I de yngre beskicknings- och konsulatarkiven kan det finnas uppgifter som är skyddade av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). I de äldre delarna av dessa arkiv kan det dessutom finnas fuktskadade handlingar.
Handlingarna är i buntar eller kartonglagda och i folioformat med följande undantag: Inkommande diarier 1924-1955, Avgående diarier 1924-1955, Nationalitietsmatrikel 1941-1962, Expeditionsböcker 1944-1955, Kassajournaler 1948-1952 och B-avdelningens räkenskaper 1949-1952 som alla är inbunda och i storfolioformat. Passliggare 1938-1946, Huvudböcker 1949-1952 samt Kassaböcker 1933 är alla inbundna, Passliggaren innehåller även foton. Serien 1920 års dossiersystem är indelat efter dossierbeteckningarna. B-avdelingens handlingar återfinns i P19. I arkivet finns handlingar på svenska, kinesiska och franska. Sveriges diplomatiska representaion i Kina har flyttat mellan olika städer vid ett flertal tillfällen. Handlingar som tillhör beskickningen i Shanghai och Sveriges beskickning i Kina (Nanking) återfinns i generalkonsulatets arkiv. Delar av generalkonsulatets handlingar har sammanförts med beskickningen i Pekings arkiv och återfinns där. arkivet är ordnat och förtecknat av Anna Frejd 2005.
Arkivbildarhistorik
Generalkonsulatet Shanghai Generalkonsulatet för Kina överfördes 1863 från Kanton. 1896 inlas också Hongkong (Victoria) under gk. 1870-1906 existerade parallellt ett lönat vicekonsulat i Shanghai. 1930 upphöjdes gk till beskickning över Kina vilken 1947 överfördes till Nanking. Det år 1996 återupprättade generalkonsulatet omfattar förutom staden provinserna Jiangsu, Anhui och Zhejang.
Handlingarna är i buntar eller kartonglagda och i folioformat med följande undantag: Inkommande diarier 1924-1955, Avgående diarier 1924-1955, Nationalitietsmatrikel 1941-1962, Expeditionsböcker 1944-1955, Kassajournaler 1948-1952 och B-avdelningens räkenskaper 1949-1952 som alla är inbunda och i storfolioformat. Passliggare 1938-1946, Huvudböcker 1949-1952 samt Kassaböcker 1933 är alla inbundna, Passliggaren innehåller även foton. Serien 1920 års dossiersystem är indelat efter dossierbeteckningarna. B-avdelingens handlingar återfinns i P19. I arkivet finns handlingar på svenska, kinesiska och franska. Sveriges diplomatiska representaion i Kina har flyttat mellan olika städer vid ett flertal tillfällen. Handlingar som tillhör beskickningen i Shanghai och Sveriges beskickning i Kina (Nanking) återfinns i generalkonsulatets arkiv. Delar av generalkonsulatets handlingar har sammanförts med beskickningen i Pekings arkiv och återfinns där. arkivet är ordnat och förtecknat av Anna Frejd 2005.