Arkiv

Verket för förvaltningsutveckling VERVA

Grunddata

Referenskod

SE/RA/420742

Länk till posten

https://sok.riksarkivet.se/arkiv/ZEbxzktZBIRIR2lOijWuM5

ExtraID

420742

Omfång

17,9 Hyllmeter (-)

Datering

2006

–

2008

(Tidsomfång)

Arkivinstitution

Riksarkivet i Stockholm/Täby (depå: Arninge, Riksarkivets digitala arkiv)

Arkivbildare/upphov

Verket för förvaltningsutveckling

Alternativa namn: VERVA

Innehåll

Inledning (äldre form)

Bakgrund
Verva, Verket för förvaltningsutveckling, bildades den 1 januari 2006 med syftet att främja utvecklingsarbetet i statsförvaltningen och användningen av informationsteknik i offentlig förvaltning. Då fördes verksamhet från Statskontoret, (KKR) Statens kvalitets- och kompetensråd) och Regeringskansliet över till den nya myndigheten.

I regeringens budgetproposition för 2009 som lades fram den 22 september 2008, framgick att Verva skulle avvecklas. Delar av Vervas verksamhet togs över av Statskontoret, Kammarkollegiet och ett nyinrättat Kompetensråd för utveckling i staten (KRUS). En operativ e-delegation inrättades för att genomföra regeringens handlingsplan för e-förvaltning.

Uppdrag
I enlighet med regeringens instruktion SFS:828 hade Verva i uppdrag att:

1. samordna myndigheternas IT-arbete i syfte att utveckla den elektroniska förvaltningen och säkra en hög effektivitet och god hushållning i statens samlade verksamhet,
2. säkerställa att myndigheterna har tillgång till en ändamålsenlig infrastruktur när det gäller standarder och liknande krav som ska vara gemensamma för elektroniskt informationsutbyte,
3. följa och analysera kompetensförsörjningen i statsförvaltningen,
4. stödja och utveckla arbetet med den strategiska kompetensförsörjningen och verksamhetsutvecklingen i statsförvaltningen,
5. utforma eller erbjuda utbildningar för enskilda myndigheter,
6. följa upp och analysera förvaltningsutvecklingen nationellt och internationellt och ha ett beställaransvar för statistik som beskriver den offentliga sektorns utveckling,
7. ansvara för utveckling av rättsinformation samt fullgöra de uppgifter som framgår av rättsinformationsförordningen (1999:175),
8. svara för samordnad upphandling för offentlig förvaltning inom området informationsteknik, verka för bästa möjliga villkor för anskaffning och användning av informationsteknik inom offentlig sektor och se till att den offentliga förvaltningen använder gemensamma funktioner och lösningar samt beakta intresset av innovationer och teknikneutrala lösningar, och
9. samråda med Riksarkivet i den utsträckning det behövs med hänsyn till Riksarkivets uppgifter enligt arkivlagen (1990:782).

Enligt instruktionen 3 § ska myndigheten, när det är relevant, beakta kvinnors och mäns villkor i sitt utvärderings- och analysarbete. Myndigheten ska också enligt 4 § skapa förutsättningar för samverkan mellan statliga myndigheter, mellan stat och kommun och mellan statliga myndigheter och näringsliv. Vidare ska myndigheten verka för informations- och erfarenhetsutbyte inom sitt verksamhetsområde. Myndigheten ska samverka med Statskontoret och Ekonomistyrningsverket i syfte att säkerställa en effektiv och ändamålsenlig statsförvaltning.

Övrigt styrande dokument:
Regeringens regleringsbrev (för 2008 Regeringsbeslut nr 15)

Verksamhet
I huvudsak hade Verket för förvaltningsutveckling till uppgift att bistå regeringen med det underlag regeringen behöver för att utveckla en effektiv och ändamålsenlig statsförvaltning. Myndigheten leddes av en myndighetschef. Vid myndigheten fanns ett insynsråd som bestod av högst åtta ledamöter. Verksamheten var under generaldirektören organiserad i fem enheter och en informationsstab.

Analysenheten följde upp och analyserade nationell och internationell förvaltningsutveckling, utformade föreskrifter samt samordnade myndighetens internationella arbete och arbetet med omvärldsbevakning.

Utvecklingsstödsenheten utvecklade strategier och metoder med mera för en fortsatt utveckling av den elektroniska förvaltningen.

Kompetensstödsenheten ansvarade för att utveckla arbetet med statsförvaltningens strategiska kompetensförsörjning samt erbjöd utbildningar eller andra former av stöd.

IT-upphandlingsenheten utformade villkor för att ge offentlig förvaltning tillgång till kostnadseffektiv IT både för sin verksamhet och till stöd för verksamhetsutveckling som öppnar för innovationer och teknikneutrala lösningar.

Administrativa enheten ledde och samordnade Vervas styrning och stöd när det gäller ekonomi, personal, IT, intendentur, intern upphandling, juridik samt dokument- och ärendehantering. Enheten utförde också uppgifter av samordnings- eller utredningskaraktär.

Informationsstaben ansvarade för Vervas interna och externa kommunikation. Arbetet handlade både om att göra kärnverksamheten begriplig och åtkomlig för mottagarna men också om att bidra till effektiva arbetsmetoder.

Arkiv
Arkivbildaren Verva saknade under 2006-2008 såväl arkivförteckning som en enhetlig struktur för arkivering av både pappersdokument och elektroniska ärenden. Eftersom skanning av pappershandlingar samt utskrifter av skannade handlingar inte skedde konsekvent, är det inte möjligt att pappersutskrifter alltid finns av digitala dokument. Under en viss period önskade man dessutom övergå till elektronisk lagring i diariet W3D3, utan att skriva ut ärenden på papper. Resultatet är ett splittrat arkiv, där vissa ärenden, eller dokument i ärenden enbart finns elektroniskt.

Vid verksamhetsövergångarna till andra myndigheter har de ärenden som vid årsskiftet 2008/2009 varit aktuella för övergång kopierats. De enda handlingar som varit föremål för införlivande i annan arkivbildares arkiv, det vill säga där handläggarna fortsatt att arbeta i materialet är följande ärenden:

Dnr 2008/150 Kvinnor till ledande befattningar - Uppdrag att leda och samordna ett program för kvinnors karriärutveckling i staten (Verva projektkod 612106). Enheten Kompetensstöd inom Verva. Övertas av KRUS, Kompetensrådet för utveckling i staten.

Dnr 2007/67, IT-upphandlingens upphandling IT-konsulter 2008 (serie F 6AK Vervas arkiv). Övriga upphandlingsserier i Vervas arkiv utlånas till Kammarkollegiet.

Arkivbildning
Myndigheten saknade vid tidpunkten för avvecklingen en arkivförteckning. Eftersom diarieföringen skedde i en löpnummerserie, bröts denna i och med att arkivförteckningsstrukturen skapades. Då skedde en indelning av verksamheten efter de huvudsakliga verksamhetsområdena. Diarieföring skedde enligt de enheter som angavs i diariet (enligt 2008):

10 Generaldirektör 20 Administration 30 Informationsstaben 40 Analys och uppföljning 50 Utvecklingsstöd 60 Kompetensstöd 70 IT-upphandlingar

Arkivförteckningen bygger i stort på denna indelning av de diarieförda handlingarna. Dock har vissa serier tillkommit, vilket innebär att exempelvis remisser återfinns i serien Verksamhetsstyrning, även om handlingarna diarieförts på avdelning 40 Analys och uppföljning. Exempel på tillagda serier:

Serie F 1 Verksamhetsstyrning innehåller remisser, interna föreskrifter och styrdokument, handlingar rörande avvecklingen av Verva etc.
Serie F 2 Uppdrag från regeringen innehåller regeringsbeslut gällande Vervas uppdrag, i vissa fall tillhörande rapport från Verva samt övriga handlingar gällande respektive uppdrag.

Publikationer/webben verva.se
Vervas tryckta publikationer är systematiskt arkiverade enbart i pdf-format och återsöks via webben verva.se. De har inte säkrats genom pappersutskrift i diariet. I vissa fall, såsom vid rapportering till regeringen (se serie F 2 Uppdrag från regeringen), har de diarieförts. Den kompletta serien publikationer av rapporter, vägledningar och föreskrifter återfinns dock på verva.se, i mappen publikationer, se följande kategorisering (antal inom parentes):

Föreskrifter (2 st.):
VERVAFS 2007:1 ”Vervas föreskrifter om statliga myndigheters elektroniska fakturor” samt
VERVAFS 2007:2 ”Vervas föreskrift om statliga myndigheters arbete med säkert elektroniskt informationsutbyte”.

Vägledningar (9 st.):
Exempelvis ”Vägledningen 24-timmarswebben: effektivare och bättre service på webbplatser i offentlig sektor” VERVA 2006:4.

Rapporter (2006: 17 st., 2007: 28 st., 2008: 17 st.).
Exempelvis ”Förstudie elektronisk identifiering” VERVAR 2007:16.

Eftersom ingen gallring gjorts av pdf-filer på verva.se, återfinns i mappen ”innan Verva” även rapporter från verksamheter vars handlingar överfördes till Verva, gällande 24-timmarsdelegationen, e-nämnden, KKR samt Statskontoret.

Upphandlingar
Verva övertog vid bildandet handläggningen av upphandlingar vars ramavtal förvaras på Statskontoret. I de fall ramavtalen finns på Statskontoret och Verva förvaltade ramavtalen anges detta i seriens kommentarfält.

Vid arkivläggning av upphandlingsärenden från Verva har varje upphandling tilldelats en egen serie. På så sätt hålls de olika delarna (i huvudsak de som skapar inkomna anbudshandlingar, ramavtal och förvaltning av ramavtal) samman per upphandling. Upphandlingarna anges i kronologisk följd med upphandlingens namn samt diarienummer. Inom Verva användes ett diarienummer för upphandlingen och ett förvaltningsnummer för de handlingar som tillkom efter det att upphandlingen avslutats (vilket sker vid underskrift av ramavtal). Detta för att undvika att ärenden förblir öppna under flera års tid. I vissa fall, främst de upphandlingar där delar av upphandlingarna förvaras på Statskontoret, kan dock upphandlingens diarienummer vara detsamma som förvaltningsnumret. Detta anges i så fall i serieanmärkningen.

Vid arkivläggningen införlivades en serie där överprövningar fortfarande pågick i Kammarkollegiets arkiv, serie F 6AK.

Serierna F 6AA-F 6AJ, F 6AL-F 6AM och F 6B utlånades till Kammarkollegiet, då dessa ansågs vara nödvändiga under en period för handläggarnas fortsatta arbete inom Kammarkollegiet.

Sekretess
Absolut sekretess i upphandlingsärenden gäller för uppgifter som rör anbud från det att upphandlingsförfarande påbörjats, till dess alla anbud offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud tagits eller ärendet slutförts genom att upphandlingen avbryts (6 kap 2 § sekretesslagen). När beslut om leverantör och anbud tagits hävs den absoluta sekretessen inom upphandlingen. Ibland kan det dock vara aktuellt att uppgifter hemlighålls till skydd för myndigheten (6 kap 2 § sekretesslagen) eller extern anbudsgivare (8 kap 10 § sekretesslagen).

De upphandlingar som ingår i Vervas arkiv är samtliga avslutade eftersom ramavtal tecknats med respektive leverantör. De omfattas därmed inte av sekretess enligt 6 kap 2 § sekretesslagen.

En del av materialet i serie F 9A, volym F 9A:5, innehåller uppgifter som omfattas av sekretess enligt SekrL 7:11 gällande uppgift om anställdas hälsotillstånd eller uppgifter om omplacering eller pensionering.

Sökvägar
Verva använde diarieföringssystemet W3D3 (Formpipe systemleverantör). Diarieföring gjordes under ett fåtal ärendekategorier och handlingarna förvarades i en serie. Vid arkivering av diarieförda handlingar skedde uppdelning av ärenden utifrån ämneskategori, i enlighet med nuvarande arkivförteckning. Dock är handlingar arkiverade i diarienummerordning i respektive serie, vilket samtidigt möjliggör återsökning via diariet W3D3.

Kontroll

Skapad	2009-04-03 14:05:04
Senast ändrad	2016-08-03 10:30:35

Serier (42 st)

Referenskod	Titel	Anmärkning
A	Protokoll		Läsesal
A 1	Ledningsgruppens protokoll	Serien i arkivbox. Protokoll från ledningsgruppens möten. Ledningsgruppen var rådgivande till generaldirektören och bestod av generaldirektören, administrativa chefen, informationschefen, enhetscheferna och verkscontrollern. Protokoll från Vervas råd har ej påträffats eller diarieförts. Häri även arkivförteckning, Serie D 1.
B	Upprättade handlingar		Läsesal
B 1	Årsredovisningar och revisionsberättelser	Serien i arkivboxar. Serien innehåller årsredovisningar och revisionsberättelser samt underlag till årsredovisning, och tryckta verksamhetsberättelser (år 2008 trycktes aldrig).
B 2	Informationsmaterial	Serien finns enbart digitalt i form av samtliga rapporter och föreskrifter som publicerats på webbsidan verva.se (gäller samtliga av Vervas publikationer). Tid: 2006-2008.	Läsesal
B 3	Webbsidan Verva.se	Webbsidan levererades till Riksarkivet i och med avvecklingen av Verva. Se arkivbeskrivningen för ytterligare information om publicerat material. Tid: 2006-2008.	Läsesal
C	Diarier		Läsesal
C 1	Uttag ur W3D3	Arkivuttag ur Vervas diarium W3D3. Diarieföring i W3D3 har skett utifrån enhetsbeteckning, men någon arkivläggning gjordes aldrig. Ärenden förvarades enbart i kronologisk diarienummerföljd. Vid nedläggningen av Verva skapades en arkivstruktur som till viss del följde Vervas indelning av enheter. Tid: 2006-2008.
D	Register		Läsesal
D 1	Arkivförteckning	Vervas arkivförteckning, upprättad av BRA arkivkonsult. Serien ingår i A 1, Ledningsgruppens protokoll, volym 1. Tid: 2009.	Läsesal
E	Inkommande handlingar		Läsesal
E 1	Frågor från allmänheten	Serien i arkivbox. Serien innehåller inkomna frågor från allmänheten gällande Vervas verksamhet.
E 2	Tjänsteansökningar	Serien i arkivbox. Innehåller ansökningar till tjänster vid Verva.
F	Ämnesordnade handlingar		Läsesal
F 1	Handlingar rörande verksamhetsstyrning	Serien i arkivboxar. Serien innehåller Vervas remissvar och interna styrdokument såsom inriktningsdirektiv, verksamhetsplan, arbetsordning, etc. Exempel på ärenden rörande avvecklingen av Verva: Dnr 2008/209, 2008/234, 2008/237, 2008/238, 2008/245, 2008/247.
F 2	Uppdrag från regeringen	Serien i arkivboxar. Innehåller regeringsuppdrag till Verva samt i de flesta fall tillhörande rapporter och underlag till rapporter. Vid saknad rapport hänvisas till publikationer på hemsidan verva.se (se även Informationsmaterial, serie B 2).
F 3	Handlingar rörande administration och ekonomi	Serien i arkivboxar. Innehåller handlingar relaterade till Vervas administration och ekonomi, såsom IT-strategi, budgetarbete, konsultstöd, myndighetens anställda, upphandlingar av administrativa tjänster (Vervas upphandling av grafiska tjänster Dnr 2006/325), etc.
F 4	Handlingar rörande Analys och uppföljning	Serien i arkivboxar. Serien innehåller handlingar gällande analysenhetens arbete med och uppföljning av den elektroniska förvaltningen. Häri ingår ärenden gällande Samverkansgrupper för myndigheter/kommuner/näringsliv (t.ex. Dnr 2006/351, 2006/399, 2007/54), Vervas subventionering av e-ID-tjänster (Dnr 2006/454 samt 2008/8), EU-projekt elektronisk identifiering STORK (Dnr 2007/234), bakgrund till föreskrift om informationssäkerhet (Dnr 2007/199) etc.
F 5	Handlingar rörande Informationsstaben	Serien i arkivboxar. Serien innehåller konsultavtal, modell för intressentanalys (Dnr 2007/29), etc.
F 6	Handlingar rörande IT-upphandlingar		Läsesal
F 6A	IT-upphandlingar		Läsesal
F 6AA	Upphandling av Skrivare, kopiatorer, tjänster Dnr 2006/11	Serien i arkivboxar. Volym 2-8 innehåller anbud från respektive anbudsgivare. Volym 9-10 innehåller ramavtal. Förvaltningens diarienummer är detsamma som upphandlingens (2006/11).
F 6AB	Upphandling av Nätverksprodukter och tjänster Dnr 2006/12	Serien i arkivboxar. Volym 3-8 innehåller anbud från respektive anbudsgivare. Volym 9-10 innehåller ramavtal. Förvaltningens diarienummer är detsamma som upphandlingens (2006/12).
F 6AC	Upphandling av TEDA 2005 Dnr 2006/32/54/55/72/73	Serien i arkivboxar. Ramavtalen till upphandlingen TEDA 2005 ingår i Statskontorets arkiv (se dnr nedan). I Vervas arkivförteckning finns tilläggsavtal, förvaltning av ramavtal och kvartalsredovisningar. Förvaltningens diarienummer är detsamma som upphandlingens.
F 6AD	Upphandling av IT-konsulter 2004 Dnr 2006/69	Serien i arkivboxar. Ramavtalen till upphandlingen IT-konsulter 2004 ingår i Statskontorets arkiv, Dnr 2003/400-3. I Vervas arkivförteckning finns tilläggsavtal, förvaltning av ramavtal och kvartalsredovisningar. Förvaltningens diarienummer är detsamma som upphandlingens (2006/69).
F 6AE	Upphandling av Programvaror och tjänster Dnr 2006/71	Serien i arkivboxar. Ramavtalen till upphandlingen ingår i Statskontorets arkiv, Dnr 2003/382-3. I Vervas arkivförteckning finns tilläggsavtal, förvaltning av ramavtal och kvartalsredovisningar. Förvaltningens diarienummer är detsamma som upphandlingens (2006/71).
F 6AF	Upphandling av Informationsförsörjning 2005 Dnr 2006/75	Serien i arkivboxar. Ramavtalen till upphandlingen Informationsförsörjning 2005 ingår i Statskontorets arkiv (Dnr 2004/100-3). I Vervas arkivförteckning finns tilläggsavtal, förvaltning av ramavtal och kvartalsredovisningar. Förvaltningens diarienummer är detsamma som upphandlingens (2006/75).
F 6AG	Upphandling av EiD-tjänster 2004 Dnr 2006/76	Serien i arkivboxar. Ramavtalen till upphandlingen EiD-tjänster 2004 ingår i Statskontorets arkiv, Dnr 2003/435-3. I Vervas arkivförteckning finns tilläggsavtal, förvaltning av ramavtal och kvartalsredovisningar. Förvaltningens diarienummer är detsamma som upphandlingens (2006/76).
F 6AH	Upphandling av Infratjänst Dnr 2006/77	Serien i arkivbox. Ramavtalen till upphandlingen Infratjänst ingår i Statskontorets arkiv, Dnr 2002/396-3. I Vervas arkivförteckning finns tilläggsavtal, förvaltning av ramavtal och kvartalsredovisningar. Förvaltningens diarienummer är detsamma som upphandlingens (2006/77).
F 6AI	Upphandling av Programvaror och tjänster Dnr 2006/455	Serien i arkivboxar. Volym 2-20 innehåller anbud från respektive anbudsgivare. Volym 21-22 innehåller ramavtal. Förvaltningens diarienummer är 2007/247.
F 6AJ	Upphandling av Servrar, lagring och produktnära tjänster Dnr 2007/59	Serien i arkivboxar. Förvaltningens diarienummer är 2007/247. Volym 5-12 innehåller anbudsansökan och anbud. Volym 13-14 innehåller ramavtal.
F 6AK	Upphandling av IT-konsulter 2008 Dnr 2007/67	Serien i arkivboxar. Förvaltningens diarienummer är 2007/247. Volym 1-14 innehåller anbud från respektive anbudsgivare. Volym 15-17 innehåller ramavtal.
F 6AL	Upphandling av PC, bildskärmar och tjänster Dnr 2007/250	Serien i arkivboxar. Volym 1-9 innehåller anbudsansökan och anbud från respektive anbudsgivare. Volym 10-11 innehåller ramavtal. Förvaltningens diarienummer är 2008/171.
F 6AM	Upphandling av Tjänster för elektronisk identifiering Dnr 2007/256	Serien i arkivboxar. Volym 2 innehåller anbudsansökan och anbud. Volym 3 innehåller ramavtal. Förvaltningens diarienummer är 2008/171.
F 6B	Allmänt gällande IT-upphandlingar	Serien i arkivboxar. Serien innehåller diarieförda handlingar gällande IT-upphandlingar såsom konsultavtal, förstudier, övriga administrativa handlingar såsom utvecklingsprojekt etc.
F 7	Handlingar rörande Kompetensstöd		Läsesal
F 7A	Ansökningshandlingar gällande utbytestjänstgöring	Serien i arkivboxar. Innehåller ansökningshandlingar inkomna till Verva, CV för sökande, korrespondens etc.
F 7B	Allmänt gällande kompetensstöd i statsförvaltningen	Serien i arkivboxar. Innehåller allmänna handlingar gällande kompetensstöd i staten såsom konsultavtal, avtal mellan länder gällande utbytestjänstgöring, samarbeten med lärosäten, avrop och upphandling gällande chefsutveckling (ärenden övertagna från KKR, t.ex. Dnr 2006/81, 2006/96), handlingar gällande www.förvaltningskunskap.nu (Dnr 2006/117, Dnr 2006/423) etc.
F 8	Handlingar rörande Utvecklingsstöd	Serien i arkivboxar. Innehåller handlingar som uppkommit inom enhetens verksamhet, exempelvis konsultavtal och handlingar gällande förvaltning av 24-timmarswebben (Dnr 2006/220, 2007/86), portalen Sverige.se (Dnr 2006/266, 2007/146, 2007/300), samt rättsinformationssystemet (Dnr 2006/348) etc.
F 9	Personal		Läsesal
F 9A	Personalakter	Serien i arkivboxar.
F 9B	Lönelistor	Serien i arkivboxar. Utskrifter från ekonomi- och lönesystemet Agresso. Utbetald lön redovisas månadsvis i Lönebekräftelselista.

Success! You have made an order!

An error ocurred!