Folktandvården Sandbyhov, Norrköping (1993 – )

Organisation

Kategori

Ej fastställd. Ospecificerad (Tandvård)

Alternativa namn

Folktandvården Eneby

Folktandvården Sandbyhov

Folktandvården Vidablick

Historik

Arkivbeskrivning Folktandvården Sandbyhov
Dnr RÖ 2022/1078
Organisation och arbetsuppgifter
Folktandvården Sandbyhovs huvudsakliga uppgift är att bedriva tandvård genom att förebygga, utreda och behandlar sjukdomar och skador i munhålan. Målgruppen är klinikens revisionspatienter såsom nya patienter. Kliniken har också ett befolkningsansvar som omfattar samtliga barn och ungdomar i åldrarna 0-19år. Målet för befolkningsansvaret är att alla som vistas inom klinikens upptagningsområde tillförsäkras goda möjligheter att bibehålla eller nå en god tandhälsa. Detta sker genom att kunskaper om munsjukdomar och dess orsaker förmedlas på förskolor och skolor inom klinikens upptagningsområden.
Det var i april 1993 man öppnade upp portarna Folktandvården Sandbyhov, som då hette Folktandvården Vidablick, efter att två kliniker i området lades ner. Kommunen ville bedriva skolverksamhet i lokalerna. Folktandvården Eneby, Enebyskolan och Folktandvården Haga, Haga gymnasiet slogs då samman till en klinik. Folktandvården Sandbyhov är idag placerad på Doktor Butlers Gata 3-5 i Norrköping sedan 20:e september 2021, då flytten från gamla kliniken Vidablick på Sandbyhovsgatan 21 ägde rum. I samband med flytten valde man att byta namn till Folktandvården Sandbyhov.
Verksamheten har en klinikledning som består av en klinikchef och en kliniksamordnare. Arbetsgruppen utgörs idag av fyra tandläkare, fyra tandhygienister och åtta tandsköterskor. De senaste åren har verksamheten genomgått organisationsförändringar, som påverkat arkiven. I takt med att samhället digitaliserats, har även strukturen och innehållet i arkiven övergått till att bli alltmer digitala.
Verksamhetens arkiv och handlingar
I verksamheten fanns ett närarkiv i anslutning till receptionen på kliniken. Där har analoga patientjournaler bevarats, fram till våren 2020. Då gjordes en utgallring av samtliga pappersjournaler eftersom 10 år efter sista anteckningen hade passerat. Kliniken gjorde ett urval efter vilka dokument som man ansåg behövde scannas in i den digitala patientjournalen, och utgallring kunde sedan ske enligt gallringsbeslut RArk 2019-339-071.
I källararkivet bevarar kliniken betalkortsavstämningar och tandtekniska följesedlar som är mindre än 10år gamla, RArk 2018-4483-071.
Verksamheten förvarar även inkommen begäran om journalkopior, från exempelvis annan klinik, person, myndighet, Försäkringskassan etc. Denna begäran skickas i slutet av året in för central diarieföring och arkivering på folktandvården stab, gallringsbeslut RArk 2019-339-071.
Studie- och/eller arbetsmodeller vid större broarbeten (mer än tre led) gallrar verksamheten 2 år efter behandlingens avslutande enligt gallringsbeslut RArk 2020-575-071.
I inventariesystemet Medusa registreras verksamhetens medicintekniska utrustning, ex autoklav och diskdesinfektor. Funktionskontroller och kvittoremsor för dessa bevaras i loggbok och gallras av verksamheten efter 3år enligt gallringsbeslut RArk 2019-339-071.
Verksamheten hämtar regelbundet uppgifter om patienter från andra myndigheter, exempelvis via Master för uppdaterade adressuppgifter och via Försäkringskassan för information om när patienter registrerades i försäkringskassan, och således rätten till statligt tandvårdsstöd.
Från tandvårdsenheten får folktandvården dokumentation i form av listor på barnpatienter, 3-åringar, nyinflyttade, asyl, och patienter som valt folktandvården som vårdgivare. Dessa listor förstörs efter registrering och omhändertagande. RArk 2019-339-071.
Verksamhetssystem
Enligt patientdatalagen har verksamheten skyldighet att föra patientjournal. Lifecare dental, heter journalsystemet som innehåller patientdata. OnePix 2,0 är ett digitalt röntgenprogram som hör ihop med journalsystemet Lifecare. Cosmic är ytterligare ett journalsystem inom hälso-sjukvården. Folktandvårdsklinikerna använder systemet för receptförskrivning och efter samtycke av patient, ta del dennes aktuella medicinlista. Heroma är ett system som används av chefer för personaladministration, schemaläggning, lön, frånvarohantering mm. Heroma är kopplat till Adato, ett IT-stöd med bevakning på frånvaron, där får chefer bra översikt över varje medarbetares frånvaro. Adato bevakar när ett rehabiliteringsarbete behöver inledas p.g.a flera korttidssjukskrivningar. Synergi är ett avvikelsehanteringsprogram som används för rapportering av tillbud, olyckor och arbetsskador. Unit4 är ett faktureringsprogram som används för inköp och fakturor. Verksamheten använder systemet TeleQ för telefonkontakt med patienter. Klara kemikaliesystem används för registrering och lagerinventering av kemiska produkter. Kliniken är med i ett vårdutvecklingsprojekt, SkaPa- Svenskt kvalitetsregister för karies och parodontit, vilket innebär en daglig överföring av information från patientjournalen Lifecare Dental. Andra administrativa system som verksamheten använder är E-frikort, elektronisk hantering av högkostnadsskydd och frikort för patientbesök på kliniken. Kom & Gå, där anställda registrerar närvaro under arbetet. Rebus, ett system som erbjuder uppföljningsmöjligheter inom ekonomi och vård. I samband med rekrytering används systemet ReachMe. Verksamheten använder Munter för rapportering av barn till tandvårdsenheten (TVE).
Sökmedel
Dokumenta-Administrativt system med styrande, administrativa och medicinska dokument. Verksamhetens arkivinventering bevaras i en pärm i arkivet samt digitalt i klinikens G:mapp. (se bilaga)
Upprättad 2022-06-15
Julia Estifanous arkivredogörare Sharre Chizarie arkivansvarig
Arkivbeskrivning
Folktandvården Vidablick FTV-2021-00003
Organisation och arbetsuppgifter
Folktandvården Vidablicks huvudsakliga uppgift är att bedriva tandvård genom att förebygga, utreda och behandlar sjukdomar och skador i munhålan. Målgruppen är klinikens revisionspatienter såsom nya patienter. Kliniken har också ett befolkningsansvar som omfattar samtliga barn och ungdomar i åldrarna 0-19år. Målet för befolkningsansvaret är att alla som vistas inom klinikens upptagningsområde tillförsäkras goda möjligheter att bibehålla eller nå en god tandhälsa. Detta sker genom att kunskaper om munsjukdomar och dess orsaker förmedlas på förskolor och skolor inom klinikens upptagningsområden.
Folktandvården Vidablick är placerad på Sandbyhovsgatan 21 i stadsdelen Sandbyhov, i Norrköping. Två kliniker i området lades ner eftersom kommunen ville bedriva skolverksamhet i lokalerna. Folktandvården Eneby, Enebyskolan och Folktandvården Haga, Haga gymnasiet slogs då samman till en klinik. I april 1993 startade den nya gemensamma kliniken med namnet Folktandvården Vidablick.
Verksamheten har en klinikledning som består av en klinikchef och en kliniksamordnare. Arbetsgruppen utgörs idag av fyra tandläkare, fyra tandhygienister och åtta tandsköterskor. De senaste åren har verksamheten genomgått organisationsförändringar, som påverkat arkiven. I takt med att samhället digitaliserats, har även strukturen och innehållet i arkiven övergått till att bli alltmer digitala.
Verksamhetens arkiv och handlingar
I verksamheten finns ett närarkiv i anslutning till receptionen på kliniken. Där har analoga patientjournaler bevarats, fram till våren 2020. Då gjordes en utgallring av samtliga pappersjournaler eftersom 10 år efter sista anteckningen hade passerat. Kliniken gjorde ett urval efter vilka dokument som man ansåg behövde scannas in i den digitala patientjournalen, och utgallring kunde sedan ske enligt gallringsbeslut RArk 2019-339-071.
I närarkivet bevarar kliniken betalkortsavstämningar och tandtekniska följesedlar som är mindre än 10år gamla, RArk 2018-4483-071.
Verksamheten förvarar även inkommen begäran om journalkopior, från exempelvis annan klinik, person, myndighet, Försäkringskassan etc. Denna begäran skickas i slutet av året in för central diarieföring och arkivering på folktandvården stab, gallringsbeslut RArk 2019-339-071.
Studie- och/eller arbetsmodeller vid större broarbeten (mer än tre led) gallrar verksamheten 2 år efter behandlingens avslutande enligt gallringsbeslut RArk 2020-575-071.
I inventariesystemet Medusa registreras verksamhetens medicintekniska utrustning, ex autoklav och diskdesinfektor. Funktionskontroller och kvittoremsor för dessa bevaras i loggbok och gallras av verksamheten efter 3år enligt gallringsbeslut RArk 2019-339-071.
Verksamheten hämtar regelbundet uppgifter om patienter från andra myndigheter, exempelvis via Master för uppdaterade adressuppgifter och via Försäkringskassan för information om när patienter registrerades i försäkringskassan, och således rätten till statligt tandvårdsstöd.
Från tandvårdsenheten får folktandvården dokumentation i form av listor på barnpatienter, 3-åringar, nyinflyttade, asyl, och patienter som valt folktandvården som vårdgivare. Dessa listor förstörs efter registrering och omhändertagande. RArk 2019-339-071.
Verksamhetssystem
Enligt patientdatalagen har verksamheten skyldighet att föra patientjournal. Lifecare dental, heter journalsystemet som innehåller patientdata. OnePix 2,0 är ett digitalt röntgenprogram som hör ihop med journalsystemet Lifecare. Cosmic är ytterligare ett journalsystem inom hälso-sjukvården. Folktandvårdsklinikerna använder systemet för receptförskrivning och efter samtycke av patient, ta del dennes aktuella medicinlista. Heroma är ett system som används av chefer för personaladministration, schemaläggning, lön, frånvarohantering mm. Heroma är kopplat till Adato, ett IT-stöd med bevakning på frånvaron, där får chefer bra översikt över varje medarbetares frånvaro. Adato bevakar när ett rehabiliteringsarbete behöver inledas p.g.a flera korttidssjukskrivningar. Synergi är ett avvikelsehanteringsprogram som används för rapportering av tillbud, olyckor och arbetsskador. Unit4 är ett faktureringsprogram som används för inköp och fakturor. Verksamheten använder systemet TeleQ för telefonkontakt med patienter. Klara kemikaliesystem används för registrering och lagerinventering av kemiska produkter. Kliniken är med i ett vårdutvecklingsprojekt, SkaPa- Svenskt kvalitetsregister för karies och parodontit, vilket innebär en daglig överföring av information från patientjournalen Lifecare Dental. Andra administrativa system som verksamheten använder är E-frikort, elektronisk hantering av högkostnadsskydd och frikort för patientbesök på kliniken. Kom & Gå, där anställda registrerar närvaro under arbetet. Rebus, ett system som erbjuder uppföljningsmöjligheter inom ekonomi och vård. I samband med rekrytering används systemet ReachMe. Verksamheten använder Munter för rapportering av barn till tandvårdsenheten (TVE).
Sökmedel
Dokumenta-Administrativt system med styrande, administrativa och medicinska dokument. Verksamhetens arkivinventering bevaras i en pärm i närarkivet samt digitalt i klinikens G:mapp. (se bilaga)
Upprättad 2021-02-01
Julia Estifanous arkivredogörare Sharre Chizarie arkivansvarig
*******************************************************
Under 2021 bytte kliniken namn till Folktandvården Sandbyhov
***************************************************
H I S T O R I K
Landstinget i Östergötland
Folktandvården (FTV) Vidablick, Norrköping
Folktandvården Vidablick startade april 1993. Adress Sandbyhovsgatan 21, Norrköping, dvs. på Sandbyhovsområdet. Vid starten lades verksmheterna på Folktandvården Eneby på Enebyskolan och Foktandvården Haga på Hagagymnasiet ned på grund av att skolorna ville ta över lokalerna.
Personalen från de nedlagda klinikerna började den nya verksamheten på Vidablick: 5 tandläkare, 1 tandhygienist och 13 tandsköterskor. Klinikchef var vid starten Sven Pålsson följd av Barbro Hjärpe fr.o.m. 1994-01-01.
Vid sammanslagningen av klinikerna åsidosattes arkivarbetet, detta pga att stort arbete krävdes för att få samman personal och verksamhet till en enhet.
Verksamheten består av Barn- och ungdomstandvård samt vuxentandvård. Viss KBF-verksamhet? förekom från starten.
April 2000:
Personal: 5,5 tandläkare, 1 tandhygienist, 10 tandsköterskor.
Nytillkommen verksamhet: äldretandvård samt resurs för lustgasbehandling, dock utförs denna behandling på annan klinik. Projekt bedrivs med 1-åringar.
Klinikens upptagningsområde består av delar av Norrköpings kommun.
Av redogörare Ann-Charlotte Johansson
(redigerat vid inskrivningen KH)
Journalern medföljde från de föregående klinikerna vid bildandet av den nya.

Hänvisningar till orter

Ospecificerad topografiuppgift (Sätesort)

Referenskod	SE/E023/RO_91
Länk till posten	https://sok.riksarkivet.se/agent/ECogUv3sE46ipq8eq1LFi3
Språk	Svenska
ExtraID	RO_91

Arkivbeskrivning

Folktandvården Sandbyhov, Norrköping (Regionarkivet i Östergötland)

Sökhjälp: arkiv

Nyheter

Folktandvården Sandbyhov, Norrköping (1993 – )

Nyheter