bild
Arkiv

Statsdepartementens organisationsavdelning 1948-1974/75

Statsdepartementens gemensamma organ

Grunddata

ReferenskodSE/RA/1200/02
Länk till postenhttps://sok.riksarkivet.se/arkiv/RVl3BC7SwKgleG0ZtmO1P3
ExtraID02
VillkorDelvis
ArkivinstitutionRiksarkivet i Stockholm/Täby
Arkivbildare/upphov
Statsdepartementens organisationsavdelning, 1948 – 1975 (Arkivbildare)

Innehåll och historik

Innehåll
Statsdepartementens organisationsavdelning (OA) 1948-1974/75

Följande arkivförteckning omfattar Statsdepartementens organisationsavdelnings arkiv (OA) åren 1948-1974/75. Den följer till stora delar tidigare arkivförteckningar, varav en upprättades 1973 av Bo Hammarlund. Den har senare delvis reviderats. Problemet med de äldre förteckningarna är att de ej varit i full överensstämmelse med varandra, t.ex. har samma serier i de olika förteckningarna ibland haft olika signa, vissa serier/handlingar var oförtecknade osv. De äldre förteckningarna upptar åtskilliga gallrade serier som även medtagits i denna eftersom dessa visar på den vittomfattande verksamhet som OA ansvarade för. Tidigare inledning/historik har dock utnyttjats som underlag till denna.

OA:s arkiv är alltså förtecknat som två delarkiv, varav det äldre (1948-1974/75) förvaras i Riksarkivet, Marieberg - förutom Huvudarkivets serie GIV "Inkomst- och utgiftsverifikationer" (1948/49-1974/75) vilka förvaras i Riksarkivet, Arninge. Det yngre OA-arkivet (1975-1983) förvaras också i Arninge-depån. Det bör påpekas att det yngre arkivet benämnes Departementens organisationsavdelning samt att det endast består av ett enda delarkiv: Huvudarkivet.

Denna uppdelning kan även motiveras med 1974 års regeringsform som trädde i kraft den 1 januari 1975. Det gamla Kungl. Maj:ts kansli ersattes då med Regeringskansliet ("Kanslihuset"). Regeringskansliet utgör regeringens stabsorgan och består av Statsrådsberedningen (statsministerns kansli), departementen och Regeringskansliets förvaltningskontor vilket åren 1975-1983 utgjordes av (Stats)Departementens organisationsavdelning.

Historik
Statsdepartementens organisationsavdelning (OA) inledde ursprungligen sin verksamhet den 1 juli 1948 efter beslut av 1948 års riksdag (prop. 1 bil. 9, SU 7, rskr. 7). Organisatoriskt hörde OA under Finansdepartementet men skulle vara ett för alla departement - utom Utrikesdepartementet - gemensamt stabs- och rationaliseringsorgan. Under OA ställdes statsdepartementens kassakontor, telefonväxel och budcentral.

Kassa- och avlöningsfunktionerna kom att bli de tyngsta uppgifterna. Statsdepartementens kassakontor svarade fr.o.m. den 1 juli 1948 för kassa- och avlöningsfunktionerna för samtliga departement utom Utrikes-, Försvars- och Jordbruksdepartementen. Den 1 juli 1953 övertog OA motsvarande uppgifter för Jordbruksdepartementet och den 1 juli 1967 för Försvarsdepartementet. Utanordningar från anslagen till extra utgifter och till kommittéer och utredningar genom sakkunniga överfördes från Statskontorets fondbyrå till OA den 1 juli 1961.

OA:s huvudmän
OA hörde organisatoriskt till Finansdepartementet t.o.m. den 25 november 1975, då departementet delades upp i Budgetdepartementet och Ekonomidepartementet (SFS 1976:817). OA hörde därefter till Budgetdepartementet till 1982 som upphörde den 1 januari 1983 (SFS 1982:1177) och därefter till det nybildade Civildepartementet.

Fr.o.m. den 1 oktober 1983 ändrades OA:s ställning rent formellt till att bli en myndighet i Regeringskansliet under Civildepartementet (SFS 1983:778) under den nya beteckningen Departementens förvaltningskontor (FK).

1963 års departementsutredning
Organisations- och rationaliseringsverksamheten spelade ursprungligen en underordnad roll för OA:s del. En centralisering av vissa för departementen gemensamma ärenden, bl.a. av vissa personalärenden, visade sig emellertid önskvärd. 1963 års departementsutredning (prop. 1965:65) lade i en promemoria av den 20 november 1964 fram förslag om en omorganisation av OA. Förslagen syftade till att avlasta departementen administrativa uppgifter och sammanföra dessa till det gemensamma administrativa organet OA.

Utredningen avsåg med de framlagda förslagen endast att få till stånd "de nödvändiga institutionella ramarna". Utvecklingen av OA:s arbetsuppgifter och arbetsformer skedde därför successivt bl.a. i samband med rationaliseringar inom berörda områden. Detta har bl.a. i Finansdepartementets arbetsordning uttryckts så att OA "verkar som ett för departementen gemensamt organ för fortlöpande rationalisering och effektivisering av departementens interna administrativa funktioner och rutiner samt föreslår för departementen gemensam handläggning av härför lämpade arbetsuppgifter". Som exempel på senare genomförda samordningsåtgärder kan nämnas samordnad personalredovisning, kostnadsredovisning, lokalanskaffning, inredning och teknisk utrustning, offsetcentraler, SOU-förråd m.m. samt ökad delegering av beslutsrätt i administrativa ärenden från departementen till OA.

Utredningens arbete resulterade i att OA tillfördes vissa nya funktioner. Sålunda tillkom en Personalsektion, en Kameralsektion och en Intendentur- och rationaliseringssektion (se vidare nedan).

OA:s organisatoriska utveckling
Statsdepartementens organisationsavdelning inledde sin verksamhet den 1 juli 1948. Avdelningens huvuduppgift skulle vara att fortsätta de påbörjade organisationsundersökningarna i samarbete med Statens organisationsnämnd (1944-1961) och därefter utöva en fortlöpande verksamhet för rationalisering av sådana göromål - företrädesvis kamerala och expeditionella - som var gemensamma för eller likartade inom de skilda departementen. Avdelningen skulle vidare stå till förfogande när de olika departementen behövde biträde med utredningar i speciella organisationsfrågor. OA konstruerades sålunda som ett för samtliga departement, utom Utrikesdepartementet, gemensamt stabs- och rationaliseringsorgan. Den ovan nämnda 1963 års departementsutrednings arbete resulterade bl.a. i att OA tillfördes vissa nya funktioner och därmed nya sektioner.

Statens upplysningsbyrå (1945-) 1956-
Statens upplysningsbyrå inrättades den 1 oktober 1945 som en fristående byrå inom Statens Priskontrollnämnd och utgjorde en fortsättning på delar av verksamhet inom Statens informationsstyrelse. Efter riksdagens godkännande förordnade Kungl. Maj:t den 1 juli 1956 att Statens upplysningsbyrå fr.o.m. den 1 juli 1956 skulle vara inordnad i OA. Byråns huvuduppgift var utgivning av tidskriften "Departementsnytt" och pressklippservice för främst Statsrådsberedningen och departementen. Tidskriften utgavs åren 1939-1972 under namnet "Från departement och nämnder". Den ombildades, genom riksdagsbeslut 29 maj 1975, till en för riksdagen och departementen gemensam tidning: "Från riksdag & departement". Statens upplysningsbyrå upphörde fr.o.m. 1 januari 1976. Ansvaret för pressklipp överfördes till Arkivsektionen.

Kameralsektionen 1963-
Kassakontoret ombildades till Kameralsektionen och dess uppgifter utökades med en omfattande räkningsgranskning. Den 1 juli 1971 inrättades inom sektionen en redovisningscentral där redovisning m.m. skedde enligt System S, förutom för samtliga departement och kommittéer (utom Utrikesdepartementet och dess kommittéer) även för de myndigheter och enheter som, enligt Kungl. Maj:t meddelade föreskrifter, skulle ingå i redovisningsgruppen hos OA. ADB-system utnyttjades förutom i System S även för uträkning och utbetalning av löner och arvoden till departements- och städpersonal samt till ledamöter m.fl. i kommittéer (System FCF och System UDAC).

Personalsektionen 1963-
Bland uppgifterna för Personalsektionen kan nämnas aktiva rekryteringsåtgärder och analyser av personalbehovet, utbildningsverksamhet och personalregistrering. Sektionen var indelad i tre s.k. "detaljer". Tjänstematriklar fördes gemensamt inom OA. Personalsektionens arkiv har vid leverans till Riksarkivet varit ordnad i två separata delarkiv: dels Personalsektionens arkiv, dels Personalsektionens avlöningsdetaljs arkiv. Vid det slutliga ordningsarbetet har den indelningen bibehållits.

Intendentur- och rationaliseringssektionen 1963-
OA ålades även att biträda departementen med upphandlingen och handha telefonväxel, restaurang, städning, budcentral och statsrådsbilar samt vice-värdskapet för departementsorganisationens lokaler. Dessa och övriga intendenturärenden sammanfördes, tillika med rationaliseringsärenden inom det tekniskt-administrativa området, till en Intendentur- och rationaliseringssektion. Till denna fördes även frågor om planering och inredning av lokaler (prop. 1965:65).

Revisionskontor 1972-1976
OA var huvudman för det Revisionskontor som inrättades i Kungl. Maj:ts kansli den 1 oktober 1972 som utförde den revision som enligt av Kungl. Maj:t meddelade föreskrifter skulle göras i Regeringskansliet och inom vissa myndigheter. Genom Budgetdepartementets arbetsordning av den 30 november 1976 markerades Revisionskontorets fristående ställning gentemot OA. Från och med den 1 januari 1976 fick Revisionskontoret ställning som egen organisation inom Finansdepartementet.

Arkivsektion 1973-
En särskild Arkivsektion svarar sedan den 1 juli 1973 för planering av arkiv- och bibliotekstjänst och därmed sammanhängande verksamhet, t.ex. dokumentations- och informationsfrågor, vid samtliga departement utom Utrikesdepartementet. Först fr.o.m. 1997 ingår Utrikesdepartementet i den centrala arkivfunktionens (Regeringskansliets förvaltningsavdelnings Arkiv- och informationsenhet) ansvarsområde, men det berör inte OA:s arkivbildning.

OA:s organisation förändrades inte under åren 1973-1976, förutom att Revisionskontoret utgick fr.o.m. 1976.

OA ersattes av Regeringskansliets förvaltningskontor
År 1965 inrättades Statsdepartementens förhandlingsdelegation (DFD). Delegationen hörde under Civildepartementet men överfördes till Finansdepartementet 1969. 1978 knöts DFD till det nybildade PP (se nedan). År 1979 ersattes DFD av Regeringens förhandlingsdelegation (RFD) - ett för alla departement, inklusive UD, gemensamt förhandlingsorgan. RFD ombildades 1989 till Regeringskansliets personalpolitiska delegation (RPD).

1978 tillkom ett Personalpolitiskt sekretariat (PP) som organisatoriskt var knutet till Budgetdepartementet och DFD, men som ansvarade för gemensam verksamhet för hela Regeringskansliet.

Den 1 oktober 1983 (SFS 1983:778) sammanfördes OA och PP till ett från departementen fristående Departementens förvaltningskontor (FK) - myndighet i Regeringskansliet under Civildepartementet. Till FK överfördes också de frågor som RPD ansvarade för. I och med att FK inrättades, upphörde OA att existera.

FK ombildades senare (1997) till Regeringskansliets förvaltningsavdelning (FA) med ställning som en särskild del av Regeringskansliet.

OA i Statskalendern
Statsdepartementens organisationsavdelning ingår som organisation i Statskalendern åren 1962-1983. Från och med 1980 är namnet ändrat till Departementens organisationsavdelning (även om det kanske borde ha ändrats redan 1975). Från och med 1984 ersattes OA av Regeringskansliets förvaltningskontor.

Ordnings- och förteckningsarbetet
Det har inte ansetts nödvändigt (tids- och arbetsmässiga skäl) att omförteckna OA:s två delarkiv till ett enda. Hänvisningar har därför gjorts i denna förteckning i de fall serierna fortsätter efter 1974/75.

Denna arkivförteckning avser endast perioden 1948-1974, dvs fram t.o.m. året före den nya regeringsformens ikraftträdande. Den största delen av arkivet avser räkenskapsmaterial, något som förklaras av att OA var ett för alla departement (utom UD) gemensamt organ vad avser just räkenskapshantering.

Från OA:s äldre verksamhetstid (dvs. från 1948) finns, med undantag för räkenskapshandlingar, endast ett fåtal arkivhandlingar bevarade. Handlingar rörande OA:s stora uppdrag, räkenskaper, är dock välbevarade. I Huvudarkivet ingår t.ex. huvudböcker, inkomst- och utgiftsböcker och inkomst- och utgiftsjournaler samt alla inkomst- och utgiftsverifikationer från 1948/49 och framåt. Verifikationerna har, till skillnad från vad som är normalt på myndighetsnivå, inte gallrats (enligt föreskrifter utfärdade av kansliarkivarien och numera intagna i Regeringskansliets föreskriftsserie (RKF 1999:03).

Ett antal serier utgörs av personalmatriklarna eller persondossiéer vilka ingår i Personalsektionens arkiv. Dessa avser dels sådana som var "aktuella" vid det första förteckningstillfället, dels av avställda personaldossiéer. Personakterna är sorterade efter födelsedatum eller ordnade alfabetiskt. En serie (FIIa) innehåller t.ex. akter för personal födda före 1905. En annan (FIIc) från 1904 och framåt. Här kan flera av 1900-talets kända politikers personakter återsökas. Även kommittépersonal och lokalvårdare ingår. Lönespecifikationer (GIa) från 1965 och Avlöningslistor (GIb) från 1971 ingår i Personalsektionens avlöningsdetaljs arkiv. Årskort/journalkort (DIIa) över departementspersonal ingår däremot i Kameralsektionens arkiv.

Diarieföringen har skett centralt för de olika sektionerna, in- och utgående diarier med register ingår därför i Huvudarkivet. Korrespondensen är fr.o.m. 1973 arkiverad i diarienummerordning (före det ordnade på ad acta-datum) i Huvudarkivet. I Revisionskontorets arkiv finns dels diarierförd (EI), dels ej diarieförd (EII) korrespondens, båda omfattar åren 1972-1974.

Av stort intresse är alla handlingar rörande den stora om- och tillbyggnation som påbörjades under 1960-talets mitt för att säkerställa Regeringskansliets och statsdepartementens lokaler. Handlingar från 1965-1977 ingår i Huvudarkivets serie FIa. De förtecknade ritningarna (serierna JIa-JIg och JII) förvaras på Regeringskansliets förvaltningsavdelning, Arkiv- och informationsenheten (centralarkivet) eftersom behov av dessa kan uppstå.
Ritningskopior ingår också i Huvudarkivets serier EI och FIa. Eventuell kvardröjande sekretess får avgöras från fall till fall. Ytterligare handlingar rörande byggnationer ingår i det yngre arkivet (dvs Huvudarkivet 1975-1983): serie F3 "Södra Klara-projektet", vilka dock är kvar hos Regeringskansliet.

Handlingar rörande inköpsuppdrag åren 1967-1970 ingår i Intendentur- och rationaliseringssektionens arkiv (serie EIa). Även här får eventuell kvardröjande sekretess avgöras från fall till fall. Sektionsarkivet innehåller också en för statliga organisationer ovanlig serie med handlingar rörande Nationalmuseums hos statsdepartementen deponerade konstverk (FII) under perioden 1910-1967.

Åtskilliga serier/handlingar har gallrats enligt gängse föreskrifter. I de fall serier fortsätter i det yngre OA-arkivet (1975-1983) har notering därom gjorts i denna förteckning efter berörd series slutvolym. Förutom Arkivsektionens handlingar har vissa serier ej levererats till Riksarkivet i skrivande stund. Huruvida dessa är kvar hos Regeringskansliet, saknas eller omordnats osv, framgår inte klart av de äldre förteckningarna eller leveransreversal. Handlingar rörande OA:s verksamhet kan också sökas i t.ex. Finansdepartementets arkiv.

Riksarkivet i januari 2006

Karin Wikberg Lindroth

Tillgänglighet

SekretessJa

Kontroll

Skapad2006-01-30 00:00:00
Senast ändrad2010-10-26 10:58:43