I de yngre beskicknings- och konsulatarkiven kan det finnas uppgifter som är skyddade av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). I de äldre delarna av dessa arkiv kan det dessutom finnas fuktskadade handlingar.
Arkivet består till största del av bundna dossierer som förvaras i arkivkartong, genomgående i folioformat där inte annat anges. För upplysningar om avvikande format se serieanmärkningar. Intressant att veta kan vara att serie D7 utgör ett sökregister alfabetsikt ordnat efter sökord till de handlingar som ordnats efter 1920-års dossiersystem. Vilket också är det mest dominerande handlingsslaget i detta arkiv och återfinns i serie F1. Merparten av handlingarna ordnade efter 1920 års dossiersystem är de sk arvsmålen, dvs utredningar kring arv efter amerikaremigranter. Varje konsulat i Förenta Staterna handlade arvsmål från sitt eget konsulatsdistrikt men när ett konsulat drogs in så sändes de mål som ännu inte avslutats till GK New York för vidare handläggning. Därför bör mål som saknas i andra amerikanska konsulatsarkiv sökas i detta arkiv. Serie F2 innehåller konsulatets sjöfartsavdelnings arkiv för åren 1947-1971. Serie F3 innehåller SIS arkiv för perioden 1967-1986. SIS står för Swedish Information Services som hade till uppdrag att informera om och marknadsföra Sverige. I volym F3c:1 finns även ett register till SIS arkiv. Handlingarna är till stor del på engelska. Arkivet ordnades och förtecknades av Kerstin Wahlfort 2005.
Arkivbildarhistorik
Generalkonsulatet i New York Konsulatet i New York omfattade usrpungligen staterna New York och Connecticut men förenades med Generalkonsulatet för Amerikas Förenta stater som tidigare var placerat i Philadelphia (1822-1834) men flyttades till New York 1834. Enligt kreditivbrev 1850-05-25 omfattade generalkonsulatet hela unionen med undantag för Kalifornien. Genom kreditbrev 1858-06-15 flyttades emellertid beskickningen till Washington, se vidare denna ort. I samband med detta förordnades ett konsulat i New York som sedermera ombildas till generalkonsulat 1913. Konsulatet jämte de i San Francisco, Montreal, Chicago, Minneapolis och Houston är ett av de s k arvskonsulaten som handla stora mängder arvsmål. Juridiska rådgivare var knutna till dem och dessa besörjde bl a arvsmål.
Arkivet består till största del av bundna dossierer som förvaras i arkivkartong, genomgående i folioformat där inte annat anges. För upplysningar om avvikande format se serieanmärkningar. Intressant att veta kan vara att serie D7 utgör ett sökregister alfabetsikt ordnat efter sökord till de handlingar som ordnats efter 1920-års dossiersystem. Vilket också är det mest dominerande handlingsslaget i detta arkiv och återfinns i serie F1. Merparten av handlingarna ordnade efter 1920 års dossiersystem är de sk arvsmålen, dvs utredningar kring arv efter amerikaremigranter. Varje konsulat i Förenta Staterna handlade arvsmål från sitt eget konsulatsdistrikt men när ett konsulat drogs in så sändes de mål som ännu inte avslutats till GK New York för vidare handläggning. Därför bör mål som saknas i andra amerikanska konsulatsarkiv sökas i detta arkiv. Serie F2 innehåller konsulatets sjöfartsavdelnings arkiv för åren 1947-1971. Serie F3 innehåller SIS arkiv för perioden 1967-1986. SIS står för Swedish Information Services som hade till uppdrag att informera om och marknadsföra Sverige. I volym F3c:1 finns även ett register till SIS arkiv. Handlingarna är till stor del på engelska. Arkivet ordnades och förtecknades av Kerstin Wahlfort 2005.
Usprunligen i alfabetsik ordning men nu i viss oordning, se volymanmärkning. Kortregistret utgör en sökingång till 1920 års dossiersystem med sökorden i alfabetisk ordning.
Vid forskning i UD-material som är uppställt enligt 1920-års dossierplan är det ett stöd att känna till huvudgruppernas uttolkning; A- Arkivet; H-Handelsavdelningen; HP- Handelspolittiska avdelningen; I-Pressbyråns ärenden; P-Personal- och administrativa avdelningen; R-Rättsavdelningen. Huvudgrupperna har sedan en underordnad målindelning där versalerna A för Allmänt, B för internationella avtal, C för internationella institutioner samt D för skandinaviska avtal eller gemensam skandinavisk lagstiftning utgör inledningen till den så kallade normallistan - NL som dessutom innehåller en omfattande uppdelning av världens länder. För närmare upplysning se dossierplan för den aktuella tidsperioden, då dessa har ändrats över tid så att nya mål har tillkommit och andra strukits. Dossierplaner av olika årgångar är tillgängliga via www länkar från respektive arkiv, se under rubriken hänvisningar.