I de yngre beskicknings- och konsulatarkiven kan det finnas uppgifter som är skyddade av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). I de äldre delarna av dessa arkiv kan det dessutom finnas fuktskadade handlingar.
För historik om när och var de olika svenska konsulaten grundats runt om i världen och med vilken personal (konsuler, vicekonsuler mm) se vidare under Sökmedel.
De flesta av handlingarna från generalkonsulatet i Rio de Janeiro härstammar från tiden innan generalkonsulatet upprättades i samband med att ambassaden flyttade till Brasilia (1 juli 1972). Eftersom konsulatet självt har gjort denna uppdelning har handlingarna dock inte inordnats i arkivet för beskickningen i Rio de Janeiro.