Inledning till NAD-handboken

1 Centrala statliga institutioner

Till Referenser

1.1 Identifikation av centrala statliga institutioner

Hänvisning: KRS: 21.1B1

1.1.1 Vad är en central statlig institution?

Regering, riksdag samt de institutioner som har regerings eller riksdags uppdrag över hela riket. I det följande avses Sveriges centrala statliga institutioner. Regler för institutioner som Sverige eller svensk myndighet är medlem i, se Mellan- och överstatliga organisationer.

Under detta avsnitt tas även svenska beskickningar och konsulat upp, såväl om de har uppdrag över en del av ett land som i flera länder.

Exempel:

• Regeringen
• Kungl. Maj:t
• Regeringstillsatta kommittéer
• Riksdagen och dess verk
• Sveriges riksbank
• Regeringskansliet med statsdepartementen
• Centrala civila myndigheter
• Centrala militära myndigheter
• Centrala domstolar
• Uppdragsmyndigheter
• Affärsverk
• Beskickningar
• Statskyrkan

Statliga aktiebolag: följ regler för Affärsföretag. Jämför också punkt 1.5.1 Sektor. Statskalendern ger upplysningar om ett urval.

Stiftelser instiftade av statlig institution: följ nedanstående regler där de är tillämpliga. Statskalendern ger upplysningar om ett urval.

1.1.2 Tillfälliga sammankomster och gruppbildningar

Hänvisningar: KRS: 21.1B1

Tillfälliga sammankomster där statliga institutioner ingår, bör i allmänhet inte registreras i en egen post. Undantag gäller om sammankomsten uppträtt som en enhet i ett avgörande avseende (se exempel). Försök alltid att identifiera de ingående institutionerna och skapa även poster för dem. Länka sedan de olika posterna efter behov (se vidare 1.7 Hänvisningar till andra institutioner och personer).

Vid oklarhet: skapa gärna preliminära auktoritetsposter! Detta underlättar särskiljning och matchning vid eventuellt informationsutbyte.

Exempel

Eurobithume Symposium (1989: Madrid). I sammankomsten deltar olika institutioner. En rapport utgavs av själva sammankomsten. I Libris bibliografiska register uppges därför sammankomsten som upphovsman. För att matcha informationsutbyte med Libris kan man registrera en sådan sammankomst.

Statens förlikningsmän i arbetstvister (SFS 1906:113). Instruktionen gäller uttryckligen flera befattningshavare (förlikningsmän), vars olika distrikt även anges. Statskalendern 1929 upptar dem under gemensam rubrik (530) med uppräkning av distrikten. Detsamma gäller 1969 års statskalender (förlikningsmännen avskaffades 1976), vilken dessutom upptar förlikningsmännen under rubriken "lokala förvaltningsmyndigheter m.m.". Är detta en central institution eller flera regionala institutioner? När en post för en sådan organisation skall registreras, får man bedöma från fall till fall om organisationen skall betraktas som en enhet eller flera enheter. Dokumentation som arkivalier, egna publikationer eller andra vederhäftiga källor får avgöra om organisationen i allmänhet uppträdde som en eller flera institutioner. Vidare förklaringar kan sedan ges i 1.8 Historik eller 1.9 Anmärkningar. Avgörande i varje fall är alltså dels informationsunderlaget, dels följderna för återsökning.

1.1.3 Avdelningar

I regel bör man inte registrera avdelningar eller andra direkt underordnade enheter av en statlig institution i en egen post. I undantagsfall kan avdelningen bilda en egen auktoritetspost: den bör då ha haft en viss självständighet i något avseende (se exempel). Registrera alltid den överordnade enheten och hänvisa mellan posterna.

Vid oklarhet: skapa gärna en preliminär auktoritetspost! Detta underlättar särskiljning och matchning vid eventuellt informationsutbyte.

Exempel:

Statsdepartementen utgör enheter inom Regeringskansliet, men uppträder som självständiga enheter. Man bör därför betrakta statsdepartementen som egna institutioner i auktoritetsregistret.

Statens barnfilmnämnd. Till Statens biografbyrå knutet rådgivande organ (1972-1990), utan egen instruktion, men med relativt självständig funktion. Att döma av Statskalendern är inte Statens barnfilmnämnd en avdelning inom Statens biografbyrå. Det är därför praktiskt att upprätta en egen auktoritetspost för Statens barnfilmnämnd.

Statistiska beredningen och Statistiska centralbyrån 1858-1886. Under dessa år var detta två avdelningar inom Kungl. Statistiska tabellkommissionen, men bedrev en relativt sjävständig verksamhet redan under perioden. Båda ersattes senare av självständiga myndigheter. Här kan det underlätta informationsåtersökningen om man skapar varsin post för de båda avdelningarna. Man kan då även länka efterföljarna mera precist.

Skogshögskolan vars efterföljare har blivit en enhet inom Sveriges Lantbruksuniversitet. Det kan då vara lämpligt att skapa en auktoritetspost för den efterföljande avdelningen, som övertog Skogshögskolans funktioner.

1.1.4 Omorganiseringar

Vissa omorganiseringar av en institution bör tolkas som att en ny institution bildas. I regel bör en instruktion ligga till grund för förändringen. Exempel på sådant är ändrad juridisk form (t.ex. från statlig till kommunal institution, från affärsverk till aktiebolag), väsentligen ändrad funktion (från förvaltningsmyndighet till affärsverk, utredningskommitté till förvaltningsmyndighet, etc.), eller väsentligen ändrad territoriell jurisdiktion (t.ex. från central till regional behörighet). Även sammanslagningar och delningar av institutioner bör beaktas. Hänvisa till föregångare-efterföljare.

I samband med omorganisationer kan s.k. övergångsformer uppträda, såsom avvecklingsmyndigheter, interimsorganisation, provisorisk regering, etc. Gör särskild notis om sådant antingen i 1.8 Historik eller 1.9 Anmärkningar.

Exempel:

Statistiska centralbyrån 1879. Blev ansvarig myndighet för officiell statistik detta år. Var tidigare avdelning med samma verksamhetsområde, men fick i denna omorganisation väsentligen ändrad behörighet. Statistiska centralbyrån 1879 representerar alltså en ny institution.

1.1.5 Hur kan man säkerställa institutionens identitet?

• Centrala statliga institutioner skall kunna identifieras genom en instruktion eller annat grunddokument (punkt 1.1.6) utfärdad av Kungl. Maj:t/regeringen eller riksdagen.
• Om instruktionen inte tydligt definierar institutionen, kan man överväga att ändå upprätta en preliminär auktoritetspost (se vidare Krav för godkända auktoritetsposter). Detta gäller också äldre och hävdvunna institutioner, vars ursprung inte är dokumenterat. Undantag kan också göras för sådana institutioner som tillkommit genom annat myndighetsbeslut, om de har haft en självständig karaktär.
• En viktig ledtråd är om institutionen upptagits som ett självständigt uppslag i Statskalendern eller Kommittéberättelser (se vidare Rekommenderade källor).

Exempel: Statistiska centralbyrån med föregångare

Statistiska centralbyråns och dess föregångares identitet är ett exempel på mångtydighet. Ofta hänvisar man till grundningsåret 1858, emedan SCB fick en egen instruktion först 1880. 1858-1879 var SCB en avdelning inom Statistiska tabellkommissionen, tillsammans med Statistiska beredningen (1858-1886). Fr.o.m. 1880 kan man betrakta SCB som central myndighet på sitt område, emedan Statistiska tabellkommissionens omvandling inte fullföljs förrän 1886 (SFS 1886:77). Enligt samma instruktion skall Statistiska tabellkommissionen verka som rådgivande organ. För att undvika identifikationsproblem bör man i detta fall registrera samtliga följande poster:

Kungl. Statistiska tabellkommissionen (1858-1886)

Kungl. Statistiska tabellkommissionen. Statistiska centralbyrån

Kungl. Statistiska tabellkommissionen. Statistiska beredningen

Kungl. Statistiska tabellkommissionen (1886-1948)

Statistiska centralbyrån

1.1.6 Grunddokument

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Grunddokument

Med "grunddokument" avses i första hand det dokument som talar om att institutionen grundas, alternativt ett tidigaste dokument som bekräftar institutionens existens. För statliga institutioner skall detta dokument vara utfärdad av av regering, riksdag eller Kungl. Maj:t.

Exempel

Kungligt brev, instruktion, Allmänna verksstadgan, riksdagsordning, regeringsform, konstituerande mötesprotokoll, stadgar, ämbetsskrivelse, privilegiebrev, kommittédirektiv, kyrkolag, lag om Sveriges riksbank.

En institution kan ha fått flera instruktioner (eller motsvarande) över tid. Av dokumentet bör det framgå om den ersätter tidigare instruktion för institutionen. Ange i första hand den ursprungliga instruktionen för institutionen. Ange instruktioner eller andra dokument för viktigare omorganisationer (observera att omorganisation även kan påverka institutionens identitet). Notera som intern anmärkning om resultatlös undersökning utförts. Ange som anmärkning i särskilt delfält värdet "okänd" om uppgift inte kan erhållas.

Exempel

Kungl. Statistiska tabellkommissionen. Enligt Svensk författningssamling berör SFS 1858:71 och SFS 1886:77 Kungl. Statistiska tabellkommissionen.

Uppge alltid: Instruktion som grundar myndigheten: 1858-07-22 enl. SFS 1858:71.

Uppge eventuellt: Tilläggs- eller ändringsinstruktion

Uppge inte: Instruktion som upphäver myndigheten: 1886-10-22 enl. SFS 1886:77, eftersom denna grundar en ny myndighet som får en egen auktoritetspost.

Rekommenderade källor

Statskalendern. Från omkring 1919 anges oftast vilken instruktion en myndighet grundar sig på. I Statskalendern anges oftast den gällande instruktionen. Gå till den tidigaste förekomsten av myndigheten som uppslag i Statskalenden om osäkerhet föreligger.

Riksarkivets beståndsöversikt

Svensk Författningssamling

Riksarkivets arkivförteckningar

1.1.7 Hur redovisar man institutionens identitet?

Identitetskod

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Identitetskod

Varje institution i auktoritetsregistret skall ha en identitetskod. Koden skall vara unik och oföränderlig. Därför skall den inte innehålla någon annan information som kan ändras under postens existens. Koden får heller inte återanvändas då institutionen har upphört. Den bör utgöra ett rent numeriskt värde, t.ex. ett informationsneutralt löpnummer. All information i registret som upprättats för den specifika institutionen skall vara knuten till denna identitetskod.

I NAD skall denna kod kombineras med institutionskod för institutionen som upprättar posten, och landskod (enligt ISO 3166) för institutionens land. Den sammansatta koden ger också auktoritetsposten dess identitet i NAD. Institutionskoder för NAD tilldelas av Riksarkivet. Befintliga institutionskoder visas i NAD.

Exempel:

SE	Sverige	Landskod enligt ISO 3166
RA	Riksarkivet	Institutionskod för registeransvarig institution enligt särskild lista
1		Valfritt unikt värde för institutions identitet inom auktoritetsregistret

Legal identitetskod

I de fall ett officiellt organisationsnummer (enligt SFS 1974:174) finns för institutionen i fråga, skall detta anges som alternativ identitetsbeteckning.

Typ av auktoritetspost

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Typ av auktoritetspost

Ange ett av följande värden:

• Person
• Familj
• Institution

Typ av auktoritetspost i ARKIS

I ARKIS använder man ett större urval av posttyper. Observera att denna särskiljning har till syfte att styra relationerna mellan olika auktoritetsposter (se vidare Hänvisningar till andra institutioner eller personer) och inte avser att klassificera institutionen som sådan. För sådan klassifikation, se Verksamhetsbeskrivning. Poster för centrala statliga institutioner kan i ARKIS tillhöra endera av följande typer:

• Myndighet
• Myndighet (upphörd)
• Organisatorisk enhet inom myndighet
• Organisatorisk enhet inom myndighet (upphörd)

1.2 Auktoriserad namnform

Hänvisningar:

KRS: 24.1

NAD 2 dataelementkatalog: Auktoriserad namnform

Auktoriserad namnform är den namnform som rekommenderas vid informationsutbyte.

I allmänhet skall den senaste förekomsten i Statskalendern användas. Använd alltid namnformen i uppslagets rubrik. (Om institutionen inte återfinns där, se vidare Rekommenderade källor.) Emedan Statskalendern använder instruktioner som namnkälla kan man också säga att det sammanfaller med myndighetens officiella namn. I vissa fall bör Statskalenderns skrivsätt standardiseras för att förenkla återsökningen. Punkterna 1.2.1-1.2.8 tar upp sådana fall. Standardiseringen bör dock göras med försiktighet. Vid osäkerhet bör man undvika att ändra namnformen. Utnyttja också möjligheten att ange alternativnamn.

I ARKIS skrivs den auktoriserade namnformen in i de olika delfälten i "Namn". Skriv den auktoriserade namnformen för en statlig institution i delfältet "Överordnad del/Efternamn". Om namnet består av flera delar, se vidare punkt 1.2.6.

1.2.1 Ordföljd

Den auktoriserade namnformen skrivs i rak ordföljd.

Exempel:

Kungl. överstyrelsen för yrkesutbildning

ej överstyrelsen för yrkesutbildning, Kungl.

ej yrkesutbildning, Kungl. överstyrelsen för

1.2.2 Skiljetecken

Hänvisningar:

KRS 1.0C., 1.0G

Myndigheternas skrivregler kap. 10

Svenska skrivregler kap. 149-260.

Ange i regel de skiljetecken som förekommer i den auktoriserade namnform som föreskrivs. Jfr. dock punkt 1.2.4 nedan.

1.2.3 Stora och små bokstäver

Hänvisning: KRS bilaga A

• Endast första ledet i institutionsnamn får i allmänhet stor begynnelsebokstav: Tekniska högskolan; Svenska akademien; Statens sockernämnd; Sveriges radio AB, Kommittén ang statsfientlig verksamhet
• Undantag: Då namnet börjar med
  • Aktiebolag (AB)
  • Kungliga (Kungl.)
  • Sällskapet
  • Stiftelsen

  och liknande får också andra ledet stor begynnelsebokstav utom då detta är en preposition: Kungl. Tekniska högskolan. Men: Föreningen för arbetarskydd

• Kungliga biblioteket skrivs "Kungl. biblioteket".

1.2.4 Ålderdomligt skrivsätt

Hänvisning: Svenska skrivregler punkt 97 (ordsammansättning)

Om institutionsnamnets senaste förekomst har ett uppenbart ålderdomligt skrivsätt, kan man modernisera skrivsättet, dock med försiktighet. Det autentiska, dokumenterade skrivsättet skall då alltid anges som alternativnamn.

Exempel:

Kongl. Commissionen öfver Tabell-Werket skrivs Kungl. Kommissionen över tabellverket.

Statistiska Central-Bureaun skrivs Statistiska centralbyrån

Ordsammansättningar som ålderdomligt skrevs med bindestreck eller annan särskiljning mellan orden bör skrivas samman enligt modern praxis, om detta inte försvårar ordförståelsen.

Exempel:

Nummer-Lotteri-Directionen skrivs Nummerlotteridirektionen

1.2.5 Vanliga namntillägg

Vanliga namntillägg såsom Svenska, Sveriges, Statens, Kommitterade för, Delegationen för, etc. skall i regel skrivas fullständigt och i rak ordföljd. Beteckningen "Kungliga" om institutioner under Kungl. Maj:ts kansli (-1974) skall dock förkortas till "Kungl."

1.2.6 Auktoriserad namnform: underordnad och överordnad del

Hänvisning: KRS 24.12-13

I regel skall över- och underordnade enheter anges genom hänvisningar mellan respektive auktoritetsposter. Ange alltså inte över- och underordnade enheter direkt i auktoritetsposten. Undantaget är om en avdelning inom en myndighet eller annan självständig enhet skall ges en egen post. Då skall myndighetens namn (den överordnade enheten) läggas till avdelningens namn. Myndighetens namn kan särskiljas från alla underordnade enheters namn antingen med en teckenavgränsning, t.ex. punkt ".", eller genom att informationen delas i två fält. Ange bara den aktuella avdelningens namn och myndighetens namn, inte eventuella mellanliggande enheters namn.

Exempel:

"Statistiska beredningen" kan registreras på följande vis:

I ARKIS använder man de olika delfälten i "Namn". Man behöver inte ange skiljetecken.

Överordnad del	Kungl. Statistiska tabellkommissionen
Underordnad del	Statistiska beredningen

Om man skriver i ett fält ska delarna avgränsas så här:

Kungl. Statistiska tabellkommissionen. Statistiska beredningen

1.2.7 Särskiljande tillägg

Hänvisningar:

KRS: 24.4C1-24.4C9

NAD 2 dataelementkatalog: Särskiljande tillägg

• För att särskilja institutioner med likalydande namn kan ett särskiljande tillägg presenteras i anslutning till den auktoriserade namnformen. Detta underlättar hanteringen vid presentation (rapporter) i listor eller i pappersform.
• Presentera tillägget inom parentes. I ARKIS används delfältet "Särskiljande tillägg" i "Namn" och man behöver inte ange någon parentes.
• Använd annat tillägg än verksamhetstid.

1.2.8 Namn på beskickningar och konsulat

Hänvisning: KRS 24.25

Namn på beskickningar skall standardiseras:

[Representerat land]. Beskickningen i [landets namn]

[Representerat land]. Konsulatet i [sätesort]

Exempel:

Sverige. Beskickningen i Egypten

Sverige. Konsulatet i Alexandria

I ARKIS anges landets namn i "Namn: Överordnad del" och beskickningens namn i "Namn: Underordnad del".

1.2.9 Rekommenderade källor

Användning av elektroniskt lagrade versioner

Referera till tryckt källa eller tillgänglig handskrift som grund för uppgifter i auktoritetsregistret. Referenser till elektroniska databaser kan anges som kompletterande information.

Använd källorna i angiven prioriteringsordning:

1. Senaste förekomst som uppslag i Statskalendern. Observera att inte alla tänkbara centrala myndigheter upptas här. Exempelvis saknas ofta sådana myndigheter som bara existerat under en del av året. Observera också att beskickningar och konsulat skall ha särskilt standardiserad namnform.
2. Riksarkivets beståndsöversikt. Observera att en del beteckningar här avser specifikt arkivbildare, inte institutionen i allmänhet.
3. Institutionens egna dokument (särsk. utgående handlingar: t.ex. brevhuvud), egna publikationer
4. Arkivförteckningar, matriklar, telefonkataloger, etc.

Kommittéer tillsatta av regeringen eller Kungl. maj:t:

1. Kommittéberättelsen (1901-1975 Riksdagsberättelsen)
2. Riksarkivets beståndsöversikt del 3

1.3 Alternativnamn

Hänvisningar:

KRS: 24.1C ändring av namn; 24.2-24.3 Varierande namn

NAD 2 dataelementkatalog: Alternativnamn

Man bör vara generös med att ange alternativa namn och skrivsätt då detta påverkar återsökningen. Använd nedan angivna källor systematiskt. Ange även andra dokumenterade varianter enligt punkt 1.3.1.

Förutom de systematiskt använda källorna bör man vara observant på följande:

• Vedertagna förkortningar, i synnerhet de i Statskalendern använda, och andra alternativa namnformer anges.
• Avvikande stavningar och skrivsätt bör i regel anges.
• De alternativa namnformerna skall bara gälla för en och samma institution. Om man bedömer det som att en ny institution föreligger, skall en ny auktoritetspost skapas.

1.3.1 Typ av alternativnamn

Alternativnamn kan inordnas under följande typer:

• Tidigare namn: institutionens tidigare namn, under vilken den vanligen uppträdde i källor från giltighetstiden. Även namnform som tidigare varit auktoriserad namnform.
  • Exempel: Kungl. Byggnadsstyrelsen (officiellt namn för Byggnadsstyrelsen -1974)
• Översättning: Översättning av namnet till annat språk
  • Exempel: Statistics Sweden (för Statistiska centralbyrån)
• Förkortning:
  • Exempel: SCB (för Statistiska centralbyrån)
• Övrig alternativ namnform: andra brukade namn, stavningsvarianter och skrivsätt.
  • Exempel: Kungl. Statistiska centralbyrån

1.3.2 Giltighetstid

Ange namnformens eventuella giltighetstid enligt reglerna i avsnitt 1.4 Verksamhetstid.

1.3.3 Rekommenderade källor vid upprättande av Nationella auktoritetsposter i NAD

Använd dessa källor systematiskt för att samla alternativnamn:

Statskalendern, Riksarkivets beståndsöversikter, Libris auktoritetsregister och bibliografiska register, arkivförteckningar.

1.4 Verksamhetstid

Hänvisningar:

KRS 24.4C8

NAD 2 dataelementkatalog: Verksamhetstid

Tiden då institutionen officiellt var i verksamhet. För regeringstillsatta myndigheter: ange det datum från vilket instruktionen börjar gälla. För kommittéer: ange ursprungligt tillsättningsdatum.

Exempel:

Kungl. Statistiska tabellkommissionen: verksamhetstid enligt gällande instruktion 1858-1886. I praktiken upphörde Statistika tabellkommissionens tidigare verksamhet omkring 1880. Detta kan förklaras i avsnittet 1.8 Historik.

DAFA bildades 1970 men fick egen instruktion först 1975. Avgörande för tidsangivelsen är alltså hur man identifierar DAFA. Om den enligt källorna (arkiv, egna publikationer) uppträdde självständigt 1970 bör detta anges som begynnelseår. Om DAFA däremot var en verksamhet inom en annan institution utan någon faktisk självständighet bör sannolikt 1975 anges som startår. Ange utförligare information i (1.8) Historik eller (1.9) Anmärkningar.

Om datum ej är enligt gregoriansk kalender, ange detta som anmärkning

1.4.1 Osäker tidsangivelse

Osäker tidpunkt kan anges på följande vis:

Som ett tidsintervall:

"1800-tal"

säkert 1800-1899

"1810-tal"

säkert 1810-1819

Första årtiondet på ett århundrade kan anges som anmärkning

Som en vag uppgift:

"1819 c:a"

omkring 1819

"Okänt"

Institutionen känd, men tillkomst- eller upphörandedatum okänt. Ange uppgiften i särskilt delfält för anmärkningar

Precisera alltid tiden så noga som informationen medger. Ju mindre precist, desto sämre återsöknings- och sorteringsmöjligheter. Övriga undantag kan beskrivas i anmärkningar.

1.4.2 Rekommenderade källor

Myndigheter, statsdepartement m.m.

Förstahandskälla: Instruktion (ursprunglig instruktion. Tryckt i Svensk författningssamling (tidigare det s.k. årstrycket) eller dokumenterat i statsrådsprotokoll, kungl. brev el. motsv.). Observera skillnaden mellan konseljdatum och institutionens tillkomstdatum. Om dessa avviker bör det stå i direktivet från vilken datum det börjar gälla.

Övriga källor Riksarkivets beståndsöversikt (Läs alltid artikeln för att kontrollera vad de i rubriken angivna årtalen avser).

Statskalenderns register över upphörda och nybildade myndigheter (förekommer under rubriken Myndighetsförändingar åtminstone sedan 1996 års utgåva)

Regeringstillsatta kommittéer

Förstahandskälla: Kommittédirektiv

Andrahandskälla: Riksarkivets beståndsöversikt del 3.

1.5 Verksamhetsbeskrivning

Verksamhetsbeskrivning omfattar beskrivning och klassifikation av en person eller institutions verksamhet. Den skall utgå från en generell beskrivning av verksamheten. Utifrån verksamhetsbeskrivningen skall ämnesord väljas i en särskild thesaurus över verksamhetsbeskrivande termer. Tillsammans med elementen "sektor" och "organisationsnivå" skall dessa beskriva verksamhet i form av en indexerad ordlista. Det skall också vara möjligt att välja mellan olika tesaurer, t.ex. olika klassifikationsschemata, för att ge mer skräddarsydda återsökningsmöjligheter.

1.5.1 Sektor

Hänvisningar:

KRS

NAD 2 dataelementkatalog: Sektor

Med sektorstillhörighet menas i första hand vilka lagar en institution lyder under. Statliga institutioner lyder i regel under instruktioner utfärdade av regeringen. Använd värdet "1 statlig sektor" för sådana institutioner.

Om institutionen inte kan hänföras till någondera av sektorerna "statlig", "kommunal" eller "enskild", skall värdet "övriga" användas. Exempel: offentligrättsliga subjekt under särskild lagstiftning, institutioner med huvudmän från flera sektorer.

Ett börsintroducerat aktiebolag skall alltid registreras under "enskild" sektor, alldeles oavsett ägarförhållanden, rösttal och liknande.

1.5.2 Organisationsnivå

Hänvisningar:

KRS

NAD 2 dataelementkatalog: Organisationsnivå

Avser nivå för territoriell jurisdiktion. Ange i värdet "1 central" för centrala statliga institutioner.

Beskickningar och konsulat

Använd värdet "1 central" för beskickningar och ambassader, "2 regional" för generalkonsulat och konsulat. Använd värdet "3 lokal" för vicekonsulat. För avgränsning av centrala statliga institutioner, se Definitioner.

1.5.3 Sakord för verksamhet m.m.

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Verksamhet-sakord

Termer som beskriver en institutions verksamhet eller viss formell tillhörighet.

Fasta termer i NAD för verksamhetsbeskrivning

I NAD förekommer ett urval av termer för verksamhetskategorier. Hänvisa gärna till dessa termer i det lokala registret, antingen genom att länka registret till NAD:s kategoritermer eller genom att ange kategorins term och kod i den lokala posten. I ARKIS finns dessa termer tillgängliga.

Exempel:

1010 Kungl. Maj:ts kansli och Regeringskansliet

Val av sakord för verksamhet

Föredragna termer ur Svenska ämnesord  rekommenderas av NAD för att skapa sökingångar till institutioners verksamhet. Gör på följande vis:

1. Använd en instruktion, historik eller annan beskrivning som underlag för valet av verksamhetstermer.
2. Välj ut sådana termer som svarar på frågor som: Vilken verksamhet har institutionen bedrivit? Till vilket ämnesområde hör de ärenden institutionen handlagt?
3. Välj termer som beskriver verksamheten så precist som möjligt. För Statistiska tabellkommissionen (1858-1886) kan t.ex. termerna "befolkningsstatistik" och "ekonomisk statistik" användas. Använd i så fall inte den generella termen "statistik". Ju mer precis termen är, desto bättre återsökningsresultat.
4. Välj så många termer som är relevant för beskrivningen.
5. Jämför de valda termerna med termer i Svenska ämnesord. Använd lämpliga synonymer i Svenska ämnesord om orden inte återfinns. I de fall en lämplig term inte återfinns i Svenska ämnesord kan den föredragna termen lagras som lokal term. De kan också föreslås som nya ämnesord i Svenska ämnesord.

Verksamhet: sakord: lokal term

Här kan en fritt vald term , till exempel ur en egen, lokal ordlista användas för vidare förtydliganden av verksamhetsbeskrivningen. Termen bör knytas till de fasta termerna i en godkänd tesaurus.

Verksamhet: sakord: giltighetstid

Ange giltighetstiden för den särskilda verksamheten enligt regler i avsittet 1.4 Verksamhetstid.

1.5.4 Rekommenderade källor

Svensk författningssamling, Kommittédirektiv, Kommittéberättelsen, Riksarkivets beståndsöversikt, Sveriges statskalender

1.6 Topografiska uppgifter

Hänvisningar:

KRS 23, 24.4C2-24.4C6

NAD 2 dataelementkatalog: Verksamhet - topografi

Regler för auktorisering av topografiska sökingångar

1.6.1 Hänvisning till fasta topografiska termer enligt NAD

För NAD:s räkning finns en särskild topografisk tesaurus, som också används i ARKIS. Man bör hänvisa till orterna i denna tesaurus när man gör topografiska hänvisningar i NAD. Om registret inte finns tillgängligt i den egna databasen kan man enklast göra hänvisningen genom att ange referenskod till den post i NAD:s topografiska tesaurus som man vill hänvisa till. Genom import till NAD kopplas sedan denna hänvisning samman med den topografiska uppgiften. Ange i första hand verksamhetsort för offentliga institutioner. Med verksamhetsort menas i allmänhet det territorium som institutionen har behörighet att verka i enligt instruktion eller liknande. Om detta område omfattar flera topografiska enheter i det topografiska registret, hänvisa till samtliga topografiska enheter som verksamhetsorten omfattar. Om området omfattar en del av en topografisk enhet i det topografiska registret, hänvisa till den topografiska enheten och gör en specifikation enligt (1.6.2) Topografi: lokal term. Kontrollera också att relationens tidsomfång inte överskrider den topografiska enhetens giltighetstid.

Om verksamhetsort inte kan bestämmas, kan lokaliseringsort anges. Lokaliseringsorten är platsen för institutionens huvudkontor. Även orter för lokalkontor och andra anläggningar kan anges som lokaliseringsort med anmärkning om detta. Lokaliseringsorten skall alltid vara en ort av typen "ort" (dvs ospecificerad ort). Ange lokaliseringsorten som lokal term (enligt punkt 1.6.2) och hänvisa till närmaste administrativa territorium i NAD:s topografiska tesaurus.

1.6.2 Topografi: lokal term

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Topografi: lokal term

Om en topografisk enhet inte återfinns i NAD:s topografiska tesaurus, ange denna ort som "lokal term". Man kan också göra en vidare specifikation av orten genom att ange en namnlös del eller riktning inom orten, t.ex. "norra delarna". Om en systematisk registrering av enheter som saknas i det topografiska registret behöver göras (exempelvis utländska eller upphörda territorier), bör ansvarig för NAD:s topografiska tesaurus kontaktas.

1.6.3 Relation mellan orter och institutioner

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Topografi: association

Anger vilken relation institutionen har i förhållande till den angivna orten. Ange ett av följande värden:

• Verksamhetsort: det territorium inom vilken myndigheten har verkat eller har haft jurisdiktion inom.
• Lokaliseringsort: en ort där myndigheten har haft huvudkontor eller annan anläggning.

Ange associationens giltighetstid om denna avviker från institutionens verksamhetstid.

1.7 Hänvisningar till andra institutioner eller personer

Hänvisningar:

KRS: kap. 26

NAD 2 dataelementkatalog: Hänvisning - institution eller person

Relationer till andra institutioner eller personer skall redovisas genom hänvisningar mellan auktoritetsposter. Gör hänvisningen så precis som möjligt. Relationen mellan olika namnformer för en institution behandlas under 1.3 Alternativnamn.

Exempel: Statistiska centralbyrån

Hänvisning till föregångare: Kungl. Statistiska tabellkommissionen. Statistiska centralbyrån

Hänvisa ej till: Kungl. statistiska tabellkommissionen (1858-1886. Relationen framgår i stället genom hänvisning från Kungl. Statistiska tabellkommissionen. Statistiska centralbyrån som underordnad institution.

Exempel: Statistiska tabellkommissionen (1886-1948)

Hänvisning till föregångare: Kungl. Statistiska tabellkommissionen. Statistiska centralbyrån

Hänvisa ej till: Kungl. statistiska tabellkommissionen (1858-1886). Relationen framgår i stället genom hänvisning från Kungl. Statistiska tabellkommissionen. Statistiska centralbyrån som underordnad institution.

1.7.1 Hänvisning: relation

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Hänvisning - institution eller person: relationstyp

Avser typ av relation mellan olika personer eller institutioner. Använd följande värden:

Föregångare till

Efterföljare till

Underordnad

Överordnad

Se även

Annan relevant hänvisning

I ARKIS anger man "Hänvisning: relation" genom den post varifrån relationen upprättas. Relationen presenteras ömsevis, dvs. i båda posterna som ingår i relationen.

Exempel:

Statistiska tabellkommissionens statistiska centralbyrå skall länkas som föregångare till Statistiska centralbyrån. Upprätta då en relation från Statistiska centralbyråns post. Välj "Föregångare" som Relation till aktuell post. Relationstypen visas sedan som "Föregångare" i Statistiska centralbyrån och "Efterföljare" i Statistiska tabellkommissionens statistiska centralbyrå.

1.8 Historik

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Historik/biografi

Skriv en kortfattad historik. Den kan vara utformad som en löpande text eller en kronologisk lista (se exemplen nedan). Förklara gärna sammanhang kring historiska förändringar som antytts i övriga fält, t.ex. organisations- och verksamhetsförändringar.

Exempel:
De tekniska ämbetsverkens betongdelegerade av år 1940 ombildades 1951 till Statens betongkommitté. Kommittén var ett samverkansorgan för de centrala myndigheter som bedrev byggnadsverksamhet och utarbetade normer för cement och betong. 1956 tillsattes ett verkställande utskott och fem arbetsgrupper för olika tekniska områden. Efter en omorganisation 1975 inriktades normarbetet även på tillämpningsbestämmelser till byggnadsstadgan. Betongkommittén upphörde 1979, då normarbetet övertogs av Statens planverk och ett till detta knutet råd

Källa: Riksarkivets beståndsöversikt, del 5

Man kan också göra en kronologisk lista:

1951 Ombildas De tekniska ämbetsverkens betongdelegerade av år 1940 till Statens betongkommitté som ett samverkansorgan för de centrala myndigheter som bedrev byggnadsverksamhet och utarbetade normer för cement och betong

1958 bildas ett verkställande utskott och fem arbetsgrupper för olika områden

1975 börjar kommittén även utfärda tillämpningsbestämmelser för byggnadsstadgan

1979 Kommittén upphör. Normarbetet övertas av Statens planverk

Källa: Riksarkivets beståndsöversikt, del 5

1.8.2 Rekommenderade källor

Riksarkivets beståndsöversikt

Svensk författningssamling

Sveriges statskalender

Riksarkivets arkivförteckningar

Lindberger, A., Förteckning över statliga utredningar 1904-1945, Stockholm 1953.

Thyselius, E., Förteckning öfver komitébetänkanden 1809-1903, I och II, Stockholm 1896 och 1904.

1.9 Anmärkningar

Här avses anmärkningar som är gemensamma för hela auktoritetsposten. Beroende på registerapplikationens utformning kan naturligtvis speciella anmärkningsfält användas i anslutning till vissa element.

1.9.1 Allmänna anmärkningar

Här anger man anmärkningar som kan vara av allmänt intresse.

• Förklara vid behov de sammanhang som berörs i auktoritetspostens övriga fält
• Ange uppgifter som inte passar in i något annat fält

Exempel

typer av organisationsförändringar

funktionell behörighet

avvecklings- och interimsorganisation

1.9.2 Interna anmärkningar

Här anmärker man om sådant som inte bedöms vara av allmänt intresse utan endast för registerhanteringen intressanta uppgifter. Uppgifterna tas inte in i NAD.