Arkiv

Centrum för Ortodonti/Pedodonti, Linköping

Grunddata

Referenskod

SE/E023/RO_1-1

Länk till posten

https://sok.riksarkivet.se/arkiv/46ESXDIYbqg1LewDz97ze8

ExtraID

RO_1-1

Omfång

105,64 Hyllmeter

1071 Volymer

Datering

1985 – 1999 (Tidsomfång)

Arkivinstitution

Regionarkivet i Östergötland

Arkivbildare/upphov

Centrum för Ortodonti/Pedodonti, Linköping, 1985 – (Arkivbildare)

Alternativa namn: Specialisttandvården ortodonti

Alternativa namn: Specialisttandvården pedodonti

Alternativa namn: Specialistcentrum ortodonti och pedodonti, Linköping

Kategori: Ej fastställd. Ospecificerad (Tandvård)

Innehåll och historik

Arkivbildarhistorik

Centrum för Ortodonti/Pedodonti, Linköping
Arkivbeskrivning Centrum för Ortodonti/Pedodonti Linköping
Dnr FTV-2021-00003
Organisation och arbetsuppgifter
Centrum för Ortodonti/Pedodonti är en remissinstans för i första hand barn-och ungdomar som är i behov av specialisttandvård.
Målgrupper som verksamheten vänder sig till är:
Inom ortodontin barn och ungdomar till 24 års ålder och i liten omfattning även vuxna patienter, inom pedodontin behandlas barn upp till 18 år.
Verksamheten finns på Torkelbergsgatan 11 i Linköping och har funnits här sedan starten 1958. Tidigare namn på kliniken har varit Specialistkliniken för Tandreglering och Specialistcentrum för Ortodonti och Pedodonti.
På centrat finns en verksamhetschef som även ansvarar för ortodonti/Pedodontiklinikerna i Norrköping och Motala. På varje klinik finns en vårdenhetschef.
Verksamheten arbetar inte med pappersjournal längre utan Patientjournaler förs endast digitalt . Studiemodeller i gips har också digitaliserats till stor del. Detta gör att de fysiska arkiven har minskat betydligt.
Verksamheten arkiv och handlingar
Specialisttandvården har journalhandlingar som innehar sekretess i digital form. Begäran om utskrift av journalkopior finns i pärm på kliniken som sedan diarieförs centralt av ledningssekreterare på Folktandvårdens stab med specifikt diarienummer för varje år. Pärmen på kliniken förvaras i låst skåp. I skåpet förvaras också sekretesshandlingar (tex handlingar gällande patienter med skyddad ID ). Kliniken har också en pärm med handlingar gällande ST-utbildning diarieförs.
Under regionens nätverksplats har kliniken egen G-mapp där dokument rörande minnesanteckningar, klinikens olika rutiner mm finns att läsa.
Kliniken har ett arkiv i källaren på Torkelbergsgatan 11. Där finns
- Pappersjournaler som ska bevaras i 10 år
- Studiemodeller som ska bevaras i 10 år
- Patienthandlingar gällande speciellt intressanta fall
- ST-tandläkarnas sk 30-fall (patientfall som redovisats inför specialisttandläkarexamen).
- Journalutdrag från det tidigare journalsystemet Karisma
- Betalkortskvitton och avstämningar
- Information ang klinikens ombyggnader
- Handlingar från tidigare faktureringssystemet Syster Florens
- Pärmar med behandlingsöverenskommelser
- Klinikmötesprotokoll
- Pärmar med korrespondens och Ledningsprotokoll
- Handlingar gällande ST-utbildning
- Intyg och Betyg
- Pärmar med kontroller av röntgen apparatur
Verksamheten hämtar uppgifter gällande adresser från folkbokföringen Master.
Verksamheten lämnar regelbundet avstämning mot Nordea av kortbetalningar till Resurscentrum Redovisningen 541.
När en ortodontibehandling är klar och patienten ska ha ersättning meddelas detta digitalt genom Lifecare Dental till Försäkringskassan.
Verksamhetssystem
Kliniken använder sig av ett flertal olika system:
- Lifecare Dental - journalföring inom Ortodonti och Pedodonti
- Onepix - röntgenbilder även foto läggs in här
- Tele Q - Telefonsystem
- Master- folkbokföring
- Dokumenta- olika rutiner i Regionen
- Cosmic- används av pedodontin för att läsa anteckningar gjorda av sjukvården.
- Fasad- Profilröntgenanalys
- Heroma - Personalverktyg för uppgifter ang anställning, söka ledighet, flex och semestersaldon mm.
- Edward- Ortodontins huvudsakliga journal
- Adato- Personalärenden gällande sjukfrånvaro/rehabilitering
För systembeskrivning hänvisas till respektive objektspecialist.
Tex Tieto (Lifecare Dental), Procuris (Edward), Fasad (Lexis).
Gallringsbeslut
För Folktandvården i Östergötland finns Dokumenthanteringsplan (nr 29000) i Dokumenta.
Kliniken skickar varje år in alla journalhandlingar, röntgenbilder, foton och studiemodeller på patienter födda dag 25 till Regionarkivet.
I vårt arkiv i källaren sparas också speciellt intressanta patientfall och de 30-fall som ST- tandläkarna redovisat under sin utbildning.
Sökmedel
För att söka bland verksamhetens handlingar kan man använda sig av :
Flisa, Lisa, Dokumenta och i den gemensamma FTV-mappen.
Upprättad 2021-04-22
Marie Dahllöf Ewa Kapellner
arkivredogörare arkivansvarig
***************************************************************
H I S T O R I K
Specialistcentrum för Ortodonti och pedodonti, Linköping
Historik Ortodontikliniken
Välkommen till Centrum för Ortodonti/Pedodonti Linköping
Vi inom specialisttandvården Ortodonti (tandreglering) och Pedodonti (barntandvård)
erbjuder behandling vid tre kliniker i Östergötland - Linköping, Norrköping och Motala.
Vi behandlar främst barn och ungdomar, men självfallet även vuxna. Till oss kommer
du via remiss, som du får av din ordinarie tandläkare.
Vi har ett gott och nära samarbete med övriga specialistmottagningar och sjukhustandvården
inom regionen, samt med Folktandvårdens och privattandvårdens allmäntandvård.
Vid centrumet bedrivs även utbildning av specialisttandläkare inom Ortodonti, samt kurser
med varierande omfattning avsedda för allmäntandläkare, tandhygienister och tandsköterskor.
Dessutom bedrivs ett flertal forskningsprojekt inom centrumet.
I samarbete med Centrum för Oral Rehabilitering behandlas på kliniken i Motala även
tandlossningssjukdomar (parodontologi).
Driftsform: Landsting/Region
Information från 1177.se 2015-08-20 /MI
Gallringsbeslut LiÖ 2010-1135-071 avseende datasystemet Karisma.
Se bilagor Foton på arkivets skick juli 2011.

Kontroll

Skapad	2023-09-19 09:28:41
Senast ändrad	2023-09-19 09:28:41

Serier (37 st)

Referenskod	Titel	Anmärkning
A 1	Minnesanteckningar från klinikmöte	Fanns vid besök 2011 i pärmar 1977-1986, 1987-1990, 1991 -
B 1	Verksamhetsberättelser	Fanns vid besök 2011 i arkivbox och pärm. 1958-1989, 1990 - i
B 2	Betyg och intyg	I pärm, enligt deras förteckning är den ordnad kronologiskt i bokstavsordning
B 3	Vetenskapliga rapporter, seminarieuppgifter mm	Enligt förteckning är de i tidskrifthållare samt pärmar, ordnade efter ämne. Handlingar från år 1980-1996 finns förtecknade
B 4	Konsultation, debitering	I pärmar. Gallringsfrist 3 år
D 1	Tidböcker (tandläkare, röntgen)	Fr o m 1993-01-01 finns tidbok på data. Vikarierande tandläkare samt tandläkare under korttidsutbildning har manuella tidböcker som förvaras i receptionen eller resp behandlingsrum. Gallringsfrist 3 år enligt HSN & 152 1985-08-12
D 2	Arkivförteckning	I pärm 2021-05-06 skickade arkivbildaren in en arkivinventering som tar upp deras analoga handlingar, se bilaga i Visual för mer information.
D 3	Patientregister	Tid: "Innevarande och föregående år". Magnetkort på rullar i alfabetisk ordning
D 4	Terapikort	Tid: "Innevarande samt föregående år". Kortlådor. Alfabetisk ordning samt sorterade på återbesöksmånad
D 5	Kontrollregister	Tid:"Över tiden". Pärm. Sorterad på kallelseår. Kontrollregister, efterkontroller, intressanta fall för kallelse någon gång under de nästkommande 4-5 åren
D 6	Datalistor/manuella listor	I pärmar 1984-1988 Registrerade remisser manuella listor 1989- Registrerade remisser datalistor 1983-1986 Utskrivna patienter manuella listor 1987- Utskrivna patienter datalistor 1988- Inskrivna patienter datalistor Innevarande år Utskrivna patienter datalistor
D 7	Remissregister, patientregister, terapi- och diagnosregister, tidböcker, journaler
D 8	Röntgenregister	Data. Profilröntgenanalyser. Sorterade på löpande ortodontinummer
E 1	Korrespondens allmän samt korrespondens rörande data	19 pärmar finns förtecknade samt noteringen att de är gallringsbara efter 10 år enligt beslut i HSN § 152/1985
E 2	Remisser samt konsultationspatienter på kö	Tid "Växlar över tid". Pärm Vvux, Ungdomsväntelista. Köpärmar uppdelade på vuxna patienter samt barnpatienter. Arkiverade efter födelseår. Datalistor se serie D 6. Pärm TR-patienter på kölista. LL. Johannelund, Linghem, Mantorp. Sorterade i remissdatumordning.
E 3	Inkommande remisser för röntgenundersökning	Tid "Innevarande år, föregående år". Pärm. Arkiverad i alfabetisk ordning. Då endast datum för röntgenundersökningen finns antecknat sparas kopiorna endast i 3 år. Originalen returneras till respektive DTV- och privatklinik med undersökningsdatumet påfört.
F 1 A	Ortodontijournaler, avställda, äldre serie	I bokstavsordning. I hyllan i Roxen står också (tillhörande?) röntgenbilder (stora + små) som står i nr-ordning. (Löpnummer/år)
F 1 B	Ortodontijournaler, avställda	Volymerna till serie F 1B är märkta F 1 Aktuella journaler i personnummerordning, dag- månad- år 1985-1988. 1989-1993 är journalerna avställda i ordning dag-månad-år. Fr o m 1992 09 01 föres journalerna med hjälp av data. Avställning i 4-årsperioder. Avställda journaler i kartong. Personnummerordning, år-mån-dag. Med röntgenbilder och fotografier. Fotografier även i serie F 4 (intressanta fall, ordnade enligt typ av bettfel). Studiemodeller se serie F 3. Fr.o.m. 1994 bevaras endast journaler för födda dag 25, enligt beslut LiÖ2003-790. Innehåller journalhandlingar, foton och röntgenbilder.
F 2	Röntgen	Röntgenkuvert. Arkiveras tillsammans med journaler i arkivet, ingår i serie F 1 Gallringsfrist 10 år enligt beslut i HSN. OBS enligt landstingsarkivarie Siv Sandberg skall STV Ortodonti Linköping spara sina journalhandlingar för framtiden fr o m 1995-01-01
F 3	Ortodontimodeller	Serie F3A: nr 1-987. Journalnummerordning (år-nr) nummer upplagda 1958-1968. Serie F3B: nr 1-3440. Årsvis avställningar 1985 i personnummerordning: dag mån år. Serien inledningsvis numrerad för hand (inringad blå siffra), fr.o.m. nr 893 med nummerlappar. Fr.o.m. nr 3344, dvs. avställningsår 1994-2001, har endast födda dag 25 sparats (med ett missat undantag född dag 12 avställd 1994, står först). Obs! allra sist, nr 3437-3440, står fyra askar från 1990 märkta med journalnummer, de påträffades när numreringen var klar. De ställdes av 1991 och står alltså felplacerade.
F 3 A	Ortodontimodeller, äldre serie i journalnummerordning	I askar. Sorterad i journalnummerordning, patientjournaler tillika sökingång se serie F 1A. Serie F3A: nr 1-987. Journalnummerordning (år-nr) nummer upplagda 1958-1968.
F 3 B	Ortodontimodeller i personnummerordning	Serie F3B: nr 1-3440. Årsvis avställningar 1985 i personnummerordning: dag mån år. Serien inledningsvis numrerad för hand (inringad blå siffra), fr.o.m. nr 893 med nummerlappar. Fr.o.m. nr 3344, dvs. avställningsår 1994-2001, har endast födda dag 25 sparats (med ett missat undantag född dag 12 avställd 1994, står först). Obs! Nr 3437-344 består av står fyra askar från 1990 märkta med journalnummer som påträffades när numreringen var klar. De ställdes av 1991 och står alltså felplacerade.
F 4	Fotografier	I plastficker. Arkiveras enbart eller tillsammans med journaler i hängmappar. Hängfickor - Intressanta fall arkiverade efter typ av bettfel. Pärmar - Intressanta fall arkiverade i bokstavsordning Fr o m 1003-01-01 finns foto även filmat direkt i dator. Avslutade fotografier ingår i serie F 1. Gallringsfrist 10 år enligt beslut i HSN
F 5	Förhandsprövningar	När patioenten blir utskriven från kliniken arkiveras förhandsprövningarna tillsammans med journalen. gallringsfrist se serie F 1.
F 6	Protokoll från läkemedelsinspektion/apoteket	Pärm. Gallringsfrist - bevaras till nästa inspektion. Beslut i HSN 1985 § 152
F 7	Handlingar rörande upphandling	Pärmar med Order,Reklammationer,Reparationer, Pärm med Kapital, telefon, avtal, data Pärm med följesedlar Anm. Se sep gallringsplan för handlingar rörande upphandling och förrådsadministration, bilaga 1. Beslut i FHA-direktionen 1991-08-12, § 125.
F 8	Följesedlar för tandtekniskt arbete	Gallringsfrist 1 år, se separat gallringsplan för handlingar rörande upphandling och förrådsadministration, bilaga 1. Beslut i FHA-direktioene 1991-08-12 § 125. Vid besök 2011 fanns följesedlarna fortfarande kvar. Gäller gallringsbeslutet?
F 9	Beslut från STV-konferenser
F 10	Avslutade remiss-, konsult och akutpatienter som saknar journal	I pärmar, åren 1983-1996 finns på enhetens förteckning. gallringsfrist 10 år enligt beslut i HSN 1997-10-09 U-remissen följer journalen
F 11	U-remisser (Utomlänsremisser)	"Växlar över tid" Pärm inreg TR (bevakning) "1979-" Pärm. Behandlad DTV, ej inreg
F 12	Avslutade konsultjournaler DTV	Flera pärmar finns i förteckningen redovisas pärmar 1987-1992. Gallringsfrist 10 år enligt beslut i HSN Gamla systemet Royal Base avvecklades 1994-04-01. Nya systemet Karisma fr om 1992-08-01, se serie D 7.
F 13	ADB Konsultationsjournal DTV	Data. Patientregister, konsultationsjournal uppdelade på respektive klinik. Arkiveras i pappersjournaler efter hand och bevaras i 10 år, se erie F 12
F 14	Faktura tandvård, Faktura tandtekniskt arbete.	Tid "Innevarande år samt föregående år". Gallring 2 år eller 1 år. Se separat gallringsplan för handlingar rörande upphandling och förrådsadministration nilaga 1 1990- Pärmar sorterade på produktionsmånad. Arkiveras i kronologisk ordning 1995-04-- Arkivboxar eller pärm. Månadsrappprt, räkning till FK, sorterade på månad. 10 år enligt gallringsplan SF 1996-04-19
F 15	Fortbildningsplanering	Förteckningsbladet överkryssat, står serie F 9 i parentes. Pärmar har funnits med handlingar 1985-1989, 1990 -, Gallringsfrist 3 år enligt beslut i hälso- och sjukvårddsnämnden.
FU	Journalsystemet Karisma	Gallrat enl. beslut LiÖ 2010-1135-071. Systembeskrivningen är arkiverad tillsammans med gallringsbeslutet. Journalerna som ska bevaras har tagits ut på papper.
FU 2	Gallringsbara handlingar	Handlingar ur tandvårdssystemet Syster Fluorence (SF) års- resp månadsbackup. Gallringsbeslut LiÖ 2003-1210. Gallrad 2015-01-30.
G 1	Kvittensböcker	Gallringsfrist 3 år enligt beslut § 152/1985 i HSN