Arkiv

Malmö stadsarkivs ämbetsarkiv efter 2014

Basic data

Reference code

SE/MSA/02008

Link to archive record

https://sok.riksarkivet.se/arkiv/zAMU5kEyZT3ZOxAI9GB500

Extra ID

MSA

Extent

1.5 Hyllmeter

Date

20140328

(Tidsomfång)

Terms and conditions

Nej

Archive institution

Malmö stadsarkiv (depå: Bergsgatan)

Record creator / Origination

Malmö Stadsakiv (1903)

Kategori: Kommunal myndighet

Content

System of arrangement	Volymerna är strukturerade utefter tanken att serier som börjar med siffran 1 består av pappershandlingar. Serier med siffran 2 består av digitala handlingar. Serier med siffran 3 består av föremål. Endast handlingar som bevaras redovisas. För handlingar som gallras hänvisas till arkivredovisning för Malmö Kulturförvaltning.
Archival history	9 Kärnverksamheter inom Malmö Stadsarkiv 9 Kärnverksamheter inom Malm Stadsarkiv 9.1 Arbeta för god arkivhantering 9.1.1 Utveckla övergripande riktlinjer och arkivhandböcker 9.1.2 Utreda myndighetsspecifika gallringsbeslut 9.1.3 Utbildningar och vägledningar 9.2 Utöva tillsyn 9.2.1 Inspektera 9.2.2 Ge råd 9.2.3 Utvärdera övergripande arkivhantering i staden 9.3 Hantera leveranser från myndigheter 9.4 Främja enskild arkivhantering 9.4.1 Ge råd till enskilda om arkiv 9.4.2 Hantera leveranser av enskilda arkiv 9.5 Bevara och vårda arkiv 9.5.1 Förvara arkiv 9.5.2 Utföra preventivt bevarandearbete 9.5.3 Binda om böcker och konservera papper 9.5.4 Vårda ljud, film och bild 9.5.5 Leverans och vård av digitala handlingar 9.5.6 Gallra i arkiv 9.6 Tillgängliggöra arkiv 9.6.1 Ordna och förteckna arkiv 9.6.2 Skapa andra söksystem och register 9.7 Sprida kunskap om arkiv 9.7.1 Skapa föreläsningsserier och ordna visningar 9.7.2 Bedriva arkivpedagogisk verksamhet 9.7.3 Skapa utställningar 9.7.4 Ge ut skrifter 9.7.5 Genomföra insamlingar 9.8 Tillhandahålla arkiv 9.8.1 Besvara diarieförda förfrågningar 9.8.1.1 Besvara diarieförda förfrågningar utan sekretessprövning 9.8.1.2 Besvara diarieförda förfrågningar med sekretessprövning 9.8.1.3 Besvara bouppteckningsförfrågningar 9.8.2 Hantera läsesalsverksamhet 9.8.3 Hantera fjärrlån 9.9 Administrera biblioteksverksamhet i det publika biblioteket Malmö Stadsarkiv bildades 1903 och kom att tillhöra Kulturnämnden från 1999. En arkivredovisning som gäller själva institutionen Malmö Stadsarkiv är upprättad för åren 1903-2014. 9.1 Arbeta för god arkivhantering Stadsarkivet arbetar för god arkivhantering genom att bedriva verksamhet för att säkra arkiv medan de ännu förvaras på skapande förvaltning/bolag. Sedan det statliga tillsynsuppdraget togs bort 2014-01-01, SFS 2013:791, sker detta endast för kommunala förvaltningar och kommunala bolag i Malmö stad. Verksamheten grundar sig på arkivmyndighetsuppdraget som anges i Föreskrifter för den kommunala arkivvården i Malmö Stad fastställda av Kommunfullmäktige 23 november 2010. 9.1.1 Utveckla övergripande riktlinjer Vid Stadsarkivet skapas generella arkivhandböcker som gäller olika delar av staden. Arbetet sker i dialog med stadens verksamheter och den slutliga produkten antas av Kommunstyrelsen. Resultatet blir styrdokument inom arkivvård som reglerar hur handlingar ska hanteras och vad som ska gallras respektive bevaras. Nr 9.1.1 Handlingar rörande att utveckla övergripande riktlinjer och arkivhandböcker Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Utredningsdirektiv Platina Bevaras Nej Behöver inte förekomma. Uppdraget kan vara muntligen formulerat. Informationsinsamling, utredningsunderlag Platina/ mapp på serverplats Bevaras se kommentar Nej Minnesanteckningar från möten bevaras samt korrespondens som tillför uppgifter i verksamheten bevaras. Enklare frågor gallras vid inaktualitet Remissunderlag med missiv och svar Platina Bevaras Nej Tjänsteskrivelse till kommunstyrelsen med beslutsfärdig version Platina Bevaras Nej Beslut från KS för kännedom Platina Bevaras Nej I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.1.2 Utreda nämndsspecifika gallringsbeslut Det som skiljer utredning av nämndsspecifika gallringsbeslut från utredning av generella gallringsbeslut är att dialogen är begränsad till en eller ett par förvaltningar. Stadsarkivarien har på delegation från Kommunstyrelsen (från november 2010) att besluta om tillämpning av gallringsbeslut på nämndsnivå. Den vanligaste arbetsgången är att en förvaltning aviserar att de kommer att arbeta med uppdatering av arkivredovisning. Stadsarkivets tillsynshandläggare kan stödja under processen men själva arbetet sker på respektive förvaltning. När förvaltningen anser att det är moget för beslut inkommer ett förslag till Stadsarkivet. En insatt arkivarie studerar förslaget och skriver utkast till delegationsbeslut som skrivs under av stadsarkivarien. Om förslaget har brister kommuniceras dessa till myndigheten som får arbeta vidare med förslaget. Nr 9.1.2 Handlingar rörande utredningar om myndighetsspecifika gallringsbeslut Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Skrivelse med förslag på arkivredovisning, eller enstaka gallringsförslag Platina Bevaras Nej Minnesanteckningar från besök eller telefonsamtal Platina Bevaras se kommentar Nej Enkla råd och samtal som inte tillför sakuppgifter dokumenteras ej. Stadsarkivariens delegationsbeslut Platina Bevaras Nej Delegationsbeslut i original till myndighet och kommunstyrelse i redovisning av beslut. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.1.3 Utbildningar och vägledningar Stadsarkivet anordnar utbildningar riktade till verksamheter och förvaltningar inom staden för att lära ut arkivvård. I detta skapas även trycksaker som inte är direkta styrdokument utan mer av lathundskaraktär för att underlätta hanteringen av arkiv. En process rörande att skapa utbildningar kan se olika ut men innehåller i stort ett moment av att ett behov identifieras och att en plan och utbildningspaket med exempelvis undervisningsmaterial sätts samman. Utbildningen kan avslutas med att någon form av intyg delas ut eller att enkäter samlas in. Mer omfattande utbildningar kan vara kostnadsfinansierade vilket gör att processen då efterföljs av faktureringsprocess. Vägledningar skapas ofta som en del av utbildningsmaterial men kan också ligga fristående. De förmedlas enbart på Malmös Komin till skillnad från föreskrifterna som läggs ut både internt och externt på webben. Nr 9.1.3 Handlingar rörande att skapa utbildningar och vägledningar Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Direktiv eller annan uppdragsbeskrivning Platina Bevaras Nej Behöver inte förekomma men bevaras i den mån det skapas. Anteckningar från planeringsmöten, checklistor och utkast Papper/ mapp på server Gallras vid inaktualitet Nej Inbjudan till utbildningar Platina Bevaras Nej Inbjudan till kurser kommuniceras exempelvis på webben och ibland även genom andra kanaler men bevaras i Platina. Deltagarlista Platina Bevaras Nej Vägledning, kurspaket, Powerpoint Platina Bevaras Nej Deltagarintyg Papper Delas ut till deltagare Nej Kan bevaras som en version som mall och exempel. Sammanställning av kursutvärdering Platina Bevaras se kommentar Nej Enkätunderlag får gallras när utredningen är klar. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.1.4 Utöva tillsyn Verksamhetsfältet tillsyn har delats in i tre olika processer, inspektion, råd och utvärdera övergripande arkivhantering i staden. Stadsarkivet har ett antal tillsynsarkivarietjänster fördelade på 2-5 personer. De innefattar både normerande (att göra gallringsutredningar) moment, utbildande och rådgörande moment samt inspektion. 9.1.4.1 Inspektera Stadsarkivets inspektionsarbete handlar om hanteringen av ännu ej inlämnade arkiv vid Malmö Stads förvaltningar och bolag. Stadsarkivet utför fler rådgörande besök än inspektioner. Vid en inspektion undersöks hur väl arkivreglerna följs och en inspektionsrapport skrivs där brister i arkivhanteringen lyfts fram och på vilka sätt förbättringar måste göras. För att få bra kvalitet och likformighet i sin inspektionsprocess så har Stadsarkivet valt att följa den process som utarbetats av Riksarkivet. Processen börjar med val av inspektionsobjekt. Valet grundas antingen på att förvaltningen själv aviserat att de vill ha en inspektion, t ex vid flytt till ny arkivlokal, eller pga. egen medvetenhet om brister. Stadsarkivet kan också ha valt inspektionsobjekt utifrån sin uppgift att vara en resurs för alla förvaltningar och som ett led i sitt arbete genomförs besök på alla förvaltningar enligt plan. Vid själva inspektionen utgår inspektören från en checklista eller annat bakgrundsmaterial med riktade frågor där hen gör anteckningar och vid behov används kamera för att dokumentera. En inspektion kan även ske genom enkätsvar eller korrespondens, varpå dessa fungerar som underlagsmaterial. Vid behov görs en uppföljning av inspektionen. Nr 9.1.4.1 Inspektionshandlingar Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Minnesanteckningar och listor om planerade inspektioner Mapp på servern Gallras vid inaktualitet Nej Aviseringsbrev Platina Bevaras Nej Finns ej vid oaviserade inspektioner. Checklista vid inspektion Platina Bevaras se kommentar Nej Läggs som bilaga om checklistan tillför mervärde. Gallras om innehållet redovisas i rapporten. Inspektionsrapport Platina Bevaras Nej Version undertecknad som ”tagit del” av arkivansvarig chef. Svar på förelägganden Platina Bevaras Nej Anteckning i förrättningsliggaren Excel/ mapp på servern Bevaras se kommentar Nej Sammanställning av antal besök och inspektioner ingår i årsredovisning till nämnd. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.1.4.2 Ge råd De flesta besök som genomförs av Stadsarkivets tillsynsarkivarier är rådgivande besök som inte behöver resultera i en tjänsteskrivelse. Råd kan även ske via telefon eller e-brev. Tillsynsarkivarien avgör själv om frågor som har diskuterats är av sådant värde att de ska nedtecknas och bevaras i Platina. Nr 9.1.4.2 Handlingar rörande att ge råd till myndigheter Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Minnesanteckningar och korrespondens vid rådgivning Platina Bevaras Nej Råd som lätt kan läsas in i styrdokument gallras om inte särskilda omständigheter framkommer. Anteckning om besök i förrättningsliggaren Excel i mapp på servern Bevaras se kommentar Nej Sammanställning förs årligen i årsstatistik till nämnd. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.1.4.3 Utvärdera övergripande arkivhantering i staden Stadsarkivet utvärderar årligen genomförda tillsynsinsatser, både inspektioner och ren rådgivning. En rapport över tillsynen vid Stadsarkivet skrivs. Processen är även kopplad till att utveckla övergripande arkivregler då det vid tillsynen framkommer brister inom arkivhanteringen och behov av utbildning eller riktlinjer. Nr 9.1.4.3 Handlingar rörande att utvärdera övergripande arkivhantering i Malmö Stad Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Uppdragsdirektiv Platina Bevaras Nej Kan vara muntligt formulerat. Underlag, exempelvis enkäter och e-brev. Papper/ elektroniskt Gallras vid inaktualitet Nej Delar av utredningsunderlag kan bevaras som bilaga till färdig rapport. Årsredovisning av tillsynsverksamheten Platina Bevaras Nej Statistik ingår i årsredovisningen till nämnd. Enheten skapar även en egen rapport som skickas till juridiska avdelningen på Stadskontoret. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.1.5 Hantera leveranser från myndigheter Stadsarkivet tar betalt för att ta emot kommunalt arkivmaterial uppkommet efter kommunreformen 1971 och för skolverksamhet handlingar uppkomna efter 1968. Leveransprocessen initieras med kontakt från levererande myndighet. Gäller leveransen statligt arkivmaterial tas kontakt med Riksarkivet och arbete sker utefter Riksarkivets leveransprocess och avtalsskrivning. Om det finns nödvändiga ordnings- och förteckningsarbeten sker dessa helst före leverans. Behöver förteckningsarbeten genomföras av Stadsarkivet tas en kostnadsersättning för detta. Före leveransen avsätts hyllplats. En medarbetare från Stadsarkivet tar emot själva leveransen och när handlingarna är på plats kontrolleras de mot inlämnad arkivförteckning eller annat register. Ett leveransreversal skrivs som bekräftar vad som mottagits och hur omfångsrikt beståndet är. Leveransen meddelas till arkisansvarig som skriver in hyllplats och antal hyllmeter i Arkis. Debiteringsansvarig sätter därifrån in uppgifterna i tabellen för fakturaunderlag. Fakturering sker årligen och ingår i stödprocessen ekonomi. Vid de fall där leveransen inte ska debiteras utgår denna aktivitet. Nr 9.5.1 Handlingar rörande leveranser Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Leveransframställan Platina Bevaras Nej Om statligt kontaktas Riksarkivet. Minnesanteckningar från besök, underhands-korrespondens Gallras vid inaktualitet Nej Leverans-överenskommelse Platina Bevaras Nej Gäller statliga leveranser. Arkivförteckning Arkis Bevaras Nej Pappersförlaga gallras efter det att leveransen förts in i Arkis. Leveransgodkännande Platina Bevaras Nej Fakturaunderlag Raindance Se kommentar Nej Följer ekonomiprocessen. Registrering i Excel för årlig leverans Mapp på server Gallras vid inaktualitet Nej Sammanställning bevaras som mått i årsredovisning. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.4 Främja enskild arkivhantering 9.4.1 Ge råd till enskilda om arkiv Föreningar, företag och privatpersoner kan kontakta Stadsarkivet för att få råd i arkivfrågor. Stadsarkivet svarar huvudsakligen per brev eller telefon men ibland görs även besök, särskilt om det rör sig om arkiv som Stadsarkivet framöver hoppas kunna få ta över. Nr 9.4.1 Handlingar rörande att ge råd till enskilda i arkivfrågor Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Korrespondens, minnesanteckningar vid besök Platina Bevaras se kommentar Nej Enklare råd dokumenteras ej. Anteckning om besök i förättningsliggare Excel i mapp på server Bevaras se kommentar Nej Sker vid besök. En PDF tillförs årsrapporten. Årsredovisning av tillsyn och besöksverksamhet Platina Bevaras Nej Statistik ingår i årsredovisningen till nämnd och rapporteras också till Riksarkivet. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.4.2 Hantera leveranser av enskilda arkiv När enskilda vill leverara till Malmö Stadsarkiv undersöks först om handlingarna passar Stadsarkivets profil, bland önskade kriterier ingår att materialen bör ha anknytning till Malmö. Om så är fallet besöker personal eller så förevisas materialet på Stadsarkivet. Om materialet uppfyller ett godtagbart skick kan leverans ske. Stadsarkivets utgångspunkt är att överförande ska ske som gåva, endast i särskilda undantagsfall skrivs depositionsavtal som ofta innebär att ägaren får betala en årshyra för förvaringen. Depositionsavtal ger den enskilde rätten att ta tillbaka handlingarna. När handlingarna transporterats och står på hylla skrivs en redovisning till Arkisansvarig och arkivet får ett arkisnummer och hyllplats i Arkis. Nr 9.4.2 Handlingar rörande leveranser av enskilda arkiv Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Förfrågan om leverans Platina Bevaras Nej Kan komma in muntligen. Minnesanteckningar från besök Platina Bevaras Nej Behöver ej ske, ibland kommer enskilda hit direkt med material. Leveransavtal Platina Bevaras Nej Gåva eller deposition. Leveransgodkännande Platina Bevaras Nej Bekräftelse och tackbrev. Accessionspost om placering och förteckning Arkis Bevaras Nej Anteckning om leverans Excel i mapp på servern Gallras vid inaktualitet Nej Utgör underlag till årsstatistik som redovisas till nämnd och Riksarkivet. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.5 Bevara och vårda arkiv 9.5.1 Förvara arkiv Alla arkivhandlingar kräver anpassad förvaring. Skydd ska finnas mot skadlig miljöpåverkan, brand, fukt och stöld och åverkan. För pappershandlingar betyder det att handlingar behöver förvaras i arkivmagasin och processen blir därför kopplad till lokalförsörjningsprocessen. Riksarkivet har särskilda föreskrifter för bevarande av arkiv. I RA-FS 2013:4 finns rådet att handlingar rörande arkivlokaler förvaras samlat i en pärm så att det lätt går att kontrollera tekniska utföranden, klimatkontroll och andra faktorer som har bäring på arkivlokalens lämplighet. Nr 9.5.1 Handlingar rörande att förvara arkiv Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Driftspärm Pärm Bevaras OSL 2009:400 18 kap. § 8 Sekretess på uppgifter om stöldskydd. Pärmen innehåller krishantering, nyckelhantering Städrutiner. Brandskyddsdokumentation. Klimatkontroll. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.5.2 Utföra preventivt bevarandearbete Genom att lägga papper i arkivboxar, foton i syrafria kuvert, ritningar liggande i syrafria omslag så skapas förutsättningar för att handlingarna får en bättre miljö. Det skapas ytterst få handlingar från bevarandearbetet förutom ekonomiska redovisningar vid inköp av arkivmaterial samt uppgifter i arkivredovisningarna om att handlingarna förvaras i arkivboxar. Nr 9.5.2 Handlingar rörande att utföra preventivt bevarandearbete Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Skadeinventeringar Papper eller elektroniskt Gallras vid inaktualitet Nej I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.5.3 Binda om böcker och konservera papper Malmö stadarkiv köper vid behov in tjänster från bokbindare och konservatorer när skador på band och papper åtgärdas. Vid större kampanjer skrivs en rapport över arbetet. Nr 9.5.3 Handlingar rörande att binda in böcker och konservera papper Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Korrespondens med bokbindare och konservator Platina Bevaras Nej Minnesanteckningar vid besök Platina Bevaras Nej Bevaras om de bedöms ha långsiktigt värde. Fakturering Raindance Se kommentar Följer ekonomiprocessen I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.5.4 Vårda ljud, film och bild Processen gäller både analogt och digitalt material. Analoga bilder, ljud och film läggs i bra emballage och förvars i rätt klimat samt skyddskopieringas till digitala brukskopior och påsiktbilder. Några fotografier väljs samtidigt ut och publiceras på webben. Nr 9.5.4 Handlingar rörande att vårda ljud, film och bild Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Vårdinventering ljud och bild Papper eller elektroniskt Gallras vid inaktualitet Nej Vårdprotokoll Papper eller elektroniskt Bevaras vid fotoarkivet Nej Migrerade filer Lista i server Bevaras vid fotoarkivet Nej Fotoregister Fotowear Bevaras Nej Fotodatabas. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.5.5 Leverans och vård av digitala handlingar Stadsarkivets e-arkiv introducerades 2015. När förvaltning i Malmö Stad är intresserad av att avställa system kontaktas Stadsarkivet. Gallringsutredning genomförs, antingen av förvaltningen eller av Stadsarkivet på uppdrag av förvaltningen. Innan leverans genomförs sker leveranskontroller. Eventuella sökmoduler läggs upp för att kunna ta fram materialet skyndsamt. Det inlevererade materialet förvaras på servrar och kontinuerlig vård och uppdateringar sker löpande. Nr 9.5.5 Handlingar rörande leverans och vård av digitala handlingar Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Korrespondens inför leverans Platina Bevaras Kan förekomma Sekretess beror på systemet eller informationen. Flera kapitel kan vara aktuella. Gallringsutredning Platina Bevaras Nej Leverans-överenskommelser Platina Bevaras Nej Leveranskontroller Elektroniskt Gallras vid inaktualitet Kan förekomma Se kommentar ovan Leveransgodkännande Platina Bevaras Nej I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.5.6 Gallra i arkiv Stadsarkivet tar endast i undantagsfall emot arkivhandlingar som i framtiden ska gallras. När det inkommer gallringsbara serier, (gäller exempelvis åklagararkiv, polisarkiv, kyrkoarkiv och vissa kommunala arkiv), så noteras detta och handlingarna förvaras företrädelsevis åtskilt från det som bevaras. Minst en gång årligen kontrolleras vilka handlingar som ska gallras och dessa gallras på ett kontrollerat sätt. En notering ska ske i den tabell över gallring som ligger på server och tillförs sedan statistiken i årsbokslut och statistikrapport till Riksarkivet. Nr 9.5.6 Handlingar rörande gallring Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Register över utförd gallring Excel i mapp på server Gallras vid inakutalitet Nej Utgör underlag till årlig statistik i årsredovisning till Riksarkivet. Årsredovisning till Riksarkivet rörande bland annat gallring Platina Bevaras Nej I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.6 Tillgängliggöra arkiv 9.6.1 Ordna och förteckna arkiv Handlingarna ordnas på ett korrekt sätt ur vårdsynpunkt och sorteras i god ordning enligt rådande principer. Innehåll i förvaringsmedel (exempelvis arkivboxar) noteras vid förvaringsenheten och redovisas i databasen Arkis, som i sin tur finns tillgänglig för allmänheten genom Nationella arkivdatabasen (NAD) på Riksarkivets webb-plats. Genom att göra detta går det att hitta uppgifter enkelt och arkiven blir sökbara för alla. Databasen Arkis ägs och administreras av Riksarkivet. Nr 9.6.1 Handlingar rörande att ordna och förteckna Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Arkivförteckning Arkis Bevaras Nej Systemet hanteras av Riksarkivet. Uppdateras fortlöpande. Redovisade förteckningsinsatser Platina, Excel i mapp på server Bevaras Nej Utgör underlag för årsstatistik. En PDF tas ut och förvaras i Platina årligen I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.6.2 Skapa andra söksystem och register, registrering av foton Arkis är en databas och ett söksystem som driftas och sköts av Riksarkivet. Arkis är det övergripande söksystemet för Stadsarkivets arkiv. Men det finns många andra register som skapats under åren och som redovisas i ämbetsarkivets äldre arkivförteckning. Det kan vara både egeninitierade register och register som skapats av andra och donerats till Stadsarkivet. Register som tillkommer efter 2014 ska kopplas till det arkiv det gäller i Arkis, undantaget fotodatabasen, se nedan. Vid den fotografiska verksamheten har det skapats egna register då Arkis inte riktigt följt de krav som finns för registrering av fotografier. Processen att registrera fotografier föregås av en inskanning av bilden, följt av registrering av metadata i databasen Fotoware. Sedan läggs originalfotografierna in i anpassat arkiv och den skannade versionen läggs på särskild server. Nr 9.6.2 Handlingar rörande att skapa andra register Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Register över samlingar Pärmar eller elektroniskt Fotowear för fotografier Bevaras Nej Register kan se mycket olika ut. En lista över befintliga register finns i äldre arkivförteckning för ämbetsarkivet. Rutinerna kommer att ses över rörande redovisning av sökdatabaser. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.7 Sprida kunskap om arkiv Stadsarkivet arbetar aktivt för att locka nya besökare till arkivet och skapa ökad förståelse för arkivets roll i Malmö. Detta sker på många sätt som kan vara svåra att beskriva som processer. Verksamheten är nära knuten till stödprocesserna under kommunikation och representation och kommunikationsavdelningen fungerar som stödfunktion. Vår webb samt vårt användande av sociala medier är viktiga verktyg för att nå ut med information liksom informationstryck. 9.7.1 Skapa föreläsningsserier och ordna visningar Stadsarkivet ordnar årligen evenemang för att locka allmänheten till arkivet. Det sker främst inom programserier som går terminsvis där externa föredragshållare varvas med den egna personalens föredrag om ämnen relaterade till våra samlingar. Varje år håller arkivet öppet på ”Arkivens dag” vilken infaller andra lördagen i november. Stadsarkivet har den dagen öppet hus med visning, utställning och fördrag. Visningar av våra bestånd och magasin anordnas även efter särskild efterfrågan. Verksamheten avsätter få handlingar. Det tryckta programmet finns bevarat i arkivexemplar och statistik över antal visningar redovisas årligen till Kulturnämnden och Riksarkivet. Nr 9.7.1 Handlingar rörande att skapa föreläsningsserier och visningar Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Korrespondens med föredragshållare Platina/ Elektroniskt Gallras se kommentar Nej Korrespondens med särskilt uppmärksammade föredragshållare kan bevaras. Trycksaker Papper Bevaras Nej Bevaras i minst 1 exemplar gärna tre. Webb-publicering Elektroniskt Bevaras se kommentar Nej Skärmdump av hemsida, Facebook och Instagram bevaras minst en gång i halvåret. Filmer från föredrag, Powerpoints Elektroniskt Bevaras Nej I de fall föredrag filmas och det går att få in Powerpoints av egentillverkat material bevaras detta. Fakturering Raindance Se kommentar Nej Följer ekonomiprocessen I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.7.2 Bedriva arkivpedagogisk verksamhet Arkivpedagogiken har som syfte att förmedla kunskap om och ur arkiv och riktas främst till grund-, gymnasie- och lärarhögskolor. Verksamheten sker på olika plan. • Klasser eller grupper kan komma till Stadsarkivet där aktiviteter och visningar erbjuds. • Lärarna kan få låna arkivväskor eller arkivmappar till klassrummen. • Arkivpedagogerna förevisar arkiven för blivande lärare. • Ungdomar/elever kan få hjälp att skriva arbeten utifrån arkivhandlingar eller få uppgifter att själva skapa dokumentation som bevaras vid arkivet. Arkivpedagogerna skriver egna årsberättelser om vad de har genomfört under året och verksamheten beskrivs även i den heltäckande årsredovisningen. Dokumentation som samlas in vid verksamheten bevaras i egna samlingar och inte i ämbetsarkivet. Nr 9.7.2 Handlingar rörande arkivpedagogik Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Arkivväskor, mappar och andra egentillverkade material Papper eller elektroniskt Bevaras se kommentar Nej Materialet dokumenteras fotografiskt och bevaras. Lärarhandledningar och dokumentation av pedagogiskt material Platina Bevaras Nej Det pedagogiska materialet fotograferas av och beskrivs. Anmälningar till workshops mm. Papper eller elektroniskt Gallras vid inaktualitet Nej Sammanställning av tillfällen och besökare sätts samman som del av årsredovisningen. Pedagogernas besöksliggare Elektronisk Bevaras se kommentar Nej Årlig statistik ingår i årsberättelsen. Årsberättelser för arkivpedagogerna Platina Bevaras Nej Upprättade anteckningar och utvärdering av året som gått. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.7.3 Skapa utställningar Stadsarkivet brukar årligen erbjuda ett par olika utställningar kopplade till våra arkiv. Verksamheten består i att en eller ett par personer tar fram dokument eller beställer in en utställning. Det skapas få, eller inga direkta allmänna handlingar utan det som bevaras i ämbetsarkivet är redovisning till nämnd, statistik och årsberättelse. Nr 9.7.3 Handlingar rörande utställningar vid Stadsarkivet Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Uppslag till utställningar Papper / elektroniskt Gallras vid inaktualitet Nej Marknadsföring av utställning Papper Bevaras se kommentar Nej Skärmdump av våra webbplatser sker minst en gång i halvåret. Utställnings-dokumentation Fotodatabas Bevaras Nej Avfotografering av utställningar i fotoarkivet. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.7.4 Ge ut skrifter Stadsarkivet ger med ojämna mellanrum ut skrifter om sin verksamhet. Det kan röra sig om broschyrer om själva Stadsarkivet; vår verksamhet; våra bestånd. Medarbetare på arkivet skriver årligen på olika artiklar och böcker som har anknytning till samlingarna. Nr 9.7.4 Handlingar rörande att ge ut skrifter Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Ansökningar till bidrag för tryckkostnader. Uppdragsbeskrivning Papper / elektroniskt Bevaras Nej Underlag, redigeringsmaterial Papper / elektroniskt Gallras se kommentar Nej Underlag bevaras om de utgör del av insamling, se process nedan. Färdigställd publikation Ämbets-biblioteket Bevaras Nej Tillförs Stadsarkivets ämbetsbibliotek. Marknadsföring, trycksaker, pressklipp och webbpublicering Papper/ elektroniskt Bevaras se kommentar Nej Minst ett, gärna tre exemplar av alla tryck bevaras. Webbreklam bevaras som skärmdump. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.7.5 Göra insamlingar Stadsarkivet genomför olika insatser för att komplettera arkivhandlingar med minnesinsamlingar. Det kan röra sig om att ungdomar får fotografera och skriva om sin vardag, eller att personer som delar på särskilda erfarenheter blir intervjuade om detta eller skriver ner upplevelser. Materialet tillvaratas i arkivet och kan publiceras i skrift eller bli grund till en utställning. Nr 9.7.5 Handlingar rörande att göra insamlingar Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Uppdragsbeskrivning och eller motsvarande Platina Bevaras Nej I den mån detta finns formulerat. Trycksaker och webb-kommunikation Papper / elektroniskt Bevaras i urval Nej Minst ett helst tre exemplar av trycksaker som skickats ut för uppdraget. Pressklipp. Intervjuer, fotografier och skrivelser Papper som egen arkivbildare Bevaras Nej Slutrapport Platina Bevaras Nej Utvärdering I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.8 Tillhandahålla arkiv 9.8.1 Besvara diarieförda förfrågningar Den mest personalkrävande verksamheten vid Malmö Stadsarkiv är tillhandahållande av arkiv. Varje år besvaras tusentals förfrågningar ur arkiven, varav vissa frågor är mycket tidskrävande. Vår läsesal har öppet alla veckodagar och alla lördagar. Uppgifterna kräver bred kunskap i arkiven och en förutsättning för att tillhandahållandet ska ske smidigt är att alla tidigare verksamheter har skett på ett bra sätt, det vill säga: - Genom god arkivhantering innan leverans finns rätt handlingar bevarade - Genom leveransen är handlingar på plats och platsen finns angiven - Genom råd och leverans av enskilda arkiv finns en bättre fylligare samling - Genom bevarande och vårdprocessen är handlingarna i gott skick - Genom arkivredovisning och register finns arkiven beskrivna - Genom att bestånden är kända vet besökarna vad de kan be om 9.8.1.1 Besvara diarieförda förfrågningar utan sekretess Ärendet inkommer och öppnas av registrator eller särskilt utsedd arkivarie, ärendet fördelas på lämplig handläggare och diarieförs. Handläggaren letar efter efterfrågade uppgifter. Eventuellt skannas eller kopieras efterfrågade handlingar och ett svarsbrev skickas. Om ärendet ska faktureras för exempelvis tid för forskning eller för kopior skickas fakturaunderlag till kansliet som skickar faktura – se ekonomiprocessen. Nr 9.8.1.1 Handlingar rörande att besvara förfrågningar utan sekretessprövning Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Förfrågan Platina Bevaras Se kommentar Paragraf i OSL 2009:400 beror på vilket bestånd frågan handlar om. Dessutom finns sekretess för personer med skyddad adress. Ärendekort Platina Bevaras Nej Det ska inte finnas hemliga uppgifter på själva diariekortet. Utdrag ur kyrkoböcker Platina Bevaras Nej När Stadsarkivet själva skapar en ny handling. Kopior av material är ej allmänna handlingar. Svarsbrev Platina Bevaras Kan förekomma Se kommentar ovan om OSL. Fakturering Raindance Se kommentar Nej Följer ekonomiprocessen. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.8.1.2 Besvara diarieförda förfrågningar med sekretessprövning Besvarande av sekretessärende skiljer sig i själva handläggningsskedet med att arkivarien behöver läsa igenom de handlingar som efterfrågas och göra bedömning om handlingarna kan lämnas ut. Att en sekretessbedömning genomförts skrivs i svarsbrevet och en kopia på svarsbrev tillförs den akt i arkivet som berörs. Om det påträffas uppgifter som inte kan lämnas ut maskas dessa uppgifter och vid akten/volymen där handlingarna har hämtats läggs en version där det framgår vad som har maskats. Stadsarkivarien ska skriva under alla nekande till utlämnande. De uppgifter som nekas att ta del av kan överklagas till Kammarrätten i Göteborg. Nr 9.8.1.2 Handlingar rörande att besvara förfrågningar med sekretessprövning Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Förfrågan Platina Bevaras Se kommentar Paragraf i OSL 2009:400 beror på vilket bestånd frågan handlar om. Dessutom finns sekretess för personer med skyddad adress. Ärendekort Platina Bevaras Nej Det ska inte finnas hemliga uppgifter på själva diariekortet. Maskade kopior Platina Bevaras Se kommentar Maskade kopior är ofta offentliga men om den som frågar om materialet har särskild rätt att ta del av känsliga uppgifter (kan handla om den själv) kan det finnas kvar sekretssreglerad information även efter maskning. Om handlingar maskas på grund av känsliga uppgifter läggs kopior av dessa in i volymen i arkivet tillsammans med svarsbrevet som utgångspunkt för nästa person som gör ett ärende i samma material. Svarsbrev Platina Bevaras Kan förekomma Se kommentar ovan om OSL. Nekande beslut ska skrivas under av Stadsarkivarien och breven ska innehålla information om hur beslutet överklagas. Fakturering Raindance Se kommentar Nej Följer ekonomiprocessen. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.8.1.3 Besvara bouppteckningsärenden Bouppteckningsärenden samlas i en egen svit. Det finns bland annat en egen e-postlåda dedikerat till dessa. De registreras inte utan hålls samlade på datum. När någon har gjort ett ärende skriver den personen namn och datum för expedieringen av ärendet på själva ärendet. Antal skannade sidor ska också framgå. Med jämna mellanrum samlas uppgifter om skannade sidor och fakturering sker samlat. Samtliga handlingar i processen är gallringsbara. Verksamheten beskrivs i årlig statistik rörande antal ärenden. Nr 9.8.1.3 Handlingar rörande att besvara bouppteckningsärenden Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Förfrågan E-brev/ papper Gallras efter 2 år Nej Svarsbrev e-post/ papper Gallras vid inaktualitet Nej Statistik för antal ärenden Excel Gallras vid inaktualitet Nej Statistiken utgör del av årsredovisningen och bevaras där. Fakturering Raindance Se kommentar Nej Följer ekonomiprocessen. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.8.2 Hantera läsesalsverksamhet Stadsarkivets publika yta är öppen 45 timmar i veckan. Dit kommer personer som vill titta i handlingar eller söka på någon av våra databaser som finns tillgängliga i ett tjugotal datorer. Dit kommer även biblioteksbesökare och personer som vill gå på utställningar, visningar och föredrag. Besökare till den publika ytan räknas med en besöksräknare vid dörren men det finns även en klassisk besöksliggare som är frivillig att skriva in sig i. En majoritet av forskarna använder sig av digitala tjänster för främst släktforskning och de kan därför bedriva all sin forskning utan att begära fram några arkivhandlingar. Då fysiska arkivhandlingar begärs fram fylls en beställningsblankett i, och denna blankett fungerar sedan som underlag för statistik över antalet framtagna volymer. I den publika ytan finns också försäljning av böcker, filmer och andra produkter med historiskt/antikvariskt tema. I likhet med andra publika verksamheter inom Kulturförvaltningen så tillhandahåller även Stadsarkivet en god studiemiljö för studerande. Nr 9.8.2 Handlingar rörande läsesalsverksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Gästbok Inbunden Bevaras Nej Fotocellsräknare Viametrics Gallras vid inaktualitet Nej Statistiken samlas i årsredovisningen. Beställningsblanketter Papper Gallras med en frist av 2 år Nej Statistik över beställningar samlas i årsredovisningen. Försäljning från shop och kopiering Elektroniskt Följer ekonomi-processen Nej I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.8.3 Hantera fjärrlån Ibland efterfrågas det att få läsa arkivhandlingar på annan plats än i Malmö Stadsarkivs läsesal. Detta sker genom fjärrlån till betrodd arkivdepå, exempelvis någon av Riksarkivets läsesalar. En särskild beställningslapp fylls i och registreras i Platina. Om lånet godkänns förvaras ett exemplar i en bevakningspärm. När fjärrlånet skickats tillbaka antecknas det i Platina och ärendet avslutas. Stadsarkivarien ska alltid informeras om fjärrlån. I enlighet med Riksarkivets regelverk avslås generellt fjärrlån då all utlåningsverksamhet av arkivhandlingar till annan plats är förknippad med risk för arkivhandlingarna. Ett slags fjärrlån är när föreningar och myndigheter önskar låna från egna tidigare levererade arkiv. Detta sker i en begränsad skala. Nr 9.8.3 Handlingar rörande fjärrlån Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Ansökan om fjärrlån Platina Bevaras Nej Svar på ansökan Platina Bevaras Nej Bevakning av fjärrlån Pärm Gallras vid inaktualitet Nej Statistik över fjärrlån redovisas till Riksarkivet varje år. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.9 Administrera biblioteksverksamhet i det publika biblioteket Inköp av media görs genom en inköpsmodul i biblioteksdatabasen Sierra. Inköpta böcker utrustas på Malmö Stadsbibliotek eller hos leverantör innan de skickas över till Stadsarkivet. För mer detaljer kring denna process hänvisas till Malmö Stadsbibliotek. Reservationer av media inkommer genom att en låntagare lägger in en beställning i Malin som är databasen Sierras söksystem, varpå det registreras i Sierra. Lappar av befintliga reservationer genereras i Sierra, skrivs ut och läggs i respektive reserverat material. Om materialet ska lånas ut på ett annat bibliotek skickas det iväg i samband med att reserverat material som ska lånas ut på Stadsarkivet lämnas. Materialet görs tillgänglig igen om det reserverade materialet inte lånas inom fem dagar. Inkommen periodika checkas in i Sierra på redan befintlig katalogiseringspost skapad av Malmö Stadsbibliotek och stämplas innan de ställs upp i hyllorna. Periodika gallras efter ett år, böcker och annan media när de blir för trasiga. När trasiga böcker gallras tas exemplarposten ur Sierra. Utlån och återlämningar registreras i Sierra. Detta görs ofta av låntagarna själva genom en utlåningsmaskin. Det som bevaras i denna process är statistik, dvs. hur många gånger ett visst material/exemplar har lånats ut. Den enda låntagarinformation som bevaras är den för nuvarande låntagare och föregående låntagare. Nr 9.9 Handlingar rörande att administrera biblioteksverksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Registerpost för låntagare Sierra Gallras se kommentar OSL 2009:400, 40 kap 3§ Gallras vid inaktualitet; 5 års inaktivitet för barn och 3 år för vuxna låntagare Inskrivningslappar som är underlag och upprättas vid registrering i Sierra skickas till Stadsbiblioteket. Registrerade lån av media Sierra Gallras vid inaktualitet Se ovan Återlåning av media Sierra Gallras vid inaktualitet Se ovan Registrering av media Sierra Gallras vid inaktualitet Nej Gallras när tidning, bok annan media gallras. Tidningar (periodika) vanligen efter 1 år. Reservera böcker Sierra Gallras vid inaktualitet Se ovan Tabell över förseningsavgifter Sierra Gallras vid inaktualitet Se ovan Gallras när skulden är betald. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9 Kärnverksamheter inom Malmö Stadsarkiv 9 Kärnverksamheter inom Malm Stadsarkiv 9.1 Arbeta för god arkivhantering 9.1.1 Utveckla övergripande riktlinjer och arkivhandböcker 9.1.2 Utreda myndighetsspecifika gallringsbeslut 9.1.3 Utbildningar och vägledningar 9.2 Utöva tillsyn 9.2.1 Inspektera 9.2.2 Ge råd 9.2.3 Utvärdera övergripande arkivhantering i staden 9.3 Hantera leveranser från myndigheter 9.4 Främja enskild arkivhantering 9.4.1 Ge råd till enskilda om arkiv 9.4.2 Hantera leveranser av enskilda arkiv 9.5 Bevara och vårda arkiv 9.5.1 Förvara arkiv 9.5.2 Utföra preventivt bevarandearbete 9.5.3 Binda om böcker och konservera papper 9.5.4 Vårda ljud, film och bild 9.5.5 Leverans och vård av digitala handlingar 9.5.6 Gallra i arkiv 9.6 Tillgängliggöra arkiv 9.6.1 Ordna och förteckna arkiv 9.6.2 Skapa andra söksystem och register 9.7 Sprida kunskap om arkiv 9.7.1 Skapa föreläsningsserier och ordna visningar 9.7.2 Bedriva arkivpedagogisk verksamhet 9.7.3 Skapa utställningar 9.7.4 Ge ut skrifter 9.7.5 Genomföra insamlingar 9.8 Tillhandahålla arkiv 9.8.1 Besvara diarieförda förfrågningar 9.8.1.1 Besvara diarieförda förfrågningar utan sekretessprövning 9.8.1.2 Besvara diarieförda förfrågningar med sekretessprövning 9.8.1.3 Besvara bouppteckningsförfrågningar 9.8.2 Hantera läsesalsverksamhet 9.8.3 Hantera fjärrlån 9.9 Administrera biblioteksverksamhet i det publika biblioteket Malmö Stadsarkiv bildades 1903 och kom att tillhöra Kulturnämnden från 1999. En arkivredovisning som gäller själva institutionen Malmö Stadsarkiv är upprättad för åren 1903-2014. 9.1 Arbeta för god arkivhantering Stadsarkivet arbetar för god arkivhantering genom att bedriva verksamhet för att säkra arkiv medan de ännu förvaras på skapande förvaltning/bolag. Sedan det statliga tillsynsuppdraget togs bort 2014-01-01, SFS 2013:791, sker detta endast för kommunala förvaltningar och kommunala bolag i Malmö stad. Verksamheten grundar sig på arkivmyndighetsuppdraget som anges i Föreskrifter för den kommunala arkivvården i Malmö Stad fastställda av Kommunfullmäktige 23 november 2010. 9.1.1 Utveckla övergripande riktlinjer Vid Stadsarkivet skapas generella arkivhandböcker som gäller olika delar av staden. Arbetet sker i dialog med stadens verksamheter och den slutliga produkten antas av Kommunstyrelsen. Resultatet blir styrdokument inom arkivvård som reglerar hur handlingar ska hanteras och vad som ska gallras respektive bevaras. Nr 9.1.1 Handlingar rörande att utveckla övergripande riktlinjer och arkivhandböcker Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Utredningsdirektiv Platina Bevaras Nej Behöver inte förekomma. Uppdraget kan vara muntligen formulerat. Informationsinsamling, utredningsunderlag Platina/ mapp på serverplats Bevaras se kommentar Nej Minnesanteckningar från möten bevaras samt korrespondens som tillför uppgifter i verksamheten bevaras. Enklare frågor gallras vid inaktualitet Remissunderlag med missiv och svar Platina Bevaras Nej Tjänsteskrivelse till kommunstyrelsen med beslutsfärdig version Platina Bevaras Nej Beslut från KS för kännedom Platina Bevaras Nej I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.1.2 Utreda nämndsspecifika gallringsbeslut Det som skiljer utredning av nämndsspecifika gallringsbeslut från utredning av generella gallringsbeslut är att dialogen är begränsad till en eller ett par förvaltningar. Stadsarkivarien har på delegation från Kommunstyrelsen (från november 2010) att besluta om tillämpning av gallringsbeslut på nämndsnivå. Den vanligaste arbetsgången är att en förvaltning aviserar att de kommer att arbeta med uppdatering av arkivredovisning. Stadsarkivets tillsynshandläggare kan stödja under processen men själva arbetet sker på respektive förvaltning. När förvaltningen anser att det är moget för beslut inkommer ett förslag till Stadsarkivet. En insatt arkivarie studerar förslaget och skriver utkast till delegationsbeslut som skrivs under av stadsarkivarien. Om förslaget har brister kommuniceras dessa till myndigheten som får arbeta vidare med förslaget. Nr 9.1.2 Handlingar rörande utredningar om myndighetsspecifika gallringsbeslut Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Skrivelse med förslag på arkivredovisning, eller enstaka gallringsförslag Platina Bevaras Nej Minnesanteckningar från besök eller telefonsamtal Platina Bevaras se kommentar Nej Enkla råd och samtal som inte tillför sakuppgifter dokumenteras ej. Stadsarkivariens delegationsbeslut Platina Bevaras Nej Delegationsbeslut i original till myndighet och kommunstyrelse i redovisning av beslut. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.1.3 Utbildningar och vägledningar Stadsarkivet anordnar utbildningar riktade till verksamheter och förvaltningar inom staden för att lära ut arkivvård. I detta skapas även trycksaker som inte är direkta styrdokument utan mer av lathundskaraktär för att underlätta hanteringen av arkiv. En process rörande att skapa utbildningar kan se olika ut men innehåller i stort ett moment av att ett behov identifieras och att en plan och utbildningspaket med exempelvis undervisningsmaterial sätts samman. Utbildningen kan avslutas med att någon form av intyg delas ut eller att enkäter samlas in. Mer omfattande utbildningar kan vara kostnadsfinansierade vilket gör att processen då efterföljs av faktureringsprocess. Vägledningar skapas ofta som en del av utbildningsmaterial men kan också ligga fristående. De förmedlas enbart på Malmös Komin till skillnad från föreskrifterna som läggs ut både internt och externt på webben. Nr 9.1.3 Handlingar rörande att skapa utbildningar och vägledningar Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Direktiv eller annan uppdragsbeskrivning Platina Bevaras Nej Behöver inte förekomma men bevaras i den mån det skapas. Anteckningar från planeringsmöten, checklistor och utkast Papper/ mapp på server Gallras vid inaktualitet Nej Inbjudan till utbildningar Platina Bevaras Nej Inbjudan till kurser kommuniceras exempelvis på webben och ibland även genom andra kanaler men bevaras i Platina. Deltagarlista Platina Bevaras Nej Vägledning, kurspaket, Powerpoint Platina Bevaras Nej Deltagarintyg Papper Delas ut till deltagare Nej Kan bevaras som en version som mall och exempel. Sammanställning av kursutvärdering Platina Bevaras se kommentar Nej Enkätunderlag får gallras när utredningen är klar. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.1.4 Utöva tillsyn Verksamhetsfältet tillsyn har delats in i tre olika processer, inspektion, råd och utvärdera övergripande arkivhantering i staden. Stadsarkivet har ett antal tillsynsarkivarietjänster fördelade på 2-5 personer. De innefattar både normerande (att göra gallringsutredningar) moment, utbildande och rådgörande moment samt inspektion. 9.1.4.1 Inspektera Stadsarkivets inspektionsarbete handlar om hanteringen av ännu ej inlämnade arkiv vid Malmö Stads förvaltningar och bolag. Stadsarkivet utför fler rådgörande besök än inspektioner. Vid en inspektion undersöks hur väl arkivreglerna följs och en inspektionsrapport skrivs där brister i arkivhanteringen lyfts fram och på vilka sätt förbättringar måste göras. För att få bra kvalitet och likformighet i sin inspektionsprocess så har Stadsarkivet valt att följa den process som utarbetats av Riksarkivet. Processen börjar med val av inspektionsobjekt. Valet grundas antingen på att förvaltningen själv aviserat att de vill ha en inspektion, t ex vid flytt till ny arkivlokal, eller pga. egen medvetenhet om brister. Stadsarkivet kan också ha valt inspektionsobjekt utifrån sin uppgift att vara en resurs för alla förvaltningar och som ett led i sitt arbete genomförs besök på alla förvaltningar enligt plan. Vid själva inspektionen utgår inspektören från en checklista eller annat bakgrundsmaterial med riktade frågor där hen gör anteckningar och vid behov används kamera för att dokumentera. En inspektion kan även ske genom enkätsvar eller korrespondens, varpå dessa fungerar som underlagsmaterial. Vid behov görs en uppföljning av inspektionen. Nr 9.1.4.1 Inspektionshandlingar Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Minnesanteckningar och listor om planerade inspektioner Mapp på servern Gallras vid inaktualitet Nej Aviseringsbrev Platina Bevaras Nej Finns ej vid oaviserade inspektioner. Checklista vid inspektion Platina Bevaras se kommentar Nej Läggs som bilaga om checklistan tillför mervärde. Gallras om innehållet redovisas i rapporten. Inspektionsrapport Platina Bevaras Nej Version undertecknad som ”tagit del” av arkivansvarig chef. Svar på förelägganden Platina Bevaras Nej Anteckning i förrättningsliggaren Excel/ mapp på servern Bevaras se kommentar Nej Sammanställning av antal besök och inspektioner ingår i årsredovisning till nämnd. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.1.4.2 Ge råd De flesta besök som genomförs av Stadsarkivets tillsynsarkivarier är rådgivande besök som inte behöver resultera i en tjänsteskrivelse. Råd kan även ske via telefon eller e-brev. Tillsynsarkivarien avgör själv om frågor som har diskuterats är av sådant värde att de ska nedtecknas och bevaras i Platina. Nr 9.1.4.2 Handlingar rörande att ge råd till myndigheter Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Minnesanteckningar och korrespondens vid rådgivning Platina Bevaras Nej Råd som lätt kan läsas in i styrdokument gallras om inte särskilda omständigheter framkommer. Anteckning om besök i förrättningsliggaren Excel i mapp på servern Bevaras se kommentar Nej Sammanställning förs årligen i årsstatistik till nämnd. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.1.4.3 Utvärdera övergripande arkivhantering i staden Stadsarkivet utvärderar årligen genomförda tillsynsinsatser, både inspektioner och ren rådgivning. En rapport över tillsynen vid Stadsarkivet skrivs. Processen är även kopplad till att utveckla övergripande arkivregler då det vid tillsynen framkommer brister inom arkivhanteringen och behov av utbildning eller riktlinjer. Nr 9.1.4.3 Handlingar rörande att utvärdera övergripande arkivhantering i Malmö Stad Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Uppdragsdirektiv Platina Bevaras Nej Kan vara muntligt formulerat. Underlag, exempelvis enkäter och e-brev. Papper/ elektroniskt Gallras vid inaktualitet Nej Delar av utredningsunderlag kan bevaras som bilaga till färdig rapport. Årsredovisning av tillsynsverksamheten Platina Bevaras Nej Statistik ingår i årsredovisningen till nämnd. Enheten skapar även en egen rapport som skickas till juridiska avdelningen på Stadskontoret. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.1.5 Hantera leveranser från myndigheter Stadsarkivet tar betalt för att ta emot kommunalt arkivmaterial uppkommet efter kommunreformen 1971 och för skolverksamhet handlingar uppkomna efter 1968. Leveransprocessen initieras med kontakt från levererande myndighet. Gäller leveransen statligt arkivmaterial tas kontakt med Riksarkivet och arbete sker utefter Riksarkivets leveransprocess och avtalsskrivning. Om det finns nödvändiga ordnings- och förteckningsarbeten sker dessa helst före leverans. Behöver förteckningsarbeten genomföras av Stadsarkivet tas en kostnadsersättning för detta. Före leveransen avsätts hyllplats. En medarbetare från Stadsarkivet tar emot själva leveransen och när handlingarna är på plats kontrolleras de mot inlämnad arkivförteckning eller annat register. Ett leveransreversal skrivs som bekräftar vad som mottagits och hur omfångsrikt beståndet är. Leveransen meddelas till arkisansvarig som skriver in hyllplats och antal hyllmeter i Arkis. Debiteringsansvarig sätter därifrån in uppgifterna i tabellen för fakturaunderlag. Fakturering sker årligen och ingår i stödprocessen ekonomi. Vid de fall där leveransen inte ska debiteras utgår denna aktivitet. Nr 9.5.1 Handlingar rörande leveranser Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Leveransframställan Platina Bevaras Nej Om statligt kontaktas Riksarkivet. Minnesanteckningar från besök, underhands-korrespondens Gallras vid inaktualitet Nej Leverans-överenskommelse Platina Bevaras Nej Gäller statliga leveranser. Arkivförteckning Arkis Bevaras Nej Pappersförlaga gallras efter det att leveransen förts in i Arkis. Leveransgodkännande Platina Bevaras Nej Fakturaunderlag Raindance Se kommentar Nej Följer ekonomiprocessen. Registrering i Excel för årlig leverans Mapp på server Gallras vid inaktualitet Nej Sammanställning bevaras som mått i årsredovisning. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.4 Främja enskild arkivhantering 9.4.1 Ge råd till enskilda om arkiv Föreningar, företag och privatpersoner kan kontakta Stadsarkivet för att få råd i arkivfrågor. Stadsarkivet svarar huvudsakligen per brev eller telefon men ibland görs även besök, särskilt om det rör sig om arkiv som Stadsarkivet framöver hoppas kunna få ta över. Nr 9.4.1 Handlingar rörande att ge råd till enskilda i arkivfrågor Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Korrespondens, minnesanteckningar vid besök Platina Bevaras se kommentar Nej Enklare råd dokumenteras ej. Anteckning om besök i förättningsliggare Excel i mapp på server Bevaras se kommentar Nej Sker vid besök. En PDF tillförs årsrapporten. Årsredovisning av tillsyn och besöksverksamhet Platina Bevaras Nej Statistik ingår i årsredovisningen till nämnd och rapporteras också till Riksarkivet. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.4.2 Hantera leveranser av enskilda arkiv När enskilda vill leverara till Malmö Stadsarkiv undersöks först om handlingarna passar Stadsarkivets profil, bland önskade kriterier ingår att materialen bör ha anknytning till Malmö. Om så är fallet besöker personal eller så förevisas materialet på Stadsarkivet. Om materialet uppfyller ett godtagbart skick kan leverans ske. Stadsarkivets utgångspunkt är att överförande ska ske som gåva, endast i särskilda undantagsfall skrivs depositionsavtal som ofta innebär att ägaren får betala en årshyra för förvaringen. Depositionsavtal ger den enskilde rätten att ta tillbaka handlingarna. När handlingarna transporterats och står på hylla skrivs en redovisning till Arkisansvarig och arkivet får ett arkisnummer och hyllplats i Arkis. Nr 9.4.2 Handlingar rörande leveranser av enskilda arkiv Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Förfrågan om leverans Platina Bevaras Nej Kan komma in muntligen. Minnesanteckningar från besök Platina Bevaras Nej Behöver ej ske, ibland kommer enskilda hit direkt med material. Leveransavtal Platina Bevaras Nej Gåva eller deposition. Leveransgodkännande Platina Bevaras Nej Bekräftelse och tackbrev. Accessionspost om placering och förteckning Arkis Bevaras Nej Anteckning om leverans Excel i mapp på servern Gallras vid inaktualitet Nej Utgör underlag till årsstatistik som redovisas till nämnd och Riksarkivet. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.5 Bevara och vårda arkiv 9.5.1 Förvara arkiv Alla arkivhandlingar kräver anpassad förvaring. Skydd ska finnas mot skadlig miljöpåverkan, brand, fukt och stöld och åverkan. För pappershandlingar betyder det att handlingar behöver förvaras i arkivmagasin och processen blir därför kopplad till lokalförsörjningsprocessen. Riksarkivet har särskilda föreskrifter för bevarande av arkiv. I RA-FS 2013:4 finns rådet att handlingar rörande arkivlokaler förvaras samlat i en pärm så att det lätt går att kontrollera tekniska utföranden, klimatkontroll och andra faktorer som har bäring på arkivlokalens lämplighet. Nr 9.5.1 Handlingar rörande att förvara arkiv Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Driftspärm Pärm Bevaras OSL 2009:400 18 kap. § 8 Sekretess på uppgifter om stöldskydd. Pärmen innehåller krishantering, nyckelhantering Städrutiner. Brandskyddsdokumentation. Klimatkontroll. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.5.2 Utföra preventivt bevarandearbete Genom att lägga papper i arkivboxar, foton i syrafria kuvert, ritningar liggande i syrafria omslag så skapas förutsättningar för att handlingarna får en bättre miljö. Det skapas ytterst få handlingar från bevarandearbetet förutom ekonomiska redovisningar vid inköp av arkivmaterial samt uppgifter i arkivredovisningarna om att handlingarna förvaras i arkivboxar. Nr 9.5.2 Handlingar rörande att utföra preventivt bevarandearbete Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Skadeinventeringar Papper eller elektroniskt Gallras vid inaktualitet Nej I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.5.3 Binda om böcker och konservera papper Malmö stadarkiv köper vid behov in tjänster från bokbindare och konservatorer när skador på band och papper åtgärdas. Vid större kampanjer skrivs en rapport över arbetet. Nr 9.5.3 Handlingar rörande att binda in böcker och konservera papper Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Korrespondens med bokbindare och konservator Platina Bevaras Nej Minnesanteckningar vid besök Platina Bevaras Nej Bevaras om de bedöms ha långsiktigt värde. Fakturering Raindance Se kommentar Följer ekonomiprocessen I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.5.4 Vårda ljud, film och bild Processen gäller både analogt och digitalt material. Analoga bilder, ljud och film läggs i bra emballage och förvars i rätt klimat samt skyddskopieringas till digitala brukskopior och påsiktbilder. Några fotografier väljs samtidigt ut och publiceras på webben. Nr 9.5.4 Handlingar rörande att vårda ljud, film och bild Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Vårdinventering ljud och bild Papper eller elektroniskt Gallras vid inaktualitet Nej Vårdprotokoll Papper eller elektroniskt Bevaras vid fotoarkivet Nej Migrerade filer Lista i server Bevaras vid fotoarkivet Nej Fotoregister Fotowear Bevaras Nej Fotodatabas. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.5.5 Leverans och vård av digitala handlingar Stadsarkivets e-arkiv introducerades 2015. När förvaltning i Malmö Stad är intresserad av att avställa system kontaktas Stadsarkivet. Gallringsutredning genomförs, antingen av förvaltningen eller av Stadsarkivet på uppdrag av förvaltningen. Innan leverans genomförs sker leveranskontroller. Eventuella sökmoduler läggs upp för att kunna ta fram materialet skyndsamt. Det inlevererade materialet förvaras på servrar och kontinuerlig vård och uppdateringar sker löpande. Nr 9.5.5 Handlingar rörande leverans och vård av digitala handlingar Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Korrespondens inför leverans Platina Bevaras Kan förekomma Sekretess beror på systemet eller informationen. Flera kapitel kan vara aktuella. Gallringsutredning Platina Bevaras Nej Leverans-överenskommelser Platina Bevaras Nej Leveranskontroller Elektroniskt Gallras vid inaktualitet Kan förekomma Se kommentar ovan Leveransgodkännande Platina Bevaras Nej I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.5.6 Gallra i arkiv Stadsarkivet tar endast i undantagsfall emot arkivhandlingar som i framtiden ska gallras. När det inkommer gallringsbara serier, (gäller exempelvis åklagararkiv, polisarkiv, kyrkoarkiv och vissa kommunala arkiv), så noteras detta och handlingarna förvaras företrädelsevis åtskilt från det som bevaras. Minst en gång årligen kontrolleras vilka handlingar som ska gallras och dessa gallras på ett kontrollerat sätt. En notering ska ske i den tabell över gallring som ligger på server och tillförs sedan statistiken i årsbokslut och statistikrapport till Riksarkivet. Nr 9.5.6 Handlingar rörande gallring Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Register över utförd gallring Excel i mapp på server Gallras vid inakutalitet Nej Utgör underlag till årlig statistik i årsredovisning till Riksarkivet. Årsredovisning till Riksarkivet rörande bland annat gallring Platina Bevaras Nej I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.6 Tillgängliggöra arkiv 9.6.1 Ordna och förteckna arkiv Handlingarna ordnas på ett korrekt sätt ur vårdsynpunkt och sorteras i god ordning enligt rådande principer. Innehåll i förvaringsmedel (exempelvis arkivboxar) noteras vid förvaringsenheten och redovisas i databasen Arkis, som i sin tur finns tillgänglig för allmänheten genom Nationella arkivdatabasen (NAD) på Riksarkivets webb-plats. Genom att göra detta går det att hitta uppgifter enkelt och arkiven blir sökbara för alla. Databasen Arkis ägs och administreras av Riksarkivet. Nr 9.6.1 Handlingar rörande att ordna och förteckna Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Arkivförteckning Arkis Bevaras Nej Systemet hanteras av Riksarkivet. Uppdateras fortlöpande. Redovisade förteckningsinsatser Platina, Excel i mapp på server Bevaras Nej Utgör underlag för årsstatistik. En PDF tas ut och förvaras i Platina årligen I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.6.2 Skapa andra söksystem och register, registrering av foton Arkis är en databas och ett söksystem som driftas och sköts av Riksarkivet. Arkis är det övergripande söksystemet för Stadsarkivets arkiv. Men det finns många andra register som skapats under åren och som redovisas i ämbetsarkivets äldre arkivförteckning. Det kan vara både egeninitierade register och register som skapats av andra och donerats till Stadsarkivet. Register som tillkommer efter 2014 ska kopplas till det arkiv det gäller i Arkis, undantaget fotodatabasen, se nedan. Vid den fotografiska verksamheten har det skapats egna register då Arkis inte riktigt följt de krav som finns för registrering av fotografier. Processen att registrera fotografier föregås av en inskanning av bilden, följt av registrering av metadata i databasen Fotoware. Sedan läggs originalfotografierna in i anpassat arkiv och den skannade versionen läggs på särskild server. Nr 9.6.2 Handlingar rörande att skapa andra register Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Register över samlingar Pärmar eller elektroniskt Fotowear för fotografier Bevaras Nej Register kan se mycket olika ut. En lista över befintliga register finns i äldre arkivförteckning för ämbetsarkivet. Rutinerna kommer att ses över rörande redovisning av sökdatabaser. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.7 Sprida kunskap om arkiv Stadsarkivet arbetar aktivt för att locka nya besökare till arkivet och skapa ökad förståelse för arkivets roll i Malmö. Detta sker på många sätt som kan vara svåra att beskriva som processer. Verksamheten är nära knuten till stödprocesserna under kommunikation och representation och kommunikationsavdelningen fungerar som stödfunktion. Vår webb samt vårt användande av sociala medier är viktiga verktyg för att nå ut med information liksom informationstryck. 9.7.1 Skapa föreläsningsserier och ordna visningar Stadsarkivet ordnar årligen evenemang för att locka allmänheten till arkivet. Det sker främst inom programserier som går terminsvis där externa föredragshållare varvas med den egna personalens föredrag om ämnen relaterade till våra samlingar. Varje år håller arkivet öppet på ”Arkivens dag” vilken infaller andra lördagen i november. Stadsarkivet har den dagen öppet hus med visning, utställning och fördrag. Visningar av våra bestånd och magasin anordnas även efter särskild efterfrågan. Verksamheten avsätter få handlingar. Det tryckta programmet finns bevarat i arkivexemplar och statistik över antal visningar redovisas årligen till Kulturnämnden och Riksarkivet. Nr 9.7.1 Handlingar rörande att skapa föreläsningsserier och visningar Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Korrespondens med föredragshållare Platina/ Elektroniskt Gallras se kommentar Nej Korrespondens med särskilt uppmärksammade föredragshållare kan bevaras. Trycksaker Papper Bevaras Nej Bevaras i minst 1 exemplar gärna tre. Webb-publicering Elektroniskt Bevaras se kommentar Nej Skärmdump av hemsida, Facebook och Instagram bevaras minst en gång i halvåret. Filmer från föredrag, Powerpoints Elektroniskt Bevaras Nej I de fall föredrag filmas och det går att få in Powerpoints av egentillverkat material bevaras detta. Fakturering Raindance Se kommentar Nej Följer ekonomiprocessen I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.7.2 Bedriva arkivpedagogisk verksamhet Arkivpedagogiken har som syfte att förmedla kunskap om och ur arkiv och riktas främst till grund-, gymnasie- och lärarhögskolor. Verksamheten sker på olika plan. • Klasser eller grupper kan komma till Stadsarkivet där aktiviteter och visningar erbjuds. • Lärarna kan få låna arkivväskor eller arkivmappar till klassrummen. • Arkivpedagogerna förevisar arkiven för blivande lärare. • Ungdomar/elever kan få hjälp att skriva arbeten utifrån arkivhandlingar eller få uppgifter att själva skapa dokumentation som bevaras vid arkivet. Arkivpedagogerna skriver egna årsberättelser om vad de har genomfört under året och verksamheten beskrivs även i den heltäckande årsredovisningen. Dokumentation som samlas in vid verksamheten bevaras i egna samlingar och inte i ämbetsarkivet. Nr 9.7.2 Handlingar rörande arkivpedagogik Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Arkivväskor, mappar och andra egentillverkade material Papper eller elektroniskt Bevaras se kommentar Nej Materialet dokumenteras fotografiskt och bevaras. Lärarhandledningar och dokumentation av pedagogiskt material Platina Bevaras Nej Det pedagogiska materialet fotograferas av och beskrivs. Anmälningar till workshops mm. Papper eller elektroniskt Gallras vid inaktualitet Nej Sammanställning av tillfällen och besökare sätts samman som del av årsredovisningen. Pedagogernas besöksliggare Elektronisk Bevaras se kommentar Nej Årlig statistik ingår i årsberättelsen. Årsberättelser för arkivpedagogerna Platina Bevaras Nej Upprättade anteckningar och utvärdering av året som gått. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.7.3 Skapa utställningar Stadsarkivet brukar årligen erbjuda ett par olika utställningar kopplade till våra arkiv. Verksamheten består i att en eller ett par personer tar fram dokument eller beställer in en utställning. Det skapas få, eller inga direkta allmänna handlingar utan det som bevaras i ämbetsarkivet är redovisning till nämnd, statistik och årsberättelse. Nr 9.7.3 Handlingar rörande utställningar vid Stadsarkivet Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Uppslag till utställningar Papper / elektroniskt Gallras vid inaktualitet Nej Marknadsföring av utställning Papper Bevaras se kommentar Nej Skärmdump av våra webbplatser sker minst en gång i halvåret. Utställnings-dokumentation Fotodatabas Bevaras Nej Avfotografering av utställningar i fotoarkivet. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.7.4 Ge ut skrifter Stadsarkivet ger med ojämna mellanrum ut skrifter om sin verksamhet. Det kan röra sig om broschyrer om själva Stadsarkivet; vår verksamhet; våra bestånd. Medarbetare på arkivet skriver årligen på olika artiklar och böcker som har anknytning till samlingarna. Nr 9.7.4 Handlingar rörande att ge ut skrifter Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Ansökningar till bidrag för tryckkostnader. Uppdragsbeskrivning Papper / elektroniskt Bevaras Nej Underlag, redigeringsmaterial Papper / elektroniskt Gallras se kommentar Nej Underlag bevaras om de utgör del av insamling, se process nedan. Färdigställd publikation Ämbets-biblioteket Bevaras Nej Tillförs Stadsarkivets ämbetsbibliotek. Marknadsföring, trycksaker, pressklipp och webbpublicering Papper/ elektroniskt Bevaras se kommentar Nej Minst ett, gärna tre exemplar av alla tryck bevaras. Webbreklam bevaras som skärmdump. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.7.5 Göra insamlingar Stadsarkivet genomför olika insatser för att komplettera arkivhandlingar med minnesinsamlingar. Det kan röra sig om att ungdomar får fotografera och skriva om sin vardag, eller att personer som delar på särskilda erfarenheter blir intervjuade om detta eller skriver ner upplevelser. Materialet tillvaratas i arkivet och kan publiceras i skrift eller bli grund till en utställning. Nr 9.7.5 Handlingar rörande att göra insamlingar Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Uppdragsbeskrivning och eller motsvarande Platina Bevaras Nej I den mån detta finns formulerat. Trycksaker och webb-kommunikation Papper / elektroniskt Bevaras i urval Nej Minst ett helst tre exemplar av trycksaker som skickats ut för uppdraget. Pressklipp. Intervjuer, fotografier och skrivelser Papper som egen arkivbildare Bevaras Nej Slutrapport Platina Bevaras Nej Utvärdering I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.8 Tillhandahålla arkiv 9.8.1 Besvara diarieförda förfrågningar Den mest personalkrävande verksamheten vid Malmö Stadsarkiv är tillhandahållande av arkiv. Varje år besvaras tusentals förfrågningar ur arkiven, varav vissa frågor är mycket tidskrävande. Vår läsesal har öppet alla veckodagar och alla lördagar. Uppgifterna kräver bred kunskap i arkiven och en förutsättning för att tillhandahållandet ska ske smidigt är att alla tidigare verksamheter har skett på ett bra sätt, det vill säga: - Genom god arkivhantering innan leverans finns rätt handlingar bevarade - Genom leveransen är handlingar på plats och platsen finns angiven - Genom råd och leverans av enskilda arkiv finns en bättre fylligare samling - Genom bevarande och vårdprocessen är handlingarna i gott skick - Genom arkivredovisning och register finns arkiven beskrivna - Genom att bestånden är kända vet besökarna vad de kan be om 9.8.1.1 Besvara diarieförda förfrågningar utan sekretess Ärendet inkommer och öppnas av registrator eller särskilt utsedd arkivarie, ärendet fördelas på lämplig handläggare och diarieförs. Handläggaren letar efter efterfrågade uppgifter. Eventuellt skannas eller kopieras efterfrågade handlingar och ett svarsbrev skickas. Om ärendet ska faktureras för exempelvis tid för forskning eller för kopior skickas fakturaunderlag till kansliet som skickar faktura – se ekonomiprocessen. Nr 9.8.1.1 Handlingar rörande att besvara förfrågningar utan sekretessprövning Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Förfrågan Platina Bevaras Se kommentar Paragraf i OSL 2009:400 beror på vilket bestånd frågan handlar om. Dessutom finns sekretess för personer med skyddad adress. Ärendekort Platina Bevaras Nej Det ska inte finnas hemliga uppgifter på själva diariekortet. Utdrag ur kyrkoböcker Platina Bevaras Nej När Stadsarkivet själva skapar en ny handling. Kopior av material är ej allmänna handlingar. Svarsbrev Platina Bevaras Kan förekomma Se kommentar ovan om OSL. Fakturering Raindance Se kommentar Nej Följer ekonomiprocessen. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.8.1.2 Besvara diarieförda förfrågningar med sekretessprövning Besvarande av sekretessärende skiljer sig i själva handläggningsskedet med att arkivarien behöver läsa igenom de handlingar som efterfrågas och göra bedömning om handlingarna kan lämnas ut. Att en sekretessbedömning genomförts skrivs i svarsbrevet och en kopia på svarsbrev tillförs den akt i arkivet som berörs. Om det påträffas uppgifter som inte kan lämnas ut maskas dessa uppgifter och vid akten/volymen där handlingarna har hämtats läggs en version där det framgår vad som har maskats. Stadsarkivarien ska skriva under alla nekande till utlämnande. De uppgifter som nekas att ta del av kan överklagas till Kammarrätten i Göteborg. Nr 9.8.1.2 Handlingar rörande att besvara förfrågningar med sekretessprövning Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Förfrågan Platina Bevaras Se kommentar Paragraf i OSL 2009:400 beror på vilket bestånd frågan handlar om. Dessutom finns sekretess för personer med skyddad adress. Ärendekort Platina Bevaras Nej Det ska inte finnas hemliga uppgifter på själva diariekortet. Maskade kopior Platina Bevaras Se kommentar Maskade kopior är ofta offentliga men om den som frågar om materialet har särskild rätt att ta del av känsliga uppgifter (kan handla om den själv) kan det finnas kvar sekretssreglerad information även efter maskning. Om handlingar maskas på grund av känsliga uppgifter läggs kopior av dessa in i volymen i arkivet tillsammans med svarsbrevet som utgångspunkt för nästa person som gör ett ärende i samma material. Svarsbrev Platina Bevaras Kan förekomma Se kommentar ovan om OSL. Nekande beslut ska skrivas under av Stadsarkivarien och breven ska innehålla information om hur beslutet överklagas. Fakturering Raindance Se kommentar Nej Följer ekonomiprocessen. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.8.1.3 Besvara bouppteckningsärenden Bouppteckningsärenden samlas i en egen svit. Det finns bland annat en egen e-postlåda dedikerat till dessa. De registreras inte utan hålls samlade på datum. När någon har gjort ett ärende skriver den personen namn och datum för expedieringen av ärendet på själva ärendet. Antal skannade sidor ska också framgå. Med jämna mellanrum samlas uppgifter om skannade sidor och fakturering sker samlat. Samtliga handlingar i processen är gallringsbara. Verksamheten beskrivs i årlig statistik rörande antal ärenden. Nr 9.8.1.3 Handlingar rörande att besvara bouppteckningsärenden Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Förfrågan E-brev/ papper Gallras efter 2 år Nej Svarsbrev e-post/ papper Gallras vid inaktualitet Nej Statistik för antal ärenden Excel Gallras vid inaktualitet Nej Statistiken utgör del av årsredovisningen och bevaras där. Fakturering Raindance Se kommentar Nej Följer ekonomiprocessen. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.8.2 Hantera läsesalsverksamhet Stadsarkivets publika yta är öppen 45 timmar i veckan. Dit kommer personer som vill titta i handlingar eller söka på någon av våra databaser som finns tillgängliga i ett tjugotal datorer. Dit kommer även biblioteksbesökare och personer som vill gå på utställningar, visningar och föredrag. Besökare till den publika ytan räknas med en besöksräknare vid dörren men det finns även en klassisk besöksliggare som är frivillig att skriva in sig i. En majoritet av forskarna använder sig av digitala tjänster för främst släktforskning och de kan därför bedriva all sin forskning utan att begära fram några arkivhandlingar. Då fysiska arkivhandlingar begärs fram fylls en beställningsblankett i, och denna blankett fungerar sedan som underlag för statistik över antalet framtagna volymer. I den publika ytan finns också försäljning av böcker, filmer och andra produkter med historiskt/antikvariskt tema. I likhet med andra publika verksamheter inom Kulturförvaltningen så tillhandahåller även Stadsarkivet en god studiemiljö för studerande. Nr 9.8.2 Handlingar rörande läsesalsverksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Gästbok Inbunden Bevaras Nej Fotocellsräknare Viametrics Gallras vid inaktualitet Nej Statistiken samlas i årsredovisningen. Beställningsblanketter Papper Gallras med en frist av 2 år Nej Statistik över beställningar samlas i årsredovisningen. Försäljning från shop och kopiering Elektroniskt Följer ekonomi-processen Nej I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.8.3 Hantera fjärrlån Ibland efterfrågas det att få läsa arkivhandlingar på annan plats än i Malmö Stadsarkivs läsesal. Detta sker genom fjärrlån till betrodd arkivdepå, exempelvis någon av Riksarkivets läsesalar. En särskild beställningslapp fylls i och registreras i Platina. Om lånet godkänns förvaras ett exemplar i en bevakningspärm. När fjärrlånet skickats tillbaka antecknas det i Platina och ärendet avslutas. Stadsarkivarien ska alltid informeras om fjärrlån. I enlighet med Riksarkivets regelverk avslås generellt fjärrlån då all utlåningsverksamhet av arkivhandlingar till annan plats är förknippad med risk för arkivhandlingarna. Ett slags fjärrlån är när föreningar och myndigheter önskar låna från egna tidigare levererade arkiv. Detta sker i en begränsad skala. Nr 9.8.3 Handlingar rörande fjärrlån Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Ansökan om fjärrlån Platina Bevaras Nej Svar på ansökan Platina Bevaras Nej Bevakning av fjärrlån Pärm Gallras vid inaktualitet Nej Statistik över fjärrlån redovisas till Riksarkivet varje år. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. 9.9 Administrera biblioteksverksamhet i det publika biblioteket Inköp av media görs genom en inköpsmodul i biblioteksdatabasen Sierra. Inköpta böcker utrustas på Malmö Stadsbibliotek eller hos leverantör innan de skickas över till Stadsarkivet. För mer detaljer kring denna process hänvisas till Malmö Stadsbibliotek. Reservationer av media inkommer genom att en låntagare lägger in en beställning i Malin som är databasen Sierras söksystem, varpå det registreras i Sierra. Lappar av befintliga reservationer genereras i Sierra, skrivs ut och läggs i respektive reserverat material. Om materialet ska lånas ut på ett annat bibliotek skickas det iväg i samband med att reserverat material som ska lånas ut på Stadsarkivet lämnas. Materialet görs tillgänglig igen om det reserverade materialet inte lånas inom fem dagar. Inkommen periodika checkas in i Sierra på redan befintlig katalogiseringspost skapad av Malmö Stadsbibliotek och stämplas innan de ställs upp i hyllorna. Periodika gallras efter ett år, böcker och annan media när de blir för trasiga. När trasiga böcker gallras tas exemplarposten ur Sierra. Utlån och återlämningar registreras i Sierra. Detta görs ofta av låntagarna själva genom en utlåningsmaskin. Det som bevaras i denna process är statistik, dvs. hur många gånger ett visst material/exemplar har lånats ut. Den enda låntagarinformation som bevaras är den för nuvarande låntagare och föregående låntagare. Nr 9.9 Handlingar rörande att administrera biblioteksverksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess- reglering Kommentarer Registerpost för låntagare Sierra Gallras se kommentar OSL 2009:400, 40 kap 3§ Gallras vid inaktualitet; 5 års inaktivitet för barn och 3 år för vuxna låntagare Inskrivningslappar som är underlag och upprättas vid registrering i Sierra skickas till Stadsbiblioteket. Registrerade lån av media Sierra Gallras vid inaktualitet Se ovan Återlåning av media Sierra Gallras vid inaktualitet Se ovan Registrering av media Sierra Gallras vid inaktualitet Nej Gallras när tidning, bok annan media gallras. Tidningar (periodika) vanligen efter 1 år. Reservera böcker Sierra Gallras vid inaktualitet Se ovan Tabell över förseningsavgifter Sierra Gallras vid inaktualitet Se ovan Gallras när skulden är betald. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
Introduction (older form)	Malmö stadsarkiv lyder under Kulturnämnden. Arkivbeskrivningen nedan är hämtad ur Kulturnämndens arkivredovisning från 2016. Arkivredovisning för Kulturnämnden i Malmö stad Kulturnämnden har varit verksam sedan den 1 januari 1996. Denna redovisning gäller redovisning av information/handlingar skapade vid kulturnämndens verksamheter i delar från ärendehanteringssystemet Platinas införande den 23 mars 2014 och i sin helhet från den 1 januari 2017. Sedan Platina infördes har handlingar som inkommit och upprättats elektroniskt bevarats elektroniskt. Kulturnämndens olika avdelningar delar på ett och samma diarium i Platina. Således kommer delar av arkiven endast kunna sökas samlat medan andra delar, de på papper och verksamhetsanpassade databaser, även i fortsättningen kommer att förvaras och redovisas avdelningsvis och i vissa fall även på enheter. Historik med verksamhet och organisation Den 21 juni 1995 (fullmäktiges protokoll nr 8 bihang 55) beslutade kommunfullmäktige i Malmö att inrätta en kulturnämnd. Den nya organisationen gick i operativ verksamhet från den 1 januari 1996 och innebar en sammanslagning av; biblioteksnämnd, museinämnd, kulturstödsnämnd och konsthallsnämnd. Verksamheterna vid Malmö Museer, Malmö Stadsbibliotek, Malmö Konsthall kvarstod som egna förvaltningar medan Kulturstödsförvaltningen uppgick i kulturnämndens kansli - Kultur Malmö. Den 1 juli 1997 upphörde de fristående förvaltningarna och de blev en och samma förvaltning där institutionerna utgjorde avdelningar. Kulturskolan skapades genom omorganisation av tidigare ”Kultur i Malmö” och Skolstyrelsen. Den 1 april 1999 införlivades Malmö Stadsarkiv som tidigare löd under Kommunstyrelsen. Myndighetsuppdraget för Malmö Stadsarkiv kom fortsättningsvis att vara kopplat till Kommunstyrelsen även om budget och publik verksamhet låg under Kulturnämnden. Samma år den 26 oktober kom Malmö Konstmuseum att bilda en egen avdelning separerad från Malmö Museer. För omorganisationer tiden år 2000 till 2014 hänvisas till arkivbeskrivning för Kulturnämnden 1996-2014 som finns tillgänglig på Riksarkivets hemsida. Kulturförvaltningens nuvarande organisation Idag är Kulturkansliet den centrala administrationen för kulturförvaltningen. Själva kansliet är indelat i ekonomiavdelning, kommunikationsavdelning, HR-avdelning, utvecklingsenhet och nämndsadministration. I Kulturkansliets avdelning ingår även Barnkulturenheten (under 2014 Kultur för barn och unga), Sommarscen Malmö och Kulturstödsenheten. Till Kulturnämnden kopplas de helägda bolagen Malmö Live (tidigare Malmö symfoniorkester) och Malmö Stadsteater. Tillsammans med andra aktörer är Kulturnämnden även involverade i Malmö Opera och Skånes Dansteater. Bolagen utgör egna arkivbildare. Organisationsskiss från 2014, Malmö Symfoniorkester AB bytte namn till Malmö Live 2015. Sökmedel till arkivet För att kunna nå allmänna handlingar vid Kulturnämndens verksamheter finns ett gemensamt ärendehanteringssystem – Platina. Förutom Platina finns särskilda verksamhetssystem vilka beskrivs i arkivförteckningen (tabellerna nedan). Några omfattande system är: • Sierra för administration av media och låntagare inom bibliotek • IST Extens Musik & Kultur för elevadministration inom Kulturskolan • Carlotta för bevarande och vård vid Malmö museer • Museum+ på Konstmuseet • Arkis för bevarande och vård vid Stadsarkivet Inskränkningar i arkivet tillgänglighet genom sekretess och gallring Kapitel och paragraf som styr sekretessen framgår av respektive handlingstyp i arkivförteckningen. Gallring framgår av respektive handlingstyp i arkivförteckningen. Överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild, överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkivmyndighet Vid kulturarvsinstitutionerna förvaras andras arkiv. Dessa framgår av register som förs vid respektive kulturarvsmyndighet. Kulturnämndens äldre handlingar levereras till Malmö Stadsarkiv. Arkivverksamhetens organisation Kulturnämnden ansvarar för sitt arkiv. Högsta ansvariga tjänsteperson är kulturdirektören. Vid varje avdelning finns personer som sköter arkiven.

Accessibility

Secrecy

References

Related archival units

Se även: Malmö stadsarkivs ämbetsarkiv (SE/MSA/00893)

Control

Created	04/06/2018 08:25:18
Amended	28/07/2022 13:35:29

Malmö stadsarkiv lyder under Kulturnämnden. Arkivbeskrivningen nedan är hämtad ur Kulturnämndens arkivredovisning från 2016.

Arkivredovisning för Kulturnämnden i Malmö stad

Kulturnämnden har varit verksam sedan den 1 januari 1996. Denna redovisning gäller redovisning av information/handlingar skapade vid kulturnämndens verksamheter i delar från ärendehanteringssystemet Platinas införande den 23 mars 2014 och i sin helhet från den 1 januari 2017. Sedan Platina infördes har handlingar som inkommit och upprättats elektroniskt bevarats elektroniskt. Kulturnämndens olika avdelningar delar på ett och samma diarium i Platina. Således kommer delar av arkiven endast kunna sökas samlat medan andra delar, de på papper och verksamhetsanpassade databaser, även i fortsättningen kommer att förvaras och redovisas avdelningsvis och i vissa fall även på enheter.

Historik med verksamhet och organisation
Den 21 juni 1995 (fullmäktiges protokoll nr 8 bihang 55) beslutade kommunfullmäktige i Malmö att inrätta en kulturnämnd. Den nya organisationen gick i operativ verksamhet från den 1 januari 1996 och innebar en sammanslagning av; biblioteksnämnd, museinämnd, kulturstödsnämnd och konsthallsnämnd. Verksamheterna vid Malmö Museer, Malmö Stadsbibliotek, Malmö Konsthall kvarstod som egna förvaltningar medan Kulturstödsförvaltningen uppgick i kulturnämndens kansli - Kultur Malmö. Den 1 juli 1997 upphörde de fristående förvaltningarna och de blev en och samma förvaltning där institutionerna utgjorde avdelningar. Kulturskolan skapades genom omorganisation av tidigare ”Kultur i Malmö” och Skolstyrelsen. Den 1 april 1999 införlivades Malmö Stadsarkiv som tidigare löd under Kommunstyrelsen. Myndighetsuppdraget för Malmö Stadsarkiv kom fortsättningsvis att vara kopplat till Kommunstyrelsen även om budget och publik verksamhet låg under Kulturnämnden. Samma år den 26 oktober kom Malmö Konstmuseum att bilda en egen avdelning separerad från Malmö Museer. För omorganisationer tiden år 2000 till 2014 hänvisas till arkivbeskrivning för Kulturnämnden 1996-2014 som finns tillgänglig på Riksarkivets hemsida.

Kulturförvaltningens nuvarande organisation
Idag är Kulturkansliet den centrala administrationen för kulturförvaltningen. Själva kansliet är indelat i ekonomiavdelning, kommunikationsavdelning, HR-avdelning, utvecklingsenhet och nämndsadministration.
I Kulturkansliets avdelning ingår även Barnkulturenheten (under 2014 Kultur för barn och unga), Sommarscen Malmö och Kulturstödsenheten.

Till Kulturnämnden kopplas de helägda bolagen Malmö Live (tidigare Malmö symfoniorkester) och Malmö Stadsteater. Tillsammans med andra aktörer är Kulturnämnden även involverade i Malmö Opera och Skånes Dansteater. Bolagen utgör egna arkivbildare.

Organisationsskiss från 2014, Malmö Symfoniorkester AB bytte namn till Malmö Live 2015.

Sökmedel till arkivet
För att kunna nå allmänna handlingar vid Kulturnämndens verksamheter finns ett gemensamt ärendehanteringssystem – Platina.
Förutom Platina finns särskilda verksamhetssystem vilka beskrivs i arkivförteckningen (tabellerna nedan). Några omfattande system är:
• Sierra för administration av media och låntagare inom bibliotek
• IST Extens Musik & Kultur för elevadministration inom Kulturskolan
• Carlotta för bevarande och vård vid Malmö museer
• Museum+ på Konstmuseet
• Arkis för bevarande och vård vid Stadsarkivet

Inskränkningar i arkivet tillgänglighet genom sekretess och gallring
Kapitel och paragraf som styr sekretessen framgår av respektive handlingstyp i arkivförteckningen. Gallring framgår av respektive handlingstyp i arkivförteckningen.

Överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild, överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkivmyndighet
Vid kulturarvsinstitutionerna förvaras andras arkiv. Dessa framgår av register som förs vid respektive kulturarvsmyndighet. Kulturnämndens äldre handlingar levereras till Malmö Stadsarkiv.

Arkivverksamhetens organisation
Kulturnämnden ansvarar för sitt arkiv. Högsta ansvariga tjänsteperson är kulturdirektören. Vid varje avdelning finns personer som sköter arkiven.

Arkiv (1 st)

Reference code	Title	Note
Se även: SE/MSA/00893	Malmö stadsarkivs ämbetsarkiv	Vid övergången till processorienterad arkivredovisning har har ny arkivbildning påbörjats 2014.

Serier (5 st)

Reference code	Title	Note
1:1	Handlingar i diarienummerordning	Serien i arkivbox. 2014-04-28 gick Kulturförvaltningen i Malmö över till digital ärendehantering. Alla diarieförda ärenden förvaras i Platina digitalt. Enbart de handlingar som av olika anledningar sparats på papper förvaras här.
1:2	Handlingar ordnade efter ämnen	Serien i arkivbox.
1:3	Arkivex av utgående trycksaker
2:1	Handlingar som förvaras i e-arkivet
3:1	Föremål, urval av sortiment från shoppen, egentillverkat