Arkiv

Utbildningsförvaltningen 1999-2013

Grunddata

Referenskod	SE/SSA/2940/01
Länk till posten	https://sok.riksarkivet.se/arkiv/mOXZmJQjgaQIlFQxJnQhM2
Villkor	Delvis
Villkorsanm	Tillgängligheten till Stockholms Utbildningsnämnds arkiv är i vissa fall inskränkt genom sekretessbestämmelser. Vissa handlingar omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009: 400). Serier som kan omfattas av sekretess är: A1c Personaldelegerades protokoll A2a MBL-protokoll med förhandlingsframställan/förhandlingsprotokoll A3c Diarieförda handlingar A3ea Handlingar rörande IT A3eb Bestånd av information i gemensamma skolsystem B10 Avtal och överenskommelser angående interkommunal ersättning D1i Yttrande och beslut om mottagande till gymnasie- och gymnasiesärskolan E1ab Elevakter, grund- och gymnasiesärskolan E1bba Barnhälsovårdsjournaler (BHV-journaler) E1bbb Skolhälsovårdsjournaler (SHV-journaler) E1bbc Ungdomsmottagningens journaler E1bbd Skolpsykiatriska journaler E1bbe Arbetsterapeutjournaler E1bbf Öronmottagningens handlingar E1be Behovsbedömningar, vuxenelever E1bfb Personalförteckningar E1bg Anmälan om lokal medicinsk avvikelse Observera att det förekommer ytterligare serier där informationen behöver prövas mot OSL och personuppgiftsklassning behöver bedömas innan utlämnande.
Arkivinstitution	Stockholms stadsarkiv (depå: Kungsklippan, Stockholms stadsarkivs digitala arkiv)

Innehåll och historik

Innehåll

ARKIVBESKRIVNING FÖR STOCKHOLMS UTBILDNINGSNÄMNDS ARKIV 1999–2013

Upprättad den 4 juni 2009, reviderad den 28 november 2011. Tillägg 2014 och den 27 november 2024.

Arkivbeskrivningen är upprättad enligt 6§ 2p Arkivlagen. Arkivbeskrivningen har till syfte att underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar.

Kort historik
Stockholms Utbildningsnämnd bildades 1999. Till nämndens föregångare hör:

• Stockholms Folkskoledirektion 1862–1958
• Stockholms Skoldirektion 1958–1981
• Stockholms Skolstyrelse 1982–1994
• Stockholms Grundskolestyrelse (GRUS) 1995–1996
• Stockholms Arbetsmarknads- och Utbildningsnämnd (ARUN) 1995–1998

När Stockholms skolstyrelse upphörde vid årsskiftet 1994/1995 bildades två nya nämnder, Stockholms grundskolestyrelse (GRUS) och Stockholms arbetsmarknads- och utbildningsnämnd (ARUN). Skolförvaltningen utgjorde en gemensam förvaltning för de båda nämnderna 1995–1996.

Arbetsmarknads- och utbildningsnämnden (ARUN) hade ansvaret för gymnasieskolan, svenska för invandrare (SFI) och den kommunala vuxenskolan. Grundskolestyrelsen svarade för frågor rörande det obligatoriska skolväsendet.

I samband med stadsdelsnämndreformen i januari 1997 upphörde Grundskolestyrelsen och Skolförvaltningen. Då bildades också ARUN:s nya förvaltning, Arbetsmarknads- och utbildningsförvaltningen (ARUF).

Genom beslut i kommunfullmäktige ändrades stadens organisation och arbetsmarknads- och utbildningsnämnden upphörde den 31 december 1998 och övergick till Stockholms utbildningsnämnd från och med 1 januari 1999.

Utbildningsnämnden och dess förvaltning fick då ansvaret för gymnasierna, vuxenundervisningen, skolhälsovården, interkommunala ersättningar samt ersättning till enskilt driven verksamhet.

En grundskoleavdelning fanns kvar till 2001 med uppdrag att utforma mål och riktlinjer för grundskolorna. Efter en omorganisation år 2002 inrättades i stället en utvärderingsavdelning med uppdrag att granska och följa upp samtliga skolformer. Några fler omorganisationer skedde fram till 2007. Den 1 juli 2007 flyttades ansvaret för stadens cirka 150 grundskolor över från stadsdelsnämnderna till utbildningsnämnden.

Utbildningsnämnden ansvarade under perioden 2007–2013 för grundskola, inklusive förskoleklass, obligatorisk särskola och skolbarnomsorg, gymnasieskola, gymnasiesärskola, komvuxutbildning, särvux.

Svenska för invandrare (SFI) flyttade den 1 januari 2009 över till socialtjänst- och arbetsmarknadsförvaltningen. Handlingarna rörande SFI till och med 2008 återfinns i Stockholms utbildningsnämnds arkiv.

Vuxenutbildningen övergick 2011 till den nybildade arbetsmarknadsförvaltningen. Här ingick också uppföljningen av det kommunala uppföljningsansvaret. Vuxenutbildningens handlingar till och med 2010 finns i Stockholms utbildningsnämnds arkiv.

S:t Örjans skolor tillhörde utbildningsnämnden som en resultatenhet under perioden 1999–2013. S:t Örjan stöttade stadens grundskolor med specialundervisning. Specialenheten s:t Örjan lades ned år 2013 och CSI (Centrala särskilda inriktningar) bildades för administration av särskilda undervisningsgrupper. S:t Örjans handlingar är arkiverade på Stockholms stadsarkiv som en egen arkivbildare.

Den första januari 2014 övergick Utbildningsnämnden till att redovisa sitt arkiv enligt en processorienterad informationsredovisningsmodell och en ny arkivbildning påbörjades.

Arkivansvarig

Arkivansvarig vid utbildningsförvaltningen har varit den som varit chef för den avdelning där centralarkivet har ingått. Sedan 2011 har det varit vid avdelningen för personal- och kompetensförsörjning.

För närmare upplysning om roller och arbetsuppgifter, se tidigare Arkivinstruktion för utbildningsnämnden (bilaga 1).

Stockholms Utbildningsförvaltning har haft tre utbildningsdirektörer under perioden 1999—2013: Anita Ferm var med från starten 1999 och avgick 2003 då Thomas Persson tillträdde som direktör. Han efterträddes 2013 av Anders Carstorp.

Verksamhet och organisation

Utbildningsnämndens verksamhet 1999—2013 reglerades utifrån bland annat kommunallagen (1991:900), skollagen (2010:800 tidigare 1985:1100) och skolförordningen.

Utbildningsnämnden fick ett nytt reglemente år 2011 eftersom skollagen ändrades. I reglementet framkom det att:
- Utbildningsnämnden fullgör kommunens uppgifter som huvudman inom skolväsende enligt skollagen eller annan författning för skolformerna förskoleklass grundskola, grundsärskola, gymnasieskola, och gymnasiesärskola. Utbildningsnämnden ansvarar också för fritidshem, vissa särskilda utbildningsformer och annan pedagogisk verksamhet enligt skollagen. (Ändrat reglemente för utbildningsnämnden, fullmäktiges protokoll den 28 november 2011, dnr 11-010-4765)

Utbildningsnämndens fullgjorde uppgifter som ålåg kommunen i förhållande till annan huvudman inom förskola, grundskola, grundsärskola, gymnasium och gymnasiesärskola.

Nämnden hade hand om all hantering av interkommunala ersättningar (elever som går i skola i annan kommun och elever från annan kommun som går i kommunal skola i Stockholms kommun). Hanteringen av verksamhetsstöd och skolpeng till enskilt driven förskola och fristående skola sköttes också av nämnden. Nämnden gav för stadens räkning yttranden till statens skolverk rörande fristående skolor.

Nämnden samverkade med stadsdelarna i gemensamma frågor för förskolor.

Utbildningsnämnden ansvarade för den stadsövergripande kvalitetsredovisningen, för inspektörsverksamheten samt för brukarundersökningar.

För fristående förskolor och pedagogisk omsorg omfattade utbildningsnämndens ansvar också tillståndsgivning, tillsyn samt hantering av anmälningar, synpunkter och klagomål.

Nämnden var vårdgivare för skolhälsovård och skolpsykologverksamhet. Nämnden ansvarade för insatser och tjänster inom elevhälsas område med särskilt fokus på elever i behov av särskilt stöd.

Utbildningsnämnden erbjöd dessutom modersmålsundervisning, stöd inom IT, media, bibliotek och stöd inom området kompensatoriska hjälpmedel.

Utbildningsförvaltningen utförde nämndens arbete. Förvaltningens huvuduppgift var att utforma mål och riktlinjer för verksamheterna samt fördela uppdrag och budgetmedel, svara för chefsförsörjning, personalutbildning, lokalförsörjning, IT samt svara för uppföljning och utvärdering.

Organisation efter SFI lämnat

SFI gick över till socialtjänst- och arbetsmarknadsförvaltningen 2009.
Utbildningsförvaltningens organisation hade därefter åtta avdelningar med åtta avdelningschefer som leddes av en utbildningsdirektör.

- Grundskoleavdelningen (Tillkom 2007-07-01) - ansvarade för förskoleklass, grundskola, obligatorisk särskola, skolbarnsomsorg inklusive S:t Örjans skolor. Även internationell samordning och lärarlyftet.

- Gymnasieavdelningen - ansvarade för gymnasieskola och gymnasiesärskola.

- Vuxenutbildningsavdelningen - ansvarade för vuxenutbildning inklusive komvux och särvux.

- Avdelningen för enskilt driven och fristående verksamhet - ansvarade för enskilt drivna och fristående verksamheter (verksamhetsstöd och skolpeng) inklusive interkommunala ersättningar samt tillsynsfunktionen för enskilt drivna förskolor. Avdelningen ansvarade även för beslut om mottagande i särskola.

- Uppdragsavdelningen – var en intäktsfinansierad avdelning med tjänster inom elevhälsa, Språkcentrum, Medioteket, biblioteksstöd skolstöd, psykologenhet.

- Kvalitets- och Ekonomiavdelningen - ansvarade för planering och uppföljning, ekonomistyrning, controllers, redovisning, upphandlings- och avknoppningsstöd och lokalhantering. Här låg också enheten för strategiskt utvecklingsstöd, enheten för inspektion och analys samt viss IT-verksamhet.

- Personalavdelningen - ansvarade för Personaladministrativt stöd, lönebildning och chefsrekrytering-utveckling.

- Administrativa avdelningen – ansvarade för IT-drift, information och kommunikation, arkiv, registratur, nämndadministration samt förvaltningsservice.

Tidigare organisationsbeskrivningar inom utbildningsförvaltningen återfinns
i nämndens arkiv, serie A8 Handlingar rörande nämndverksamhetens historik.

Utbildningsförvaltningens organisation från 2011

Utbildningsförvaltningens organisation bestod efter att vuxenutbildningen gått över till arbetsmarknadsförvaltningen och av sex avdelningar med sex chefer som leds av utbildningsdirektören. I utbildningsdirektörens stab ingår nämndsekreterare, kommunikationsfunktion samt internkontroll.

- Tillhandahållaravdelningen – ansvarade för planering och resursfördelning, uppföljning, forskning och utveckling (FoU), telefoni och IT. Avdelningen ansvarar även för samordning av förskola.

- Grundskoleavdelningen – ansvarade för förskoleklass, grundskola, grundsärskola, skolbarnsomsorg (inklusive S:t Örjans skolor).

- Gymnasieavdelningen – ansvarade för gymnasieskola, gymnasiesärskola och gymnasieslussen.

- Personalavdelningen – ansvarade för personaladministrativt (PA-)stöd, chefsfunktion, arkiv och registratur.

- Administrativa avdelningen – bestod av stab, ekonomienhet och lokalenhet.

- Uppdragsavdelningen – för stöd kring lärande och elevhälsa – var en intäktsfinansierad avdelning som sålde tjänster inom elevhälsa, modersmål, media, biblioteksstöd med mera.

Skolorna är egna arkivbildare. Stockholms stads skolors handlingar kan eftersökas på respektive skola eller på stadsarkivet om skolan är nedlagd. Vid skolorna arkiveras bland annat betyg, betygskataloger och nationella prov i svenska. Däremot skickades skolhälsovårdsjournalerna till centralarkivet för arkivering efter eleven hade slutat skolan.

Trots att skolorna är egna arkivbildare har arkivering av vissa handlingar skett centralt vid utbildningsnämndens arkiv. Det gäller främst olika typer av journaler förda vid elevhälsan och digitala handlingar i olika skolsystem.

Samband mellan verksamhet och viktigare handlingstyper

Trots att skolorna är egna arkivbildare har arkivering av vissa handlingar skett Utbildningsnämndens arkiv. Det gäller främst olika typer av journaler förda vid elevhälsan och digitala handlingar i olika skolsystem.

Bland arkivets viktigare handlingar är nämndhandlingar, diarieförda handlingar, handlingar rörande utbildning och undervisning, handlingar rörande arbetsmarknadsåtgärder samt handlingar rörande elevhälsa.

Arkivförteckningsplanen är godkänd av Stadsarkivet (Stadsarkivets diarienummer 53-7670/01, Utbildningsnämndens diarienummer 02-042/408). Varje huvudavdelning har en inre ordning som till viss del liknar allmänna arkivschemat.

A NÄMNDGEMENSAMMA HANDLINGAR
Till den centrala förvaltningens viktigare handlingar hör nämndens protokoll, samverkansprotokoll och diarieförda handlingar. Här finns också information från gemensamma skolsystem förtecknade.

B HANDLINGAR RÖRANDE FÖRVALTNINGSADMINISTRATION
Handlingar rörande personal, ekonomi och lokaler. Samtliga personalakter har överförts till utbildningsnämndens arkiv 2014–2022.

C HANDLINGAR RÖRANDE FÖRSKOLA OCH GRUNDSKOLA
Handlingar rörande administration och strategiska frågor för förskola och grundskola.

D HANDLINGAR RÖRANDE GYMNASIUM OCH VUXENUTBILDNING
Fortsättning från ARUN. Vuxenutbildning flyttade till arbetsmarknadsnämnden 2011. Här finns även handlingar från
SFI (fram till och med 2008) och språkcentrum.

E HANDLINGAR RÖRANDE STÖDFUNKTIONER
Här finns handlingar som rör uppdragsverksamhet och elevhälsa, såsom journaler inlevererade från skolorna. Samtliga särskolans elevakter och samtliga psykologjournaler har däremot överförts till arkivet för utbildningsnämnden 2014—2022.

JOURNALER
Till de viktigare handlingstyperna förutom protokoll och diarieförda handlingar är de olika journaler som har levererats från skolorna.

Skolhälsovårdsjournaler
Serien med skolhälsovårdsjournaler omfattar födelsåren från och med 1976 och framåt. Serien omfattas av sekretess enligt sekretesslagen, De digitala journalerna hanterades i journalsystemet Profdoc Medical Office (PMO) 2009–2022.

Journaler för elever födda från och med 1995 och framåt till och med 2003 tillhör arkivbildningen för utbildningsnämnden 2014–2022. Elever födda från 2004 och framåt ingår i arkivbildningen efter 2022-08-25.

Brytåren baseras på när eleverna mest troligt har gått ut nian.

Sekretesslagen SkrL (1980:100 7 kap. 9 § och offentlighets- och sekretesslagen, OSL (2009:400) 25 kap 1 §.

Barnhälsovårdsjournaler
Serien med barnhälsovårdsjournaler omfattar födelseåren 19761988 (1976, 1977, 1979 enbart datum 5, 15, 25, samt hela året 1978). Akterna har lämnats över från stadsarkivet och Stockholms skolstyrelsens arkiv till utbildningsnämnden genom ett beslut om överförande (Dnr SSA 53-1192/00).

Serien omfattas av sekretess enligt Sekretesslagen, SkrL (1980:100) 7 kap. 9 § och OSL (2009:400) 25 kap 1 §.

Ungdomsmottagningens journaler
Journaler från ungdomsmottagningens verksamhet för personer födda 19551995, journalerna är upprättade 1970-2005.

Digitala patientjournaler med bilagor, från systemet PMO, upprättade av Stockholms stads ungdomsmottagning (SKUM) är sedan tidigare (2022) levererade till stadsarkivet.

Serien omfattas av sekretess enligt SkrL (1980:100) 7 kap och OSL (2009:400) 25 kap 1 §.

Utbildningsförvaltningen har endast skolhälsovårdsjournaler för elever som under någon tid gått i kommunal skola i Stockholms kommun och barnhälsovårdsjournaler som är upprättade i Stockholms kommun.

Journalserierna innehåller handlingar från flera föregångare till utbildningsförvaltningen, till exempel journaler tillkomna på 1980-talet inom Stockholms skolstyrelses verksamhet mellan åren 1982–1994.

Följande serier har flyttats till nästa arkivbildningsperiod 2014–2022:
- Personalakter för medarbetare födda 1920–1953.
- Grund- och gymnasiesärskolans elevakter,
- Psykologjournaler för elever födda från 1945–2003.

Förvaring

Stockholms Utbildningsnämnds arkiv förvarades i förvaltningens arkivlokaler på Hantverkargatan 2F i Stockholm till och med januari 2025, då arkivet levererades till Stockholms stadsarkiv. Föregångare till utbildningsnämnden förvaras på Stockholms stadsarkiv.

Stockholms stads skolors arkiv kan eftersökas på respektive skola eller på stadsarkivet i de fall skolan har levererat arkiv dit.

Digital information om elever och deras kunskapsutveckling som har skapats under perioden 1999–2013 i Barn- och elevregister (Bosko och Hanna) samt elevdokumentation (Bosko, Skolwebben, Hanna, Fronter) har migrerats till verksamhetssystem i Skolplattformen, BER och Elevdokumentation.

Information som har lämnats till Stockholms stadsarkiv

Till Stockholms stadsarkiv har tidigare endast digitala handlingar levererats från utbildningsnämndens arkiv 1999–2013. Dessa handlingar är sökbara i e-arkiv Stockholm via Stockholms stadsarkivs hemsida. Fram till 2013 är handlingarna förtecknade enligt allmänna arkivschemat och den serie som tidigare levererats är A3eb Bestånd av information i gemensamma skolsystem (SE/SSA/2940/1)

- Elevdokumentation och registerfiler från system Bosko för grundskolan (2004—2013) finns mellanlagrad vid Stockholms stads e-arkiv. Utbildningsförvaltningen lämnar ut informationen.

- Elevdokumentation och handlingar rörande kunskapsutveckling vid grundskolan (2006 – 2013). Ur systemet Skolwebben.

- Elevdokumentation och registerfiler rörande gymnasieskolan, komvux och sfi (1992—2006). Ur system Hanna.

- Elevdokumentation från gymnasieskolan om elevers kunskapsutveckling (2010–2013). Ur skolsystemet Fronter.

- Digitala patientjournaler med bilagor, upprättade av Stockholms stads ungdomsmottagning (SKUM). 2014–2020. Från systemet PMO (SKUM).

Information som har hanterats i stadsgemensamma system till exempel Agresso, Lisa och jobb i stan återfinns i stadsledningskontorets arkivbildning i e arkivet.

Sökingångar i arkivet

Sökingångar till arkivmaterialet är i första hand arkivförteckning med arkivbeskrivning (A3d), diariet Diabas (A3b), dokumenthanteringsplaner (A3a) och verksamhetsberättelser (A1db).

I serien Bestånd av information i gemensamma skolsystem (A3eb) redovisas system som stöttade utbildningsnämndens kärnverksamheter. Stadsgemensamma system redovisas inom sina respektive verksamhetsområden och inte i en särskild serie.

Sekretess och personuppgifter

Tillgängligheten till Stockholms Utbildningsnämnds arkiv är i vissa fall inskränkt genom sekretessbestämmelser. Vissa handlingar omfattas av sekretess enligt sekretesslagen (1980:100) eller offentlighets- och sekretesslagen (2009: 400).

Registrering av handlingar som omfattas av sekretess skedde i utbildningsförvaltningens diarieföringssystem Diabas.

Journaler är undantagna från registreringsskyldigheten enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009: 400) 5 kap. 3 §.

Arkivets skolhälsovårdsjournaler omfattades av patientjournallagen (1985:562), ersatt av patientdatalagen (2008:355)

Personuppgiftsombud var utsedda med uppgift att bevaka att personuppgiftlagens (1998:204) regler efterlevdes.

Gallring

Utbildningsförvaltningen följde Stockholms Stadsarkivs riktlinjer till arkivregler för Stockholms stad (KFS 2007:26) och tillämpade stadsarkivets gallringsbeslut, samt ett lokalt fattat gallringsbeslut (dnr: 99-042/797). Diarieförda handlingar och journaler bevaras i sin helhet.

GALLRING HAR SKETT ENLIGT GALLRINGSBESLUT:
SSA 1997:7 Edit Emil
SSA 1997:8 Edit Emil
SSA 2008:13 gallringsbeslut för grundskolor
SSA 2003:13 (ändrad 2004:8) Handlingar i upphandlingsärenden
SSA 2006:34 Räkenskaper i ekonomisystemet Agresso
SSA 2006:35 Räkenskaper i ekonomisystemet Agresso (komplettering)
SSA 2007:12 Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse
SSA 2011:09 Löne- och personalhandlingar
SSA 2010:02 Uppgifter i Hanna-systemet med tillhörande pappershandlingar
SSA 2012:13 Information i verksamhetssystemet Fronter
SSA 2012:14 Information i verksamhetssystemet SSW
SSA 2013:09 Information hos skolhälsovården

Överlämnade av arkiv till annan myndighet

Arkivet för föregångarna till Stockholm stads utbildningsnämnd, Stockholms Skolstyrelse 1982–1994, Stockholms Grundskolestyrelse (GRUS) 1995–1996 (referensnummer i Nationell arkivdatabas, NAD, SE/SSA/0806), och Stockholms arbetsmarknads- och utbildningsnämnd (ARUN) 1995–1998 (ref SE/SSA/0806), har levererats till Stockholms stadsarkiv.

S:t Örjans handlingar är arkiverade på Stockholms stadsarkiv som egen arkivbildare (SE/SSA/2060).

Överlämnade av arkiv från annan myndighet

Barnhälsovårdsjournaler för barn födda 1976–1988 har överlåtits från Region Stockholm till utbildningsförvaltningen via stadsarkivet.

Utbildningsförvaltningens rätt till försäljning av personuppgifter

Utbildningsförvaltningen har ingen rätt till försäljning av personuppgifter.

Allmän anmärkning

Utbildningsförvaltningen i Stockholm, Stockholms stads utbildningsförvaltning, Utbildningsnämnden, Stockholms stads utbildningsnämnd

Tillgänglighet

Sekretess

Delvis

Kontroll

Skapad	2016-04-25 14:00:10
Senast ändrad	2025-04-08 15:29:50

Serier (5 st)

Referenskod	Titel
A	NÄMNDGEMENSAMMA HANDLINGAR
B	Handlingar rörande förvaltningsadministration
C	Handlingar rörande förskola och grundskola
D	Handlingar rörande gymnasieskola, vuxenutbildning
E	Handlingar rörande stödfunktioner