Kvalitetskontroll i NAD
Denna text vänder sig i första hand till NAD:s auktorisatörer, dvs de personer som är behöriga att upprätta Nationella AuktoritetsPoster i NAD.
Den kan också tillämpas för kvalitetsarbetet i lokala register, vars uppgifter skall levereras eller länkas till NAD.
Ett allmänt villkor för att kvalitetsnivåerna skall kunna tillämpas är att posten skall vara publicerad i tryckt eller daterad, elektronisk version med tillgänglig källinformation.
Ett annat allmänt villkor är att NAD-handboken följts i de avseenden den är tillämplig.
Kvalitetsnivåer
I NAD tillämpas följande nivåer för informationskvalitet. Nivån anges genom elementet Status och avser en posts samlade data. Postens status gäller alltså för postens samtliga tillgängliga uppgifter. Redovisning av osäker uppgift i ett fält kan göras om reglerna tillåter detta. Osäkerheten skall redovisas som reglerna föreskriver. En sådan osäker uppgift påverkar i övrigt inte godkännandet av postens användning.
Följande nivåer föreslås:
| Kvalitetsnivå | Tillämpning | Vilka värden måste vara ifyllda? | Hur får posterna användas? | Källkontroll? | Vem gör? |
|---|---|---|---|---|---|
| Ej godkänd | Lokala register: personer och institutioner. Poster under arbete. Om en post har denna status i ett lokalt system bör den inte importeras till NAD | De värden som krävs för att kunna spara en post i systemet (i ARKIS Identitetskod, namn (får vara osäkert), datum för postens upprättande och senaste ändring, ansvarig institution samt registrator.) | Ingen tillåten spridning för andra än systemets administratörer och registratorer. | Registrerare med behörighet till registret | |
| Preliminär | NAD samt lokala register: personer, institutioner, topografier. Alla importerade poster i NAD ges denna status f.n. | De värden ifylls som krävs för en säker identifikation av postens objekt: Identitetskod, namn (får vara osäkert), datum för postens upprättande och senaste ändring, ansvarig institution samt registrator, källa till (auktoriserad) namnform, födelseår/startår (får vara osäkert), i förekommande fall dödsår/slutår (får vara osäkert). | Får spridas. NAD och ARKIS preliminära poster får ej exporteras till annat informationssystem | (Namn, levnads-/verksamhetstid) | Registrerare med behörighet till registret |
| Lokalt godkänd | Ej implementerat. NAD samt lokala register: personer, institutioner, topografier | De värden ifylls som krävs för en säker identifikation av postens objekt: Identitetskod, namn (får vara osäkert), datum för postens upprättande (alt. den befintliga kopians upprättande) och senaste ändring, ansvarig institution samt registrator (får vara osäkert), källa till (auktoriserad) namnform, födelseår, i förekommande fall dödsår. Dessa värden får vara osäkra. | Tillåten spridning (visning) och export från system | Fullständigt granskade poster: samtliga ifyllda värden skall vara kontrollerade enligt rekommenderade källor. Alla osäkra värden måste tydligt markeras med t.ex. "?". | Lokal auktorisatör. Tillämpningen förutsätter en utbildning |
| Nationellt godkänd | NAD: personer, institutioner, topografier | De värden ifylls som krävs för en säker identifikation av postens objekt: Identitetskod, namn (får vara osäkert), datum för postens upprättande (alt. den befintliga kopians upprättande) och senaste ändring, ansvarig institution samt registrator (får vara osäkert), källa till (auktoriserad) namnform, födelseår, i förekommande fall dödsår. Dessa värden får vara osäkra. | Tillåten spridning (visning) och export från system | Fullständigt granskade poster: samtliga ifyllda värden skall vara kontrollerade enligt rekommenderade källor. Alla osäkra värden måste tydligt markeras med t.ex. "?". | NAD:s auktorisatör. Tillämpningen förutsätter en utbildning. |
2 Kontrollrutiner
<!--Rutiner vid kvalitetskontroll: kontroll mot godkända källor. Hur genomföra rent praktiskt i avseende t ex föreningar mm där i regel inga referensverk finns att använda? Svårt att genomföra kontroll utan tillgång till arkivbestånd, dvs svårt att genomföra centralt. Därför bör "auktorisatörer" få spridning efter hand också inom t ex föreningsvärlden
-->En årlig kontroll av godkända auktoritetsposter för existerande personer och institutioner genomföras gentemot huvudkällorna. I synnerhet uppgifter som upphörande/frånfälle och namnändringar skall på så sätt kontrolleras. Denna systematiska uppdatering bör anges i särskilt fält för "rutinmässig källkontroll". Finns inte sådant fält, kan anmärkningsfält användas.
"Källkontroll av uppgift i fält "x" genomförd: år-mån-dat-tid. /Sign."
<!--När bör uppdatering ske från leverantörens sida? Kontaktuppgifter leverantörer: när ändring sker.
LAP:ar och arkivreferenser: vid behov. Behövs någon återkommande kontroll för uppdatering av t ex arkivbildarnamn, verksamhets/levnadstid, arkivomfång, nya arkivbestånd etc? T ex en årlig, manuell uppdatering? Tveksamt, gå ut mjukt där.
Från NAD-enhetens sida vad där gäller NAP:ar? Viss rutinkontroll av uppgifter som är lättillgängliga via godkända källor (lexika etc.) Uppdatering anges i posten. Eventuell märkning av uppdatering enligt specificerad rutin? (alltså inte detsamma som vilken ändring som helst av NAP)
Se också Exempel på auktoritetspost