Sök i arkiven
Genvägar MENY

bild
Arkiv

Ämbetsarkivet 1930-2006

Stockholms stadsarkiv

1.Myndighetens arbetsuppgifter och organisation

Stockholms stadsarkiv är en kommunal förvaltning och började sin verksamhet 1930. Året innan1929 hade Stockholms stadsfullmäktige godkänt ett förslag till ny organisation av Stockholms arkivverksamhet. Därmed sammanslogs Stockholms stads arkiv och bibliotek med Rådhusarkivet till en arkivinstitution, Stockholms stadsarkiv. År 1930 fick Stockholms stadsarkiv också i uppdrag att fungera som landsarkiv för lokala statliga myndigheter i Stockholms stad. Genom förordning 1993 utökades landsakivfunktionen till regionala och lokala statliga myndigheter i Stockholms län.

År 1929 beslöt Stockholms stadsfullmäktige att inrätta en särskild nämnd, Stockholms stads arkivnämnd, med uppgift att handlägga stadens arkivfrågor. Arkivnämnden upphörde vid årsskiftet 1998/1999 och sedan 1 januari 1999 är kulturnämnden arkivmyndighet i staden och har ett särskilt utskott som handhar arkivfrågor.

Stadsarkivarien är förvaltningschef. Stadsarkivet är för sin verksamhet sedan den 1 januari 2000 indelad i ett antal enheter. Dit hör enheten för digitalutveckling, folkbokföringsenheten, forskarserviceenheten, Frihamnsenheten, enheten för intern service, Stockholms Historiska databas (SHD), SHD Resurs samt enheten för tillsyn och rådgivning. Under enheten för intern service ligger ekonomi, IT-verksamhet, lokaler/säkerhet, personal och registratur. Under forskarserviceenheten ligger bibliotek, forskarexpedition, framtagning, depåverksamhet och
kart-och ritningsarkivet.

Författningar som styr Stadsarkivets verksamhet:

1) Instruktion för stadsarkivet fastställd av arkivnämnden den 12 december 1996.
2) Regler för den kommunala arkivvården inom Stockholms kommun, Kfs 1995 50 med ändr 1989:39.
3) Arkivlagen, SFS 1990:782 samt ändringar.
4) Tillämpningsanvisnigar till regler för den kommunala arkivvården, utfärdade av arkivnämnden den 18 juni 1991 och uppdaterade den 12 december 1996.
5) Allmänna anvisningar om gallring, utfärdade av arkivnämnden den 11 december 1990
6) Avtal mellan svenska staten och Stockholms kommun om ersättning till Stockholms stadsarkiv för dess funktion som landsarkiv för Stockholms län, 1993
7) Förordning för Stockholms stadsarkiv när det fullgör sina uppgifter som landsarkiv, SFS 1991:447, med ändring SFSF 1993:1100
8)Övriga statliga arkivförfattningar samt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd


2.Sambandet mellan myndighetens verksamhet och handlingar

Stadsarkivet övergripande mål är att bevara och tillgängliggöra arkiven tillhörande Stockholms stad och
på statligt uppdrag också de statliga regionala och lokala arkiven i Stockholms län. Det innebär att verka för en god arkivhantering (tillsyn), bevara och vårda (depåverksamhet) samt tillgängliggöra arkiven (forskarservice).

Stockholms Historiska Databas tillkom 1977 och har till huvuduppgift att registrera och bearbeta demografiska data för forsknings-, utbildnings-och arkivändamål genom överförande av information i stadens mantalsböcker 1878-1926, rotemansarkivet.

En depå i Frihamnen, i Magasin 3, tillkom 1997 i samband med stadens omorganisation och tillkomsten av en sadsdelsnämndsorganisation. Där förvaras huvudsakligen arkiv med anknytning till social verksamhet inom Stockholms stad och län samt sjuk-och hälsovård inom Stockholms stad. I Frihamnen förvaras även 1900-talets bouppteckningar till och med juni 2001 från Stockholms läns tingsrätter och domsagor samt Stockholms tingsrätt 1948-2001.

En mycket stor del av de allmänna handlingarna vid Stockholms stadsarkiv hanteras i diariet. Stadsarkivet har dels registreirnigsskyldighet enligt sekretesslagen, dels ett eget behov av att diarieföra för att kunna hålla ordning på ärendehandläggningen och ge möjlighet till uppföljning. Omkring 20 000 ärenden registreras årligen. Stadsarkivet har en postadress och all post som kommer till Stadsarkivet öppnascentralt. Det finns en registrator på heltid och medarbetare som kan ersätta registrator vid frånvaro. I vissa ärendeslag är registreringen i diariet decentraliserad (bouppteckningsförfrågningar till Frihamnen, folkbokföringsärenden). Sedan 1967 tillämpas på Stadsarkivet ett diarie-och dossiésystem för registrering av in-och utgående handlingar. Till det kronoligiska diariet finns olika typer av sökregister. Diarieföringen är numera datoriserad.
Ämbetsarkivet innehåller arkivhandlingar som tillkommit som ett resultat av Stockholms stadsarkiv och dess föregångares verksamhet. Ett förslag till dokumenthanteringsplan för Stadsarkivets olika delar har utarbetats år 1998.


3.Myndighetens gallringsbeslut

Aktuella gallringsbrev för Stadsarkivet:

SSA 2003:13 (ändrad SSA 2004:8) för handlingar i upphandlingsärenden
Lokalt gallringsbeslut 2001-08-07 (dnr 09-2825/01) om gallring av digitalt lagrad e-post efter utskrift
Lokalt gallringsbeslut för tillsynsenhetens handlingar (dnr 4100-13223/03)
SSA 1997:7 för personaladministrativa handlingar i EDIT/EMIL
SSA 1995:5 för personaladministrativa handlingar
Gallringsbeslut 1990:8 (dnr 50-658/89)
Gallringsbeslut 1989:16 (dnr 53-618/89)
Gallringar av handlingar i EDIT/EMIL 1988-10-17 (dnr 530-98/88)
Gallringsbrev, handlingar ur KPAI 1982-06-08 (dnr 52-1141/82)
Promemoria 1975-09-26 (dnr 11-521/75)
Gallringsbeslut 1968-03-11 (arkivnämndens protokoll §7)
Förslag till gallring 1968-02-28 (dnr 522, 690-157)


4.Myndighetens arkivansvar

Stadsarkivet ansvarar, i egenskap av kommunal myndighet, för sina arkiv och ska fördela ansvaret för arkivhanteringen i en instruktion för arkivvården. Stadsarkivet saknar en formellt fastställd arkivinstruktion och
det innebär att stadsarkivarien är formellt ansvarig för arkivhanteringen. En arkivarie på forskarserviceenheten
har i uppdrag att sköta ämbetsarkivet på en del av sin tjänst. En översyn av Stadsarkivets interna arkivorgani-
sation och arkivhantering är på gång.

 Serier (10 st)