bild
Arkiv

Utrikesdepartementet Protokollet

Utrikesdepartementet med föregångare

Grunddata

ReferenskodSE/RA/221/2212.14
Omfång
7 Hyllmeter 
141 Volymer 
Datering
18641962(Tidsomfång)
Sökmedel
Arkivförteckning (godkänd): SF band, F-exp/band
ArkivinstitutionRiksarkivet (depå: Marieberg)
Arkivbildare/upphov
Utrikesdepartementet (1840)
Alternativa namn: UD
Kategori: Statlig myndighet. Kungl. Maj:ts kansli / Regeringskansliet

Innehåll

Inledning (äldre form)Historik

I internationellt diplomatiskt språkbruk betyder ordet 'protokoll' en samling regler för uppförande vid statliga ceremonier och i diplomatiskt umgänge, och det används också för att beteckna den avdelning inom ett lands utrikesdepartement som handlägger etikettsärenden.

Den enhet inom UD som numera benämns protokollet har en administrativt invecklad förhistoria. Namnet införde 1941, ehuru till en början endast inofficiellt, som beteckning på den ena av personalavdelningens två byråer, tidigare kallad ceremonibyrån. Ceremonibyrån i sin tur hade i 1928 års omorganisation efterträtt byrån för utländska studieresor, passärenden m.m, vilken formellt hade inrättats i samband med 1919 års stora omorganisation men som i själva verket hade rötter som gick långt tillbaka i tiden. Enligt 1906 års instruktion hörde ärenden rörande kungahuset, audienser, ceremoniel, främmande beskicknignar och konsuler till den odelade personal- och räkenskapsavdelningen, vars förste sekreterare hade att sörja för utskriften av pass. Arkivets äldsta serie, passkoncepten, varom mera nedan, börjar redan 1864. Men man kan gå längre tillbaka i tiden än så. Vill man se ceremonimästarens befattning som ursprunget till protokollet, får man åtminstone söka sig tillbaka till 1719. I den kansliordning som utfärdades det året ingår nämligen följande föreskrift: "ÖfwerCeremonimästarens ämbete wid Cancelliet är, att taga ordres af Presidenten, när främmande Ministrer skola tillåtas audience, wederbörande underrätta om sättet uti emottagandet med hwad mera som des Instruction widare utwisar." Kansliordningen från året därpå innehåller tillägget att ceremonimästaren skulle föra journal över vad som hände vid audienserna, och 1801 åläggs han dessutom att ledsaga sändebuden till och från de högt uppsatta personerna,.

År 1952 bröts protokollet ut ur personalavdelningen och det har sedan dess utgjort en egen enhet inom departementet.

Protokollets ärenden

I 1919 års instruktion tilldelas byrån för utländska studieresor, passärenden m.m. omfattande arbetsuppgifter. Byrån skulle nämligen handlägga

"ärenden rörande det kungliga huset, utländska furstehus och statschefer, skrivelser sub titulo Majestatis, förteckning å titulaturer, ärenden rörande diplomaters och konsulers privilegier, personal vid främmande beskickningar och konsulat, audienser, ceremoniel, utmärkelsetecken och belöningar, rekommendationer, svenska föreningar i utlandet, jubileer och festligheter, konferenser, kongresser och utställningar, för så vitt de ej tillhöra politiska och handelspolitiska eller speciella handelsavdelningens handläggning, militära och icke militära studier och anställningar, vetenskapliga expeditioner och arbeten, andra frågor rörande vetenskap, konst, undervisning, kyrkor och missioner, pristävlingar, böter, utskylder, kurirpost, pass och viseringar."
SFS 1919:643

Med vissa mindre variationer kvarstår samma formuleringar i 1928 års instruktion. I den ändrade versionen 1939 har den mycket viktiga förändringen inträffat att viseringar överförts till rättsavdelningar, men i övrigt är skillnaderna ringa. I 1964 års instruktion däremot har protokollets uppgifter minskat betydligt i antal:

"Inom protokollet handläggas ärenden som röra det kungliga huset, utländska statschefer, statsbesök eller andra officiella besök, diplomaters och konsulers privilegier och rättsliga ställning, främmande beskickningar och konsulat eller deras personal samt audienser, ceremoniel, ordnar, utmärkelsetecken och belöningar."
SFS 1964:901

Enhetens arbete skildras i en artikel som en ständig balansgång för att inte såra människors känslor (SvD 6/9 1983). "Här hos oss vimlar det av ärenden som rör folks fåfänga," säger dåvarande chefen för protokollet Jan af Sillén i intervjun.

De av protokollets uppgifter som återspeglas i arkivet är sådana som rör audienser, ceremoniel, ordnar, personalen vid främmande beskickningar och konsulat samt framför allt pass och viseringar. Det är på pass- och viseringsområdet som arkivet kan erbjuda material av stort forskningsintresse.

Svenska pass utställda av UD

När skyldigheten för resande att vara försedd med pass upphävdes den 21 september 1860, skedde detta med hänvisning till Sveriges dåvarande yttre och inre trygghet. Det tidigare passtvånget hade gällt såväl vid inresa till riket som vid resa mellan orter inom landet och vid utresa. Även efter 1860 kunde det emellertid vara nödvändigt eller önskvärt för den som skulle bege sig utrikes att vara försedd med pass. Vanliga medborgare bosatta i riket hade att ansöka om sådant hos överståthållarämbetet eller hos länsstyrelser och magistrater. För diplomater, konsuler, kungliga personer eller personer som reste utomlands i offentligt uppdrag eller för studier utfärdade UD diplomat- eller kabinettspass.

Också efter passtvångets återinförande 1917 har UD fortsatt att utdela pass av olika slag.

De äldre passen bestod av stora dubbelvikta ark med den svenska texten och stora riksvapnet på första sidan och översättningar till främmande språk inuti. Pass i bokform infördes den 1 januari 1925.*

Det framgår av korrespondens och promemorior i UD:s dossierer att departementets utfärdande av pass aldrig grundade sig på några bestämda regler utan på kutym. Uppgifterna växlar i detaljer men i stort sett tycks följande riktlinjer ha tillämpats under större delen av tiden efter 1917. Diplomatpass (= blå böcker) utfärdades för diplomater, lönade konsulära tjänstemän, hustrur, barn intill en viss ålder samt för ombud vid viktiga diplomatiska kongresser. Kabinettspass gavs åt kungliga personer med uppvaktning, UD-tjänstemän, anställda vid legationer och personer med offentligt uppdrag. Vanliga resepass utställdes för svenskar som var bosatta utomlands men som under tillfällig vistelse i Sverige kom i behov av pass, för viss kanslipersonal på beskickningar och konsulat samt för tjänstefolk hos svenska diplomater. Pass av andra slag var sjömanspass och provisoriska pass; de sistnämnda utfärdades för personer som förväntades inom kort bli svenska medborgare.

Från och med 1948 förekommer också tjänstepass, som sedan delvis kommit att ersätta de andra passen. Tjänstepass har bland annat tilldelats viss personal inom UD och på beskickningar och konsulat, personer med tillfälliga offentliga uppdrag, affärsmän i ledande ställning och personer med ledande ställning inom humanitära organisationer.

De handlingar i arkivet som rör de av UD utfärdade passen är framför allt den stora serien passkoncept samt passliggarna, ofta benämnda passdiarier. De i riksarkivet förvarade passkoncepten, med vilkas hjälp man kan återfinna texten till varje under perioden utfärdat pass, sträcker sig i obruten följd från 1864 till 1952. Serien förs fortfarande i departementet. Ordalydelsen överensstämmer helt med den i de utfärdade passen, som skrivits ut efter koncepten. Dessa är kronologiskt bundna i stora volymer med över volymerna löpande sidnumrering, från sida 1 i den volym som börjar med den 7 juli 1905 till sida 20180 i årsvolymen för 1933. I serien ingår namnregister, vilka ger hänvisning till sida i passkoncepten.

Själva passkoncepten, och naturligtvis även passen, är numrerade i årsserier. Samma nummer står också i passliggarna (passdiarierna), som förts sedan 1917. De utfärdade eller förlängda passen är införda i kronologisk ordning. Har man i liggaren funnit vilket nummer ett sökt pass har, kan man lätt slå upp texten i volymen med passkoncept för det aktuella året.

I övrigt finns för åren 1917-1920 en serie ifyllda passansökningsblanketter. Därtill kommer ett på UD förvarat kortregister.

Visering av utländska pass

På grund av invecklade administrativa förhållanden med överflyttningar och uppdelningar av arbetsuppgifter och arkiv utgör viseringshandlingarna ett svåröverblickat komplex. Då de samtidigt är av avsevärt värde för forskaren, görs i det följande ett försök till översiktlig framställning med tonvikten lagd på viseringar för diplomatisk och konsulär personal samt vissa andra kategorier av personer som redovisas i det följande. Det är nämligen handlingar i dessa ärenden som nu finns i protokollets arkiv eller som vid ordningsarbetet i riksarkivet överflyttats från protokollets arkiv till ett bihang till dossieravdelning P i 1920 års dossiersystem. Källor har förutom protokollets viseringshandlingar varit handlingar i dossiersystemets viseringsdossierer (P 90 GG och P 90 Ab), förste arkivarien vid riksarkivet Nils Rosqvists promemoria angående "dossierer hos statens utlänningskommission, härrörande från utrikesdepartementets expedition för utländska passärenden 1920-1944", 15/3 1966, Marina Brokås' inledning till sin i denna volym ingående förteckning över passexpeditionens arkiv samt detta arkiv självt.

Samtidigt med passtvångets återinförande 1917 kom också bestämmelser om visering av utlänningars pass vid inresa till Sverige och vistelse där. Undantagna från viseringskravet var dock medlemmar av främmande beskickningar och deras familjer.

Visering gavs utomlands av svenska beskickningar och lönade konsulat, vanligen efter föregående förfrågan hos departementet. I Sverige insändes eller inlämnades ansökningarna åtföljda av pass direkt till departementet. Dit inkom pass från de utländska beskickningarna, från svenska myndigheter, t ex landsfiskalerna, eller från enskilda personer.

Alla konkreta viseringsärenden handlades av en särskild avdelning inom byrån för utländska studieresor, passärenden m.m. Denna avdelning fick 1923 det officiella namnet expeditionen för utländska passärenden, ofta förkortat till passexpeditionen. Den fick tidigt en självständig ställning gentemot departementet i övrigt med egna lokaler utanför UD, egna diarier och eget arkiv.

Då ansökningarna om visering eller förlängning av tidigare givna viseringar inkom, fördes de in i expeditionens stora diarier och numrerades efter ett särskilt system skilt från det övriga departementets. Sedan visering medgivits i nära samarbete med socialstyrelsen, som företrädde arbetsmarknadspolitiska synpunkter, påtecknades eller stämplades även ansökningshandlingen. Viseringarna var av två slag, vanlig visering, som också gavs åt många av de anställda vid beskickningar och konsulat, och diplomatvisering. De infördes i skilda liggare och numrerades i två olika serier. För sovjetryska medborgare gällde speciella regler.

Till en början dossierlades viseringshandlingarna under den gamla beteckningen från 1902 års dossiersystem 61 E 9 A. Senare övergick man till 1920 års P 90 0 eller för gruppvisering P 90 Ä eller P 90 I. Ansökningar och korrespondens med anledning härav ordnades i kronologiska serier av inkommande och utgående handlingar eller i personakter. Nils Rosqvist har visat, att de senare sekundärt bildades ur de förra. "Fick något av den stora mängden rutinmässiga viserings- och tillståndsärenden särskild angelägenhetsgrad gick man tillbaka och plockade ut ur de kronologiska serierna handlingar rörande en viss person och sammanförde dem till en separat dossier. Detta skedde kontinuerligt i mån av behov."

Till 1937 hade UD handlagt både viseringar och viseringsförlängningar, men i och med ikraftträdandet av 1937 års utlänningslag flyttades förlängningarna till socialstyrelsen. Ett eller ett par år senare inträffade en ny förändring, då passexpeditionen flyttades från dåvarande ceremonibyrån till rättsavdelningen, där den blev avdelningens tredje byrå. Nils Rosqvist daterar flyttningen till den 1 juli 1939 medan Marina Brokås uppger, att den skedde den 1 januari 1938. Kort efter krigsutbrottet, den 1 oktober 1939, infördes så viseringstvång för i Sverige stationerade utländska diplomater och konsuler vid inresa och den 1 januari 1940 för här redan befintlig personal.

Med motiveringen att alla utlänningsärenden borde sammanföras till en och samma myndighet upprättades den 1 juli 1944 statens utlänningskommission. Dit flyttades merparten av UD:s viseringsärenden och under en övergångsperiod dessutom en del av passexpeditionens personal. Den nya ordningen infördes inte helt utan motstånd från departementet, där man ansåg att världsläget krävde att hänsyn togs också till utrikespolitiska synpunkter vid bedömningen av viseringsärendena. Arbetet skulle också, framhöll man, bli onödigt omständligt, då beskickningarnas och konsulatens förfrågningar med nödvändighet komme att ställas till UD, varifrån de måste vidarebefordras till utlänningskommissionen och svaren därifrån sedan ges i motsatt ordning. Den fortsatta utvecklingen visar dock, att direkta kontakter snart upprättades utan omvägen över UD.

Kvar på UD blev viseringen för i Sverige stationerade diplomater och konsuler med familjer och tjänstefolk samt för beskickningarnas och konsulatens kanslipersonal. Dessutom behöll utrikesministern en allmän viseringsrätt och bestämmelse härom intogs i 1945 års utlänningskungörelse. Detta skedde för att hålla möjligheten med visering av utrikespolitiska skäl öppen. Den del av rättsavdelningens passexpedition som inte överförts till utlänningskommissionen tycks till en börja ha fortsatt som förut ehuru under inskränkta förhållanden. Till en början levde det gamla namnet kvar men snart finner man det ersatt av "UD:s utländska passavdelning". Legationsrådet Svante Hellstedt, som varit chef sedan oktober 1940, övergick i december till att bli tjänsteman i disponibilitet. Senast 1948 hade viseringsarbetet återgått till ceremonibyråns efterträdare, protokollet, vilken enhet ju av gammalt handlade ärenden rörande främmande beskickningar och konsulat.

Förutom viseringen för beskicknings- och konsulatpersonal fortsatte UD i kraft av utlänningskungörelsen att visera pass tillhöriga diverse andra kategorier. Detta tycks ha gett upphov till en kompetenskonflikt mellan de två viseringsmyndigheterna, den gamla och den nya. I en promemoria daterad den 4 februari 1946 (P 90 Ab, vol P 1332) hävdas från departementets sida, att UD även bör generellt handlägga visering för följande kategorier:

aktiv diplomatisk och konsulär personal som önskar resa genom Sverige eller vistas där en kortare tid

släktingar till personer uppförda på "liste du Corps Diplomatique à Stockholm"

regeringskurirer

medlemmar av sovjetryska handelsdelegationen i Stockholm

I samma promemoria konstateras, att UD efter utlänningskommissionens tillkomst alltjämt handlagt viseringsfrågor för en hel del personer utan diplomatisk status som rest i offentligt uppdrag eller liknande. De grupper som nämns är följande:

medlemmar av sovjetryska repatrieringskommissionen

handelsdelegater

medlemmar av inköpskommissioner

personer med officiellt uppdrag i övrigt

tillfällighetskurirer

utländska lektorer vid svenska högskolor

medlemmar av Sovjetryska Telegrambyrån

UNRRA-delegater och Rödakors-delegater

brittiska och amerikanska flygare

affärsmän, vilka innehar kabinettspass eller liknande pass och vilka begär visering genom sina legationer

medlemmar av argentinska kontrollkommissionen i Bofors

Avslutningsvis medger UD, att utlänningskommissionen syns vara närmast behörig i de senare viseringsfrågorna.

Utlänningskommissionen å sin sida framhåller i en skrivelse den 8 mars samma år till samtliga beskickningar och viseringsberättigade konsulat (P 1332), att "frågor rörande visering av pass för utlänningar, som i uppdrag av sin regering eller sitt hemlands myndigheter önska begiva sig till Sverige i förhandlings- eller studiesyfte, sålunda falla inom kommissionens kompetensområde."

Att det inte heller för den odiskutabla diplomatviseringen fanns några klara riktlinjer framgår av ett brev den 16 augusti 1948 från protokollchefen Ramel. Tillfrågad om de formaliteter som skulle iakttagas av svenska beskickningar vid behandling av viseringsärenden för diplomater och konsuler med familj och tjänare svarade Ramel, att allt material från de viseringssökande sänds direkt till utlänningskommissionen, som endast i undantagsfall tillställer departementet de gjorda viseringarna. "Sålunda får departementet vanligtvis först kännedom om att en hit inrest diplomat anlänt till riket i och med att det kort som ifylls vid svenska gränsen kommit oss till handa." (P 1333)

Några generella instruktioner i ovanstående kompetensfrågor har inte påträffats.

Arkivet

Protokollets byråarkiv fram till 1920 levererades i december 1969 till riksarkivet, där det förtecknades av Folke Ludwigs på grundval av en konceptförteckning upprättad i UD på 1950-talet av Åke Kromnow. Återstoden levererades 1981 med ett par efterleveranser av viseringshandlingar 1982. Den utökade förteckning som nu föreligger är ett kompilat av Folke Ludwigs' äldre och uppgifter i UD:s senare leveransreversal. På grund av att pass- och viseringshandlingarna utgör från varandra klart avgränsade grupper, framstod det under arbetets gång som klart olämpligt att förteckna beståndet enligt allmänna arkivschemat, vilket skulle ha medfört en svåröverskådlig splittring. Allt material har därför i stället redovisats efter innehållsmässiga grunder.

De handlingar i arkivet som rör UD:s utfärdande av svenska pass utgör ett väl sammanhållet bestånd, därtill tämligen komplett, och det bör inte bereda forskaren några svårigheter. Annorlunda ligger det däremot till med viseringshandlingarna. Såväl diarierna som liggarna är med något enda untantag brottstycken av större serier, och de däri registrerade handlingarna är placerade i andra arkiv, såvida de ej helt enkelt blivit utgallrade eller kommit bort.** Det är för att underlätta lokaliseringen av sökta handlingar som skildringen ovan av viseringsärendenas behandling gjorts så utförlig; därmed inte sagt att ämnet skulle vara uttömt, vilket det långtifrån är. I själva förteckningen har hänvisningar till andra arkiv och serier införts i så stor utsträckning som möjligt.

Då UD:s passexpedition delvis uppgick i utlänningskommissionen, överlämnades naturligtvis också de handlingar som ansågs relevanta. Rosqvist skriver härom: "Såvitt jag kan förstå har viseringsärenden, som påbörjats före den 1 juli 1944 och ägt aktualitet efter detta datum, utplockats ur utrikesdepartementets dossierer (och socialstyrelsens utlänningsbyrås motsvarande) samt förenats med kommissionens nyupplagda." Utlänningskommissionens kvarvarande, från UD emanerande personakter eller delar av personakter finns nu i dess arkiv, såvida de ej vid myndighetens upphörande lämnats vidare till invandrarverket.

Av det som återstod av passexpeditionens arkiv har rimligtvis personakter och andra handlingar rörande visering för "diplomater och likställda" fortsatt att användas för att i sinom tid överlämnas till protokollet. Resten blev kvar i passexpeditionens arkiv. Viseringshandlingar som tidigare signerats P 90 0 fick nu den nya beteckningen P 90 0I, "Svenska viseringar av diplomatpass o dyl". I många fall kan man på aktomslaget se, att den romerska siffran i efterhand lagts till den äldre beteckningen.

Vid ordningsarbetet i riksarkivet 1981-1982 avskildes protokollets viseringsdossierer och lades som ett bihang till dossieravdelningen P, trots att dessa handlingar aldrig utgjort någon integrerad del av dossiersystemet. Huruvida detta var den bästa lösningen kan diskuteras. Främsta skälet till åtgärden var, att innehållet till sin art väl överstämmer med andra handlingar i dossiersystemet samt att det syntes ha så stort personhistoriskt intresse, att forskarna borde få tillgång till det utan att behöva söka i ett kanske inte på länge slutordnat byråarkiv.

I samband med att förteckningen över passexpeditionens arkiv några år senare färdigställdes, frånskildes några diarier och liggare från tiden efter 1/7 1944. Dessa har i brist på bättre alternativ förts till protokollets arkiv men deras exakta proveniens har i förteckningen beskrivits som oviss.

Situationen sådan den nu föreligger kan i mycket stora och starkt förenklade drag beskrivas som följer. Diarier och liggare är placerade i passexpeditionens och protokollets arkiv, där de ofta utgör delar av samma serie. Handlingar rörande de i diarierna och liggarna registrerade ärendena kan sökas i P-bihanget, som går under namnet "Resterande P 90-dossierer" (alfabetiskt ordnade personakter, länderordnade serier, enstaka dossierer och delar av kronologiska serier), i passexpeditionens arkiv (kronologiska serier, mindre dossierer) och i utlänningskommissonens arkiv (personakter). Viseringskort finns i expeditionens och utlänningskommissionens arkiv och på UD.

Slutorden är Nils Rosqvists: "Arkivförhållandena är i själva verket sällsynt sammanblandade och otillfredsställande ur arkivmässig synpunkt."


__________________
* Redan den 1 januari 1917 hade dock övriga passutfärdande myndigheter i Sverige (överståthållarämbetet etc) övergått till bokform.

** Den 20 maj 1940 brändes i kanslihuset ett stort antal handlingar från åren 1919-1922, däribland personakter.





Ämnesord

Ämnesord, sak
Diplomatpass (Lokalt ämnesord)
Kabinettspass (Lokalt ämnesord)
Visering av utländska pass (Lokalt ämnesord)

Hänvisningar

Relaterade arkivenheter
Se även: (SE/RA/221/2210.01.1/D/D 4/1)
ReproduceratNej

Kontroll

Skapad1993-09-30 00:00:00
Senast ändrad2010-03-31 11:37:04