Serie

Förvalta och utveckla stadens gemensamma verksamhetssystem

Grunddata

Referenskod	SE/SSA/4441/02/11./11.5
Länk till posten	https://sok.riksarkivet.se/arkiv/osjGviADCKkMSNoaMFYzU6
Arkivinstitution	Stockholms stadsarkiv (depå: Stockholms stadsarkivs digitala arkiv)

Innehåll och historik

Allmän anmärkning

Processen är digital och förvaras i e-arkiv Stockholm, se Stockholms stadsarkivs hemsida.

Kontroll

Skapad	2017-08-14 16:27:28
Senast ändrad	2025-01-14 15:51:44

Processen är digital och förvaras i e-arkiv Stockholm, se Stockholms stadsarkivs hemsida.

Volymer (4 st)

Referenskod	Titel	Tid	Anmärkning
1		2015 – 2017	Volymen är digital och förvaras i e-arkiv Stockholm, se Stockholms stadsarkivs hemsida. Cognos Cognos är ett ekonomiskt system för bolagskoncernen Stockholms Stadshus AB. Stockholms Stadshus AB använder systemet för prognoser, budget, finansiell rapportering och konsolidering för koncernen. Stockholm Stadshus AB rapporterar regelbundet information ur Cognos till Stadsledningskontoret som äger och förvaltar systemet. Förutom databasleverans från systemet Cognos har även tillhörande leveransdokumentation, systemdokumentation och tabelldata levererats till e-arkiv Stockholm. Sista leveransen lästes in 2017-07-06.
2		2015 – 2023	Volymen är digital och förvaras i e-arkiv Stockholm, se Stockholms stadsarkivs hemsida. Uttag ur stadens socialtjänstregister, Paraplyet. Paraplyet är ett gemensamt system för stadsdelarna, Socialförvaltningen och Äldreförvaltningen. Registrering sker av enskilda ärenden inom socialtjänstens verksamhetsgrenar individ- och familjeomsorgen, äldreomsorgen samt omsorgen om funktionshindrade. Systemet togs i bruk 2002, men äldre uppgifter från tidigare systemet Doris har migrerats för åren 1998-2003. Sekretess i handlingarna lyder under Offentlighets- och sekretesslagen kap 26. Innan leverans till e-arkivet har gallring skett i enlighet med Socialtjänstlagen, Socialtjänstförordningen och stadsarkivets gallringsbeslut (2008:16). Leveranser till e-arkivet sker fem år efter det att sista anteckning gjorts i akten (för akter som ska bevaras för forskningsändamål, sk. A-akter) samt fem år efter 18-årsdagen (för akter som ska bevaras av rättssäkerhetsskäl, sk. B-akter). Ett utökat bevarande sker genom att samtliga akter för ekonomiskt bistånd bevaras (EB-akter).
3	Ekonomiredovisningssystem (Agresso)	2015 – 2021	Volymen är digital och förvaras i e-arkiv Stockholm, se Stockholms stadsarkivs hemsida. Stadens centrala ekonomiredovisningssystem (Agresso) Agresso är ett centralt ekonomisystem som används för att hantera ekonomiska transaktioner; ekonomisk redovisning, inköp, uppföljning, projekthantering och anläggningsregister med mera. Den information som bevaras i e-arkivet är uppdelad i följande kategorier: - Anläggningsredovisning - Fakturering och kundreskontra - Gemensamma register - Huvudbok - Leverantörsreskontra - Leveransdokumentation Här återfinns bland annat följande information: Huvudbok, betalning av leverantörsfakturor, utfärdande av kundfakturor, anläggningsregister, som hanterar samtliga investeringsobjekt i staden samt projektredovisning. Koncernredovisning för Stockholms Stadshus AB: prognoser, budget, finansiell rapportering och konsolidering. Årsredovisning för Stockholms stad och Stadshus AB. Agresso används av alla förvaltningar och bolag i Stockholms stad. Bolagens ekonomiska information ur Agresso redovisas under respektive arkivbildare i e-arkivet. Förvaltningarnas information är arkiverat tillsammans i Stadsledningskontorets arkiv. Under arkivbildarnivå redovisas informationen i bestånd nämnt ”Ekonomisk information”. Arkivuttag ur Agresso sker årsvis men med tre års leveransfrist. Det betyder att informationen i e-arkivet sträcker sig fram till tre år bakåt från aktuellt år. Förfrågningar på räkenskapsinformation i arkivet hänvisas företrädelsevis till Stadsledningskontoret (SLK) om materialet är yngre än tio år. För delar av materialet gäller sekretess och PUL. Koncernredovisning och årsredovisning är offentlig.
4		2015 – 2024	Volymen är digital och förvaras i e-arkiv Stockholm, se Stockholms stadsarkivs hemsida. Stadens system för integrerad ledning och styrning av verksamhet och ekonomi, ILS-webb. Systemet användes för att planera, följa upp och utveckla stadens verksamheter. I beståndet ingår bl.a. verksamhetsplaner, verksamhetsberättelser, underlag för budget med flera rapporter. Den aktuella informationen återfinns även hos respektive arkivbildare, vanligen bland de diarieförda handlingarna.

Success! You have made an order!

An error ocurred!