Arkiv

Östermalmsskolan

Basic data

Reference code	SE/SSA/0322/02
Link to archive record	https://sok.riksarkivet.se/arkiv/fYc25MpEQ4ocGVIhdfAi41
Archive institution	Stockholms stadsarkiv (depå: Kungsklippan)

Content and Biographical History

Archival history

Arkivbeskrivning för Östermalmsskolan
(1992 - 2013)

Arkivbeskrivningen är upprättad enligt 6§ 2p Arkivlagen. Arkivbeskrivningen har till syfte att underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar.
Inledning
Från 2014 övergick Stockholms stad och Utbildningsförvaltningen till ett nytt sätt att redovisa information genom processorienterad informationsredovisning (PIR).
Under våren 2022 slutförtecknades Östermalmsskolans arkiv (1992-2013) enligt det allmänna arkivschemat. En arkivförteckning och en arkivbeskrivning har upprättats i samband med arkivets slutförtecknande.

Arkiveringen och dokumenthanteringen har i perioder varit bristfällig på skolan, därav kan det finnas luckor i beståndet. Vid slutförteckningen av Östermalmsskolans arkiv har handlingstyper som borde ha påträffats inte hittas.

Se arkivredovisningen för en fullständig redovisning av vilka handlingar som ingår i arkivet. Arkivredovisningen finns i arkivets serie D2 Arkivredovisning.
För information om Östermalmsskolan efter 2013, se Östermalmsskolans arkiv (2014 - ).
Kort historik
Östermalmsskolan började att byggas 1937 efter ritningar av arkitekt David Dahl. Byggnaden på Banérgatan 38-40 uppfördes för den privata skolan Lyceum för flickor 1937-1938 och blev sedan kommunaliserad.
Östermalms kommunala flickskola bildades den 1 juli 1939 genom en sammanslagning och kommunalisering av de före detta privata skolorna Anna Sandströms skola, Margaretaskolan och Lyceum för flickor.
Grundskolans högstadium inrättades successivt vid Östermalms kommunala flickskola med början av höstterminen 1966. När flickskolan upphörde den 30 juni 1968 överfördes högstadiet till det nybildade Östermalmsskolans rektorsområde som fortsatte verksamheten i flickskolans lokaler.
Rektorsområdet inrättades höstterminen 1968 efter att Östermalms kommunala flickskola hade upphört. I rektorsområdet ingick: Östermalmsskolan (1968/1969-1972/1973) och annexskolorna: Rinkebyskolan (1970/1971-1972/1973), Knutbyskolan (1970/1971-1972/1973), Kvarnbyskolan (1970/1971-1972/1973) och Bredbyskolan (1970/1971-1972/1973).
Östermalmsskolans rektorsområde upphörde efter läsåret 1972/1973. Östermalmsskolans låg- och mellanstadium överfördes till Hedvig Eleonora rektorsområde och högstadiet till Gärdets rektorsområde.
Från och med höstterminen 1974 ingick Östermalmsskolan i Gärdets rektorsområde där Gärdesskolan var huvudskola. Östermalmsskolan blev en egen skolenhet från och med 1992.

Östermalmsskolan bedrev under 1990-talet till 2010-talet en montessoriinspirerad undervisning. Montessorispåret hade en förskola med heldagsomsorg för barn från cirka tre års ålder samt undervisning till skolår fem. Montessoriskolan var en integrerad del av Östermalmsskolan.

Sedan Utbildningsnämnden bildades har ett antal omorganisationer skett. Den mest omfattande gjordes 1 juli 2007, då ansvaret för stadens cirka 150 grundskolor flyttades över från stadsdelsnämnderna till Utbildningsförvaltningen.

Östermalmsskolans organisatoriska tillhörighet har sett ut enligt följande:
- Privata skolan, Lyceum för flickor 1937-1938
- Östermalmsskolans första läsår 1939/1940
- Östermalms kommunala flickskola 1939-1968
Arkivet bevaras på Stockholms stadsarkiv med referensnummer SE/SSA/0797G
- Ingick i Östermalmsskolans rektorsområde1968-1973
Arkivet bevaras på Stockholms stadsarkiv med referensnummer SE/SSA/0322
- Ingick i Hedvig Eleonora rektorsområde 1973-1974
Arkivet bevaras på Stockholms stadsarkiv med referensnummer SE/SSA/0782A
- Ingick i Gärdets rektorsområde 1974-1991
Arkivet bevaras på Gärdesskolan Banérgatan 56
- Egen skolenhet 1992
- Tillhörde Östermalms stadsdelsnämnd 1997-2007
- Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad 2007
- Östermalmsskolans arkiv 1992-2013 slutförtecknades 2022 på grund av att Stockholms stad och Utbildningsförvaltningen 2014 övergick till processorienterad informationsredovisning (PIR)
- Östermalmsskolans arkiv (2014 - )
Arkivet bevaras på skolan
Verksamhet
Östermalmsskolan är en kommunal grundskola i Stockholms innerstad. Skolan bedriver undervisning för förskoleklass till årskurs 6 samt fritidshem.

För mer information om skolans verksamhet och organisation, se arkivets serie B1 Handlingsprogram och planer.
Viktiga handlingstyper
Nedan listas viktiga handlingstyper från olika delar av Östermalmsskolans verksamhet. Handlingarna är ett urval. Se arkivförteckningen för en fullständig redovisning av arkivets handlingstyper.

Administration: A1 Personalmötesprotokoll
A2 Arbetsplatsträffsprotokoll (APT)
A3 Samverkansprotokoll (SVG)
B1 Handlingsprogram och planer
F1 Diarieförda handlingar

Betygssättning: D1a Betygskataloger med bilagor

Elevvård: F2 Elevakter

Elevregistrering: B5 Skolans kataloger
D1b Elevkort
D1c Klasslistor
Förvaring
Östermalmsskolans arkiv förvarades, innan leverans till Stockholms stadsarkiv, i en ej godkänd arkivlokal i skolans källare.

Skolsköterskan på Östermalmsskolan förvarade skolhälsovårdsjournaler för elever som var inskrivna på skolan. Skolhälsovårdsjournaler för elever födda från och med 1976 förvaras i Utbildningsförvaltningens centralarkiv.

Skolpsykologen förvarade skolpsykologjournaler för elever som var inskrivna på skolan. Skolpsykologjournaler på elever som har slutat på skolan skickas till centralarkivet efter avslutad skolgång.

Personalakter på anställda förvaras på Utbildningsförvaltningens personalavdelning. Personalakter för anställda som avslutat sin tjänst inom Stockholms stad förvaras i Utbildningsförvaltningens centralarkiv. För anställda som avslutade sin tjänstgöring inom Stockholms stad 1996 eller tidigare förvaras akterna på Stockholms stadsarkiv.
Sökingångar i arkivet
Arkivförteckningen tillsammans med dokumenthanteringsplanerna samt skolans diarium är de främsta sökingångarna till arkivet.
Övriga handlingar som kan användas som sökingångar i arkivet är olika typer av protokoll. Protokoll förtecknas under huvudavdelning A i arkivförteckningen. Andra sökingångar är till exempel stadens gemensamma digitala verksamhetssystem som Skolplattformen.
Sekretess
Sekretess förekommer, även om de flesta handlingarna i skolans arkiv är offentliga. Se arkivförteckningen för en fullständig redovisning av vilka handlingar som omfattas av sekretess. Offentlighets- och sekretesslagen har använts i arkivredovisningen och har förkortats OSL.

Användbara paragrafer i Offentlighets- och sekretesslagen är 23 kap. 1-4 § (sekretess till skydd för enskild i utbildningsverksamhet m.m.).

Serier som kan vara föremål för sekretess är bland andra:
• D1c Klasslistor
• F2 Elevakter
Gallring
Skolan följde hanteringsanvisningar och dokumenthanteringsplaner som utfärdades av
Utbildningsförvaltningen för Stockholms stads skolor. De gallringsbeslut och hanteringsanvisningar som använts finns bevarade i arkivets serie D2 Arkivredovisning.
Arkivansvar
Arkivansvarig för skolorna och den centrala förvaltningen är avdelningschefen på den avdelning som utbildningsförvaltningens arkiv ligger under. Varje skola/skolenhet är dock egna arkivbildare med verksamhetsansvar för sina egna arkiv.
Verksamhetsansvaret för skolornas arkiv och dokumenthantering ligger på respektive skolas rektor.

Arkivbeskrivning upprättad mars 2022
Arkivarie
Anna Wiklund

General note

ÖVERIGA HANDLINGAR

Control

Created	07/09/2022 12:36:57
Amended	12/09/2022 10:26:25

Serier (7 st)

Reference code	Title	Note
A		PROTOKOLL OCH MINNESANTIECKNINGAR
B		UPPRÄTADE HANDLINGAR
C		Diarier
D		REGISTER OCH SYSTEM
E		INKOMNA/UTGÅNDE HANDLINGAR
F	ÄMENSORDNADE HANDLINGAR
Ö	Övriga handlingar