Arkiv

Bostadsförmedlingen i Stockholm AB

Basic data

Reference code

SE/SSA/4425

Link to archive record

https://sok.riksarkivet.se/arkiv/buQf9qld6Ks8OCfHjHeuG3

Terms and conditions

Delvis

Notes on terms and conditions

Vissa handlingar i arkivet kan omfattas av sekretess. En sekretessprövning ska göras innan handlingar kan lämnas ut.

Archive institution

Stockholms stadsarkiv

Record creator / Origination

Bostadsförmedlingen i Stockholm AB (Arkivbildare)

Kategori: Företag

Content and Biographical History

Scope and Content

BOSTADSFÖRMEDLINGEN I STOCKHOLM AB 1999-10-01 –

VERKSAMHETSBESKRIVNING
Bostadsförmedlingens uppdrag är att i stockholmsregionen förmedla lägenheter och svara för information till allmänheten om bostadsmarknaden med mera. Bostadsförmedlingen förmedlar hyresrätter enligt följande indelning: innerstad, närförort, västra ytterstaden, södra ytterstaden, sydvästra ytterstaden, norra och södra Järva.

HISTORIK
Föregångaren till dagens Bostadsbolag var Stockholms stads Bostadsförmedling som startade 1947. Frågan om en kommunal bostadsförmedling aktualiserades redan i början av 1940-talet. Ansvaret för bostadsförmedlingen har varierat under åren mellan Stockholms bostadsförmedling och Kommunalförbundet för Stor-Stockholms bostadsförmedling (KSB). Från 17 maj 1995 till den 30 september 1999 var namnet Bostad Stockholm. Arkivförteckning för det äldre arkivet har referensnummer se/ssa/2483.

Efter beslut i Stockholms kommunfullmäktige den 21 juni 1999 överfördes verksamheten till ett bolag. Den 1 oktober 1999 bildades den nya arkivbildaren Stockholm Stads Bostadsförmedling AB. En del äldre handlingar har förts över till det nya bolaget.

ARKIVET
Stockholms stadsarkiv godkände Bostadsförmedlingens klassificeringsstruktur den 22 november 2012 vilket innebär att handlingarna inte längre förtecknas enligt allmänna arkivschemat utan efter verksamhetens processer. De äldre handlingarna, 4425/01, är förtecknade enligt allmänna arkivschemat och där är samtliga handlingar kvar hos arkivbildaren. Handlingar från 2013, 4425/02, är förtecknade enligt processer.

Bostadsförmedlingens egenutvecklade verksamhetssystem Bostoc togs i bruk redan 1994 och en ny version togs i drift 2005. Från detta system har under 2015 kommit en digital leverans till e-arkiv Stockholm från verksamhetsområde nr 3 ”Ta emot och förmedla lägenheter”. I denna leverans har inga handlingar med sekretess eller PUL levererats.

Stockholms stadsarkiv 2015-11-09
Solveig Larsson

KÄLLOR
Uppgifterna kommer från e-arkivet samt arkivförteckningen för Stockholms bostadsförmedling 1947-1999.

Archival history

Frågan om inrättande av en kommunal bostadsförmedling i Stockholm aktualiserades i början på 1940-talet ungefär samtidigt med tillkomsten av 1942 års hyresregleringslag, men ansågs då inte omedelbart mogen för beslut. Den 16december 1946 godkände emellertid stadsfullmäktige av fastighetsnämnden framlagd organisationsplan för avgiftsfri kommunal bostadsförmedling i Stockholm. Förmedlingen skulle ledas av Styrelsen för Stockholmstads bostadsförmedling. Denna trädde i verksamhet den 1 januari 1947.
På förslag av Stor-Stockholm planeringsnämnd beslöt Stockholms kommun och övriga berörda 28 kommuner i Stor-Stockholmsregionen hösten 1967 att bilda ett kommunalförbund för gemensam bostadsförmedling. Stockholms stadsfullmäktige fattade sitt beslut i frågan den 18 september 1967.
Förbundet trädde i verksamhet den 1 januari 1968. Samtidigt upphörde det 1960 inrättade Stor-Stockholm bostadsregister. Bostadsförmedlingen i Stor-Stockholm var såldes (sedan april 1968) organiserad på dels ett huvudkontor för den gemensamma bostadsförmedlingen under huvudmannaskap av kommunalförbundet, dels lokalkontor under
huvudmannaskap av kommunalförbundets medlemskommuner.

Den 19 september 1990 antog Kommunalförbundet för stor-Stockholms bostadsförmedling (KSB) en ny förbundsordning. Den innebar bland annat att Stockholms lokalkontor övertog de operativa delar i förmedlingsarbetet, som rörde Stockholms stad. En ny organisation av Stockholms bostadsförmedling genomfördes den i 1 oktober 1990.

Den 15 september 1993 beslöt KBS:s förbundsfullmäktige att snarast efter den 1 oktober 1993 starta en provverksamhet med en förändrad bostadsförmedling. Provverksamheten, som startade den 1 januari 1994, innebar bland annat att KSB tog över hanteringen av den centrala bostadskön från Stockholms bostadsförmedling. KSB skulle också ge fastighetsägarna önskad evakueringsmedverkan.

Den 7 februari 1995 trädde KSB i likvidation. Dess verksamhet upphörde den 30 april 1995. I samband därmed omorganiserades Stockholm bostadsförmedlingskontor till Bostad Stockholm. De verksamheter, som den 1 januari 1994 överförts till KSB återfördes därmed till förvaltningen.
Bostad Stockholm verksamhet kom inledningsvis att omfatta endast bostadssökande och lägenheter inom Stockholms stad men utvidgades den 1 januari 1997 till att omfatta även bostadssökande, folkbokförda utanför Stockholm.

Efter beslut i Stockholm kommunfullmäktige den 21 juni 1999 övergick verksamheten från förvaltning till bolag och blev Stockholms Stads Bostadsförmedling AB den 1 oktober 1999.

Verksamheter som ackvisition, administration av en central bostadskö samt reguljär bostadsförmedling har såldes genom åren utförts av följande huvudmän (kursivt är separat arkivbildning).

Period Huvudman
1947-01-01---1967-12-31 Stockholms Bostadsförmedling
1968-01-01---1990-09-30 KSB
1990-10-01---1993-12-31 Stockholms Bostadsförmedling
1994-01-01---1995-04-30 KSB
1995-05-01---1999-09-30 Bostad Stockholm
1999-10-01---2013-04-10 Stockholms Stads
Bostadsförmedling AB

Efter överenskommelse mellan Bostadsförmedlingen i Stockholm AB och Stockholms stad förvaras Bostadsförmedlingen i Stockholms och Bostad Stockholms ej utgallrade handlingar hos bolaget. Det innefattar också vissa handlingar, som ursprungligen tillhört KSB. Övriga av KSB:s handlingar förvars hos Stockholms stadsarkiv. Huvuddelen av kvarvarande handlingar inom samtliga verksamheter, som är arkiverade 1992 eller tidigare överfördes dock till Stockholms stadsarkiv 2004. Ytterligare leveranser genomfördes 2013 med handlingar fram till och med 1999 och 2017 med handlingar fram till och med 2012.

Bolaget har även genomfört leveranser till e-arkiv Stockholm. Information från följande IT-system har levererats.
. Bostoc (kärnverksamheten)
. Raindance (ekonomi)
. e-companin (Löner)
Arkivbildning och förvaring av bolagets arkiv finns i beskrivet i denna arkivbeskrivning och arkivförteckningen, se serie F1. Informationen i arkivet är förtecknat enligt allmänna arkivschemat.
Organisation
Bostadsförmedlingen i Stockholm AB ingår i Stockholms stadshus AB:s koncern. Moderbolaget äger samtliga aktier i bolaget. Bolagets uppbyggnad regleras av en bolagsordning, fastställd av bolagets bolagstämma den 14 september 1999. Högsta beslutande organ i bolaget är bolagstämman.
Bolagets styrelse består av sju ordinarie ledamöter och sju suppleanter. Ledamöter och suppleanter utses av Stockholms kommunfullmäktige. Politisk prövning av förtursärenden sker i förturskottet. Detta består av sex ledamöter. Fyra av dessa däribland ordföranden- utses av bolagets styrelse, de övriga två av Stockholms socialtjänstnämnd.
I bolaget finns en av styrelsen utsedd verkställande direktör. Under denna var bolaget sedan starten indelat i följande organisatoriska enheter.
Staben
svarar för styrelsens och VD:s kanslifunktioner, övergripande utredningar, personal- och ekonomifunktioner, samt registrering och arkivering av bostadsanmälningar med därtill hörande korrespondens.
Kommunikation
svarar för trycksaksproduktion och -distribution, utveckling och spridning av information via Internet, omvärldsbevakning samt intern information.
IT
Svarar för stöd och support av verksamhetens IT -system
Marknad
Svarar för ackvisition av lägenheter samt omvärldsbevakning.
Förmedling
Svarar för förmedling av lägenheter för evakuering, som försöks- och träningslägenheter samt för reguljär förmedling till de bostadssökande.
Förtur
Svarar för förmedling av lägenheter gällande förtur.
Kundservice
Svarar för fortlöpande kontakter med de bostadssökande och allmänheten samt för bolagets växel och reception.
Den 3 februari 2004 utsågs styrelsen en vice verkställande direktör att biträda VD i ledningen av verksamheten. Denna funktion togs bort 2012.
Vid en organisationsändring, beslutad av VD den 20 september 2004, samlades informationsenheten, driften och utvecklingen av verksamhetens IT-stöd samt ackvisitionen i en stab direkt under VD.
Sambandet i mellan verksamhet och handlingar
Handlingar i kärnverksamheten
Information om kärnverksamheten är främst sökbar i serien F2 digital information rörande kärnverksamheten.
Bostadsförmedlingens verksamheten har tidigare tillförs lägenheter med stöd av lagar, förordningar, avtal och frivilliga överenskommelser. Sedan Bostad Stockholm startade i maj 1995 sker ackvisition av lägenheter endast enligt avtal med Stockholms Fastighetsägareförening och med de kommunala bostadsbolagen. korrespondens med fastighetsägarna, som inte hänför sig till särskilda lägenheter, diarieförs och förvaras i bolagets centrala diarium och serier (F4).
Lägenhetsblanketter och korrespondens, som har med inlämnade lägenheter att göra har registrerats i bolagets IT-system BOSTOC och arkiverats i serie (F2).
Reguljär förmedling innebär att de, som via internet eller på annat sätt anmält intresse för en inlämnad lägenhet, sorteras efter kötid, varefter de, som har den längsta kötiden, anvisas till beråd fastighetsägare. Denne kontaktar de anvisade, skriver förhoppningsvis kontrakt med någon av dem samt återredovisar vem, som fått lägenheten. Vid "fullserviceförmedling", som numera är den vanligare formen, tar bostadsförmedlingen även hand om lägenhetsvisning m.m. och översänder endast ett hyresgästförslag till fastighetsägaren. Hithörande handlingar har registreras i BOSTOC och arkiveras i serie (F2).
Iförtursverksamheten ingår att utreda om de, som ansökt om förtur till ny bostad, har tillräckligt starka sociala eller medicinska skäl för sådan förtur samt där så befinnes vara fallet förmedla ny bostad i enlighet med beslutet. Häri ingår att förmedla insprängda pensionärslägenheter, lägenheter i seniorboende samt speciallägenheter för rullstolsanvändare. De sökande registreras och diarieförs i BOSTOC. Hithörande handlingar-ansökan, intyg och behov av förtur promemorior, beslut samt övrig korrespondens- finns arkiverat i serien F3 mellan 2000-2007, från 2007 finns den även arkiverat i serien F2.
I försöks- och träningsverksamheten anskaffas lägenheter till socialtjänsten eller andra institutioner, som behöver dessa i sitt rehabiliteringsarbete. Ärenden rörande försöks- och träningslägenheter- främst framställningar med tillhörande korrespondens och beslut- registreras och diarieförs i BOSTOC, finns i arkivet serien F2.
På begäran från fastighetsägare medverkar bostadsförmedlingen vid evakueringar av sådana byggnader, som p.g.a. om byggnad eller rivning behöver tömmas på hyresgäster. Evakueringarna kan vara permanenta eller tillfälliga.
Inkomna begäran om evakueringsmedverkan diarieförs i Diabas. Handlingarna- framställningar. korrespondens och evakueringsavtal- förvaras i serien F4. Ett register över evakueringsavtal förs i BOSTOC. Händelser och handlingar i evakueringsärenden diarieförs i BOSTOC. Finns arkivet i serien F2.
De sökande registreras och diarieförs i BOSTOC. Hithörande handlingar - bostadsanmälningar i visa fall korresponderas -registreras, diarieförs och skannas i BOSTOC :s köärende modul. Finns arkiverat i serien F2.
I serien F2 återsökts samtlig digital information från BOSTOC som är levererad till e-arkiv Stockholm.
Handlingar i den Styrande och stödjande verksamheten
Handlingar, som inte är knuta till sådana ärenden som registrera i BOSTOC, registreras i bolagets diarium, som förs av registrator i diabas.
Handlingar rörande ärendeberedningen till styrelsen och förturskottet samt styrelsen och utskottas beslut ingår i serierna A1 och A2, styrelsens respektive förturskottets inbundna protokoll med bilagor. Dessa handlingar förvaras systematiskt.
Utgående och inkomna handlingar angående administration och verksamhetsstöd i övrigt diarieförs elektronisk med systemet Diabas (serie C1) enligt en särskilt fastställd diarieplan. Tillhörande handlingar ingår i serien F2, utgående och inkomna skrivelser till diariet.
Personalakter förvaras i serie F5 i alfabetiskordning för respektive anställd. Personal händelser registreras elektroniskt i bolagets personal- och lönesystem. Dokumentation ur systemet förvaras i serierna G2 och G4.
Räkenskapshandlingar som till exempel års- och förvaras årsvis i serie G 1. Ekonomiska transaktioner och bokföring sker elektroniskt i bolagets ekonomisystem. Handlingar ur systemet förvaras i serierna G1 och G3. Budgethandlingar, som förelagts styrelsen för beslut förvaras i serie A1.

Sökingångar i arkivet
Arkivförteckningen 1999-2012
Handlingar som försvaras hos Bostadsförmedlingen

Hos Stockholms Stads Bostadsförmedling AB förvaras bolagets samtliga arkiverade handlingar från år 2013.

Handlingar som försvaras hos stadsarkivet

Till stadsarkivet har följande arkiv levererats:
Stockholms Bostadsförmedling 1947-1999
Stockholms stads Bostadsförmedling AB 1999-2012

Bolaget har även genomfört leveranser till e-arkiv Stockholm.
Information från följande IT-system har laverats :
. BOSTOC (kärnverksamheten)
. Raindance (ekonomi)
. e-companion (löner)

Gallring
Stockholms Stads Bostadsförmedling AB har gallrat handlingar enligt följande gallringsbeslut av Stadsarkivet:
1997:7 Vissa räkenskapshandlingar
2003:13 Allmänna handlingar inom upphandlingsärenden
2007:12 Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion
är av tillfällig eller ringa betydelse samt handlingar, som har
tillfällig betydelse genom att de överförs till nya databärare eller
ersätts av nya handlingar
2009:22 Uppgifter i tidsrapporteringssystem
2011:9 Personal- och lönehanteringar
2011:15 Ekonomihandlingar
2012:2 Information i BOSTOC

Regelverk och lagstiftning

Sammanställning av lagar, förordningar och riktlinjer som Bostadsförmedlingen lyder under. Observera att sammanställningen ej är uttömmande.
Tryckfrihetsförordning (1949:105)
Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)
Förvaltningslag (1998:223)
Personuppgiftslag (1998:204)
Arkivlagen (1990:782)
Lag (2007:1091) om offentlig upphandling

Förordning (1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll arkivförordningen (1991:446)
Arkivregler för Stockholms stad (KFS 2007:26)
Riktlinjer till arkivregler för Stockholms stad (SSA Dnr9.1-3678/09)
Ordningsregler för elektronisk post i Stockholms stad.
Tillämpningsanvisningar till Stockholms stad e-postreglar (SSA Dnr 1501-11600/05).
Förskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler (RA-FS 1997:3).
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper (RA-Fs 2006:1)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på mikrofilm (RA-FS 2006:2)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering (RA-FS 2006:4)

Sekretess
Bostadsförmedlingens handlingar kan till viss del omfattas av olika typer av sekretess, det kan röra sig om:

21 kap. Sekretess till skydd för uppgift om enskilds personliga
förhållanden oavsett i vilket sammanhang uppgiften förekommer
1§ Sekretess gäller för uppgift som rör en enskilds hälsa eller sexualliv, såsom uppgifter om sjukdomar, missbruk, sexuell läggning, könsbyte, sexualbrott eller annan liknande uppgift, om det måste antas att den enskilde eller någon närstående till denne kommer att lida betydande men om uppgiften röjs.
26 kap. Sekretess till skydd för enskild inom socialtjänst, vid kommunal bostadsförmedling, adoption, m.m.
11§ Sekretess gäller i ärende om kommunal bostadsförmedling för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider betydande men om uppgifterna röjs. I kommunal bostadsuthyrningsverksamhet gäller sekretess för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs.

39 kap. Sekretess till skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet

1§ Sekretess gäller i personalsocial verksamhet för uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling och uppgift om en enskilds personliga förhållanden hos psykolog, personalkonsulter eller en annan sådan befattningshavare som särskilt har till uppgift att bistå med råd och hjälp i personliga angelägenheter, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men.

2§ Sekretess gäller i övrigt personaladministrativ verksamhet än som anges i §1 för dels uppgift om en enskilds hälsotillstånd, dels sådan uppgift om en enskilds personliga förhållanden som hänför sig till ärende om omplacering eller pensionering av en anställd, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs.

§3 Sekretess gäller i annat fall än som avses i 1 och 2 §§ i personaladministrativ verksamhet för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne utsätts för våld eller lider annat allvarligt men om uppgiften röjs.

Accessibility

Secrecy

Delvis

Control

Created	09/11/2015 11:50:32
Amended	25/01/2023 12:49:00

Arkiv (3 st)

Reference code	Title	Note
01	Stockholms Stads Bostadsförmedling AB 1999-2012
02	Bostadsförmedlingen i Stockholm AB 2013 - 2020-12-12	Stockholm Stads Bostadsförmedling AB; Stockholms bostadsförmedling
03	Bostadsförmedlingen i Stockholm AB 2020-12-13 -	Stockholm Stads Bostadsförmedling AB; Stockholms bostadsförmedling

Search help: arkiv