Ny i NAD? Att tänka på när man skapar register för NAD

Detta är en kort sammanfattning om de data som rekommenderas i NAD och hur de bör utformas. Den vänder sig till dem som tidigare inte har levererat data till NAD och som inte använder ett NAD-anpassat informationssystem. Den skall användas innan man levererar data till NAD, dvs. på "hemmaplan". Den är tänkt att kunna användas oberoende av vilka hjälpmedel man har för att registrera sin arkivinformation. För fördjupning, se vidare NAD-handboken.

Obligatoriska element i NAD

Följande uppgifter är obligatoriska i NAD. Det betyder att de måste vara avgränsade (t.ex. i ett eget fält) i varje post för att posten skall kunna läsas in i NAD. Håll dessa fält rena från anmärkningar och annan information.

Uppgifter om arkivbildaren

Identitetsbeteckning

Unik beteckning på en arkivbildare i det egna registret. Helst använder man ett fast löpnummer som aldrig ändras eller återanvänds. Vid import till NAD kombineras identitetsbeteckningen med landskod och institutionskod: SE/FAW/1

Observera att denna kod aldrig får ändras eftersom den används för matchning mellan olika poster i NAD, till exempel då man vill uppdatera sina poster. Om man har lagt in betydelser i identitetsbeteckningen som riskerar att ändras så bör man skapa ett särskilt NAD-identitetsnummer i sitt register.

Arkivbildarens namn

Personnamn skrivs vanligen inverterat, t.ex. Mehring, Franz

Det finns särskilda regler för olika typer av organisationer och personnamn. Se vidare NAD-handboken.

Typ av arkivbildare

Använd något av följande värden: Person, Familj eller Organisation.

Uppgifter om leverantören av NAD-data

Dessa uppgifter skickas separat initialt via anmälningsformuläret och hålls sedan uppdaterade genom att gå in under Mina kontaktuppgifter på NAD-leveranssidan och skicka in nya uppgifter.

Rekommenderade element i NAD

Följande uppgifter är rekommenderade i NAD. Det betyder att de inte är tvingande vid inläsning i NAD, men att de har stor betydelse för särskiljning av uppgifter och för återsökning. Uppgifterna skall vara konsekvent avgränsade från varandra, exempelvis lagda i varsitt fält. Vid registervård bör man prioritera dessa uppgifter.

Uppgifter om arkivbildaren

Arkivbildarens verksamhetstid/levnadstid. Verksamhetstid för organisationer, levnadstid för personer.

Huvudkategori: Använd ett av följande värden för arkivbildaren: 0 Ej fastställd; 1 Statlig myndighet; 2 Kommunal myndighet; 3 Person (släkt); 4 Gård; 5 By; 6 Förening; 7 Företag eller 9 Övriga.

Såväl sifferkod som kategorinamn i klartext skall framgå.

Uppgifter om arkivbeståndet

Följande basinformation bör ingå i en referens från arkivbildaren till ett arkivbestånd.

Uppgifter om arkivbeståndet skall ha en referens till en arkivbildarpost, innehållande ovanstående obligatoriska värden.

Arkivbeståndets identitetsbeteckning vid förvarande institution kombinerat med landskod och institutionskod: SE/FAW/55.2001
Arkivbeståndets/samlingens namn: Det namn den förvarande institutionen använder.
Arkivbeståndets tidsomfång: Det ungefärliga tidsomfånget i årtal.
Arkivbeståndets fysiska omfång: Omfång anges primärt i hyllmeter men dessa uppgifter kan kompletteras med antal volymer.
Förvarande institution eller motsvarande: Om arkivet förvaras av annan institution än den som levererar uppgifterna till NAD, skall den förvarande institutionen anges.

Vad göra om man saknar ett obligatoriskt element i sitt register?

Om man idag för ett register som t.ex. saknar uppgifter om arkivbildare, kan uppgifterna inte läsas in direkt i NAD. I så fall får man kontakta Riksarkivets NAD-handläggare (e-post: nad[a]riksarkivet.se) för att diskutera en lösning.

Vad gör man om man saknar ett rekommenderat element i sitt register?

Om man saknar uppgifter som är rekommenderade enligt ovan kan man ändå leverera sitt register till NAD. Det är rekommendabelt att man försöker komplettera med dessa uppgifter, vilka kan vara av stor betydelse för användarna vid återsökning.

Vilka andra uppgifter kan NAD ta emot?

I NAD finns utrymme för att ta emot främst de data som redovisas detaljerat i NAD-handboken. Vissa data, som t.ex. egna kategoritermer, kan också läsas in men inte med samma funktionalitet som i det lokala registret. Andra data kanske inte har något eget fält i NAD. De kan då läsas in som anmärkning. Ytterligare andra data läses inte in i NAD bland annat på grund av lagstiftningen (särskilt Lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk och dataskyddsförordningen (GDPR, EU 2016/679)). Om tveksamhet föreligger, kontakta NAD-handläggaren (e-post: nad[a]riksarkivet.se).