I de yngre beskicknings- och konsulatarkiven kan det finnas uppgifter som är skyddade av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). I de äldre delarna av dessa arkiv kan det dessutom finnas fuktskadade handlingar.
Beskickningsarkivet i Tokyo består av inbunda volymer i superfolioformat samt kartonglagda volymer i folioformat. En stor del av handlingarna är ordnade efter 1920 års dossiersystem. Arkivet har en stor B-avdelning som rör tiden mellan 1940-1953. Materialet är av dålig papperskvalitet och är bitvis mycket ömtåligt. Handlingarna är på engelska, japanska, franska samt tyska. Arkivet ordnades och förtecknades av Åsa Wallkvist och Terese Lundin 2005.
Arkivbildarhistorik
Beskickningen Tokyo Först efter Meji-restaurationen 1868 var det möjligt för västerländsk representation att stationeras i Japan. Initialt inrättades i Kobe (se Konsulatet Kobe) en svensk representation för hela Japan, vilken fram till 1905 ombesörjdes av Nederländerna. 1906 upprättades ett gk i Tokyo som övertog ansvaret för hela Japan från Kobe. Verksamheten upphörde temporärt efter Andra världskriget. 1949-1952 företräddes Sverige av L H Öhrvall och därefter av I Lagerfeldt i egenskapen av diplomatiska representanter. Fr o m 1957 har Sverige ambassad i Tokyo. Underställda konsulat är Kitakyushu, Kobe, Nagano och Nagoya.
Beskickningsarkivet i Tokyo består av inbunda volymer i superfolioformat samt kartonglagda volymer i folioformat. En stor del av handlingarna är ordnade efter 1920 års dossiersystem. Arkivet har en stor B-avdelning som rör tiden mellan 1940-1953. Materialet är av dålig papperskvalitet och är bitvis mycket ömtåligt. Handlingarna är på engelska, japanska, franska samt tyska. Arkivet ordnades och förtecknades av Åsa Wallkvist och Terese Lundin 2005.
B-avdelningen administrerar skyddsmaktsuppdragen. Skyddsmakt är en stat som tar på sig att skydda en annans stats intressen i ett tredje land, vanligen i fall då den andra staten inte har några diplomatiska förbindelser med det tredje landet eller tillfälligt dragit bort sin personal därifrån. Vid stora beskickningar och vid vissa konsulat organiserades lokala B-avdelningar med speciellt rekryterad, från Sverige, utsänd personal. Till ett skyddsmaktsuppdrag hör att överta och vårda uppdragsgivarens arkiv.