Sök i arkiven
Genvägar MENY

bild
Arkiv

S:t Erik försäkrings AB


Arkivbeskrivning för S:t Eriks försäkrings AB 2012

Bolagets tillkomst
S:t Erik Reassurans Försäkringsaktiebolag bildades 10 november 1986. 1999 ändrade bolaget firmanamn till S:t Erik Försäkrings AB.

Bolagets organisation och verksamhet
S:t Erik Försäkring ingår i koncernen Stockholms Stadshus AB som är moderbolag för Stockholms stads aktiebolag. Bolagets styrelse består av sex ledamöter vilka är tjänstemän från stadens bolag och förvaltningar samt en extern ledamot från försäkringsbranschen.

S:t Erik försäkring försäkrar endast verksamheter som bedrivs av Stockholms stad eller närstående bolag. S:t Erik Försäkrings AB har som uppgift att svara för att det finns en effektiv riskfinansiering av anläggningar och verksamheter ägda av staden och närstående bolag. Bolager ska förmedla försäkringslösningar, minimera försäkringskostnaderna och förbättra riskhanteringen för samtliga berörda enheter inom kommunkoncernen.

Bolaget arbetar enligt följande modell:

*Identifiera vilka risker som finns inom Stockholms stads hela organisation
*Förebygga skadehändelser och vidta skadebegränsande åtgärder
*Försäkra vid behov
*Skadereglera när olyckan är framme
*Analysera och följa upp

Bolagets information
Bolaget skapar och ansvarar för information kring stadens incidentrapportering, försäkringshantering och skadehantering. Bolaget ansvarar därmed för arkiveringen av den information som genereras i incidentrapporteringssystemet Risk och i försäkrings- och skadehanteringssystemet Insman. Annan information som uppkommer i bolagets verksamhet är handlingar kring upphandling av försäkringar, administrativa handlingar kring ekonomi- och löneadministration, styrelsehandlingar, handlingar som skapas i skadeförebyggande syfte (exempelvis utbildningar), samt informationsmaterial kring bolagets verksamhet. Bolaget gör även uttag av statistik för rapporterin gtill externa organisation såsom Finansinspektionen m.fl.

Sökingångar till informationen/arkivet samt otillåten gallring
Bolagets namnbyte 1999 har inte påverkat arkivbildningen, utan bolagets handlingar är förtecknade i en och samma arkivförteckning sedan starten 1986. Däremot finns många luckor främst under de tidiga åren. En faktor är att viss verksamhet inte bedrevs tidigare. Mycket tyder dock på att allmänna handlingar har gallrats av misstag. Då bolaget sinformation hämtades tillbaka från arkivdepositionen hos Svenskt arkiv/Depona hösten 2012 framkom också att bokslut från åren 1987-1994 försvunnit under förvaringen där.

Skadeakter rörande pågående skador förvaras hos upphandlad skaderegleringsfirma.

Hösten 2012 levererade bolaget samtliga handlingar från 1986 till och med 2005 till Stockholms stadsarkiv. 2006 blev S:t Erik Försäkring ett direktförsäkringsbolag och även ansvarsförsäkringar inkluderades. Till följd av de stora verksamhetsförändringar som skedde då passade det bra att leverera handlingar till till detta år. Samtliga boxar som förvaras på Stockholms stadsarkiv är rödmarkerade i pappersexemplaret av arkivförteckningen. Enbart de boxar som förvaras på Stockholms stadsarkiv finns med i den digitala förteckningen. Hösten 2012 fördes en dialog mellan S:t Erik Försäkring och Stockholms Stadsarkiv kring en fortsatt hantering med löpande leveranser till Stockholms stads e-arkiv.

I övrigt förvaras nyare handlingar på respektive handläggares tjänsterum samt på gemensam server. Bolagets diarieförda handllingar finns i bolagets diarium vars hantering är manuell i form av ett enklare register. Övriga handlingar ligger i huvudsak i systemen Insman och Risk. S:t Erik Försäkring har gjort en processkartläggning av sina handlingar och har en klassificeringsstruktur enligt vilken nyare handlingar ska förtecknas. En översikt av S:t Erik Försäkrings handlingstyper finns samlade i bolagets hanteringsanvisningar och dessförinnan i dokumenthanteringsplanen. S:t Erik Försäkring hanterar enbart bolagets eget arkiv.

Gallringsbeslut
S:t Erik Försäkring tillämpar SSA:s generella gallringsbeslut: 2011:09 (Beslut om bevarande och gallring av information inom löne- och personaladministration hos myndigheter i Stockholms stad vilka inte är anslutna till stadens gemensamma löne- och personalsystem), 2007:12 (Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse), 2003:13 (Gallring av handlingar i upphandlingsärenden), samt 2011:15 för ekonomihandlingar (Beslut om bevarande och gallring av räkenskapsinformation hos Stockholms stads bolag). S:t Erik Försäkringtillämpar även gallringsbeslutet 2003:05 för bolagsspecifika handlingar fram till och med hösten 2012 då ett nytt gallringsbeslut kommer att ersätta detta.

Skadeakter med ett värde under 500 000 har gallrats med hänvisning till gallringsbeslut 2003:05. Dock var en förutsättning för gallring av ett skaderegister samlade vital information.

Sekretess
S:t Erik Försäkrings handlingar omfattas bland annat av följande sekretessregler enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400):

*19 kap 3§ för uppgifter i upphandlingsärenden

Ytterligare enskilda fall av enstaka handlingar kan sekretessbeläggas med hänvisning till sekretesslagen.

Arkivansvar
Arkivansvarig är VD Jan Willgård.

 Serier (63 st)

ReferenskodTitelAnmärkning 
APROTOKOLL
Läsesal
 
A 1Bolagsstämmoprotokoll 
A 2StyrelseprotokollHäri även bolagsstämmoprotokoll (serie A 1).
Styrelsehandlingar återfinns i F 8.		 
BUTGÅENDE HANDLINGAR
Läsesal
 
B 1Nyhetsbrev från S:t Erik Försäkring 
B 2Handböcker m.m. 
B 3Informationshandlingar till återförsäkrareDen engelska termen Underwriting information (UW-pärmar) används ofta för dessa handlingar.
2003-2005 saknas.

2003-2005 saknas.		 
B 4Property reinsuranceInbjudan till deltagande av upphandling för återförsäkring.
2003 saknas.		 
CDIARIER
Läsesal
 
C 1DiarieregisterDet digitala diarieföringssystemet ACTA infördes först år 1999. De diarieförda handlingarna före 1999 återfinns i serie E 1. 
DREGISTER
Läsesal
 
D 1Försäkringsregister 
D 2SkaderegisterFörekommer inte åren 1986-2002. 
D 3InventarieförteckningarDen senaste versionen bevaras. 
D 4ArkivredovisningarInnehåller arkivförteckning och arkivbeskrivning. 
D 5KundregisterHanterades i systemet Softone business samt Insman.
Förekommer inte åren 1986-2002.		 
EINKOMNA HANDLINGAR
Läsesal
 
E 1KorrespondensDet digitala diarieföringssystemet ACTA infördes först 1999 (se serie C 1). Handlingar före 1999 återfinns i denna serie. 
FHANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE
Läsesal
 
F 1Diarieförda handlingarDet digitala diarieföringssystemet ACTA infördes först 1999. Tidigare handlingar se serie E 1.
Vissa diarieförda handlingar förvaras istället med upphandlingar, se serie F 6.		 
F 2Handlingar rörande personal
Läsesal
 
F 2APersonalakter 
F 2BAnställningsavtal 
F 2CLönelistaHanterades i systemet Softone från 2008 till arkivläggning. Tidigare handlignar har eftersökts inför arkivering 2017 utan att återfinnas. 
F 3Handlingar rörande bolagets organisationInnehåller bolagsregister, registreringsbevis m.m. 
F 4Handlingar rörande försäkringar
Läsesal
 
F 4AFörsäkringsbrev
Läsesal
 
F 4AAFörsäkringsbrev rörande direkt försäkring 
F 4ABFörsäkringsbrev rörande mottagen återförsäkringOriginalet förvaras hos försäkringstagaren och kopian hos S:t Erik försäkrings AB.

Har använts fram till och med 1998.		 
F 4BFörsäkringsvillkor
Läsesal
 
F 4BAFörsäkringsvillkor rörande direkt försäkring 
F 4BBFörsäkringsvillkor rörande mottagen återförsäkringÅrtalet angivet nedan ibland beroende på tid villkoren är gällande för.

Har använts fram till och med 2003.		 
F 4CSkadeakterSorterade efter år. Skadorna nar hanterats av olika försäkringsbolag och i systemet Insman, därav olika registreringsnummer i förteckningen.

ST betyder skadenummer i systemet Insman. enbart nummer är försäkringsbolagets referensnummer (Crawford). TO betyder försäkringsbolagets referensnummer (Cunningham & Lindsey).

Omfattande 500 000 kr eller mer. Skadeakter under 500 000 kr gallras enligt gallringsbeslut 2003:5.

Skadeanmälan sker i systemet Risk och ärenden hanteras sedan i systemet Insman.		 
F 4CBPersonskadeakterPersonskadeakter förekommer inte före 2010. I samband med gallringsbeslut för utökat bevarande gällande personskador SSA 2013:14 särskildes personskador från gallringsbara akter och upptogs för bevarande.

Sorteringen har skett utifrån tidigare förteckningar över gallringsbara akter.		 
F 4DAvtal rörande försäkringar
Läsesal
 
F 4DAÅterförsäkringsavtalAvtalen upprättas i två exemplar. Ett exemplar förvaras hos försäkringstagaren och ett hos S:t Erik Försäkring. 
F 4DBCedentavtalAvtalen upprättas i två exemplar. Ett exemplar förvaras hos försäkringstagaren och ett hos S:t Erik Försäkring.

Har använts fram till och med 2004.		 
F 4ESamlat rörande kundförsäkringar 
F 5Handlingar rörande verksamheten
Läsesal
 
F 5AFullmakter och avtal med kunder 
F 5BAvtal med konsulter och mäklare 
F 5CFörsäkringshandlingar 
F 5DListor över samtliga skador 
F 5EJuridisk rådgivning till kund 
F 5FHandlingar rörande regresser 
F 6Upphandlingar 
F 7Riskanalyser enligt Stockholmsmodellen
Läsesal
 
F 7ARiskanalyser enligt Stockholmsmodellen-rapporterProjekt som genomfördes 2001. 
F 7BRiskanalyser enligt Stockholmsmodellen-FackförvaltningarProjekt som genomfördes 2001. 
F 7CRiskanalyser enligt Stockholmsmodellen-BolagProjekt som genomfördes 2001 
F 7DRiskanalyser enligt Stockholmsmodellen-StadsdelsförvaltningarProjekt som genomfördes 2001 
F 8StyrelsehandlingarStyrelseprotokoll finns i serie A 2. 
F 9Övriga avtal och licenser
Läsesal
 
F 9ABankavtal 
F 9BLicenser programvara 
F 9CAvtal gällande kontoret 
F 9DÖvriga avtal 
GRÄKENSKAPER
Läsesal
 
G 1BokslutHuvudbok ingår i serien.
Volym 1-10 saknas vilket upptäcktes vid leveransen 2004 till S:t Erik Försäkrings från Svenskt arkiv, där handlingarna tidigare bevarades.

Volym 1-10 saknas, vilket upptäcktes vid leveransen till S:t Erik Försäkring från Svenskt arkiv, där handlingarna tidigare bevarades.		 
G 2ÅrsredovisningTryckta årsredovisningar 
G 3ÅrsredovisningshandlingarÅrsredovisningar i original med underskrifter. 
G 4ÅrsbokBilagor medföljer. har använts fram till och med 1999. 
G 5BudgethandlingarHar hanterats i systemet Cognos fram till arkivering.