Arkiv

Ämbetsarkivet 2007-2014

Stockholms stadsarkiv

Grunddata

Referenskod

SE/SSA/2088/02

Länk till posten

https://sok.riksarkivet.se/arkiv/bOSLGR2fyAF2fUiRQH3wJ0

ExtraID

2860

Omfång

23,4 Hyllmeter

Villkor

Delvis

Villkorsanm

Vissa handlingar i arkivet kan omfattas av sekretess. En sekretessprövning ska göras innan handlingarna kan lämnas ut.

Arkivinstitution

Stockholms stadsarkiv (depå: Kungsklippan, Liljeholmskajen, Stockholms stadsarkivs digitala arkiv)

Arkivbildare/upphov

Kulturnämnden i Stockholm (Arkivbildare)

Kategori: Kommunal myndighet

Innehåll och historik

Innehåll

Organisation och kortfattad historik

Historik

Det tidigaste påträffandet av begreppet ”Stadsens archivum” är i 1672 års instruktion för stadens styrelse, och avsåg kronans myndigheter och deras handlingar. 1753 års stadsbrand förstörde en stor del av det ordnings- och förteckningsarbete som genomförts, och mellan medeltiden och fram till stadsarkivets tillkomst 1930 finns ingen sammanhängande och lättillgänglig beskrivning av stadens arkiv.

Från 1840 låg ansvaret för stadens arkiv på magistraten. 1875 inrättades en stadsarkivarietjänst, i samband med en omorganisation av Stockholms magistrat och rådhusrätt. Tjänsten tillsattes på ett särskilt förordnande och var periodvis obesatt, och 1910 togs den bort igen. Den aktuarie hos magistraten som övertog ansvaret fick i stället en arkivamanuens.

Enligt en instruktion från 1926 utsågs Rådhusarkivet till depå för det material som skapades hos Stockholms magistrat, rådhusrätt, forna kollegier och kämnärsrätter samt förmyndarkammaren. En arkivföreståndare verkställde arkivnämndens beslut. Instruktionen reglerade även Rådhusbiblioteket, vars vård Rådhusarkivet även ansvarade för, samt regler för hur forskare skulle förhålla sig. Material förvarades även hos Stockholms stads arkiv och bibliotek, som fanns i lokaler på Riddarholmen.

1897 öppnar Stockholms stads arkiv och bibliotek för allmänheten.

1929 tillkommer arkivnämnden och dess förvaltning, Stockholms stadsarkiv. Fram till 1998 ingick arkivnämnden i den rotel som handhade kulturfrågor, undantaget 1983-1988 då den tillhörde skolroteln. 1998 avskaffades arkivnämnden under borglig majoritet, och den nya kulturnämnden fick i uppgift att utgöra arkivmyndighet i Stockholms kommun.

År 1993 fick stadsarkivet i uppdrag av regeringen att vara myndighet också för regionala och lokala statliga myndigheter i Stockholms län. Stadsarkivet blev således 1993 landsarkiv i Stockholms län. 2014 återgick uppdraget att bedriva tillsyn över regionala statliga myndigheter till Riksarkivet. Uppdraget som landsarkiv är i övrigt oförändrat.

Organisation

Under stadsarkivarien är verksamheten indelad i tre avdelningar och sammanlagt sex enheter. Till sin hjälp har stadsarkivarien också en kommunikationsstrateg och en administrativ chef med ansvar för ekonomi.

Omvärld och service
Avdelningen ansvarar för stadsarkivets utåtriktade verksamhet och kundbemötande, och är uppdelat i tre enheter:
Läsesal och webb
Enheten ansvarar för servicen till kunder och för det pedagogiska arbetet med vägledning och förmedling av information om arkiven och hur de kan användas. Enheten anordnar också visningar av arkiv och magasin, skolbesök och utställningar.
Arkivsvar team 1 och 2
Arkivsvarsteamen besvarar frågor. Huvuddelen av frågorna gäller begäran om kopior av, eller sammanställningar av information ur arkiv. Spännvidden är mycket stor eftersom stadsarkivet förvarar handlingar från 1400-talet till idag, från ett stort antal verksamhetsområden t.ex. folkbokföring, polis och domstolar, socialtjänst, skola.

Logistik och produktion
Avdelningen ansvarar för stadsarkivets samlade bestånd av arkivhandlingar, både på papper och digitala medier (exkl. e-arkiv Stockholm), samt med mottagande, förvaring och vård av arkivmaterial. Avdelningen är uppdelad i två enheter:
Ta emot och bevara
Enheten ansvarar för logistiken kring arkivens tillgänglighet, förvaring och bevarande och administrerar leveranser till stadsarkivet. Enheten ansvarar också för stadsarkivets lokaler, IT-drift och kontorsservice.
Bearbeta och publicera
Enheten arbetar med att ordna och förteckna arkiv samt registrering, digitalisering och publicering. I publiceringsarbetet ingår att ta fram trycksaker och multimedia, och att ta utställningsinitiativ tillsammans med enheten Läsesal och webb.

Informationsförsörjning och utveckling
Avdelningen arbetar tillsammans med stadens verksamheter med att utveckla lösningar för arkiv- och dokumenthantering i staden. Avdelningen har en processbaserad organisation med fem olika processer:

Tillsyn och normering
Ansvarar för att utöva tillsyn gentemot stadens verksamheter utifrån arkivlagens krav, att skriva förslag till arkivregler som antas av kommunfullmäktige och riktlinjer till arkivreglerna som beslutas av stadens arkivmyndighet kulturnämnden.
Uppdragsverksamhet
Erbjuder tjänster inom arkiv- och informationshantering för stadens verksamheter. Syftet är att stödja och samverka för att utbyta kunskap och erfarenheter i frågor som rör arkiv och dokumenthantering.
Utveckla och samverka
Arbetar för att utveckla kvalitet, tillgänglighet och säkerhet i stadens informationsförsörjning, bland annat genom ökad samverkan mellan stadens verksamheter vad gäller hantering av information. Viktiga delar i det är införande av standardiserade grundprocesser för hantering av ärenden, att redovisa information enligt en processorienterad struktur samt att utveckla säkra processer för Öppna data (PSI-data).
IT
Inom stadsarkivet samordnar avdelningen IT-säkerhetsarbete, beställning av infrastruktur och av arbetsplatssystem, intern support, m.m.
Digital arkivprocess
Arbetar med att leverera in information från stadens digitala system till e-arkiv Stockholm, stadens system för digital långtidslagring, i form av olika anslutningslösningar. Processen är i sin tur uppdelad i delprocesser; mottag, utfående, arkivvård och administration.

Historiska organisationsförändringar

Det nyupprättade stadsarkivet hade 1930 ingen formellt uppdelad organisation. Verksamheten omfattade 13 personer; en stadsarkivarie, två arkivföreståndare (från Rådhusarkivet respektive Stockholms stads arkiv och bibliotek), tre extra arkivtjänstemän, fem extra arkivbiträden, en extra tjänsteman och en vaktmästare. Tio år senare, 1940, hade verksamheten breddats och personalen uppgick till 17 personer. Bland annat hade en kontorist, en bokbinderska och en expeditionsvakt anställts. Arkivmagasinen på Kungsklippan togs i bruk 1943, men under en tid kvarblev administrationen i rådhuset.

1966 hade en första formell verksamhetsuppdelning gjorts mellan ansvar för statliga och kommunala arkiv. En av arkivarierna hade också ansvar för forskarservicen (och något högre lön än de övriga fyra).

1968 delades stadsarkivets verksamhet in i fyra sektioner under stadsarkivarien: en för statlig sektor, en för kommunal sektor, en för enskild sektor samt en administrativ sektion. Under 1970-talet genomfördes en stark ökning av personal i skyddad och halvskyddad verksamhet med lönefinansiering delvis från arbetsmarknadsmyndigheterna.

1986 förändrades organisationen till att omfatta två arkivavdelningar (arkivavdelning 1 med kommunala arkiv, forskarservice, registrering av arkiv samt depåservice, respektive arkivavdelning 2 med statliga arkiv, enskilda arkiv, publikationer, visningar och utställningar), en administrativ avdelning (inkl. biblioteket) samt Stockholms historiska databas, som ursprungligen skapats av den arbetskraft som anställts i med lönefinansiering under 70-talet. Stockholms historiska databas var förlagt på Sturegatan 10.

1987 infördes en pooltjänst för hela staden som var knuten till stadsarkivet. Tjänsteköpande förvaltningar kunde på detta sätt få tillgång till en professionell arkivarie utan att binda sig till en egen, fast tjänst. Dock var verksamheten svårgenomförbar, och upphörde innan en planerad andra tjänst kunde inrättas.

1993 slogs de två arkivavdelningarna ihop till en, men klövs redan 1995 igen, till Arkivavdelningen för teori och metod och Arkivavdelningen för operativ verksamhet. 1997 infördes en särskild IT-enhet. Under 1996 tillkom den bemannade Frihamnsdepån i och med stadsdelsnämndsreformen, och blev en enhet inom Arkivavdelning för operativ verksamhet.

Radikala förändringar genomfördes år 2000, och organisationen utformades i flera avseenden som ett mer typiskt landsarkiv. Avdelningarna upplöstes och flera mindre enheter inrättades. Direkt under stadsarkivarien samlades IT-service för driften, Administration, Vaktmästeri, Bibliotek och Bokbinderi. Enheter med eget verksamhetsansvar blev Forskarservice, Depåverksamhet, Tillsyn och rådgivning, Filialen i Frihamnen, Stockholms historiska databas och SHD-resurs (tidigare Rehabiliterings- och övertalighetsprojektet).

2009 genomfördes ytterligare förändringar, och verksamheten delades in i två avdelningar och sammanlagt sju enheter. Avdelningen Omvärld och service med enheterna Läsesal och webb, Tillsyn och rådgivning, samt tre svarsenheter (A, B och C), och avdelningen Logistik och produktion, med Ta emot och bevara, samt Bearbeta och publicera. Utöver avdelningarna skapades en stab, inom vilken det fanns en IT-strateg, en strateg och en controller, och ett Utvecklingscentrum med en projektledare och en strateg.

2012 startade Uppdragsverksamheten, med samma syfte som den tidigare pooltjänsten. Inledningsvis hade man en arkivarie som på halvtid arbetade som konsult, men ganska snart förstärkte man med ytterligare en och en halv tjänst. 2014 anställdes två arkivarier på fasta tjänster för att arbeta heltid med uppdrag, och utöver detta arbetade ytterligare 3 personer på heltid, men på projektanställningar.

2013 bildades avdelningen Informationsförsörjning och utveckling från den tidigare tillsynsenheten. Till avdelningen fördes då personal som tidigare suttit i Staben och Utvecklingscentrum. De tidigare tre svarsenheterna ombildades till två.

Specifika begrepp
Allmänna arkivschemat – ett sätt att redovisa information där den ordnas enligt olika kategorier, exempelvis så sorteras protokoll in under serie A, inkommande handlingar under serie B, osv.
Gallring – att förstöra information.
Klassificeringsstruktur – den övergripande struktur en verksamhet beskrivs genom, i form av processer. Styrande processer samlas under verksamhetsområde 1, stödjande under verksamhetsområde 2, samt kärnprocesser under område 3 och uppåt.
Processorienterad informationsredovisning (PIR) – ett sätt att redovisa information efter en processbaserad struktur, där verksamheternas olika processer blir den indelning man sorterar informationen efter.

Sökmedel

Diariet
En stor del av stadsarkivets handlingar återsöks genom diariet. Det finns äldre diarieplaner samt en nuvarande registreringsplan. Av dessa framgår vilka typer av ärenden som har diarieförts. Från 2007 redovisas informationen enligt processorienterad informationsredovisning (PIR), och ärenden har registrerats efter en detaljerad version av stadsarkivets klassificeringsstruktur (KS). Vid årsskiftet 2014/2015 anpassades KS:en efter det standardförslag som stadsarkivet tagit fram för stadens verksamheter gällande styrande och stödjande processer (se bilaga 1).

Arkivförteckning/Bevarandeförteckning
I arkivförteckningen kan man söka på handlingar på en övergripande nivå, d.v.s. där redovisas vilka typer av handlingar som finns, dock inte vilka enskilda handlingar. Häri redovisas både diarieförda/registrerade handlingar och de bevarandehandlingar som inte registrerats.

För material fram till och med 2006 så förekommer en äldre arkivförteckning som förtecknats enligt allmänna arkivschemat. Från och med 2007 förtecknas arkivet efter stadsarkivets klassificeringsstruktur, i processer.

e-arkiv Stockholm
I e-arkivet förvaras handlingar från ekonomi-, personal- och styrande processer, som levererats från de stadsgemensamma system stadsarkivet använder.

Andra arkivbildares material
För återsökningar i det arkivmaterial från stadens verksamheter som stadsarkivet har i uppdrag att förvara och tillgängliggöra finns ett antal olika register, så som exempelvis beståndsregistret.

Sekretess

Stockholms stadsarkivs handlingar är allmänna handlingar. Dessa är med ett fåtal undantag offentliga. Tillgängligheten i Stockholms stadsarkivs arkiv är i vissa fall inskränkt på grund av Offentlighets- och sekretesslagen. Sekretessprövning förekommer främst med hänsyn till skydd för allmänhetens ekonomiska intresse (OSL 19 kap.), till skydd för att förebygga eller beivra brott (OSL 18 kap), till skydd för uppgift om enskilds personliga förhållanden (OSL 21 kap.) eller till skydd för enskild i verksamhet som rör annan tillsyn, granskning, övervakning, m.m. (OSL 32 kap. 3§ OSL).

Gallringsbeslut
Specifika gallringsbeslut för Stockholms stadsarkiv

2010:09, SSA Dnr 9.4-6803/10. Beslut om gallring för handlingar från skola-systemet i e-arkiv Stockholm.

Generella gallringsbeslut för Stockholms stad

2011:09, SSA Dnr 9.4-5370/11. Beslut om bevarande och gallring av information inom löne- och personaladministration hos myndigheter i Stockholms stad.
2007:12, SSA Dnr 9.4-4060/07. Gallringsbeslut för samtliga förvaltningar, bolag och stiftelser i Stockholms stad.
2006:35, SSA Dnr 1511-5413/04. Gallringsbeslut (Agresso).
2006:34, SSA Dnr 1511-5413/04. Gallringsbeslut (Agresso).
2004:08, SSA Dnr 1511-11364/04. Ändring i gallringsbeslut (upphandlingsärenden).
2003:13, SSA Dnr 1511-15541/03. Gallringsbeslut (upphandlingsärenden). Delvis gällande.

Stadsarkivets ämbetsarkiv -- 2088/01: (arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat: (1637-)1930-20 06(-2011); -- 2088/02: (processinriktad redovisning/PIR 2007-2014); -- 2088/03: (PIR) 2015-2020-12-04); --2088/04: (PIR 2020-12-07-).

Allmän anmärkning

Ämbetsarkivet

Tillgänglighet

Sekretess

Delvis

Kontroll

Skapad	2006-02-10 00:00:00
Senast ändrad	2025-08-11 13:43:28

Serier (10 st)

Referenskod	Titel	Anmärkning
1	STYRA OCH PLANERA VERKSAMHETEN
2	GE VERKSAMHETSSTÖD
3	FÖRVARA ARKIV
4	TILLHANDAHÅLLA ARKIV
5	SPRIDA KUNSKAP OM ARKIV
6	UNDERLÄTTA TILLGÅNGEN TILL ARKIV
7	ARBETSTRÄNA	Avslutad 201-03-11
8	BIBLIOTEK
9	ARBETA FÖR GOD ARKIVHANTERING
10	UTBILDA OM DATORANVÄNDNING	Inga ärenden.

Sökhjälp: arkiv