Handledning till NAD:s webbformulär

Syfte och målgrupp

NAD:s webbformulär är lämpligt att använda för arkivinstitutioner, som har ett fåtal arkiv som man vill tillgängliggöra via NAD. Formuläret är bara avsett att ge arkivhänvisningar utifrån uppgifter om arkivbildare. Det kan inte ersätta lokala beståndsregister eller ett förteckningsprogram. Har man ett stort antal arkivbildare representerade i sin samling eller bestånd med flera ingående arkivbildare kan en lokalt installerad programvara, som stöder NAD:s utbytesformat vara ett tidsbesparande alternativ.

Förutsättningen för att använda formuläret är att arkivinstitutionen är registrerad i NAD och att man har fått inloggningsuppgifter, se Att medverka i NAD för mer information. Vid behov, se även NAD-handboken för mer detaljerade anvisningar om hur innehållet ska utformas.

Referenskoder

Innan man fyller i formuläret måste man fastställa unika beteckningar för varje arkivbildare och varje arkivbestånd i sin arkivinstitution. Enklast och säkrast är att ge dem varsitt nummer, som är informationsneutralt (dvs. inte ger någon annan information än arkivets identitet): t.ex. 001, 002, 003 etc. Detta nummer ska sparas och får inte ändras eller återanvändas, eftersom det är den referens genom vilken länkning från andra poster kan göras. Referenskoden får inte innehålla mellanslag, men streck - _ går bra. Andra tecken än siffror och bokstäver (A–Z) bör undvikas.

Detta nummer anger man sedan i formuläret under Referenskod för arkivbildare, samt Arkivets referenskod för arkivbeståndet. Om varje arkivbildare motsvarar endast ett arkivbestånd kan man använda samma kod på beståndet som på arkivbildaren.

Nyregistrering

För att öppna detta läge klickar ni först på Skapa en ny leverans högt upp till vänster på öppningssidan för Webbformuläret. Detta tar er till Riksarkivets webbformulär för att registrera information om arkivbildare och tillhörande arkiv. Obligatoriska element är markerade med asterisk * i detta dokument och i formulärets ledtexter.

Uppgifter om arkivbildaren

Börja med att registrera uppgifter om arkivbildaren.

Ange typ av arkivbildare*

Ange ett av de förvalda värdena: Person, Familj(släkt) eller Institution (myndighet, företag, förening eller annan organisation, offentlig eller enskild).

Referenskod*

En identifikator för person, familj eller institution som ska vara unik inom varje arkivinstitution.

Namn*

Namn på arkivbildaren är obligatoriskt att fylla i.

Namn: personer*

Den auktoriserade namnformen skall alltid anges i fälten för Efternamn och Förnamn. Detta är vanligen den namnform som personen själv brukade eller den som vanligen förekommer i uppslagsverk eller bibliotekskataloger.

Namnet är delat i tre delfält:

Efternamn*
Här skrivs den del av efternamnet som namnet ska sorteras efter.

Förnamn*
Endast tilltalsnamn anges. Förnamn omfattar i detta formulär även andra underordnade delar av namnet (utom särskiljande tillägg) som mellannamn och prefix till efternamnet (von, af o.dyl.)

Alternativnamn
Ange övriga namn som personer har haft eller varit känd under, t.ex. tidigare namn som ogift och pseudonymer.

Namn: organisationer*

Välj Standard (direkt till höger om fältrubriken Namn) och ange i första hand det namn som organisationen själv brukar eller är mest känd under. Namn på organisationer skrivs i rak ordföljd.

Om organisationens namn även innehåller namnet på en centralorganisation eller motsvarande, bör namnet delas upp i överordnad respektive underordnad namndel (mer info nedan). För att komma åt detta alternativ behöver ni klicka på Överordnat/underordnat namn till höger om tidigare beskriven Standard-knapp.

Överordnad namndel
Här anges namnet på centralorganisationen eller annan överordnad enhet.

Underordnad namndel
Namnet på den aktuella organisation man registrerar, t.ex. en lokalorganisation eller annan underordnad enhet.

Alternativnamn
Ange eventuella förkortningar, tidigare namn eller officiella översättningar. I de fall arkivhänvisningen bara gäller ett äldre material kan man i stället välja den äldre namnformen som huvuduppslag och registrera den senare namnformen som alternativnamn.

Levnadstid eller verksamhetstid*

Ange levnadstid för personer och verksamhetstid för organisationer. Värdet är obligatoriskt för att underlätta identifikation och möjliggöra tidsavgränsade återsökningar. Startår och slutår särskiljs med dubbla bindestreck såsom i 1910--2020. Om det inte finns ett slutår (dvs. om arkivbildaren fortsatt är verksam) så anges enbart startår, t.ex. 2005. Är födelse- och dödsdatum kända anges de i systematisk form (ÅÅÅÅ-MM-DD). Nedan listas godkända former för datumangivelse från mest till minst exakt:

ÅÅÅÅ-MM-DD – Årtalet, månad och dag är känt
ÅÅÅÅ-MM – Årtalet och månad är känt
ÅÅÅÅ – Årtalet är känt
ÅÅÅÅ? – Anges om årtalet är osäkert
ÅÅÅÅ ca – Kan anges i undantagsfall vid ungefärligt år och tolkas som årtalet +/− 5 år.
ÅÅÅÅ-tal – Anges om det gäller t.ex. århundrandet 1600/1699, men start- och slutår är osäkert
Okänd – Anges om dateringsuppgift saknas helt.

Även dateringar med markerad osäkerhet kan användas för att ange tidsomgång, såsom 1830?--1910 ca.

Särskiljande tillägg

Används för att särskilja namnlika personer eller organisationer: t.ex. yrkesbeteckning, verksamhetsort, "d.y.", "d.ä.". Prefix som "von", "av" etc. skrivs däremot efter förnamnet.

Geografisk indelning eller ort

Uppgifter om orter som arkivbildaren är anknuten till hämtas från NAD. NAD innehåller uppgifter om förvaltningsterritorier i Sverige (nuvarande samt ett urval historiska) samt länder i världen.

I NAD finns också ett urval av territorier som gäller för speciella myndigheter. Ange en så precis ort som möjligt. Om orten inte går att hitta, välj närmast överordnad nivå, t.ex. kommun i stället för kyrksocken, län i stället för kommun.

Ange geografiskt sökord
Ange ett sökord i fältet Ort för att få upp sökresultat och välj sedan det mest passande alternativet genom att klicka på det i resultatlistan. Resultatlistan kan enbart visa fem sökresultat simultant, så om ni inte finner den ort som eftersöks kan sökordets exakthet eller formulering behöva omformuleras. Man kan söka på ortnamn, början av namnet eller hela namnet. Välj i första hand kyrksocken, kommun eller län för personer och enskilda organisationer.

Välj typ av ort
Ange här relationen mellan arkivbildare och den valda orten:

Verksamhetsort – även bostadsort för personer
Födelseort – endast för personer
Dödsort – endast för personer
Sätesort – ort där t.ex. en organisations huvudkontor finns

Lägg till ort
Klicka på Lägg till när rätt ort har valts. Man kan lägga till flera orter. Man kan också radera en ortshänvisning efter det att den lagts till genom att klicka på Ta bort till höger om tidigare tillagt ord.

Huvudkategori*

Välj vilken huvudkategori som arkivbildaren tillhör. Val av huvudkategori bestämmer sedan vilka underkategorier man kan välja emellan.

Underkategori

Välj sedan underkategori som närmast motsvarar arkivbildarens verksamhet. Flervalslistan visar endast de underkategorier som hör till den valda huvudkategorin. I detta formulär kan bara en underkategori väljas.

Kategori-beskrivning

Här kan man ge en närmare specifikation av den valda underkategorin i form av en yrkesbenämning eller specifik verksamhetsterm.

Biografi/historik

Kortfattad historik eller biografi över arkivbildaren.

Arkivbeståndet

Här fyller man i uppgifter om själva arkivbeståndet, dvs. de handlingar som arkivbildarens verksamhet har gett upphov till. Man kan bara ange ett arkivbestånd per arkivbildare.

I de fall hänvisningar ska skapas från flera arkivbildare till ett bestånd måste dessa arkivuppgifter upprepas för varje arkivbildare.

Arkivets referenskod*

Ange den unika identifikatorn för arkivbeståndet inom arkivinstitutionen.

Arkivets titel*

Ange arkivbeståndets eller samlingens titel. Detta är normalt den titel som står på förteckningen och som ska användas vid hänvisningar.

Handlingarnas tidsomfång

Ange handlingarnas tidsomfång med hjälp av fälten vid namn Från och Till. Om det inte finns ett slutår (dvs. om arkivbildaren fortsatt är verksam och levererar nya handlingar) så ange enbart startår, t.ex. 2005. Nedan listas godkända former för datumangivelse från mest till minst exakt:

ÅÅÅÅ-MM-DD – Årtalet, månad och dag är känt
ÅÅÅÅ-MM – Årtalet och månad är känt
ÅÅÅÅ – Årtalet är känt
ÅÅÅÅ? – Anges om årtalet är osäkert
ÅÅÅÅ ca – Kan anges i undantagsfall vid ungefärligt år och tolkas som årtalet +/− 5 år.
ÅÅÅÅ-tal – Anges om det gäller t.ex. århundrandet 1600/1699, men start- och slutår är osäkert
Odat. – Anges om dateringsuppgift saknas helt.

Observera att Odat. används om dateringsuppgift saknas helt för arkivhandlingar, medan Okänd används när dateringsuppgift saknas inom kontexten för arkivbildares verksamhetstid (se rubrik Levnadstid eller verksamhetstid).

Arkivets omfång i hyllmeter

Ange omfång i hyllmeter. Endast tal med en decimal kan anges.

Arkivets omfång i volymer

Ange här eventuellt omfång i volymer (arkivkartonger eller band). Endast heltal kan anges.

Länk till beskrivning eller förteckning

Om arkivbeskrivning eller förteckning finns tillgänglig på Internet ska sökvägen anges här som URL. Ange endast en länk som är direkt tillgänglig och som är någorlunda varaktig. För att den skall bli klickbar i NAD behöver länken inkludera https-delen såsom i: https://riksarkivet.se

Bifoga PDF-textfil

Genom att klicka på Lägg till under Bifoga arkivförteckning eller annan fil (pdf) går det att t.ex. addera en detaljerad arkivförteckning såsom en PDF-textfil. Ta i beaktande att Riksarkivet enbart tar emot PDF-textfiler i PDF/A-1a, PDF/A-1b eller PDF/A-2b format.

Övrigt

Skriv gärna några ord om det är något som vi bör tänka på när det gäller leveransen, t.ex. om fler är att vänta.

Din e-postadress*

Detta fält är obligatoriskt och behöver fyllas i för att vi skall kunna följa upp leveransen och vid behov be om kompletterande uppgifter.

Villkor

För att Riksarkivet skall kunna ta emot och läsa in er leverans behöver ni först läsa igenom och godkänna våra villkor. Villkoren öppnas genom att klicka på Läs våra villkor och de godkänns sedan genom att klicka i boxen längst till vänster på samma rad.

Skicka

Klicka på denna knapp för att skicka uppgifterna till NAD. När leveransen är genomförd får ni en bekräftelse via e-post. Ni kan när som helst logga in för att se status för era leveranser eller för att ändra i dem.

Ändra befintliga uppgifter

Efter att ha klickat på Webbformulär i menyn visas även en lista över alla de arkivbildare vartill ni tidigare skickat in arkivinformation.

För att ändra tidigare registrerade uppgifter klickar ni på deras namn i listan varefter samma formulär som användes för nyregistrering öppnas, men denna gång innehåller formuläret de uppgifter som tidigare levererats.

Formuläret fungerar i detta läge precis som beskrivits under rubriken Nyregistrering. När ni har uppdaterat formulärets innehåll på önskat vis är det bara att godkänna våra villkor och klicka på Skicka för att överföra den uppdaterade informationen till oss på Riksarkivet för inläsning till NAD.

Observera att referenskoder inte kan ändras. Om det är nödvändigt måste NAD-funktionen kontaktas via e-post.

Radera tidigare leveranser

Efter att ha klickat på Webbformulär i menyn visas även en lista över alla de arkivbildare vartill ni tidigare skickat in arkivinformation. Genom att klicka i boxen för en, flera eller alla arkivbildare öppnas en raderingsfunktion där ni kan välja att både Radera arkivbildare och arkivförteckning eller att Radera endast arkivförteckning. Efter att ni klickat på något av dessa alternativ skickas denna raderingsförfrågan in till Riksarkivet för radering.