Arkiv

Stockholms stads dataservice

Grunddata

Referenskod

SE/SSA/1422

Länk till posten

https://sok.riksarkivet.se/arkiv/PcCzii0uBoV1V5zzV3Qas6

Omfång

11,4 Hyllmeter

Villkor

Nej

Arkivinstitution

Stockholms stadsarkiv (depå: Liljeholmskajen)

Innehåll och historik

Innehåll

1. VERKSAMHET OCH HISTORIK

Allmänt om verksamheten

Då Stockholms stads dataservice AB (SSDS) upphörde som kommunalt bolag år 1994 kunde verksamheten blicka tillbaka på en lång tid i stadens tjänst på IT-området. Visserligen växlade huvudmännen och den organisatoriska hemvisten under åren (se mera nedan), men verksamheten i sig förblev konstant, nämligen att utgöra en kunskapsbas inom IT-(då "ADB"-)området för stadens förvaltningar, stiftelser och bolag. Målet var att vara den naturliga affärspartnern för staden i IT-relaterade frågor och ge den service som efterfrågades avseende utveckling och förvaltning av system, säker dator- och nätdrift, försäljning av utrustning, utbildning, konsultverksamhet, rådgivning och information. Dataservice var vid försäljningatillfället uppdelat i sex affärsområden med ansvar för olika produkter. Affärsområdena svarade för verksamhetsspecifik utveckling och förvaltning respektive produktion. Samtliga enheter hade kompetens för såväl stordator som lokala lösningar.

Verksamheten hade sedan mitten av 1960-talet erfarenhet av utveckling och drift av system baserade på IBM stordatorer. De första terminalsystemen togs i drift i staden 1970 och databastekniken infördes 1973. 1994, då Dataservice avyttrades som kommunalt bolag, fanns databas- och terminalsystem inom samtliga verksamhetsområden inom staden. En omfattande resurs- och kompetensuppbyggnad gjordes avseende nya tekniska hjälpmedel som användarstyrd databehandling baserad på persondatorer och infocenterverktyg. Med Dataservice medverkan infördes ny teknik i staden, t.ex. ord- och textbehandling, dokumenthantering, relationsdatateknik, CAD och olika tekniska applikationer. De största arbetsuppgifterna var från början löneuträkning, löneutbetalning, skatteredovisning, bokföring, anslagskontroll samt postgiroutbetalningar.

Organisationen

Dataverksamheten i staden fram till år 1983

Hålkortsteknik användes fram till mitten av 1960-talet av kammarkontoret, statistiska kontoret, gatukontoret, skoldirektionen och elverket. Datacentraler för drift fanns vid elverket och kammarkontoret. Datacentralen vid elverket avvecklades 1967 och den maskinella bearbetningen koncentrerades istället till kammarkontoret, vars datacentral indelades i tre sektioner: planerings- och beredningssektionen, dataöverföringssektionen och maskinsektionen. Vid stadskansliet fanns vid samma tid en allmän ADB-funktion vid organisationsavdelningen. Avdelningen sysslade med alla tekniker för administrativ rationalisering och effektivisering. 1979 flyttade kammarkontorets datacentral och organisationsavdelningens ADB-byrå ut till Liljeholmen. Terminalanvändningen, den decentraliserade databehandlingen med lokalt placerade datorutrustningar hade ökat avsevärt i staden.
Kommunfullmäktige beslöt i juni 1981 med anledning av utredningen "Kommunens framtida AU-verksamhet" att samordna den centrala ADB-verksamheten med kommunstyrelsen som ansvarig. Det innebar att datacentralen vid kammarkontoret överfördes till stadskansliets organisationsavdelning "SKORG" från årsskiftet 1981/1982. En ny detaljorganisation trädde i kraft den 1 september 1982. Men samordningen skedde egentligen fullt ut först vid övergången till personal- och organisationsförvaltningen (POF). De administrativa uppgifterna sköttes 1982/83 (förutom av stadskansliets administrativa avdelning) av kanslibyrån, som var en gemensam servicefunktion för ADB-enheten och organisationsenheten.

Dataservice som avdelning inom Personal- och organisationsförvaltningen: 1983 - 1991

Den 1 september 1983 överfördes organisationsavdelningen och ADB-verksamheten till personal- och organisationsförvaltningen (POF). Dess nämnd, personal- och organisationsnämnden (PON), hade inrättats den 1 juni 1983 enligt kommunfullmäktiges beslut den 9 maj samma år. I avvaktan på beslut om ny förvaltningsorganisation skulle personalnämndens kansli och stadskansliets organisationsavdelning tillfälligt utgöra den nya nämndens förvaltning. Enligt kommunfullmäktiges beslut skulle dataenheten utgöra en egen resultatenhet, en egen avdelning inom den nya förvaltningen. Detaljorganisationen för den nya förvaltningen trädde i kraft i januari 1984. Den 1 januari 1984 överfördes de administrativa arbetsuppgifterna som stadskansliet utfört till POF. Dataserviceavdelningen (eller officiellt: ”Stockholms stads dataservice”) fick en egen administration 1984. 1989 fick Dataservice nya lokaler i Liljeholmen. År 1991 ändrades organisationen om från byråer till affärsområden. Affärsområdena blev: Individ- och kultur, Industri- och fastighet, Ekonomisystem, PA-system samt Geografiska informationssystem.

Bolagisering och privatisering: 1992-1994

När PON upphörde den 16 september 1991 inordnades Dataserviceavdelningen tillfälligt i Stadskansliets serviceavdelning. Serviceavdelningen var en tillfällig konstruktion för verksamheter vars permanenta hemvist inte fastställts. Den 1 januari 1992 övergick Dataserviceavdelningen från förvaltningsform till ett av kommunen helägt aktiebolag, Stockholms stads dataservice AB. Dess bolagsordning antogs av Kommunfullmäktige den 17 juni 1991 (Kfs 1991:14, Utl. 1991:118). Vid kommunfullmäktiges behandling den 8 mars 1993 av ärendet "Ledningsformer och strategier för stadens bolagssektor" beslöts att Dataservice skulle säljas (KS utl. 1993:59). Beslut av kommunfullmäktige fattades i maj 1994. Kommunstyrelsen fick ett samordningsansvar och samråd med förvaltningarna skedde genom IT-rådet och IT-avdelningen vid stadskansliet. Privatisering av bolaget skedde den 1 juni 1994.

2. ARKIVETS OMFATTNING OCH AVGRÄNSNING

Verksamheten vid Dataservice fortlöpte kontinuerligt trots olika huvudmän. Någon ny arkivbildning skedde aldrig då verksamheten samordnades år 1969 eller då den fördes över till Personal- och organisationsförvaltningen år 1983. Något brott inträffade inte heller vid bolagiseringen 1992. Arkivet avslutades först vid privatiseringen 1994. Därför sträcker sig delar av arkivet bakåt till den gemensamma datacentralen vid kammarkontoret samt till stadskansliets organisationsavdelning. Arkivet innehåller även dataskolans handlingar, trots att dataskolan (tidigare del av Utbildningscentrum, POF) överfördes till Dataservice först i september 1991.

Arkivet sträcker sig således från 1970-talet fram till privatiseringen, år 1994, och är helt pappersbaserat. Även om det finns vissa äldre handlingar (handböcker, nyhetsbrev etc.) som är äldre, härstammar de flesta handlingarna från tiden då Dataservice låg under POF, Personal- och organisationsförvaltningen, 1983-1991, samt från bolagstiden (1992-1994). Vissa handlingar har emellertid inte kunnat tidsbestämmas.

Överlag är arkivet ganska ojämnt bevarat och rentav fragmentariskt på sina ställen. Det är t.ex. tydligt att inte all dokumentation samlades in vid bolagets utförsäljning år 1994 (på det sätt som föreskrevs i bolagets dokumenthanteringsplan), utan att mycket stannade kvar på medarbetarnas tjänsterum. Den största delen av systemdokumentationen saknades t.ex. då arkivet ordnades. Denna hade överförts till de olika systemägarna i staden vid försäljningstillfället. Dessutom har handlingar gallrats och sorterats bort i efterhand (under ordnandet och förtecknandet), vilka inte bedöms ha haft någon vikt för arkivbildningen (t.ex. större mängder av testrapporter). Överlag är serierna med diarieförda ärenden och med personalakter de bäst bevarade. De övriga serierna (t.ex. projektdokumentation, protokoll och minnesanteckningar, handböcker/nyhetsbrev, bilder och publikationer samt avtal) ger visserligen också en inblick i verksamheten, om än delvis bara glimtvis.

3. SÖKINGÅNGAR

Frånvaron av egen administration t o m 1983 innebär att äldre administrativa handlingar ingår i stadskansliets och kammarkontorets arkiv.
Dataservice fick eget diarium i samband med flytten till nya lokaler i Liljeholmen år 1989. Tidigare (mellan1983 och 1988) diariefördes ärenden centralt i Personal- och organisationsförvaltningens huvuddiarium. Dataservice använde från tiden 1989 till 1994 det egenproducerade diariesystemet DIAS, vilket återfinns i serie CI och är utskrivet efter olika sökbegrepp. Diarieplan finns bland de diarieförda handlingarna. För avtal finns sökregister.

Martin Ståhl
Arkivarie

Allmän anmärkning

SSDS

Tillgänglighet

Sekretess	Nej
Upphovsrätt	Ingen upphovsrätt

Kontroll

Skapad	2014-09-01 11:48:59
Senast ändrad	2014-09-03 09:07:50

Serier (24 st)

Referenskod	Titel	Anmärkning
A	PROTOKOLL		Läsesal
A 1	Bolagsstämmo- och styrelseprotokoll
A 2	Ledningsgruppens minnesanteckningar	Dataservice är under åren 1983-1991 en del av personal- och organisationsförvaltningen. Vissa frågor avgjordes därför i Personal- och organisationsnämndens ADB-delegerade, vars protokoll ingår i nämndens arkiv.
A 3	Minnesanteckningar från kundrådsmöten
A 4	Minnesanteckningar från kamratföreningen
A 5	MBL-protokoll
A 6	Skyddskommitténs protokoll
A 7	Beslut i personalärenden	Innehåller även PM.
B	UTGÅENDE HANDLINGAR		Läsesal
B 1	Kontrakt och avtal	Fr.o.m. 1990 är de flesta avtalen diarieförda.
B 2	Publikationer	Innehåller i huvudsak markandsföringsstabens publikationer.
B 3	Handböcker och nyhetsbrev	Handböcker har i regel upprättats av respektive systemägare. I denna serie finns endast handböcker för dataservices egna program.
C 1	Diarier	Dataservice fick eget diarium år 1989, d.v.s i samband med flytten till nya lokaler på Mejerivägen, Liljeholmen. Tidigare diariefördes ärenden centralt hos Personal- och organisationsförvaltningen. Dataservice använde det egenproducerade diariesystemet DIAS. Mellan 1983 och 1988 skedde registrering i Personal- och organisationsnämndens huvuddiarium.
E 1	Ej diarieförd korrespondens
F	ÄMNESORDNADE HANDLINGAR		Läsesal
F 1	Diarieförda handlingar ordnade efter diarieplan	Diarieplan finns i volym 1. Innehåller även Dataservice prislista. Volym 1-16 avser tiden som kommunal förvaltning (1989-1991). Volym 17-70 avser tiden som kommunalt bolag (1992-1994).
F 2	Handlingar rörande personalen		Läsesal
F 2a	Personaldossiéer
F 2b	Matrikelkort
F 3	Projekt
G	RÄKENSKAPER		Läsesal
G 1	Bokslut och årsredovisningar
G 2	Budgethandlingar
Ö 1	Historik

Sökhjälp: arkiv