Sök i arkiven
Genvägar MENY

bild
Arkiv

Verket för förvaltningsutveckling VERVA


Grunddata

ReferenskodSE/RA/420742
Länk till postenhttps://sok.riksarkivet.se/arkiv/ZEbxzktZBIRIR2lOijWuM5
ExtraID420742
Omfång
17,9 Hyllmeter  (-)
Datering
2006 – 2008  (Tidsomfång)
ArkivinstitutionRiksarkivet i Stockholm/Täby (depå: Arninge, Riksarkivets digitala arkiv)
Arkivbildare/upphov
Verket för förvaltningsutveckling (Arkivbildare)
Alternativa namn: VERVA

Innehåll och historik

Innehåll
Bakgrund
Verva, Verket för förvaltningsutveckling, bildades den 1 januari 2006 med syftet att främja utvecklingsarbetet i statsförvaltningen och användningen av informationsteknik i offentlig förvaltning. Då fördes verksamhet från Statskontoret, (KKR) Statens kvalitets- och kompetensråd) och Regeringskansliet över till den nya myndigheten.

I regeringens budgetproposition för 2009 som lades fram den 22 september 2008, framgick att Verva skulle avvecklas. Delar av Vervas verksamhet togs över av Statskontoret, Kammarkollegiet och ett nyinrättat Kompetensråd för utveckling i staten (KRUS). En operativ e-delegation inrättades för att genomföra regeringens handlingsplan för e-förvaltning.

Uppdrag
I enlighet med regeringens instruktion SFS:828 hade Verva i uppdrag att:

1. samordna myndigheternas IT-arbete i syfte att utveckla den elektroniska förvaltningen och säkra en hög effektivitet och god hushållning i statens samlade verksamhet,
2. säkerställa att myndigheterna har tillgång till en ändamålsenlig infrastruktur när det gäller standarder och liknande krav som ska vara gemensamma för elektroniskt informationsutbyte,
3. följa och analysera kompetensförsörjningen i statsförvaltningen,
4. stödja och utveckla arbetet med den strategiska kompetensförsörjningen och verksamhetsutvecklingen i statsförvaltningen,
5. utforma eller erbjuda utbildningar för enskilda myndigheter,
6. följa upp och analysera förvaltningsutvecklingen nationellt och internationellt och ha ett beställaransvar för statistik som beskriver den offentliga sektorns utveckling,
7. ansvara för utveckling av rättsinformation samt fullgöra de uppgifter som framgår av rättsinformationsförordningen (1999:175),
8. svara för samordnad upphandling för offentlig förvaltning inom området informationsteknik, verka för bästa möjliga villkor för anskaffning och användning av informationsteknik inom offentlig sektor och se till att den offentliga förvaltningen använder gemensamma funktioner och lösningar samt beakta intresset av innovationer och teknikneutrala lösningar, och
9. samråda med Riksarkivet i den utsträckning det behövs med hänsyn till Riksarkivets uppgifter enligt arkivlagen (1990:782).

Enligt instruktionen 3 § ska myndigheten, när det är relevant, beakta kvinnors och mäns villkor i sitt utvärderings- och analysarbete. Myndigheten ska också enligt 4 § skapa förutsättningar för samverkan mellan statliga myndigheter, mellan stat och kommun och mellan statliga myndigheter och näringsliv. Vidare ska myndigheten verka för informations- och erfarenhetsutbyte inom sitt verksamhetsområde. Myndigheten ska samverka med Statskontoret och Ekonomistyrningsverket i syfte att säkerställa en effektiv och ändamålsenlig statsförvaltning.

Övrigt styrande dokument:
Regeringens regleringsbrev (för 2008 Regeringsbeslut nr 15)

Verksamhet
I huvudsak hade Verket för förvaltningsutveckling till uppgift att bistå regeringen med det underlag regeringen behöver för att utveckla en effektiv och ändamålsenlig statsförvaltning. Myndigheten leddes av en myndighetschef. Vid myndigheten fanns ett insynsråd som bestod av högst åtta ledamöter. Verksamheten var under generaldirektören organiserad i fem enheter och en informationsstab.

Analysenheten följde upp och analyserade nationell och internationell förvaltningsutveckling, utformade föreskrifter samt samordnade myndighetens internationella arbete och arbetet med omvärldsbevakning.

Utvecklingsstödsenheten utvecklade strategier och metoder med mera för en fortsatt utveckling av den elektroniska förvaltningen.

Kompetensstödsenheten ansvarade för att utveckla arbetet med statsförvaltningens strategiska kompetensförsörjning samt erbjöd utbildningar eller andra former av stöd.

IT-upphandlingsenheten utformade villkor för att ge offentlig förvaltning tillgång till kostnadseffektiv IT både för sin verksamhet och till stöd för verksamhetsutveckling som öppnar för innovationer och teknikneutrala lösningar.

Administrativa enheten ledde och samordnade Vervas styrning och stöd när det gäller ekonomi, personal, IT, intendentur, intern upphandling, juridik samt dokument- och ärendehantering. Enheten utförde också uppgifter av samordnings- eller utredningskaraktär.

Informationsstaben ansvarade för Vervas interna och externa kommunikation. Arbetet handlade både om att göra kärnverksamheten begriplig och åtkomlig för mottagarna men också om att bidra till effektiva arbetsmetoder.

Arkiv
Arkivbildaren Verva saknade under 2006-2008 såväl arkivförteckning som en enhetlig struktur för arkivering av både pappersdokument och elektroniska ärenden. Eftersom skanning av pappershandlingar samt utskrifter av skannade handlingar inte skedde konsekvent, är det inte möjligt att pappersutskrifter alltid finns av digitala dokument. Under en viss period önskade man dessutom övergå till elektronisk lagring i diariet W3D3, utan att skriva ut ärenden på papper. Resultatet är ett splittrat arkiv, där vissa ärenden, eller dokument i ärenden enbart finns elektroniskt.

Vid verksamhetsövergångarna till andra myndigheter har de ärenden som vid årsskiftet 2008/2009 varit aktuella för övergång kopierats. De enda handlingar som varit föremål för införlivande i annan arkivbildares arkiv, det vill säga där handläggarna fortsatt att arbeta i materialet är följande ärenden:

Dnr 2008/150 Kvinnor till ledande befattningar - Uppdrag att leda och samordna ett program för kvinnors karriärutveckling i staten (Verva projektkod 612106). Enheten Kompetensstöd inom Verva. Övertas av KRUS, Kompetensrådet för utveckling i staten.

Dnr 2007/67, IT-upphandlingens upphandling IT-konsulter 2008 (serie F 6AK Vervas arkiv). Övriga upphandlingsserier i Vervas arkiv utlånas till Kammarkollegiet.

Arkivbildning
Myndigheten saknade vid tidpunkten för avvecklingen en arkivförteckning. Eftersom diarieföringen skedde i en löpnummerserie, bröts denna i och med att arkivförteckningsstrukturen skapades. Då skedde en indelning av verksamheten efter de huvudsakliga verksamhetsområdena. Diarieföring skedde enligt de enheter som angavs i diariet (enligt 2008):

10 Generaldirektör 20 Administration 30 Informationsstaben 40 Analys och uppföljning 50 Utvecklingsstöd 60 Kompetensstöd 70 IT-upphandlingar

Arkivförteckningen bygger i stort på denna indelning av de diarieförda handlingarna. Dock har vissa serier tillkommit, vilket innebär att exempelvis remisser återfinns i serien Verksamhetsstyrning, även om handlingarna diarieförts på avdelning 40 Analys och uppföljning. Exempel på tillagda serier:

Serie F 1 Verksamhetsstyrning innehåller remisser, interna föreskrifter och styrdokument, handlingar rörande avvecklingen av Verva etc.
Serie F 2 Uppdrag från regeringen innehåller regeringsbeslut gällande Vervas uppdrag, i vissa fall tillhörande rapport från Verva samt övriga handlingar gällande respektive uppdrag.

Publikationer/webben verva.se
Vervas tryckta publikationer är systematiskt arkiverade enbart i pdf-format och återsöks via webben verva.se. De har inte säkrats genom pappersutskrift i diariet. I vissa fall, såsom vid rapportering till regeringen (se serie F 2 Uppdrag från regeringen), har de diarieförts. Den kompletta serien publikationer av rapporter, vägledningar och föreskrifter återfinns dock på verva.se, i mappen publikationer, se följande kategorisering (antal inom parentes):

Föreskrifter (2 st.):
VERVAFS 2007:1 ”Vervas föreskrifter om statliga myndigheters elektroniska fakturor” samt
VERVAFS 2007:2 ”Vervas föreskrift om statliga myndigheters arbete med säkert elektroniskt informationsutbyte”.

Vägledningar (9 st.):
Exempelvis ”Vägledningen 24-timmarswebben: effektivare och bättre service på webbplatser i offentlig sektor” VERVA 2006:4.

Rapporter (2006: 17 st., 2007: 28 st., 2008: 17 st.).
Exempelvis ”Förstudie elektronisk identifiering” VERVAR 2007:16.

Eftersom ingen gallring gjorts av pdf-filer på verva.se, återfinns i mappen ”innan Verva” även rapporter från verksamheter vars handlingar överfördes till Verva, gällande 24-timmarsdelegationen, e-nämnden, KKR samt Statskontoret.

Upphandlingar
Verva övertog vid bildandet handläggningen av upphandlingar vars ramavtal förvaras på Statskontoret. I de fall ramavtalen finns på Statskontoret och Verva förvaltade ramavtalen anges detta i seriens kommentarfält.

Vid arkivläggning av upphandlingsärenden från Verva har varje upphandling tilldelats en egen serie. På så sätt hålls de olika delarna (i huvudsak de som skapar inkomna anbudshandlingar, ramavtal och förvaltning av ramavtal) samman per upphandling. Upphandlingarna anges i kronologisk följd med upphandlingens namn samt diarienummer. Inom Verva användes ett diarienummer för upphandlingen och ett förvaltningsnummer för de handlingar som tillkom efter det att upphandlingen avslutats (vilket sker vid underskrift av ramavtal). Detta för att undvika att ärenden förblir öppna under flera års tid. I vissa fall, främst de upphandlingar där delar av upphandlingarna förvaras på Statskontoret, kan dock upphandlingens diarienummer vara detsamma som förvaltningsnumret. Detta anges i så fall i serieanmärkningen.

Vid arkivläggningen införlivades en serie där överprövningar fortfarande pågick i Kammarkollegiets arkiv, serie F 6AK.

Serierna F 6AA-F 6AJ, F 6AL-F 6AM och F 6B utlånades till Kammarkollegiet, då dessa ansågs vara nödvändiga under en period för handläggarnas fortsatta arbete inom Kammarkollegiet.

Sekretess
Absolut sekretess i upphandlingsärenden gäller för uppgifter som rör anbud från det att upphandlingsförfarande påbörjats, till dess alla anbud offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud tagits eller ärendet slutförts genom att upphandlingen avbryts (6 kap 2 § sekretesslagen). När beslut om leverantör och anbud tagits hävs den absoluta sekretessen inom upphandlingen. Ibland kan det dock vara aktuellt att uppgifter hemlighålls till skydd för myndigheten (6 kap 2 § sekretesslagen) eller extern anbudsgivare (8 kap 10 § sekretesslagen).

De upphandlingar som ingår i Vervas arkiv är samtliga avslutade eftersom ramavtal tecknats med respektive leverantör. De omfattas därmed inte av sekretess enligt 6 kap 2 § sekretesslagen.

En del av materialet i serie F 9A, volym F 9A:5, innehåller uppgifter som omfattas av sekretess enligt SekrL 7:11 gällande uppgift om anställdas hälsotillstånd eller uppgifter om omplacering eller pensionering.

Sökvägar
Verva använde diarieföringssystemet W3D3 (Formpipe systemleverantör). Diarieföring gjordes under ett fåtal ärendekategorier och handlingarna förvarades i en serie. Vid arkivering av diarieförda handlingar skedde uppdelning av ärenden utifrån ämneskategori, i enlighet med nuvarande arkivförteckning. Dock är handlingar arkiverade i diarienummerordning i respektive serie, vilket samtidigt möjliggör återsökning via diariet W3D3.

Kontroll

Skapad2009-04-03 14:05:04
Senast ändrad2016-08-03 10:30:35