Arkiv

Gubbängsskolan 1991-2013

Gubbängsskolan

Basic data

Reference code

SE/SSA/2304/02

Link to archive record

https://sok.riksarkivet.se/arkiv/f1gQ7KlmpqcCbr7k5zUxp7

Archive institution

Stockholms stadsarkiv (depå: Kungsklippan)

Record creator / Origination

Utbildningsnämnden i Stockholm, 1999 – (Ingående arkivbildare)

Kategori: Kommunal myndighet

Content and Biographical History

Archival history

Arkivbeskrivning för Gubbängsskolan(1991 – 2013)

Upprättad september 2016

Arkivbeskrivningen är upprättad enligt 6§ 2p Arkivlagen. Arkivbeskrivningen har till syfte att underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar.

Kort historik

Gubbängsskolan stod färdig 1947 efter ritningar av arkitekterna Nils Ahrbom och Helge Zimdahl. Den var fram till 1990/91 huvudskola inom Gubbängens rektorsområde. När rektorsområdet upphörde bildade Gubbängsskolan en egen enhet.

.

Verksamhet och organisation

Gubbängsskolan omfattar förskoleklass, skolår 1-9 och fritidshem.
På skolan har funnits en särskild dramaklass, drama 7-9 fram till 2013.
All verksamhet drivs kommunalt och ligger organisatoriskt under Utbildningsförvaltningen. Skolan tillhörde Söderleds stadsdelsnämnd 1997-1998 och Farsta stadsdelsnämnd 1999 – 2006/07. Mer information om verksamhet och organisation i olika tider finns i arkivets serie B1 (Handlingsprogram och planer), samt i arkivets serie B6 (Skolans informationsmaterial).

Viktigare handlingstyper – samband mellan verksamhet och information

Nedan listas viktigare handlingstyper från olika delar av skolenhetens verksamhet. Handlingarna är ett urval. Se arkivförteckningen för en fullständig redovisning av arkivets handlingstyper.

Skolledning/administration

Personalkonferensprotokoll (A2) Protokoll från större informationsmöten.
Arbetsenhetskonferensens protokoll (A8) Protokoll från mindre personalgruppsmöten.
Skolans diarieförda handlingar (F1) Registrerade inkommande, utgående och upprättade handlingar. Diarier förtecknas som serie C1.
Skolans handlingsprogram och verksamhetsplaner (B1) Styrdokument såsom jämställdhetsplaner, lokalt framtagna handlingsplaner för undervisning etc., handlingsplaner för egenkontroll m.m.

Betygsättning

Kopior av slutbetyg (B2) Slutbetyg årskurs 9. Originalen gavs till eleven och skolan bevarade en kopia.
Betygskataloger (D1A) Förteckningar över elevernas terminsbetygsresultat. Kopior av själva terminsbetygen är gallrade.

Elevvård

Elevvårdskonferensens protokoll (A6) Äldre protokoll, kronologiskt ordnade. Protokollen förses nu med personnummer och bevaras i elevakterna.
Elevakter (F2) Handlingar rörande elevvård, såsom kuratorsjournaler, åtgärdsprogram m.m. En elevakt per elev. Akterna förvaras i personnummerordning. De sista elevakterna är från läsåret 2012/13. Elevakter fr o m läsår 2013/14 förtecknas i nytt arkiv enligt PIR, dessa kan innehålla handlingar även från tidigare års skolgång.

Elevregistrering

Klasslistor (D1B) Visar klassammansättningar samt elevernas adresser och personnummer.
Skolkataloger (B5) Kataloger med skolans kontaktuppgifter samt gruppfotografier på elever och personal.

Arkivförteckningens struktur

Gubbängsskolans arkiv till och med 2013-12-31 är förtecknat enligt det allmänna arkivschemat. Nytt arkiv bildas 2014-01-01 med förteckning enligt Processorienterad informationsredovisning (PIR). Diarieförda ärenden som inte har avslutats före årsskiftet 2013/14 kan innehålla handlingar som tillkommit 2014.

Förvaring

Skolhälsovårdsjournaler för barn födda till och med 1975 förvaras på Stockholms stadsarkiv, medan skolhälsovårdsjournaler för barn födda från och med 1976 förvaras i Utbildningsförvaltningens Centralarkiv. Personalakter på anställda förvaras på Utbildningsförvaltningens personalavdelning, medan personalakter för anställda som avslutat sin tjänst förvaras på Utbildningsförvaltningens Centralarkiv.

Sökingångar i arkivet

Arkivförteckningen och diariet är sökingångar till arkivet. Övriga handlingar som kan användas som sökingångar i arkivet är olika typer av protokoll (förtecknas under huvudavdelning A i arkivförteckningen), och skolans kalendarium (vilka förtecknas under serie B 6 i arkivförteckningen).

Sekretess och gallring

Sekretess förekommer, även om de flesta handlingarna i rektorsområdets arkiv är offentliga. Serier som kan vara föremål för sekretess är bland andra A6 (Elevvårdskonferensens protokoll), D1B (Klasslistor) och F2 (Elevakter). Användbara paragrafer i Offentlighets- och sekretesslagen är 23 kap. 1-4 §.

Gallring har skett enligt gällande gallringsbeslut (bl.a. 2008:13 och 2009:5) samt gällande dokumenthanteringsplaner utfärdade för Stockholms skolor. De hanteringsanvisningar och gallringsbeslut som har använts finns bevarade i arkivets serie D2. Gallringsbesluten och hanteringsanvisningarna finns även bifogade respektive arkivs förteckningar.

Arkivansvar

Arkivansvarig för skolorna och den centrala förvaltningen är avdelningschefen på avdelningen för personal och kompetensförsörjning på Stockholms utbildningsförvaltning, Petra Nergårdh. Varje skola/skolenhet är dock egna arkivbildare med verksamhetsansvar för sina egna arkiv. Verksamhetsansvaret för skolornas arkiv och dokumenthantering ligger på respektive skolas rektor. Rektor för Gubbängsskolan är Deirdre Cronin Olsson. Arkivhandläggare på skolan är skolassistent Susann Olergård..

Upprättare av arkivbeskrivning,
Mattias Ågren 2019 09 12
Arkivarie

Control

Created	16/09/2019 11:01:17
Amended	11/11/2019 13:59:47

Serier (37 st)

Reference code	Title	Date	Note
A 1	Ledningsgruppens protokoll	2006 – 2013	Endast påträffade 2006-2007 och 2011-2013
A 2	Personalkonferensprotokoll	1995 – 2000	1991-1994 samt 2001-2013 ej påträffade Ingår i serie A1 volym 1
A 3	APT-protokoll	1999 – 2005
A 4	Samverkansprotokoll	1991 – 2013	Kan innehålla sekretess enligt OSL kap. 39
A 5	Protokoll från extern samverkan	1991 – 2013
A 6	Elevvårdskonferensens (EVK) protokoll	1991 – 2009	Elevvårdskonferenser för flera elever per protokoll. Elevvårdskonferenser för en elev se serie F2. kan innehålla sekretess enligt OSL kap. 23
A 7	Klasskonferensens protokoll	1995 – 2001	Ingår i A6 volym 1. Övriga år ej påträffade kan innehålla sekretess enligt OSL kap. 23
A 8	Arbetsenhetskonferensens (AE) protokoll	1991 – 2013	2001/2002 - 2012 ej påträffade
B 1	Skolans handlingsprogram och arbetsplaner	1995 – 2013	1991/1992-1994/1995 ej påträffade
B 2	Kopior av slutbetyg	1976 – 1997	I personnummerordning
B 3	Skolans kalendarium	1994 – 2011
B 4	Elevpublikationer	1992 – 2011	Ingår i B3 volym 1
B 5	Skolkataloger	1992 – 2013
B 6	Skolans utgående information	1992 – 2013
B 7	Brukarundersökningar och personalenkäter	1997 – 2010	Ingår i B6 volym 1
B 8	Skolans trycksaker		Ingår i B3 volym 1
C 1	Skolans diarier	1992 – 2013
D 1 A	Betygskataloger	1991 – 2013
D 1 B	Klasslistor	1991 – 2013
D 1 C	Elevkort	1976 – 1989
D 2	Arkivförteckningar	1991 – 2013
D 3	Inventarieförteckning över konstverk på skolan	2004 – 2011	Ingår i serie D 2 volym 1
D 4	Skolan system		Förvaras centralt på utbildningsförvaltningen	Access
E 1	Ej diarieförd korrespondens	1993 – 2013
F 1	Skolans diarieförda handlingar	1992 – 2013	Diarium se även C 1
F 2	Elevakter	1975 – 1997
F 3 A	Scheman	1992 – 2013	2002/2003-2010/2011 ej påträffade
F 3 B	Handlingar rörande skolans projekt	1993 – 1998	Övriga år ej påträffade
F 3 CA	Elevsvar på standardprov i svenska	1991 – 1996
F 3 CB	Resultatsammanställningar för standardprov	1991 – 1997
F 3 CC	Elevsvar på nationella prov i svenska	1997 – 2013
F 3 CD	Resultatsammanställningar för nationella prov	1997 – 2013	Fysik ingår i F 5 volym 1.
F 4	Handlingar rörande skolmåltider	1995 – 2013
F 5	handlingar rörande skolans historik	1997 – 2010
F 6	Handlingar rörande donationer, fonder och stipendier	1994 – 1998	Övriga år ej påträffade
F 7	Fotografier	1990
Ö 1	Pressklipp	2001 – 2007	2004 saknas