Sök i arkiven
Genvägar MENY

bild
Arkiv

Ämbetsarkivet 2015-2020-12-04

Stockholms stadsarkiv

Grunddata

ReferenskodSE/SSA/2088/03
Länk till postenhttps://sok.riksarkivet.se/arkiv/RvjJldp5XaQJfcraAubMu1
Omfång
17 Hyllmeter 
VillkorDelvis
VillkorsanmVissa handlingar i arkivet kan omfattas av sekretess. En sekretessprövning ska göras innan handlingarna kan lämnas ut.
ArkivinstitutionStockholms stadsarkiv (depå: Kungsklippan)
Arkivbildare/upphov
Kulturnämnden i Stockholm (Arkivbildare)
Kategori: Kommunal myndighet

Innehåll och historik

Innehåll
1. Inledning

Kulturnämnden är arkivmyndighet för stadens verksamheter och stadsarkivet dess förvaltningsorgan för arkiv- och informationsförvaltningsfrågor. Som landsarkiv ansvarar stadsarkivet även för arkivfrågor gentemot regionala och lokala statliga myndigheter i Stockholms län. Stadsarkivets ansvar och uppgifter är att säkerställa att viktig samhällsinformation bevaras för att kunna användas idag och i framtiden och därmed vårda den demokratiska rätten till insyn, rättssäkerhet och kunskapen om det förflutna genom:
- att hålla och göra arkivinformationen tillgänglig för allmänhet, forskare och andra användare.
- att vårda och förvara informationen så att den kan användas idag och i framtiden.
- att ge råd till och utöva tillsyn över stadens förvaltningar, bolag och stiftelser och därmed verka för att både en god offentlighetsstruktur och att lagstiftning inom arkivområdet efterlevs.

2. Samband mellan verksamhet och information

Arbetet med att hålla och göra arkivinformation tillgänglig för allmänhet tar sig bland annat uttryck i utställningar, visningar, föreläsningar och olika typer av publikationer. Utställningarna och föreläsningarna dokumenteras, och arkivexemplar av publikationer bevaras. I styrande dokument samt i minnesanteckningar och protokoll kan man följa de beslut som fattats gällande vilka teman och områden som särskilt skall lyftas fram ur arkiven. Vidare förs statistik, bland annat över förfrågningar från forskare och allmänhet. Förfrågningsärenden diarieförs och bevaras för kortare eller längre tid. Exempel på dessa förfrågningar är bland annat släktutredningar, socialtjänstärenden (i vissa fall maskade kopior efter att handläggare gjort en sekretessbedömning), servitut.

Inom uppdraget att vårda och förvara information så uppstår olika typer av leveranshandlingar och register. För varje leverans (analog så väl som digital) upprättas ett avtal eller en överenskommelse, och när materialet har tagits emot så förs det in i Stadsarkivets beståndsregister. Statistik över mottaget material förs även. Information om utrymmesplanering och lokalfrågor går att återfinna i protokoll och utredningar, som bevaras.

Att ge råd till och att utöva tillsyn över stadens verksamheter avsätter beslut, promemorior, vägledningar och utredningar. Inspektionsrapporter och föreläggande bevaras, och även inkomna gallringsutredningar och de gallringsbeslut stadsarkivet fattar.

Övrigt bevarandematerial som uppkommer i stadsarkivets verksamhet innefattar, utöver ekonomiska, personella och styrande handlingar, information kopplat till biblioteksverksamheten, ombyggnader av lokalen samt utredningar och projektrapporter från samverkans- och utvecklingsarbete. Även en del handlingar kopplade till drift och utveckling av stadsarkivets olika IT-verktyg bevaras, så som exempelvis information kring e-arkiv Stockholm och det stadsgemensamma ärende- och dokumenthanteringssystemet eDok.

3. Historik

Begreppet stadens arkiv ”Stadsens archivum” nämns i 1672 års instruktion för stadens styrelse, och avsåg kronans myndigheter och deras handlingar. 1753 års stadsbrand förstörde en stor del av det ordnings- och förteckningsarbete som genomförts, och mellan medeltiden och fram till stadsarkivets tillkomst 1930 finns ingen sammanhängande och lättillgänglig beskrivning av stadens arkiv. År 1929 tillkommer arkivnämnden och dess förvaltning, Stockholms stadsarkiv. Under den borglig majoritet 1998 avskaffades arkivnämnden, och den nya kulturnämnden fick i uppgift att utgöra arkivmyndighet i Stockholms kommun.

År 1993 fick stadsarkivet i uppdrag av regeringen att vara myndighet också för regionala och lokala statliga myndigheter i Stockholms län. Stadsarkivet blev således 1993 landsarkiv i Stockholms län. Uppdraget att bedriva tillsyn över regionala statliga myndigheter återgick 2014 till Riksarkivet. Uppdraget som landsarkiv är i övrigt oförändrat.


Organisationshistorik
Stadsarkivet 1930 hade ingen formell uppdelad organisation och omfattade endast 13 personer. Under åren har organisationen varit uppdelad i sektioner, avdelningar och enheter.

2009 genomfördes en omorganisation, och verksamheten delades in i två avdelningar och sammanlagt sju enheter. Avdelningen Omvärld och service med enheterna Läsesal och webb, Tillsyn och rådgivning, samt tre svarsenheter (A, B och C), och avdelningen Logistik och produktion, med Ta emot och bevara, samt Bearbeta och publicera. Utöver avdelningarna skapades en stab, inom vilken det fanns en IT-strateg, en strateg och en controller, och ett Utvecklingscentrum med en projektledare och en strateg.

2012 startade Uppdragsverksamheten, med samma syfte som den pooltjänst som infördes 1987. Inledningsvis hade man en arkivarie som på halvtid arbetade som konsult, men ganska snart förstärkte man med ytterligare en och en halv tjänst. 2014 anställdes två arkivarier på fasta tjänster för att arbeta heltid med uppdrag, och utöver detta arbetade ytterligare 3 personer på heltid, men på projektanställningar.

2013 bildades avdelningen Informationsförsörjning och utveckling från den tidigare tillsynsenheten. Till avdelningen fördes då personal som tidigare suttit i Staben och Utvecklingscentrum. De tidigare tre svarsenheterna ombildades till två.

2016 genomfördes en ny omorganisation som innebar att de två avdelningarna Omvärld och service samt Logistik och produktion togs bort. Avdelningen Informationsförsörjning och utveckling bytte namn till Informationsförsörjning. Enhetsnivån ersattes med avdelningar. Direkt under stadsarkivarien finns en utvecklingsstab samt Stora projekt. Utöver detta finns sex avdelningar: Informationsförsörjning, Logistik, Publicera, Arkivsvar och Publik- och kommunikation samt den sist tillkomna e-Dok som startade under 2017.

2019 genomfördes ytterligare en omorganisation i samband med genomförandet av ett processorienterat arbetssätt. I den nya organisationen har Stadsarkivets kärnprocesser, 13 st, fördelats på två avdelningar: Arkiv och informationsförsörjning samt Publik och publicering. Till detta finns två avdelningar som har en stödjande funktion: Ledningsstöd och Verksamhetsstöd.

Fastigheten
År 1943 invigdes det sju våningar djupa magasinet i Kungsklippan och den administrativa delen ovan jord uppfördes under åren 1958-1959. byggnadsfrågan hade då, på olika sätt, debatterats sedan 1902. Många olika lösningar hade presenterats under årens gång. En arkitekttävling som stadsplanenämnden i Stockholm arrangerade 1939–1940 vanns av Gunnar Asplund. Byggprojektet fick slutföras av arkitekten Sven Ivar Lind då Asplund dog 1940. En del av dessa tävlingsförslag förvaras i Stadsarkivets kart- och ritningsarkiv. Där förvaras även arbetsritningar för bygget av arkivet och senare tiders ombyggnationer.

Mycket av den ursprungliga konstnärliga utsmyckningen finns fortfarande kvar på samma plats till exempel en vävnad i läsesalen av Alf Munthe och utanför byggnaden står bronsstatyn Mimi - eller La petite baigneuse - av konstnären Gunnar Nilsson. Tyvärr har problemen med den ursprungliga kopparporten av Per-Erik Willö gjort att den inte längre är på sin ursprungliga plats. I dag är den uppsatt på väggen inne i kontorsdelen och fungerar som ett konstverk.

Stadsarkivets lokaler byggdes till med ett glashus och moderniserades 2004. Nybyggnaden ritades av Berghs arkitektkontor. Konstnären Björn Olsén har utformat alla nya konstnärliga utsmyckningar, bland annat det skulpturala verket Arkivhyllan. Magasinen moderniserades under 2006-2007 med helt nya hyllsystem. Under 2015 genomfördes större förändringar av de publika ytorna.

Övriga fastigheter
Depån uti i Frihamnen öppnade 1997 och var under en tid öppen för allmänheten med egen läsesalsverksamhet denna avvecklades i december 2007. Frihamnen blev efter det en depå utan fast stationerad personal. I väntan på att Liljeholmen blev klar hyrde Stadsarkivet mellan 2015-2019 även en depå i Bromma för mindre frekvent material. Flytten av arkivhandlingar till Stadsarkivet Liljeholmskajen startade i 4 februari 2019 och pågick till 27 maj. Läsesalen smygöppnade för allmänheten den 2 april men den officiella invigningen av kulturborgarrådet skedde den 10 juni. För allmänheten hölls en offentlig invigning lördagen den 7 september.

För ytterligare äldre historik, se under 2088/01.


5. Sökmedel

Diariet
En stor del av stadsarkivets handlingar återsöks genom Diabas. Det finns äldre diarieplaner samt en nuvarande registreringsplan. Av dessa framgår vilka typer av ärenden som har diarieförts. Från 2007 redovisas informationen enligt processorienterad informationsredovisning (PIR), och ärenden har registrerats efter en detaljerad version av stadsarkivets klassificeringsstruktur (KS). Vid årsskiftet 2014/2015 anpassades klassificeringsstrukturen efter det standardförslag som stadsarkivet tagit fram för stadens verksamheter gällande styrande och stödjande processer.

Arkivförteckning/Bevarandeförteckning
I arkivförteckningen kan man söka på handlingar på en övergripande nivå, d.v.s. där redovisas vilka typer av handlingar som finns, dock inte vilka enskilda handlingar. Här redovisas både diarieförda/registrerade handlingar och de bevarandehandlingar som inte registrerats. Stadsarkivet använder det statliga förteckningssystemet Arkis som är sökbart via NAD (Nationell Arkiv Databas).

För material fram till och med 2006 så förekommer en äldre arkivförteckning som förtecknats enligt allmänna arkivschemat, se SE/SSA/2088/01. Från och med 2007 förtecknas arkivet enligt processorienterad informationsredovisning (PIR) i enlighet med stadsarkivets klassificeringsstruktur, SE/SSA/2088/02. Denna redovisning gjordes om och en ny förteckning togs i bruk 2015, SE/SSA/2088/03. En översyn av vår PIR kommer att göras inför att Stadsarkivet går in i det nya ärendehanteringssystemet e-Dok. Detta kommer att ske under 2020.

e-arkiv Stockholm
I e-arkivet förvaras de digitala handlingar som levererats från stadens förvaltningar och bolag även Stadsarkivets digitala handlingar kommer att förvaras där. Alla handlingar i e-arkivet är förtecknade i Arkis.

Andra arkivbildares material
För återsökningar i det arkivmaterial från kommunal och statlig verksamhet som stadsarkivet har i uppdrag att förvara och tillgängliggöra finns ett antal olika register, så som exempelvis beståndsregistret. I detta register finns även uppgifter om de enskilda arkiv som Stadsarkivet förvarar via donation eller deposition.


7. Sekretess

Stockholms stadsarkivs handlingar är allmänna handlingar. Dessa är med ett fåtal undantag offentliga. Tillgängligheten i Stockholms stadsarkivs arkiv är i vissa fall inskränkt på grund av Offentlighets- och sekretesslagen. Sekretessprövning förekommer främst med hänsyn till skydd för allmänhetens ekonomiska intresse (OSL 19 kap.), till skydd för att förebygga eller beivra brott (OSL 18 kap), till skydd för uppgift om enskilds personliga förhållanden (OSL 21 kap.) eller till skydd för enskild i verksamhet som rör annan tillsyn, granskning, övervakning, m.m. (OSL 32 kap. 3§ OSL).
Stadsarkivets ämbetsarkiv -- 2088/01: (arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat: (1637-)1930-20 06(-2011); -- 2088/02: (processinriktad redovisning/PIR 2007-2014); -- 2088/03: (PIR) 2015-2020-12-04); --2088/04: (PIR 2020-12-07-).
Allmän anmärkningÄmbetsarkivet

Tillgänglighet

SekretessDelvis

Kontroll

Skapad2015-09-04 10:41:42
Senast ändrad2025-08-11 13:43:42