Sök i arkiven
Genvägar MENY

Torsdagen den 15 maj, klockan 11.00–11.30 och 16.30–22.00, pågår underhållsarbete på webbplatsen. Sökning, bildvisning och andra funktioner påverkas.
Efter en systemuppdatering saknas viss funktionalitet i bildvisaren. Vi arbetar med att åtgärda problemet så fort som möjligt.
bild
Arkiv

Rådet till skydd för Stockholms skönhet


Grunddata

ReferenskodSE/SSA/1311
Länk till postenhttps://sok.riksarkivet.se/arkiv/jjf6tryaNIPB58C9SKu1Y4
ArkivinstitutionStockholms stadsarkiv

Innehåll och historik

Innehåll
Arkivbeskrivning för Rådet till skydd för Stockholms skönhet

Rådet till skydd för Stockholms skönhet (Skönhetsrådet) bildades 1919 och har som huvudsakliga uppgift att som remissorgan bistå stadens myndigheter och förvaltningar med råd vad gäller Stockholms stads natur-, kultur- och skönhetsvärden. Rådet har dessutom möjlighet att utan uppmaning lämna yttranden i samma ärenden. Rådet fungerar även som förmedlare mellan privatpersoner och myndigheter i dessa typer av frågor och mottager därför även skrivelser från enskilda personer.

Sedan 1997 är Skönhetsrådet som fristående förvaltning knutet till Stadsledningskontoret, även ansvarigt för tilldelningen av Skönhetsrådets budget. I övrigt gäller för Skönhetsrådets funktioner att administrering och utbetalning av fakturor och löner sköts av Serviceförvaltningen, nätverksdrift och support är utlagt på Volvo IT samt att Skönhetsrådet erhåller visst administrativt bistånd av Stadsledningskontorets administrativa avdelning.

Vid Skönhetsrådets kansli finns tre anställda: kanslichefen, tillika rådets sekreterare samt två biträdande sekreterare/handläggare.

Arkivansvar
Skönhetsrådet har det fulla ansvaret för sin arkivvård. Vid arkivets överlämnande till Stadsarkivet 2012 var arkivansvarig chefen för kansliavdelningen. För den direkta verksamhetsansvaret hade en tjänsteman vid kansliet utsetts. För den dagliga skötseln och arkivfunktionen hanterades arkivet av de vid arkivet anställda tjänstemännen, registrering och diarieföring sköttes i huvudsak av en och samma person.

Författningar som styr verksamheten
Reglemente för rådet till skydd för Stockholms skönhet, Kfs 2006:23, arkivlagen samt stadens arkivregler.

Aktuella sekretessregler
Inga inskränkningar i tillgängligheten förekommer.

Gallringsföreskrifter
För Skönhetsrådet arkiv har värderingen gjorts att handlingar tillhörande kärnverksamheten inte ska gallras. Föreskrifter som gäller verksamheten i övrigt är kommunens överbegripande gallringsbeslut samt ett 1997.12.10 upprättat lokalt gallringsbeslut.

Gallring av offentlig handling sköts av ansvarig tjänsteman i samband med arkivering och gäller dubbletter, överex eller för ärendets beredning ovidkommande material som bilagts akten som arbetsmaterial. Sekretessbelagt remissmaterial återsänds till avsändaren efter ärendets handläggning.

Arkivlokaler och sökingångar
Handlingar och protokoll, inkommande och utgående skrivelser samt handlingar ordnade efter ämnen mellan åren 1919- 1995 har levererats till Stadsarkivet, Kungsklippan. För material från 1996 och framåt återfinns materialet i Skönhetsrådets arkiv. Undantaget är serien F6 som avslutades år 1996 och levererats i sin helhet till Stadsarkivet.

Skönhetsrådets arkiv är beläget i lokaler inom kvarteret, Hantverkargatan 3A kv. Diarier, register och innevarande års handlingar förvaras i arkivskåp i kanslilokalerna på Hantverkargatan 3L. Arkivingång är arkivförteckningen som förvaras i original i arkivskåp och kopia i ansvarig tjänstemans rum. Sökingång till handlingarna är ADB-systemet Apollon eller utskrivna diarier (se nedan).

Diarieföring
Skönhetsrådets inkomna och utgående handlingar finns t.o.m. mars 1991 med kortregister som sökväg.
Inkomna och utgående handlingar har sedan mars 1991 diarieförts i ADB-systemet Afrodite vilket sedan 1999 integrerats med diarieföringsprogrammet Apollon (Accessbaserad databas på
O:\APPS\ACCAPPS\APPLIC\Apollon, inloggning krävs.) Apollon har i viss mån kompletterats med uppgifter (ärendenamn och diarienummer) ur kortregistret för åren 1927-1991 för att göra systemet mer sökbart. Systembackup och serverdrift sköts av Volvo IT enligt av staden avtalade regler och gallras inte, ansvarig enhet är Stadsledningskontorets administrativa avdelning.

Ärenden diarieförs topografiskt genom kvartersnamn eller i ämnesgrupper och söks i register via objektsnamn, ärendetyp eller diarienummer i det årligen utskrivna diariet eller genom sökfunktionen i diarieföringsprogrammet. Varje diariefört ärende ges diarienummer i kronologisk ordning och förvaras t.o.m. 1995.12.31 i kapslar sorterat efter mötesdatum (uppgiften erhålls via register till diariet) och fr.o.m. 1996.01.01 i diarienummerordning.

Diarieföring görs av kanslipersonalen i anslutning till postöppnandet vilket sker dagligen och utan dröjsmål.

Protokoll
Rådets sammanträdesprotokoll binds t.o.m. 1995.12.31 in tillsammans med föredragningslistor och utgående skrivelser. Fr.o.m. 1996.01.01 binds endast protokoll och föredragningslistor in. Två typer av protokoll existerar, från ordinarie plenarsammanträde och från delegationssammanträden.

Protokollförare utses av Skönhetsrådet. Protokollet justeras och anslås enligt reglementet.

Handlingar
Rådets inkomna skrivelser och handlingar är t.o.m. 1995.12.31 sorterade efter mötesordning, och efter detta datum i diarienummerordning. Utgående tjänsteintyg och inkomna anställningsansökningar förvaras i egen serie. Ur rådets handlingar finns en utredningsserie utbruten, förtecknad i egen avslutad serie. Ur rådets handlingar finns även en ritningsserie utbruten, förtecknad i egen avslutade serie.
Skönhetsrådet har även i sin ägo en samling negativ och fotografier vilka förtecknats och levereras till Stadsarkivet i egen serie.

Klipparkiv, bibliotek etc
Till Skönhetsrådets bibliotek hör förutom böcker även pressklipp innehållande artiklar ur dagspressen sorterat i pärmar efter intresseområden - serien avser tiden 1917-2004. Accessdatabas med register över rådets bibliotek finns under namnet Ämneregister2003 med sökingång K:\SKONHET\AVD_GEM\access, registret finns också utskrivet på papper och återfinns i arkivskåp. Sekreterarens ej diarieförda korrespondens fram till år 2003 förvaras i märkt arkivkartong, serien är avslutad. Kopior på fakturor, datalistor, lönelistor, anställningsbevis, verksamhetsberättelser o dyl. förvaras i pärmar fram till gallring.

Stockholm 2012. 10.12
Rådets till skydd för Stockholms skönhet kansli

Tillgänglighet

SekretessNej

Kontroll

Senast ändrad2019-08-30 11:11:38