Arkiv

ESS-gymnasiet

Grunddata

Referenskod

SE/SSA/2437/02

Länk till posten

https://sok.riksarkivet.se/arkiv/n6QXfmgYS4M95dxOQT5pA3

Datering

2014 – 2023 (Tidsomfång)

Arkivinstitution

Stockholms stadsarkiv (depå: Kungsklippan)

Innehåll och historik

Arkivhistorik

Arkivbeskrivning för ESS-gymnasiet
(2014-01-01 – 2023-01-24)

Med stöd av 6 § 2 p. (1990:782) och Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) fastställer ESS-gymnasiet följande arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen har till syfte att underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar.
Inledning

Från 2014 övergick Stockholms stad och Utbildningsförvaltningen till ett nytt sätt att redovisa information genom processorienterad informationsredovisning (PIR).

Stockholm stads skolor samt den centrala förvaltningen övergick hösten 2022 till ärendehanteringssystemet eDok. Övergången till eDok innebar en ny klassificeringsstruktur och ett bryt i arkivbildningen. ESS-gymnasiet övergick till eDok 25 januari 2023.

Under våren 2024 slutförtecknades ESS-gymnasiets arkiv tiden 2014 – 2023. En bevarandeförteckning samt en arkivbeskrivning upprättades enligt PIR-modellen. Bevarandeförteckningen redovisar skolans information 2014 till 2023 och utgår från verksamhetens processer.

Kort historik
I november 1999 beslutade Utbildningsnämnden att S:t Örjans specialenhet som hade funnits sedan 1968, skulle delas upp i två rektorsområden. Från och med januari 2000 bildades ett grundskoleområde och ett rektorsområde med kombinerad grund- och gymnasieskola.

Grundskoleområdet fick benämningen S:t Örjans skolor och det kombinerade grund- och gymnasieområdet ESS-skolorna. Skolorna riktade sig till grundskole- och gymnasielever vid behandlingsenheter och sjukhus. Förkortningen ESS stod för "elevstöd, socialtjänst och sjukhus".

ESS-skolorna hade vid denna tid följande uppdrag: sjukhusskolor, skolor vid HVB-verksamheter (hem för vård och boende), skolor vid så kallade mellanvårdsalternativ, (MVA) undervisning för gymnasieungdomar i icke typiska skolmiljöer, utredning och intagning av ungdomar som av olika skäl behövde fullgöra sin gymnasieutbildning vid olika folkhögskolor samt betalnings- och uppföljningsansvar för ungdomar i gymnasieålder som var institutionsplacerade utanför Stockholm.

2001 hade ESS-skolorna ansvaret för undervisningen vid olika sjukhusenheter inom Stockholms län för elever i åldrarna 6 till 18 inom barn- och ungdomspsykiatrin (BUP).

Dessutom fanns Kista kompetenscenter (KKC) där elever som inte hade sökt gymnasieskola hade möjlighet att läsa in behörighet under ett kompletterande år. Studierna varvades med individuellt utformad yrkespraktik.
Vidare drevs också, i samarbete med Stiftelsen Kvinnoforum, tjejgymnasiet Xist som gav eleverna möjlighet att läsa in behörighet för nationellt program i en ettårig preparandkurs. Där ingick ämnena svenska, matematik, engelska samt bild och livskunskap. Xist startades av Kvinnoforum 1996.
År 2002 fick ESS-skolorna ansvaret för utredning och intagning av ungdomar som ville fullgöra sin gymnasieutbildning vid folkhögskolor.

ESS-skolornas kansli fanns från början på Hantverkargatan 11A på Kungsholmen i centrala Stockholm. Huvuddelen av eleverna vid ESS-skolorna placerades av socialtjänsten.
Några enheter bedrevs från början på entreprenad med personal anställd av enheterna och inte av ESS-skolorna. Efter inspektion från Skolverket 2006 avvecklades all entreprenadverksamhet och personalen anställdes av enheterna på ESS-skolorna.

I januari 2005 renodlades ESS-gymnasiets uppdrag mer mot elever i gymnasieåldrarna.
Förkortningen ESS hade inte längre någon egentlig innebörd men skolan valde att behålla den.
2005 flyttades kansliet till Fatburs kvarngata på Södermalm i Stockholm. Undervisningen bedrevs i tre egna enheter, Fatbursskolan, Luxskolan och Södraalléskolan.

I september 2011 flyttades kansliet och administrationen till lokaler i Münchenbryggeriet på Södermälarstrand 65.

ESS-gymnasiet flyttade till lokaler på Campus Åsö sommaren 2019, där finns skolans administration och skolledning. ESS-gymnasiet har även lokaler i Liljeholmen samt i Vällingby.

För mer information om ESS-gymnasiets föregångare, se arkivet ESS-gymnasiets arkiv tiden 2000-2013 som har överlämnats till Stockholms stadsarkiv.

Verksamhet
ESS-gymnasiet är ett kommunalt gymnasium som ligger organisatoriskt under Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad. Skolan har en uttalat specialpedagogisk profil. Skolans organisation, arbetssätt och lärmiljö är anpassad för att eleverna ska få det stöd de behöver för att lyckas med sina studier. På ESS-gymnasiet är all personal delaktig i det elevhälsofrämjande arbetet. Skolans målgrupp är främst elever 16–20 år med olika funktionsvariationer.

ESS-gymnasiet har lokaler på tre olika platser i Stockholm, Campus Åsö på adress Tjurbergsgatan 23, Stockholm, Liljeholmen på adress Lövholmsvägen 35, Stockholm samt Vällingby på adress Kirunagatan 22 i Vällingby.

Läsåret 2023/2024 bestod skolans ledningsgrupp av en rektor, två biträdande rektorer samt en administrativ chef.

Lärare och resurspedagoger är organiserade i arbetslag utifrån specifik elevgrupp/program eller enhet. Elevhälsoteamet (EHT) täcker alla professioner och består av två specialpedagoger, två studie-och yrkesvägledare, två kuratorer, en skolpsykolog och en skolsköterska.

Skolans ambition är att den specialpedagogiska profilen ska genomsyra verksamheten på olika sätt. Eleverna ska få möjlighet att utveckla sina sociala förmågor och färdigheter utifrån sina förutsättningar integreras med att de ska nå sina utbildningsmål. Det relationsskapande arbetssättet kräver en relationell kompetens hos all personal som omfattar kommunikation, differentiering och socio-emotionella förmågor.

Skolan hade läsåret 2023/2024 cirka 300 elever och cirka 75 anställda. Skolan hade 2023/2024 två program, det nationella samhällsvetenskapliga programmet och introduktionsprogrammet.
Det nationella samhällsvetenskapliga programmet är högskoleförberedande med inriktning beteendevetenskap med specialpedagogisk verksamhet, förkortas SA-BET SPV.

Introduktionsprogrammet med inriktning individuellt alternativ (IMA) erbjuder olika inriktningar (IMA-AST, IMA-SPV, IMA). Programmet ger elever som saknar behörighet möjlighet att kunna söka till ett nationellt program eller till annan utbildning. Eleverna följer en individuell studieplan. Inriktningen avgör var eleven kommer att gå, IMA-SPV och IMA finns i Vällingby och Liljeholmen och IMA-AST finns på Campus Åsö.

I samverkan med socialtjänst och sjukhus har skolan även ansvar för sjukhusundervisningen i Stockholm med ett personalansvar för cirka 7 lärare.
Eleverna kan vara inskrivna på olika institutioner eller sjukhus och får särskild anpassad undervisning. Eleverna kan vara inskriva på BUP Panorama på Södersjukhuset, BUP på S:t Görans sjukhus, Mandokliniken på Sophiahemmet eller SCÄ och Sachsska (Somatisk avdelning på Södersjukhuset).

På grund av Coronapandemin behövde Stockholms stads gymnasieskolor från och med vårterminen 2020 anpassa undervisningen och verksamheten för att följa myndigheternas regler och restriktioner.
Detta har till exempel medfört att vissa återkommande möten, vissa moment inom de nationella proven och liknande ställts in. Därför kan även dokumenthanteringen ha påverkats i form av ett minskat antal protokoll från möten samt material från nationella prov.

För mer information om skolans verksamhet och organisation, se verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp i skolans bevarandeförteckning. I verksamhetsområdet redovisas bland annat skolans styrdokument samt skolans webbsida: essgymnasiet.stockholm

Skolans verksamhet och information
Nedan följer en redovisning av olika handlingstyper från olika delar av ESS-gymnasiets verksamhet. Handlingarna är ett urval. Se skolans bevarandeförteckning tillsammans med hanteringsanvisningarna för gymnasieskola för en fullständig redovisning av skolans handlingstyper.

0.1 Diarieförda handlingar:
Samtliga processer där det förekommer diarieförda handlingar.

Verksamhetsområde: 1. Styra, planera och följa upp
Process 1.1 Fördela resurser och fastställa ramar för utbildningen
Till exempel: Skolans kalendarium och klasschema

Process 1.2 Planera och följa upp verksamheten
Till exempel: Skolans styrdokument så som likabehandlingsplaner, verksamhetsplaner och kvalitetsredovisningar

Process 1.3 Utföra ledningsarbete
Till exempel: Protokoll från möten med samverkansorganisationen (APT och SVG)

Verksamhetsområde: 2. Ge verksamhetsstöd
Processgrupp 2.1 Administrera anställning och löner
Till exempel: Ansökningshandlingar för anställd på tjänsten och anställningsavtal i original

Process 2.5.2 Hantera och redovisa allmänna handlingar
Till exempel: Arkivbeskrivning och skolans diarium

Verksamhetsområde: 3. Utbilda
Process 3.2 Fortlöpande pröva och bedöma elev
Till exempel: Nationella prov, elevsvar (svenska)

Process 3.4 Hantera bedömningar och sätta betyg
Till exempel: Examensbevis, studiebevis och betygskataloger

Verksamhetsområde: 5. Administrera elever
Process 5.2 Administrera elevs studiegång
Till exempel: Elevkort och klasslistor

Förvaring
Handlingar i skolans verksamhet som har arkiverats bevaras i arkivboxar i ett arkiv i skolans källare.

Skolans bevarandeförteckning redovisar vilka handlingar som bevaras, vilken media handlingarna har, förvaringsenhet samt placering.

Skolsköterskan på ESS-gymnasiet förvarar skolhälsovårdsjournaler för elever som är inskrivna på skolan. Skolhälsovårdsjournaler på elever som har slutat på skolan skickas till Utbildningsförvaltningens centralarkiv efter avslutat skolgång.

Skolpsykologen förvarar skolpsykologjournaler för elever som är inskrivna på skolan. Skolpsykologjournaler på elever som har slutat på skolan skickas till centralarkivet efter avslutad skolgång.

Personalakter för anställda förvaras på Utbildningsförvaltningens personalavdelning. Personalakter för anställda som avslutat sin tjänst inom Stockholms stad förvaras i Utbildningsförvaltningens centralarkiv.
För handlingar rörande personal som diarieförs, se hanteringsanvisningarna för gymnasieskola.

ESS-gymnasiet lagrar digital information i stadens centrala verksamhetssystem. Skolan använde de centrala systemstöden där Utbildningsförvaltningen har arkivansvaret. Skolan använder även de stadsgemensamma systemen.
Utbildningsförvaltningen ansvarar för att bevarandeinformationen i de centrala systemstöden levereras till Stockholms stads e-arkiv.

Digitala verksamhetssystem som ESS-gymnasiet använde är till exempel:
- LISA för administrering av anställning och löner
- Agresso för administrering av ekonomin
- Skolplattformen för administrering av elever
- BER för administrering av elever

Se hanteringsanvisningarna för gymnasieskola för en fullständig redovisning av vilka handlingar som bevaras i de digitala verksamhetssystemen.

Sökingångar i arkivet
Skolans bevarandeförteckning tillsammans med hanteringsanvisningarna för gymnasieskola är de främsta sökingångarna till arkivet. Även diariet fungerar som en sökingång för diarieförda handlingar samt för elevhandlingar som har diarieförts.

ESS-gymnasiet införde ärende- och dokumenthanteringssystemet eDok i januari 2023.
Utbildningsförvaltningen har tagit fram gemensamma rutiner för hur skolorna ska använda eDok.

Andra sökingångar är till exempel digitala verksamhetssystem som BER (Barn- och elevregistret) samt Skolplattformen.

Se skolans bevarandeförteckning och hanteringsanvisningar för gymnasieskola för en fullständig redovisning av vilka digitala verksamhetssystem som skolan använde.

Sekretess och gallring
Centralarkivet förvaltade klassificeringsstrukturen, registreringsplanen och hanteringsanvisningarna och ansvarade för alla revideringar och uppdateringar.
ESS-gymnasiet följde hanteringsanvisningar och vägledningar som var utarbetade av Utbildningsförvaltningens arkivarier.
Skolan utförde gallring i enlighet med gällande gallringsbeslut. Gallringsbeslut som tillämpades är till exempel:
- SSA 2011:09 Beslut om bevarande och gallring av information inom löne- och personaladministration hos myndighet i Stockholms stad
- SSA 2015:02 Gallringsbeslut för Utbildningsförvaltningen
- SSA 2016:01 Beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse hos samtliga myndigheter i Stockholms stad

Se hanteringsanvisningarna för gymnasieskola för en fullständig redovisning av vilka gallringsbeslut som gymnasieskolorna i Stockholms stad omfattades av.

Sekretess förekommer, även om de flesta handlingarna i skolans arkiv är offentliga. För en fullständig redovisning av vilka handlingar som omfattas av sekretess, se skolans bevarandeförteckning samt hanteringsanvisningarna för gymnasieskola.

Offentlighets- och sekretesslagen har använts i bevarandeförteckningen och har förkortats OSL. Användbara paragrafer i Offentlighets- och sekretesslagen är 23 kap. 1-4 § (sekretess till skydd för enskild i utbildningsverksamhet m.m.).

Arkivansvar
Arkivansvarig för skolorna och den centrala förvaltningen är avdelningschefen på den avdelning som utbildningsförvaltningens arkiv ligger under. Varje skola/skolenhet är dock egna arkivbildare med verksamhetsansvar för sina egna arkiv.

Verksamhetsansvaret för skolornas arkiv och informationshantering ligger på respektive skolas rektor.

Rektor har utsett administrativ chef samt skolassistent till arkivhandläggare som ansvarar för den praktiska hanteringen av arkivet samt utlämnande av allmän handling.

Arkivbeskrivning upprättad juni 2024
Arkivarie
Anna Wiklund

Tillgänglighet

Sekretess

Delvis

Kontroll

Skapad	2025-04-11 17:11:00
Senast ändrad	2025-04-28 08:03:20

Sökhjälp: arkiv