Att medverka och leverera till NAD

Alla som förvarar arkiv och gör dem/det tillgänglig för forskning, till exempel arkiv, bibliotek, museer och föreningar, kan lämna uppgifter om sina samlingar till NAD. Det går att leverera uppgifter om arkivbildare och uppgifter om arkiv/samlingar. Det går också att leverera arkivbeskrivningar/arkivförteckningar, register som PDF-textfiler och kontaktuppgifter till den egna arkivinstitutionen.

Hur levereras uppgifter till NAD?

Förberedelser

1. Fyll i Anmälningsformulär
2. En bekräftelse skickas till den e-postadress ni anger. Om något är oklart tar vi kontakt.
3. Därefter översänds de användaruppgifter (institutionskod, användarnamn och lösenord) ni behöver för att leverera uppgifter.

All information som levereras till NAD är tillgängligt via Internet. Därför kan begränsningar av visningen förekomma av hänsyn till lagstiftningen. Dataleverantörer till NAD ska själva ansvara för att uppgifternas utlämnande inte bryter mot lag. Särskilt Lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk och dataskyddsförordningen (GDPR, EU 2016/679). Det gäller också även om dessa har skapats av andra än leverantören eller avser arkiv som förvaras hos andra än leverantören.

Leverans

Uppgifter kan skickas på tre olika sätt (se nedan) via NAD:s gränssnitt för dataleveranser. Efter det att uppgifterna har levererats till NAD importeras filen/filerna till databasen och indexeras, så att de blir sökbara. Om filen/filerna innehåller tekniska felaktigheter kommer den inte att läsas in fullständigt. Dataleverantören kontaktas då för eventuella rättelser och en ny leverans får därefter göras.

Logga in på NAD leverans med de användaruppgifter som erhållits. Där finns tre alternativ:

• Leverera uppgifter till NAD genom filöverföring
• Leverera/uppdatera uppgifter till NAD via webbformulär
• Uppdatera kontakt

Leverera till NAD genom filöverföring

Välj detta alternativ om man vill skicka auktoritets- och arkivbeskrivningar till NAD via EAC- och EAD-filer. För tidigare genomförda leveranser går det även att bifoga PDF-textfiler.

• Klicka på Leverera fil i menyn
• Välj om det är en kompletterande eller fullständig leverans (se beskrivning nedan)
• Välj de fil(er) som skall importeras
• Ange vilket arkivinformationssystem ni exporterar från samt er e-postadress
• Efter att ni läst och godkänt våra leveransvillkor klickar ni sedan på Skicka för att slutföra er leverans.

En kompletterade leverans lägger till nya poster och uppdaterar befintliga poster. Poster som tidigare levererats men inte finns med i den nya leveransen kvarstår som oförändrade. Använd kompletterande leverans när ni vill införa ändringar i befintliga poster samt lägga till nya poster. Denna typ av leverans raderar inga poster och bryter inga länkar.

En fullständig leverans medför att all tidigare levererad arkivinformation raderas och ersätts fullt ut med den data som finns i den/de filer som är kopplade till den fullständiga leveransen. Detta innebär även att alla befintliga länkar till tidigare beskriven arkivinformation raderas och ersätts med nya. Det är därav viktigt att denna funktion används sparsamt. Vår rekommendation är att enbart använda denna funktion om/när alla poster skall bytas ut. Vid behov att radera tidigare leveranser så görs detta företrädesvis istället via radera funktionen i NAD:s webbformulär.

Observera att alla överskrivningar (uppdateringar) sker genom matchning på arkivbildarens referenskod. Det är därför nödvändigt att posternas referenskod förblir oförändrade och inte återanvänds inom det egna systemet. I annat fall kan uppdateringar inte utföras.

Leverera/uppdatera till NAD genom registrering i webbformulär

Genom att klicka på Webbformulär i menyn öppnas en sida varunder ni kan registrera nya arkivbildare och grundläggande uppgifter om deras arkivbestånd och skickar dem till NAD genom att klicka på Skapa en ny leverans. Via webbformuläret går det även att uppdatera tidigare leveranser, bifoga arkivförteckningar i PDF-format samt radera arkivbildare eller arkivbildare och tillhörande arkivförteckning. Webbformuläret lämpar sig för den som har en mindre mängd uppgifter att leverera.

Se Handledning till NAD:s webbformulär för mer information.

Uppdateringar

Uppdateringar görs av leverantören själv. Man gör då en ny leverans på samma sätt som en ursprunglig leverans men väljer då mellan att göra en kompletterande eller en fullständig leverans. Vill man uppdatera sina poster registrerade i webbformuläret, se ovan.

Under fliken Mina leveranser kan man se en lista över sina leveranser samt om de har blivit importerade i NAD.

Uppdatering av kontaktuppgifter

Under fliken Mina kontaktuppgifter kan man ändra kontaktuppgifter.

Hur registreras arkivinformationen bäst för att sedan kunna levereras till NAD?

För dem som skapar register avsedda för NAD finns följande anvisningar:

• NAD-handboken – skrivregler och andra anvisningar för dem som registrerar arkivbildarinformation till NAD.
• Standarder och format – anvisningar om utbytesformat för auktoritets- och arkivbeskrivningar.
• Handledning till NAD:s webbformulär
• Leveransavtal (PDF)