Inledning

Nationell Arkivdatabas, NAD  är ett sektorsövergripande databas- och informationssystem inom det svenska arkivväsendet som utvecklats av Riksarkivet. Det innehåller ett nationellt arkivbildarregister med grundläggande information om förvarade arkiv hos Riksarkivet (Riksarkivet, Krigsarkivet och landsarkiven), kommun- och landstingsarkiv, folkrörelse- och föreningsarkiv, näringslivsarkiv, museer, bibliotek med flera. Grundtanken med arkivdatabasen är att man i ett sammanhang ska kunna återsöka information om arkiv och samlingar som är tillgängliga för forskning i hela landet.

I NAD finns arkivförteckningar från Riksarkivets arkivinstitutioner (Riksarkivet, Krigsarkivet och landsarkiven). I dagsläget tas inte arkivförteckningar in i systemet från andra institutioner. Däremot kan de visas genom länk till arkivets titel på egen hemsida eller annan portal. Arkivdatabasen är under uppbyggnad och information om arkiv från nya institutioner tillkommer kontinuerligt. NAD tillhandahåller även ett adressregister över arkivinstitutioner samt hjälpdatabaser för topografisk indelning och förvaltningshistorik

 

Målsättning

    NAD ska vara ett nationellt arkivbildarregister innehållande minst följande uppgifter:

  •         arkivbildarens namn och levnads-/verksamhetstid
  •         arkivets namn, referenskod, tid och omfång
  •         förvarande arkivinstitution


    NAD ska fungera som ett nationellt auktoritetsregister över arkivbildare inom Sverige.
    I anslutning till NAD ska föras ett register över arkivinstitutioner med kontaktuppgifter.
    Hjälpdatabaser för bl.a. Sveriges geografiska indelning och ortnamn samt förvaltningshistoria ska utvecklas.
    NAD ska bygga på internationellt antagna och tillämpade arkivstandarder.

Riksarkivets beslut: "Ambitionsnivå och organisation för den Nationella arkivdatabasen (NAD)",
2004-12-02, Dnr RA 50-20043969.
Arkivbildaren i fokus

Både vid registrering av data och vid sökning i NAD har vi valt att sätta arkivbildaren, den person eller organisation vars verksamhet har gett upphov till efterlämnad arkivinformation, i fokus. Genom att upprätta ett auktoritetsregister över arkivbildare (register över personer och institutioner vars namn är fastställda enligt bestämda regler) underlättas indentifiering och sammanblandning undviks.

Det finns flera skäl till varför vi vill göra arkivbildaren till en primär sökingång. Ett är att binda samma olika arkivbestånd och samlingar som har skapats av samma arkivbildare . Ett annat är att erbjuda en ny möjlighet att göra strukturerade återsökningar.
Ambitionsnivå för kvaliteten i NAD

Auktoritetskontroller skall så långt det är möjligt vara automatiserade. Resultat av internationella försök på området skall utvärderas och när det är lämpligt anpassas till svenska förhållanden. Manuella kvalitetskontroller skall i första hand vara komplement (efterkontroller) till automatiserade kontroller och i övrigt inriktas på avgränsade områden.

En förutsättning för publicering i NAD är att de arkivförvarande institutionerna följer de standarder som tillämpas för NAD när man levererar data.

Enligt Riksarkivets prioritering vid nystart av NAD beslutades att i ett första steg bör insamlingsarbetet koncentreras till de områden där det sedan tidigare finns upparbetade kontaktnät. Det innebär i första hand regionala och lokala föreningsarkiv samt forskningsbibliotek. De senare driver redan ett samordningsprojekt kring datorstödd arkivredovisning där Riksarkivet deltar (EDIFFAH). I det fortsatta arbetet bör följande prioriteringsordning tillämpas: museer, kommunarkiv, företagsarkiv.

 

Databasens uppbyggnad

Den tekniska plattformen för NAD är det arkivinformationssystem, Arkis, som används inom Riksarkivet. Det består av ett antal separata register som knyts samman genom hänvisningar. Centrum i NAD är registret över arkivbildare (auktoritetsregistret).

Arkivbildarinformationen består av de data som dataleverantörerna skickar till NAD. Av denna information bildas s.k. lokala auktoritetsposter (LP). Eftersom flera leverantörer kan skicka uppgifter om samma arkivbildare (t.ex. Magnus de la Gardie som arkivbildare till arkivbestånd i Riksarkivet och Uppsala universitetsbibliotek) kommer NAD att kunna innehålla flera olika auktoritetsposter för en person. Vid Riksarkivet kan därför en nationell auktoritetspost (NP) skapas, som i förekommande fall binder samman de olika lokala auktoritetsposterna (LP) för en arkivbildare. Alla dessa poster blir sökbara via Internet.
Riksarkivet

Auktoritetsposterna är i sin tur länkade till grundläggande information om arkivbeståndet. Denna beståndsinformation har hänvisningar till förvarande arkivinstitution med kontaktuppgifter. Beståndsinformationen kan sedan ha hänvisningar till arkivförteckningar och annan fördjupad information om arkiven. För arkivbestånd förvarade hos arkiv inom Riksarkivet sker det genom vidarehänvisningar i Arkis, för övriga genom hänvisning till respektive institutions hemsida eller annan portal.

För leverantörer av data finns en applikation, till vilken man kan leverera data (kontaktuppgifter och arkivinformation) via Internet och från vilken datat läses in i NAD-databasen.

På sikt kan NAD komma att innefatta även fördjupad arkivbeskrivning i förteckningar och dylikt, vilka kommer att göras tillgängliga i NAD genom samsökning.

Uppgifter om ämnen och orter hänvisas till Arkis topografiska tesaurus över förvaltningsterritorier och olika ämnestesaurer (under utveckling).