I de yngre beskicknings- och konsulatarkiven kan det finnas uppgifter som är skyddade av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). I de äldre delarna av dessa arkiv kan det dessutom finnas fuktskadade handlingar.
Beskickningsarkiv Rio de Janeiro´s handlingar är kartonglagda och i folioformat. Följande undantag finns: Alla diarier är inbundna och Inkommande och Avgående diarier 1947-1963 är dessutom i superfolioformat. Liggare över chiffertelegram, Liggare över beviljade transportstillstånd och Expeditionsböcker 1924-1934 är inbundna. Expeditionsböcker 1934-1957, Passliggare 1941-1955, Mönstringsliggare och Kassaböcker 1934-1952 är inbundna och i superfolioformat. B-avdelningen, som till största delen består av handlingar rörande ungerska, rumänska och japanska intressen, är inordnat i beskickningens arkiv. Serien 1920 års dossiersystem är indelat efter dossiébeteckningarna. Handlingarna är främst på engelska och svenska. Beskickningen i Rio de Janeiro flyttade den 1 juli 1972 till Brasilia och ett generalkonsulat inrättades i dess ställe. Vissa handlingar i generalkonsulatets arkiv härstammar från beskickningens tid.Ordnat och förtecknat av Anna Frejd 2005.
Arkivbildarhistorik
Ambassaden Rio de Janeiro Beskickningen i Rio de Janeiro inrättades 1920 och ersatte då ett generalkonsulat. Redan 1923 upprättades dock ett konsulat som existerade parallellt med beskickningen fram till 1947. Under andra världskriget var en marinattaché stationerad vid beskickningen för att ta hand om den så kallade lejdtrafiken. Den 1 juli 1972 flyttades beskickningen till Brasilia och ett generalkonsulat upprättades i dess ställe.
Beskickningsarkiv Rio de Janeiro´s handlingar är kartonglagda och i folioformat. Följande undantag finns: Alla diarier är inbundna och Inkommande och Avgående diarier 1947-1963 är dessutom i superfolioformat. Liggare över chiffertelegram, Liggare över beviljade transportstillstånd och Expeditionsböcker 1924-1934 är inbundna. Expeditionsböcker 1934-1957, Passliggare 1941-1955, Mönstringsliggare och Kassaböcker 1934-1952 är inbundna och i superfolioformat. B-avdelningen, som till största delen består av handlingar rörande ungerska, rumänska och japanska intressen, är inordnat i beskickningens arkiv. Serien 1920 års dossiersystem är indelat efter dossiébeteckningarna. Handlingarna är främst på engelska och svenska. Beskickningen i Rio de Janeiro flyttade den 1 juli 1972 till Brasilia och ett generalkonsulat inrättades i dess ställe. Vissa handlingar i generalkonsulatets arkiv härstammar från beskickningens tid.Ordnat och förtecknat av Anna Frejd 2005.