Inledning till NAD-handboken

6 Föreningar

Senaste uppdatering: 2006-08-17

Till Referenser

6.1 Identifikation av förening

Vad är en förening?

Benämning på en association som enligt sina regler (oftast kallade stadgar) kan ha ett växlande antal medlemmar utan att reglerna behöver göras om när medlemmar tillkommer eller avgår.

Av föreningar finns det i svensk rätt två huvudarter, ekonomiska och ideella.

Ekonomiska föreningar kännetecknas av att de bedriver ekonomisk verksamhet till främjande av sina medlemmars ekonomiska intressen. (Källa: Nationalencyklopedin 2005 )

Exempel på ekonomiska föreningar:

• Konsumentkooperativa föreningar
• Lantbrukskooperativa föreningar
• Bostadsrättsföreningar
• Vägsamfälligheter

Ideella föreningar kännetecknas av att de antingen har en ideell målsättning (oavsett om de bedriver ekonomisk verksamhet eller inte) eller har till syfte att främja sina medlemmars ekonomiska intressen men som inte gör det genom ekonomisk verksamhet.(Källa: Nationalencyklopedin 2005 )

Exempel på ideella föreningar med ideell målsättning:

• Nykterhetsföreningar
• Religiösa föreningar
• Kulturella föreningar
• Politiska föreningar

Exempel på ideella föreningar som främjar sina medlemmars ekonomiska intressen utan att bedriva ekonomisk verksamhet:

• Fackföreningar
• Arbetsgivarföreningar
• Hyresgästföreningar
• Branschorganisationer

Om en förenings huvudmannaskap delas mellan enskilda/institutioner eller enskilda/företag, får bedömning från fall till fall göras huruvida de ska betraktas som förening eller institution/företag. Även fonder och stiftelser utgör ofta liknande bedömningsfall.

Identifikationskrav

En förenings existens skall kunna beläggas genom stadgar eller motsvarande regler, protokoll, egen publikation, efterlämnat arkivmaterial etc.

6.2 Auktoritetspostens identitetskod och typ

För att kunna identifiera den institution som är ansvarig för auktoritetsposten, samt ha möjlighet att identifiera varje post, skall en unik identitetskod skapas. Typ av auktoritetspost anges för att ytterligare specificera postens innehåll.

6.2.1 Identitetskod:

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Identitetskod

Varje institution i auktoritetsregistret skall ha en identitetskod. Koden skall vara unik och oföränderlig. Därför skall den inte innehålla någon annan information som kan ändras under postens existens. Koden får heller inte återanvändas då institutionen har upphört. Den bör utgöra ett rent numeriskt värde, t.ex. ett informationsneutralt löpnummer. All information i registret som upprättats för den specifika institutionen skall vara knuten till denna identitetskod.

I NAD skall denna kod kombineras med institutionskod för institutionen som upprättar posten, och landskod (enligt ISO 3166) för institutionens land. Den sammansatta koden ger också auktoritetsposten dess identitet i NAD. Institutionskoder för NAD tilldelas av Riksarkivet. Befintliga institutionskoder visas i NAD.

Exempel:

SE	Sverige	Landskod enligt ISO 3166
M067	Skånes arkivförbund	Institutionskod för registerförande institution enligt NAD
1		Valfritt unikt värde för postens identitet i den registerförande institutionens eget register

Observera att referenskoden är det värde som används för matchning av poster vid import till NAD. Därför får posternas referenskod aldrig ändras, med risk för att dubbletter skapas eller att poster raderas. Använd därför ett informationsneutralt ID på posterna, så att där inte finns någon anledning att ändra dem.

Typ av auktoritetspost

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Typ av auktoritetspost

Ange ett av följande värden:

• Person
• Familj
• Institution

Typ av auktoritetspost i ARKIS

I ARKIS använder man ett större urval av posttyper. Observera att denna särskiljning har till syfte att styra relationerna mellan olika auktoritetsposter (se vidare Hänvisningar till andra institutioner eller personer) och inte avser att klassificera institutionen som sådan. För sådan klassifikation, se Verksamhetsbeskrivning. Poster för centrala statliga institutioner kan i ARKIS tillhöra endera av följande typer:

• Organisation
• Organisation (upphörd)
• Organisatorisk enhet
• Organisatorisk enhet (upphörd)

6.3 Auktoriserad namnform

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Auktoriserad namnform

Den utvalda och i vissa fall standardiserade namnform som ska utgöra huvuduppslag för posten och användas som referens vid informationsutbyte.

6.3.1 Standardisering av namn:

Huvudregeln är att föreningen eget skrivsätt av dess namn skall användas som den auktoriserade namnformen. När flera olika namnformer förekommer väljs den namnform som dominerar i de källor man har.

I vissa fall kan dock den auktoriserade namnformen avvika från detta synsätt. Istället väljs då en standardiserad namnform som auktoriserad för att underlätta återsökning och sortering av föreningar inom samma verksamhetsområde.

En enhetlig benämning av antidrogorganisationer och fackliga organisationer inom LO-sektorn har utarbetats i "FAR-projektet" och redovisas i Enskilda byråns handböcker. Se även avsnitt 6.3.6-7.

Standardiseringen bör dock göras med försiktighet. Vid osäkerhet bör man undvika att ändra namnformen och istället utnyttja möjligheten att ange alternativnamn.

I ARKIS skrivs den auktoriserade namnformen in i de olika delfälten i "Namn". Skriv den auktoriserade namnformen för en förening i delfältet "Överordnad del/Efternamn".

6.3.2 Ordningsföljd:

Huvudregeln är att använda den ordföljd som föreningen själv använder.

Om ett föreningsnamn inleds med ett personnamn, d.v.s. förnamn och efternamn, skrivs det i rak ordföljd.

Exempel:

C J Anderssons donationsfond

6.3.3 Siffror och räkneord:

Sifferkombinationer och räkneord som ingår i föreningsnamn skrivs i regel i enlighet med föreningens eget skrivsätt. Var dock generös med registrering av alternativa namn.

Exempel:

Auktoriserad namnform: 1:a majblommekommittén

Alternativt namn: Första majblommekommittén

6.3.4 Stora och små bokstäver:

Huvudregeln är att föreningsnamnet skall ha stor begynnelsebokstav, men bara i första ordet i flerordiga namn. I vissa fall är det dock lämpligt att följa det skrivsätt som används inom föreningen.

Exempel:

Folkpartiets kvinnoförbund

Röda korset

Stor bokstav används även i andra ord än det första i namn som inleds med Föreningen, Sällskapet eller liknande, om inte detta ord följs av en preposition.

Exempel:

Sällskapet Länkarna

Föreningen för arbetarskydd

6.3.5 Skiljetecken m.m.

Hänvisningar:

Svenska skrivregler kap. 149-260.

Myndigheternas skrivregler kap. 10.

Om namnet på en förening består av eller innehåller initialer skrivs i regel punkter och övrig interpunktion i enlighet med det förhärskande bruket inom föreningen. I tveksamma fall, uteslut punkter etc. Lämna inte mellanrum mellan en punkt och en därpå följande initial. Lämna inte mellanrum mellan bokstäverna i en initialförkortning skriven utan punkter.

Exempel:

6.3.6 Fackföreningar:

I förekommande fall följs skrivsätt i Enskilda byråns handböcker. Fackförenings avdelning (inklusive sammansättningar) och sektion förkortas till avd. resp sekt. i samband med siffror. I övriga föreningars namn skrivs avdelning respektive sektion ut, oavsett föreningens eget skrivsätt.

Exempel:

Svenska fabriksarbetareförbundet avd. 275 i Skruv

Svenska frisörförbundet herravd. 3B i Helsingborg

Svenska frisörförbundet avd. 5, sekt. 2

Innehåller den lokala föreningen riksorganisationens namn i utskriven form eller i kortform underordnas i allmänhet den lokala föreningen den senare.

Exempel:

Metall 98 Hallstahammar skrivs:

Svenska metallindustriarbetareförbundet avd. 98 i Hallstahammar

Har den lokala föreningen ett mer markant namn underordnas den i allmänhet inte.

Exempel:

Falu missionsförsamling inte

Svenska missionsförbundet i Falun

6.3.7 Nykterhetsföreningar (antidrogorganisationer):

En stor variation av skrivsätt förekommer bland nykterhetsföreningarna, varför Enskilda byråns handböcker bör användas som riktmärke vid registrering. Här nedan följer endast ett urval av exempel på standardiserade skrivformer.

Exempel:

Almby blåbandsförening ungdomsavdelningen Klippan

Blåbandsföreningen 1589 Senapskornet

Almby hoppetshäravdelning

IOGT-logen 3480 Kämpe, Ljungby

IOGT-kretslogen Samarbete

6.3.8 Övriga föreningar

Lokala föreningars namn underordnas i allmänhet inte en riksorganisations namn. Likaså underordnas de inte eventuell disktriktsorganisations namn. Vid organisationsförändringar måste man i så fall ändra namnformen, vilket blir mycket opraktiskt ur återsökningssynpunkt.

Exempel:

Falu missionsförsamling inte Svenska missionsförbundet i Falun

6.4 Särskiljande tillägg

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Särskiljande tillägg

• I första hand används verksamhetstid för att särskilja föreningar med likalydande namn.
• Om inte verksamhetstid är tillräckligt för att särskilja föreningar åt, eller om sådana uppgifter saknas, kan ett särskiljande tillägg göras till namnet: i första hand kategori av förening, därefter ort eller verksamhetsområde.
• I ARKIS används delfältet "Namn: Särskiljande tillägg". Man behöver då inte skriva ut någon parentes.

Exempel:

Föreningen de fria (antidrog)

Föreningen de fria (humanitär)

• Rekommenderade källor:

  Folkrörelse- och föreningsguiden, Enskilda byråns handböcker (FAR).

6.5 Alternativa namn

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Alternativnamn

Var generös med att ange alternativa namn för att förbättra möjligheterna till återsökning.

Förkortningar och avvikande stavningsvarianter samt eventuella inoficiella, men brukade namnformer registreras.

I fall då föreningens auktoriserade namnform är standardiserad, registreras den namnform som används av föreningen som alternativnamn. Observera att de alternativa namnformerna endast skall gälla för en och samma förening. Om man bedömer det som att en ny förening föreligger, skall en ny auktoritetspost skapas.

Exempel:

Auktoriserad namnform: Föreningen mot bilism
Alternativa namn:
Antibilistföreningen (ibland brukat namn)
FÖRMOB (förkortning)
Cykelstollarna (ibland brukat som smeknamn i press och bland allmänheten)

6.5.1 Typ av alternativnamn:

Alternativnamn kan inordnas under följande typer:

• Tidigare namn: institutionens tidigare namn, under vilken den vanligen uppträdde i källor från giltighetstiden. Även namnform som tidigare varit auktoriserad namnform.
  • Exempel:
• Översättning: Översättning av namnet till annat språk
  • Exempel:
• Förkortning:
  • Exempel:
• Övrig alternativ namnform: andra brukade namn, stavningsvarianter och skrivsätt.
  • Exempel:

6.5.2 Giltighetstid:

Om det är känt under vilken tid det alternativa namnet användes, noteras detta.

• Rekommenderade källor:

  Folkrörelse- och föreningsguiden, Enskilda byråns handböcker (FAR).

6.6 Verksamhetstid

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Verksamhetstid

Avser tiden då föreningen bedrev verksamhet

Exempel:

1911–1983 (upphörd förening)
1956– (verksam förening)

6.6.1 Osäker tidsangivelse:

Osäker tidpunkt anges på följande vis.

Som ett tidsintervall:

"1800-tal" - säkert 1800-1899

"1810-tal" - säkert 1810-1819

Första årtiondet på ett århundrade kan anges som anmärkning.

Som en vag uppgift:

"1819 c:a" - omkring 1819

"Okänt" - Föreningen är känd, men tillkomst- eller upphörandedatum okänt. Ange uppgiften i särskilt delfält för anmärkningar.

• Rekommenderade källor:

  Folkrörelse- och föreningsguiden, Enskilda byråns handböcker (FAR).

6.7 Verksamhetsbeskrivning

Verksamhetsbeskrivning omfattar beskrivning och klassifikation av en person eller institutions verksamhet. Den skall utgå från en generell beskrivning av verksamheten. Utifrån verksamhetsbeskrivningen skall ämnesord väljas i en särskild thesaurus över verksamhetsbeskrivande termer. Tillsammans med elementen "sektor" och "organisationsnivå" skall dessa beskriva verksamhet i form av en indexerad ordlista. Det skall också vara möjligt att välja mellan olika tesaurer, t.ex. olika klassifikationsschemata, för att ge mer skräddarsydda återsökningsmöjligheter.

6.7.1 Sektor:

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Sektor

Med sektorstillhörighet menas i första hand vilken lagstiftning organisationen lyder under. Använd värdet "3 enskild" för föreningar.

6.7.2 Organisationsnivå:

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Organisationsnivå

Avser föreningens organisationsnivå. Ange endera av följande termer:

(1) Central (nationell nivå)
(2) Distrikt (region, län)
(3) Lokal
(4) Internationell
(5) Övernationell

6.7.3 Fasta termer i NAD för verksamhetsbeskrivning

I NAD förekommer ett urval av termer för verksamhetskategorier. Hänvisa gärna till dessa termer i det lokala registret, antingen genom att länka registret till NAD:s kategoritermer eller genom att ange kategorins term och kod i den lokala posten. I ARKIS finns dessa termer tillgängliga.

Val av sakord för verksamhet

Föredragna termer ur Svenska ämnesord  rekommenderas av NAD för att skapa sökingångar till institutioners verksamhet. Gör på följande vis:

1. Använd en instruktion, historik eller annan beskrivning som underlag för valet av verksamhetstermer.
2. Välj ut sådana termer som svarar på frågor som: Vilken verksamhet har institutionen bedrivit? Till vilket ämnesområde hör de ärenden institutionen handlagt?
3. Välj termer som beskriver verksamheten så precist som möjligt. För Statistiska tabellkommissionen (1858-1886) kan t.ex. termerna "befolkningsstatistik" och "ekonomisk statistik" användas. Använd i så fall inte den generella termen "statistik". Ju mer precis termen är, desto bättre återsökningsresultat.
4. Välj så många termer som är relevant för beskrivningen.
5. Jämför de valda termerna med termer i Svenska ämnesord. Använd lämpliga synonymer i Svenska ämnesord om orden inte återfinns. I de fall en lämplig term inte återfinns i Svenska ämnesord kan den föredragna termen lagras som lokal term. De kan också föreslås som nya ämnesord i Svenska ämnesord.

Verksamhet: sakord: lokal term

Här kan en fritt vald term , till exempel ur en egen, lokal ordlista användas för vidare förtydliganden av verksamhetsbeskrivningen. Termen bör knytas till de fasta termerna i en godkänd tesaurus.

Verksamhet: sakord: giltighetstid

Ange giltighetstiden för den särskilda verksamheten enligt regler i avsittet 6.6 Verksamhetstid.

• Rekommenderade källor:

  Folkrörelse- och föreningsguiden, Enskilda byråns handböcker (FAR).

6.8 Topografiska upgifter

6.8.1 Hänvisning till fasta topografiska termer enligt NAD

För NAD:s räkning finns en särskild topografisk tesaurus, som också används i ARKIS. Man bör hänvisa till orterna i denna tesaurus när man gör topografiska hänvisningar i NAD. Om registret inte finns tillgängligt i den egna databasen kan man enklast göra hänvisningen genom att ange referenskod till den post i NAD:s topografiska tesaurus som man vill hänvisa till. Genom import till NAD kopplas sedan denna hänvisning samman med den topografiska uppgiften. Ange antingen verksamhetsort eller lokaliseringsort för föreningar. Verksamhetsort är det territorium inom vilken en förening bedrev sin verksamhet, till exempel ett distrikt enligt stadgarna. Om detta område omfattar flera topografiska enheter i det topografiska registret, hänvisa till samtliga topografiska enheter som verksamhetsorten omfattar. Lokaliseringsort är den plats där föreningen hade sitt huvudkontor. Om området omfattar en del av en topografisk enhet i det topografiska registret, hänvisa till den topografiska enheten och gör en specifikation enligt (6.8.1) Topografi: lokal term. Kontrollera också att relationens tidsomfång inte överskrider den topografiska enhetens giltighetstid.

Om verksamhetsort inte kan bestämmas, kan lokaliseringsort anges. Lokaliseringsorten är platsen för institutionens huvudkontor. Även orter för lokalkontor och andra anläggningar kan anges som lokaliseringsort med anmärkning om detta. Lokaliseringsorten skall alltid vara en ort av typen "ort" (dvs ospecificerad ort). Ange lokaliseringsorten som lokal term (enligt punkt 6.8.1) och hänvisa till närmaste administrativa territorium i NAD:s topografiska tesaurus.

6.8.2 Topografi: lokal term

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Topografi: lokal term

Om en topografisk enhet inte återfinns i NAD:s topografiska tesaurus, ange denna ort som "lokal term". Man kan också göra en vidare specifikation av orten genom att ange en namnlös del eller riktning inom orten, t.ex. "norra delarna". Om en systematisk registrering av enheter som saknas i det topografiska registret behöver göras (exempelvis utländska eller upphörda territorier), bör ansvarig för NAD:s topografiska tesaurus kontaktas.

6.8.3 Relation mellan orter och institutioner

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Topografi: association

Anger vilken relation institutionen har i förhållande till den angivna orten. Ange ett av följande värden:

• Verksamhetsort: det territorium inom vilken föreningen har verkat
• Lokaliseringsort: den ort där föreningen har haft sitt huvudkontor

Ange associationens giltighetstid om denna avviker från institutionens verksamhetstid.

6.9 Hänvisning till andra föreningar, institutioner eller personer

Hänvisningar:NAD 2 dataelementkatalog:Hänvisning - institution eller person

Relationer till andra föreningar, institutioner eller personer skall redovisas genom hänvisningar mellan auktoritetsposter. Gör hänvisningen så precis som möjligt.

6.9.1 Hänvisning: relation

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Hänvisning - institution eller person: relationstyp

Avser typ av relation mellan olika personer eller institutioner. Använd följande värden:

Föregångare till

Efterföljare till

Underordnad

Överordnad

Se även

Annan relevant hänvisning

I ARKIS anger man "Hänvisning: relation" genom den post varifrån relationen upprättas. Relationen presenteras ömsevis, dvs. i båda posterna som ingår i relationen.

6.10 Historik

Hänvisning: NAD dataelementkatalog: Historik/biografi

Skriv en kortfattad historik. Den kan vara utformad som en löpande text eller en kronologisk lista (se exemplen nedan). Förklara gärna sammanhang kring historiska förändringar som antytts i övriga fält, t.ex. organisations- och verksamhetsförändringar.

6.11 Grunddokument

Med grunddokument avses här först och främst det dokument eller den källa som påvisar föreningens grundande.

Exempel:

Stadgar

Protokoll från konstituerande årsmöte

6.12 Anmärkningar

Kan användas för anmärkningar som är gemensamma för hela auktoritetsposten.

6.12.1 Allmänna anmärkningar:

Här anger man anmärkningar som kan vara av allmänt intresse. Exempelvis kan det finnas behov att förklara de sammanhang som berörs i auktoritetspostens övriga fält eller att ange uppgifter som inte har några egna fält.

6.12.2 Interna anmärkningar

Här anger man sådant som inte bedöms vara av allmänt intresse utan endast för registerhanteringen intressanta uppgifter.