Kvalitetskontroll i NAD
Denna text vänder sig i första hand till NAD:s auktorisatörer, dvs de personer som är behöriga att upprätta Nationella AuktoritetsPoster i NAD.
Den kan också tillämpas för kvalitetsarbetet i lokala register, vars uppgifter skall levereras eller länkas till NAD.
Ett allmänt villkor för att kvalitetsnivåerna skall kunna tillämpas är att posten skall vara publicerad i tryckt eller daterad, elektronisk version med tillgänglig källinformation.
Ett annat allmänt villkor är att NAD-handboken följts i de avseenden den är tillämplig.
Kvalitetsnivåer
I NAD tillämpas följande nivåer för informationskvalitet. Nivån anges genom elementet Status och avser en posts samlade data. Postens status gäller alltså för postens samtliga tillgängliga uppgifter. Redovisning av osäker uppgift i ett fält kan göras om reglerna tillåter detta. Osäkerheten skall redovisas som reglerna föreskriver. En sådan osäker uppgift påverkar i övrigt inte godkännandet av postens användning.
Följande nivåer föreslås:
| Kvalitetsnivå | Tillämpning | Vilka värden måste vara ifyllda? | Hur får posterna användas? | Källkontroll? | Vem gör? |
|---|---|---|---|---|---|
| Ej godkänd | Lokala register: personer och institutioner. Poster under arbete. Om en post har denna status i ett lokalt system bör den inte importeras till NAD | De värden som krävs för att kunna spara en post i systemet (i ARKIS Identitetskod, namn (får vara osäkert), datum för postens upprättande och senaste ändring, ansvarig institution samt registrator.) | Ingen tillåten spridning för andra än systemets administratörer och registratorer. | Registrerare med behörighet till registret | |
| Preliminär | NAD samt lokala register: personer, institutioner, topografier. Alla importerade poster i NAD ges denna status f.n. | De värden ifylls som krävs för en säker identifikation av postens objekt: Identitetskod, namn (får vara osäkert), datum för postens upprättande och senaste ändring, ansvarig institution samt registrator, källa till (auktoriserad) namnform, födelseår/startår (får vara osäkert), i förekommande fall dödsår/slutår (får vara osäkert). | Får spridas. NAD och ARKIS preliminära poster får ej exporteras till annat informationssystem | (Namn, levnads-/verksamhetstid) | Registrerare med behörighet till registret |
| Lokalt godkänd | Ej implementerat. NAD samt lokala register: personer, institutioner, topografier | De värden ifylls som krävs för en säker identifikation av postens objekt: Identitetskod, namn (får vara osäkert), datum för postens upprättande (alt. den befintliga kopians upprättande) och senaste ändring, ansvarig institution samt registrator (får vara osäkert), källa till (auktoriserad) namnform, födelseår, i förekommande fall dödsår. Dessa värden får vara osäkra. | Tillåten spridning (visning) och export från system | Fullständigt granskade poster: samtliga ifyllda värden skall vara kontrollerade enligt rekommenderade källor. Alla osäkra värden måste tydligt markeras med t.ex. "?". | Lokal auktorisatör. Tillämpningen förutsätter en utbildning |
| Nationellt godkänd | NAD: personer, institutioner, topografier | De värden ifylls som krävs för en säker identifikation av postens objekt: Identitetskod, namn (får vara osäkert), datum för postens upprättande (alt. den befintliga kopians upprättande) och senaste ändring, ansvarig institution samt registrator (får vara osäkert), källa till (auktoriserad) namnform, födelseår, i förekommande fall dödsår. Dessa värden får vara osäkra. | Tillåten spridning (visning) och export från system | Fullständigt granskade poster: samtliga ifyllda värden skall vara kontrollerade enligt rekommenderade källor. Alla osäkra värden måste tydligt markeras med t.ex. "?". | NAD:s auktorisatör. Tillämpningen förutsätter en utbildning. |