Arkiv

Ekensbergsskolan 1991-2013

Grunddata

Referenskod

SE/SSA/2374

Länk till posten

https://sok.riksarkivet.se/arkiv/oTbTH4mSvaAw7jvDVzZDJ2

Omfång

2,2 Hyllmeter

Arkivinstitution

Stockholms stadsarkiv (depå: Kungsklippan)

Arkivbildare/upphov

Utbildningsnämnden i Stockholm, 1999 – (Arkivbildare)

Kategori: Kommunal myndighet

Innehåll och historik

Arkivbildarhistorik

Utbildningsnämnden i Stockholm
Stockholms Utbildningsnämnd bildades 1999. Till nämndens föregångare hör:
• Stockholms Folkskoledirektion 1862 – 1958
• Stockholms Skoldirektion 1958 – 1981
• Stockholms Skolstyrelse 1982 – 1994
• Stockholms Grundskolestyrelse (GRUS) 1995 – 1996
• Stockholms Arbetsmarknads- och Utbildningsnämnd (ARUN) 1995 – 1998

Till Utbildningsnämnden har samtliga skolor som har varit aktiva efter 1999 kopplats även om många av dem innehåller material från tidigare och de varit verksamma under flera av föregångarna listade ovan.

Svenska för invandrare (SFI), vars verksamhet tidigare legat under Stockholms
Utbildningsnämnd, flyttade den 1 januari 2009 över till Socialtjänst- och
Arbetsmarknadsförvaltningen.

Arkivhistorik

Arkivbeskrivning för Ekensbergsskolan (1997 –2013)

Upprättad maj 2017

Arkivbeskrivningen är upprättad enligt 6§ 2p Arkivlagen. Arkivbeskrivningen har till syfte att underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar.

Kort historik
Ekensbergsskolan skola stod färdig 1980 och ritades av arkitekt Lars Bryde. Verksamheten startade hösten 1981 då de första lägenheterna i området var inflyttningsklara. Från början var det en F-3 skola. Skolan tillhörde Aspuddens rektorsområde 1980 – 1990 och Gröndalsskolans rektorsområde 1990 – 1991, det var annex till Gröndalsskolan 1992-1996 som enhet Gröndal/Ekensberg. Från 1997 till vårterminen 2007 tillhörde skola Liljeholmens Stadsdelsnämnd. Därefter hör skolan under Utbildningsförvaltningen

Verksamhet och organisation

Ekensbergssskolan omfattar omfattar förskoleklass, skolår 1-5 och fritidshem.
All verksamhet drivs kommunalt och ligger organisatoriskt under Utbildningsförvaltningen.

Viktigare handlingstyper – samband mellan verksamhet och information

Nedan listas viktigare handlingstyper från olika delar av skolenhetens verksamhet. Handlingarna är ett urval. Se arkivförteckningen för en fullständig redovisning av arkivets handlingstyper.

Skolledning/administration

Arbetsplatsträffsprotokoll (A1) Protokoll från större arbetsplatsträffsmöten.
Arbetsenhetsprotokoll (A3) Protokoll från mindre personalgruppsmöten.
Diarieförda handlingar (F1) Registrerade inkommande, utgående och upprättade handlingar. Diarier förtecknas som serie C1.

Elevvård

Elevakter (F2) Handlingar rörande elevvård, såsom kuratorsjournaler, åtgärdsprogram m.m. En elevakt per elev. Akterna förvaras i personnummerordning. De sista elevakterna är från läsåret 2012/13. Elevakter fr o m läsår 2013/14 förtecknas i nytt arkiv enligt PIR, dessa kan innehålla handlingar även från tidigare års skolgång.

Elevregistrering

Klasslistor (D1) Visar klassammansättningar samt elevernas adresser och personnummer.
Skolans kataloger (B4) Kataloger med skolans kontaktuppgifter samt gruppfotografier på elever och personal.

Arkivförteckningens struktur

Ekensbergsskolans arkiv till och med 2013-12-31 är förtecknat enligt det allmänna arkivschemat. Nytt arkiv bildas 2014-01-01 med förteckning enligt Processorienterad informationsredovisning (PIR). Diarieförda ärenden som inte har avslutats före årsskiftet 2013/14 kan innehålla handlingar som tillkommit 2014.
I detta arkiv har även handlingar från tiden Ht 1991-vt 1997. Då var egentligen Ekensbergsskolan en annexskola till Gröndalsskolan men eftersom detta arkiv ännu inte har levererats till Stadsarkivet har dessa handlingar ändå tagits med

Förvaring

Ekensbergsskolans arkiv förvaras i ett arkivrum i skolan. Alla handlingar förvaras i godkända arkivboxar.
Skolhälsovårdsjournaler för barn födda till och med 1975 förvaras på Stockholms stadsarkiv, medan skolhälsovårdsjournaler för barn födda från och med 1976 förvaras i Utbildningsförvaltningens Centralarkiv. Personalakter på anställda förvaras på Utbildningsförvaltningens personalavdelning, medan personalakter för anställda som avslutat sin tjänst förvaras på Utbildningsförvaltningens Centralarkiv.

Sökingångar i arkivet

Arkivförteckningen och diariet är sökingångar till arkivet. Övriga handlingar som kan användas som sökingångar i arkivet är olika typer av protokoll (förtecknas under huvudavdelning A i arkivförteckningen) och skolans kalendarium (vilka förtecknas under serie B 3 i arkivförteckningen).

Sekretess och gallring

Sekretess förekommer, även om de flesta handlingarna i skolans arkiv är offentliga. Serier som kan vara föremål för sekretess är bland andra A6 (Klasskonferensprotokoll), D1 (Klasslistor) och F2 (Elevakter). Användbara paragrafer i Offentlighets- och sekretesslagen är 23 kap. 1-4 §.

Gallring har skett enligt gällande gallringsbeslut (bl.a. 2015:02 och 2007:12) samt gällande dokumenthanteringsplaner utfärdade för Stockholms skolor. De hanteringsanvisningar och gallringsbeslut som har använts finns bevarade i arkivets serie D2. Gallringsbesluten och hanteringsanvisningarna finns även bifogade respektive arkivs förteckningar.

Arkivansvar

Arkivansvarig för skolan och den centrala förvaltningen är avdelningschefen på avdelningen för personal och kompetensförsörjning på Stockholms utbildningsförvaltning, Petra Neregårdh. Varje skola/skolenhet är dock egna arkivbildare med verksamhetsansvar för sina egna arkiv. Verksamhetsansvaret för skolornas arkiv och dokumenthantering ligger på respektive skolas rektor. Rektor för Ekensbergsskolan är Helena Forsell.

Upprättare av arkivbeskrivning,
Mattias Ågren, 2019-09-20
Arkivarie

Bilaga: Handlingar som saknas i arkivet

Vid inventering av Ekensbergsskolans arkiv våren 2017 och hösten 2019 har ett stort antal luckor i arkivbeståndet konstaterats. De listas nedan.

Ledningsgruppsprotokoll: Saknas helt. Enligt uppgifter från personal har man inte haft någon Ledningsgrupp under den aktuella tiden.

APT-protokoll: Finns endast för åren 2011-2013 + ett enstaka protokoll från januari 2002. Det har dock kunnat gå att se att man har haft APT även under övriga år. Ingen har dock
kunnat ge besked om var dessa protokoll finns eller om de finns kvar.
Personalkonferensprotokoll: Finns endast ett från år 2004 . Inga uppgifter om var övriga protokoll tagit vägen.
Samverkansprotokoll: Finns endast från hösten 2008 och fram till 2013. Dessutom en lucka 2010. Inga uppgifter om var övriga protokoll finns.

Arbetsenhetsprotokoll: Dessa finns till skillnad från övriga protokoll i en kronologiskt obruten serie från hösten 2001 till 2013. Dock inga protokoll alls från åren dessförinnan.
Till största delen är dessa protokoll skrivna med bläck eller blyerts på kollegieblockspapper

Klasskonferensprotokoll: Endast 3 stycken har påträffats, 1 från hösten 2008, ett från hösten 2009 och ett från hösten 2010. Enligt i skolan påträffade uppgifter har man bara haft klasskonferens vid början av varje nytt läsår. Dock borde protokoll funnits från fler år än dessa.

Externa samverkansprotokoll: Hem och Skola protokoll och liknande externa samverkansprotokoll har inte påträffats alls. Skolråd och elevrådsprotokoll finns från 2013, annars ingenting alls. Protokoll från skolutvecklingsgrupp(SUG) finns för åren 2011-2013 men ingenting dessförinnan.

Matrådsprotokoll: Har inte påträffats alls. Enligt uppgift från skolan har man inte haft några.

Förvaltningsrådsprotokoll: Inga sådana har påträffats från 90-tal eller tidigt 2000-tal.

Sammanfattningsvis mycket glest med protokoll och inga protokoll alls påträffade från 90-talet.

Kalendarium : Finns endast för åren 2012-13.
Utgående information: Inga veckobrev, PM eller liknande från skolan har påträffats. Inte heller några skoltidningar. Utgående information för perioden 1991-2013 finns i serie B2, dock sparsamt jämfört med skolors vanliga bestånd.

Handlingsprogram och planer: Finns från 1997-98 och framåt. Inget dessförinnan.

Diarium: Endast ärendelistor för åren 2010-2013

Arkivförteckning: Ingen tidigare arkivförteckning har påträffats på skolan.

Diarieförda handlingar: Finns bara för åren 2010-2013. För år 2010 har dessutom endast 4
diarieförda ärenden påträffats, trots att det enligt diarieutskriften skall vara drygt 20 ärenden från det året. Från åren 2012 och 2013 finns ca 40 diarieförda ärenden vardera, från 2011 ca 20. De diarieförda ärendena är till största delen åtgärdsprogram och kvalitetsgarantier som tidigare inte diarieförts. Från skolan säger man sig vara tveksam till om någon diarieföring förekommit tidigare år. Ingen vet dock. Ingen vet heller var de saknade ärendena från 2010 har tagit vägen.

Nationella prov: Saknas helt före år 2000. För åren 2002 – 2002 finns endast kunskapsprofiler. Nationella prov saknas även för åren 2007 och 2008.

Klasscheman: Har endast påträffats för åren 2002-2003.

Skolan har haft mycket ont om plats, till exempel har lärarna inte haft några egna tjänsterum utan endast expedition, klassrum och skolsköterskerum. Arkivhandlingarna har förvarats utspridda på olika platser i skolan, rektorsexpedition, vindsförråd, lärararum, förrådslokal.
Endast 1 arkivskåp uppfyller brandklassningskrav(120 minuter.)

Kontroll

Skapad	2019-11-21 07:46:30
Senast ändrad	2019-11-21 07:53:11

Serier (8 st)

Referenskod	Titel	Anmärkning
A	Protokoll
B	Utgående handlingar
C	Diarier	Ingår i F1:1
D	Register och liggare
E	Inkomna handlingar
F	Ämnesordnade handlingar
G	Räkenskaper		Läsesal
Ö	Övriga handlingar		Läsesal