Arkiv

Enskede skola 2014-2023

Enskede skola

Grunddata

Referenskod

SE/SSA/2456/02

Länk till posten

https://sok.riksarkivet.se/arkiv/UfnDN9LgYKs0tYsrEyrzDB

Omfång

8,9 Hyllmeter

Villkor

Delvis

Villkorsanm

Allmänheten har rätt att ta del av Enskede skolas allmänna handlingar som är offentliga. Vissa uppgifter i handlingarna kan omfattas av sekretessbestämmelser. Det finns då ingen ovillkorlig rätt att ta del av den allmänna handling i vilken uppgiften finns. De flesta bestämmelserna om sekretess finns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Arkivinstitution

Stockholms stadsarkiv (depå: Kungsklippan)

Arkivbildare/upphov

Utbildningsnämnden i Stockholm, 1999 – (Ingående arkivbildare)

Kategori: Kommunal myndighet

Innehåll och historik

Arkivhistorik

Arkivbeskrivning för Enskede skola 2014 – 2023-02-27
Upprättad mars 2024

Arkivbeskrivningen är upprättad enligt 6§ 2 p. Arkivlagen (1990:782). Arkivbeskrivningen har till syfte att underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar.

Med stöd av 6 § 2 p. (1990:782) och Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) fastställer Enskede skola följande arkivbeskrivning.

Arkivbildare: Enskede skola
Tidsperiod: 2014-01-01–2023-02-27

Historik
Enskede skola uppfördes som folkskola mellan 1914 och 1915 efter ritningar av arkitekt Georg A. Nilsson. Folkskolorna i Enskede ingick i Brännkyrkas skoldistrikt. Brännkyrka församling inkorporerades med Stockholms stad år 1913 och Brännkyrka skoldistrikt tillkom vid överföringen av skolorna i Brännkyrka till Stockholms stad. 1914 delades Brännkyrka skoldistrikt till två: Kyrkskoledistriktet och Liljeholmsdistriktet. Skolorna i Enskede tillhörde Kyrkskoledistriktet.

Vid 1918 års uppdelning av överlärardistrikten, bildades Enskede överlärardistrikt. Från och med 1958 benämndes överlärardistrikten som rektorsområden. Se arkivet Enskede överlärardistrikt/rektorsområde för ytterligare information om arkivbildningen.

Läsåret 1985/86 bildas Enskede-Årsta rektorsområde. Enskede skola var huvudskola i det nya rektorsområdet det första läsåret. Läsåren 1986/87 – 1988/89 blev Årstaskolan huvudskola i rektorsområdet. Årstaskolans arkiv från perioden 1947/48 – 2013 finns på Stockholms stadsarkiv (SE/SSA/2378).

Läsåret 1989/90 blir Enskede skola åter huvudskola när Enskede rektorsområde 2 bildas. Enskede skola blev egen enhet läsåret 1991/92.

För mer information om respektive äldre arkivbildning, se tidigare arkivredovisningar.

All verksamhet drivs kommunalt och ligger organisatoriskt under Utbildningsförvaltningen som ansvarar för stadens grundskolor.

Den föregående arkivbildningen bröts 2013-12-31 med anledning av att skolan övergick till processorienterad informationsredovisning (PIR). Den nya arkivbildningen redovisas enligt klassificeringsstruktur för Utbildningsförvaltningen, skola (Kfs 2013:26, ersatt av Kfs 2015:16) Arkivbildningen avslutades 2023-02-27 då skolan övergick till att diarieföra handlingar i ärendehanteringssystemet eDok. Dock fortsatte skolan att registrera vissa ärendetyper, främst kränkningsanmälningar, i det tidigare ärendehanteringssystemet Diabas en tid efter att skolan hade infört eDok.

Verksamhet och organisation
Enskede skola är en kommunal grundskola och tillhör grundskoleområde 2, Enskede-Årsta-Vantör. Enskede skola är en del av Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad belägen i Enskede i södra Stockholm.
Enskede skola tillhandahåller utbildning för förskoleklass till årskurs 9. Skolan bedriver även barnomsorg på fyra fritidshem för förskoleklass till årskurs 3.
Skolans lärmiljöer stöttar eleverna under deras skoldag och därför har alla klasser hemklassrum där eleverna får större delen av sin undervisning. Det är en del av trygghetsarbetet och vår modell för en tillgänglig och flexibel lärmiljö. Skolan har gemensamma rutiner för hur en lektion startar och avslutas och tillämpar mobilfri skoldag. På skolan finns även ett stort bibliotek och ett uppehållsrum för våra äldre elever.

Skolan hade läsåret vårterminen 2023 ca 930 elever och cirka 125 anställda. För hela arkivbildningsperioden har elevantal och antalet anställda i stort sett varit detsamma. Enskede skolas skolledning bestod vårterminen 2023 av rektor, tre biträdande rektorer samt administrativ chef.

Viktiga handlingstyper
Till Enskede skolas viktigaste handlingar hör protokoll, diarieförda handlingar, elevhandlingar- och elevakter samt betygshandlingar.

Organisatoriska förändringar som påverkat arkivbildningen
Ingen förändring har skett under perioden.

Register, förteckningar och andra sökmedel till arkivet
Arkivredovisningen (arkivbeskrivning, klassificeringsstruktur, hanteringsanvisningar samt bevarandeförteckning) utgör sökmedel till arkivet.

Stockholms stads kommunala skolor använder ett antal gemensamma verksamhetsstöd. De viktigaste verksamhetsstöden är:
Diabas – ärendehanteringssystem
PMO – journalsystem
Prorenata – journalsystem
Skolplattformen – elevdokumentation, frånvaro- och närvaroregistrering, barn- och elevregister, schemaläggning samt pedagogiska verktyg.
Agresso – ekonomisystem
LISA – löne- och personalsystem
Jobba i stan – rekryteringsverktyg
Novaschem – schemaläggning
Bosko – elevregister för grundskola
BER – barn och elevregister
Stockholms Skolwebb (SSW) – elevdokumentation

Arkivförteckningens struktur
Enskede skolas äldre arkivbildning fram till och med 2013-12-31 är förtecknat enligt det allmänna arkivschemat. Nytt arkiv bildades 2014-01-01 med förteckning enligt Processorienterad informationsredovisning (PIR). Diarieförda ärenden som inte avslutats före årsskiftet 2013/2014 kan innehålla handlingar som tillkommit 2014.

Förvaring
Skolans arkiv har fysiskt förvarats i skolans arkivlokal på Stockholmsvägen 30 i Enskede samt i systemen angivna ovan eller i e-arkiv Stockholm innan leverans till Stadsarkivet. Äldre arkivbildningar har levererats till och förvaras hos Stadsarkivet.

Skolans bevarandeförteckning redovisar vilka handlingar som bevaras, vilken media handlingarna har, förvaringsenhet samt placering.

Skolsköterskorna på Enskede skola förvarar skolhälsovårdsjournaler för elever som är inskrivna på skolan.
Skolhälsovårdsjournaler följer eleven till dess att denne avslutar sin skolgång inom Stockholms stads kommunala skolor. Därefter skickas journalerna till respektive gymnasieskola, eventuella barnhälsojournaler skickas till respektive regionarkiv.
Skolhälsovårdsjournaler för elever födda från och med 1976 förvaras i Utbildningsförvaltningens centralarkiv. Idag är journalerna digitala och förvaras inte fysiskt.

Skolpsykologen förvarar skolpsykologjournaler för elever som är inskrivna på skolan. Skolpsykologjournaler på elever som har slutat på skolan skickas till Utbildningsförvaltningens centralarkiv efter avslutad skolgång.

Personalakter för anställda förvaras hos Utbildningsförvaltningens personalavdelning, medan personalakter för anställda som avslutat sin tjänst förvaras i Utbildningsförvaltningens Centralarkiv.
För hantering av handlingar rörande personal som diarieförs, se hanteringsanvisningarna/bevarandeförteckning för grundskolan.

Sekretess
Allmänheten har rätt att ta del av Enskede skolas allmänna handlingar som är offentliga. Vissa uppgifter i handlingarna kan dock omfattas av sekretessbestämmelser. Det finns då ingen ovillkorlig rätt att ta del av den allmänna handling i vilken uppgiften finns. De flesta bestämmelserna om sekretess finns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Registrering av skolans handlingar som omfattas av sekretess sker i ärendehanteringssystemet Diabas.
Vanliga sekretessparagrafer som används är:
- OSL 17 kap. 4§
- OSL 18 kap. 1§
- OSL 18 kap. 8§
- OSL 18 kap. 13§
- OSL 19 kap. 3§
- OSL 19 kap. 6§
- OSL 19 kap. 9§
- OSL 21 kap. 1§
- OSL 21 kap. 7§
- OSL 23 kap. 1–3§§
- OSL 25 kap. 1§
- OSL 39 kap. 1§
- OSL 39 kap. 3§
- OSL 39 kap. 5§

Gallring
Enskede skola omfattas av stadsarkivets generella och specifika gallringsbeslut.
Gallring sker/har skett enligt gallringsbeslut:
- SSA 2003:13 (ändrad 2004:8) Handlingar i
upphandlingsärenden (ersatt av SSA 2022:01)
- SSA 2004:05 Lönelistor ur LISA
- SSA 2006:34 Räkenskaper i ekonomisystemet Agresso
(upphävd genom SSA 2016:13)
- SSA 2006:35 Räkenskaper i ekonomisystemet Agresso
(upphävd genom SSA 2016:13)
- SSA 2007:12 Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse
(ersatt av SSA 2016:01)
- SSA 2008:13 Gallringsbeslut för grundskolor (ersatt av SSA
2015:02)
- SSA 2010:02 Gallringsbeslut för uppgifter i Hanna-systemet
med tillhörande pappershandlingar
- SSA 2010:13 Nationella prov (ersatt av SSA 2015:02)
- SSA 2011:09 Löne- och personaladministration
- SSA 2012:13 Information i verksamhetssystemet Fronter
- SSA 2013:09 1.1 Information hos skolhälsovården
- SSA 2015:02 Utbildningsnämndens skolverksamheter
- SSA 2016:01 1.3 Handlingar av tillfällig eller ringa
betydelse
- SSA 2016:04 Information inom verksamheterna grundskola,
förskola och skolbarnomsorg i Bosko
- SSA 2016:13 Stockholms stads räkenskapsinformation
(ersatt av SSA 2019:20 2.0)
- SSA 2019:20 2.0 Gemensamt gallringsbeslut för
räkenskapsinformation
- SSA 2021:04 Bevarande och gallring av information i
stadens ledningssystem ILS-webben
- SSA 2022:01 Inköp, upphandling och avtalsförvaltning

Överlämnade av arkiv från annan myndighet
Inget överlämnande har skett under perioden.

Överlämnade av arkiv till annan myndighet
Föregående arkivbildningar som överlämnats och levererats till Stockholms stadsarkiv listas nedan.

Enskede överlärardistrikt/rektorsområde (1915-1961), häri återfinns även äldre handlingar från sent 1800-tal och framåt. Materialet består primärt av elevkort och betygskataloger samt fotografier.
Stadsarkivets beståndsnummer: SE/SSA/1207

Enskede rektorsområde 2 (1962/63 – 1990), häri återfinns bland annat protokoll från ledningsgruppen, APT- och samverkansmöten, diarieförda handlingar, betygskataloger och kopior av slutbetyg, elevakter, skolkataloger, elevkort och klasslistor.
Stadsarkivets beståndsnummer: SE/SSA/2455

Enskede skola (1991/92 – 2013), häri återfinns bland annat protokoll från ledningsgruppen, APT- och samverkansmöten, diarieförda handlingar, betygskataloger och kopior av slutbetyg, elevakter, skolkataloger, elevkort och klasslistor.
Stadsarkivets beståndsnummer: SE/SSA/2456/01

Enskede skola rätt till försäljning av personuppgifter:
Enskede skola har ingen rätt till försäljning av personuppgifter.

Arkivansvar
Verksamhetsansvarig för skolans arkiv är rektorn. Rektor har utsett skolsekreteraren till arkivhandläggare för att ansvara för den praktiska hanteringen av arkivet samt utlämnande av allmän handling.

Tillgänglighet

Sekretess