AnläggningsregisterADB/CD. Agresso-anlägg.
Serien förvarad i Kriminalvårdsstyrelsens centrala arkiv.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.
Läsesal
 
D 3ArkivförteckningEj levererad till Landsarkivet.
Läsesal
 
D 4InventarieförteckningInventarierna förtecknas i PC-anlägg, vilket är ett datorbaserat register. Kasserade inventarier spärras, men ligger kvar i registret.

PC-anlägg överfördes 1999-04-22 till ett nytt lokalt redovisningssystem Agresso.

Serien förvarad i Kriminalvårdsstyrelsens centrala arkiv.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.
Läsesal
 
F 1Handlingar rörande allmänt diariumSerien i arkivbox.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.		 
F 2Handlingar tillhörande tillsättningsdiariumSerien i arkivbox.
2003 förekom inga tillsättningsbeslut.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.		 
F 2 AHandlingar tillhörande tjänsteansökningar till vikariat m mSerien i arkivbox.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.		 
F 3 AAPersonaldossier, aktuellaSerien i arkivbox.
Personaldossierer som var aktuella vid myndighetens upphörande och som överförts till efterföljande arkivbildare Kriminalvården. Serien har ej levererats till Landsarkivet.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.
Läsesal
 
F 3 ABPersonaldossier, inaktuellaSerien i arkivbox. Sorterade i personnummerordning.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.		 
F 3 ACSökregister till inaktuella personaldossier 
F 3 BPersonalsociala handlingar, aktuellaSerien i arkivbox.
Personalsociala handlingar som var aktuella vid myndighetens upphörande och som överförts till efterföljande arkivbildare Kriminalvården. Serien har ej levererats till Landsarkivet.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.
Läsesal
 
F 3 BAPersonalsociala handlingar, inaktuellaSerien i arkivbox.
Serien i personnummerordning.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.		 
F 3 BBSökregister till personalsociala handlingar, inaktuella 
G 1 ADagbokDatorbaserat system.
1998-01-01 -- 1999-04-21, Rode.
1999-04-22, Agresso.
Serien förvarad i Kriminalvårdsstyrelsens centrala arkiv.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.
Läsesal
 
G 1 BPeriodisk transaktionsrapportDatorbaserat system.
1998-01-01 -- 1999-04-21, Rode.
1999-04-22, Agresso.
Serien förvarad i Kriminalvårdsstyrelsens centrala arkiv.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.
Läsesal
 
G 3 AATjänstgöringsjournaler, årsvisa 
G 3 ABPersonalförteckningar, register till tjänstgöringsjournaler.Sedan 2004-01-01 inlagt i resurs- och lönesystemet Palett förvarad i Kriminalvårdsstyrelsens centrala arkiv.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.
Läsesal
 
G 3 BLöneartskatalogSedan 2004-01-01 inlagt i resurs- och lönesystemet Palett förvarad i Kriminalvårdsstyrelsens centrala arkiv.
Serien avslutad 2005-12-31 i samband med myndighetens upphörande.
Läsesal