Sök i arkiven
Genvägar MENY

bild
Arkiv

Revisionskontoret 1975-2012

Revisionskontoret

Grunddata

ReferenskodSE/SSA/1356/02
Länk till postenhttps://sok.riksarkivet.se/arkiv/Cvy1CTlZhoPSPX3xSpLuB7
Omfång
27,6 Hyllmeter 
ArkivinstitutionStockholms stadsarkiv (depå: Liljeholmskajen)

Innehåll

Inledning (äldre form)Historik

Redan på 1600-talet var den lokala medelsförvaltningen i Stockholm föremål för revision under reglerade former. I samband med att en enhetlig stadskommun bildades 1863 tillkom den nuvarande ordningen med politiska förtroendemän som kommunala revisorer. Även tjänstemannarevisionen i Stockholm har gamla anor då det sedan tidigt 1700-tal funnits en särskild revisorsbefattning på stadskamrerkontoret.

1930 lades grunden till den nuvarande revisionsorganisationen då revisionskontoret underställdes ett nyinrättat organ, revisionsutskottet. Vid ett antal tillfällen därefter har revisionsorganisationen setts över i syfte att anpassas till utvecklingen på revisionsområdet samt till förändringarna inom den kommunala förvaltningsapparaten. Exempelvis år 1971 då revisionsutskottet ersattes av revisorskollegiet, bildat av ordförandena för de kommunala revisorernas sju revisorsgrupper.

Under senare år har ett antal ytterligare förändringar drivits igenom. Efter att en övertalighetssituation konstaterats 2009 omorganiserade revisionskontoret och 2011 beslutade revisorskollegiet om en ny arbetsorganisation för revisionskontoret med ett sammanhållet kontor utan enheter eller enhetsgränser.

Organisation

Stadsrevisionen i Stockholm är ett samlingsnamn för de förtroendevalda revisorerna i revisorsgrupperna, revisorskollegiet och revisionskontoret.

För granskning av den kommunala verksamheten väljer fullmäktige tjugo revisorer, de förtroendevalda revisorerna. Ersättare utses inte. Samtliga revisorer ingår i en revisorsgrupp som granskar kommunstyrelsen och eventuella fullmäktigeberedningar.

Revisorskollegiet svarar för förvaltningen av revisionsverksamheten inom stadsrevisionen. Revisorskollegiet består av 5 ledamöter och lika många ersättare. Ordförande i de tre revisorsgrupperna ingår i kollegiet. Revisorskollegiet sammanträder cirka 5 gånger per år. Sammanträdena protokollförs.

Då revisorskollegiets ledamöter inte på vanligt sätt direkt utses av kommunfullmäktige är kollegiet inte att anse som nämnd i kommunallagens mening. Dock ska i tillämpliga delar gälla vad som är föreskrivet en kommuns styrelse i kommunallagen. För granskning av revisorskollegiets förvaltning utser fullmäktige fem revisorer, varav en ordförande.

Revisionskontorets tjänstemän har i uppdrag att biträda de förtroendevalda revisorerna. Chef för revisionskontoret är stadsrevisorn. De sakkunniga biträder såväl kommunens revisorer som lekmannarevisorerna i kommunens bolag och revisorer i verksamhetsstiftelserna. Granskning upphandlas även externt.

Uppdrag och verksamhet

Revisionskontorets viktigaste uppgift är att ge de förtroendevalda revisorerna/lekmannarevisorerna bästa möjliga faktaunderlag och stöd så att dessa kan göra en oberoende och opartisk ansvarsprövning. Granskningen ska ske enligt lag, förordning, revisionsreglementet och andra av fullmäktige utfärdade föreskrifter och ha den omfattning som god revisionssed i kommunal verksamhet föreskriver. De grundläggande bestämmelserna rörande revisionens uppdrag och verksamhet finns i kommunallagens (1991:900) 9 kapitel. Kompletterande bestämmelser är intagna i revisionsreglementet för Stadsrevisionen i Stockholms stad (Kfs 2006:2).

Övriga författningar som gäller för revisionskontorets kärnverksamhet;
• Reglemente med allmänna bestämmelser för Stockholms stads nämnder (Kfs 2008:12)
• Förvaltningslagen (1986:223)
• Regler för ekonomisk förvaltning (Kfs 2009:17)
• Lagen om offentlig upphandling (2007:1091)
• Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

Det åligger revisorerna att med biträde av sakkunniga årligen granska all verksamhet som bedrivs inom nämnder och fullmäktigeberedningar. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig.

Revisorerna ska bedöma om resultatet i delårsrapporten som ska behandlas av fullmäktige och årsbokslutet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning ska biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. Revisorernas uppdrag är ytterst att pröva ansvarsfrågan och uttala sig om detta till kommunfullmäktige inför fullmäktiges beslut i ansvarsfrågan.

Det sker genom att revisorerna avslutar årets granskning med att upprätta och lämna revisionsberättelser för nämnder och granskningsrapporter för bolag till fullmäktige.

Revisionen omfattar även verksamheten i samtliga aktiebolag och verksamhetsstiftelser i vilka fullmäktige utsett lekmannarevisorer eller revisorer. Även här granskas ändamålsenligheten i verksamheten, om den sköts på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och om den interna kontrollen är tillräcklig samt i stiftelserna också räkenskaper och årsredovisning. I aktiebolagen ankommer den senare granskningen på auktoriserad eller godkänd revisor. Förutom den årliga granskningen i staden granskas ett antal intresseorganisationer på uppdrag av staden.

Revisionskontoret biträder även de förtroendevalda revisorerna med både utbildning och administration. Handläggande av inkomna brev och frågor är ytterligare ett område de förtroendevalda får stöd med. För att kvalitetssäkra arbetet har revisionskontoret ett regionalt samarbete där de förtroendevaldas arbete granskas. Vid sidan av arbetet med de förtroendevalda granskar revisorerna externt mot ersättning, exempelvis vad gäller EU-projekt.

Revisorskollegiet har, i särskilt ärende, gett revisionskontoret uppdraget att:

 årligen granska och pröva all verksamhet i den omfattning som följer av god kommunal revisionssed
 till revisorerna/lekmannarevisorerna lämna tydliga och välstrukturerade rapporter/underlag
 ha en regelbunden dialog med de granskade förvaltningarna/bolagen
 informera de förtroendevalda revisorerna om resultatet av revisionens granskningar
 stödja revisorerna i deras kommunikation med andra förtroendevalda och media
 informera nämnder/styrelser, förvaltningar/bolag, medborgare, media m.fl. om revisionens granskningar m.m.
 svara för en effektiv revisionsprocess
 utveckla kvalitetssäkringsprocessen
 säkerställa en hög kompetens hos medarbetarna vid kontoret
 svara för utbildning av de förtroendevalda revisorerna, medverka i utbildning av andra förtroendevalda och rotel/partikanslipersonal
 främja en god arbetsmiljö, stärka medarbetarnas engagemang och motivation samt förebygga ohälsa och sjukfrånvaro.


Viktigare handlingstyper och sökingångar

Arkivförteckningarna och diariet är de sökingångar som i första hand används för att söka efter en handling.

Revisorerna tar fram en revisionsplan för det kommande årets verksamhet som omfattar perioden 1 april ena året t.o.m. 31 mars året därefter. Revisionsplanen utgör revisorernas verksamhetsplan avseende genomförandet av revisionen.

Granskningen resulterar i årsrapporter samt projektrapporter efter särskilda revisionsprojekt. Dokumentation söks i årsakter och projektakter. I årsakterna samt projektakter förvaras arbetsmaterial i granskningen, kopior av nämnd-
/styrelsehandlingar samt kopior av promemorior, rapporter och skrivelser. Akterna består av en pappersburen del och en digital del. Revisorsgruppernas handlingar består även av bland annat kallelser och föredragningslistor till sammanträden, minnesanteckningar från sammanträden och skrivelser i revisionsärenden. Analoga revisionsberättelser samt års- och projektrapporter återfinns under dossierplan (F1) enligt den nya arkivförteckningen (1975- 2012). Kopior finns i revisionskontorets akthanteringssystem Revakt till och med år 2011. Från 2012 finns digitala revisionsakter i kontorets nya dokumenthanteringssystem – RevDok. Originalen hanteras dock fortfarande på papper. De viktigaste handlingarna i arkivet består av revisionsberättelser, samt som tidigare nämnts års- och projektrapporter, vilka diarieförs.

Förvaltningens ansvarsområden och åtaganden beskrivs i nämndens verksamhetsplaner och uppföljningen beskrivs i tertialrapporter, årsbokslut och verksamhetsberättelse. Inom detta verksamhetsområde återfinns också handlingar rörande kvalitetsarbete, säkerhet och intern kontroll. Revisorskollegiets sammanträden protokollsförs och tillhörande handlingar diarieförs. Kontorets styr- och stöddokument såsom delegationsordning, policys m.fl. kan återsökas i diariet. Dokumentation kring samverkan med personalen såsom anteckningar från arbetsplatsträffar, förvaltningsgruppens protokoll samt MBL-förhandlingar redovisas i egna arkivserier.

Inom revisionskontorets interna stödorganisation upprättas dokumentation inom processgrupperna kommunikation, dokumentation, administration av IT, personal, ekonomi samt upphandling och avtal. Den löpande hanteringen av kontorets ekonomiadministration och löneadministration sköts av stadens serviceförvaltning vilket innebär att analoga räkenskapshandlingar och löneadministrativa handlingar förvaras där under innevarande år. Därefter sänds handlingarna till revisionskontoret och kompletteras med de underlag som förvaras på kontoret för arkivering. En stor del av ekonomi- och
lönehanteringen hanteras digitalt i ekonomisystemet Agresso respektive löne- och personalsystemet Lisa.

Diarieföring gjordes enligt diarieplan 2006-01-01 med fortlöpande ändringar fram till mars 2013. Huvudregeln är att allmänna handlingar ska registreras så snart som möjligt. Handlingar som inte registreras hålls ordnade hos administrationen. Se även PM om revisorernas dokumentation från 2012-05- 21.

Förvaring och registrering hos arkivmyndigheten

Äldre handlingar från 1870 till och med 1974 finns på Stockholms stadsarkiv. Från och med 1975 infördes en ny diarie- och dossierplan för revisionskontoret, med konsekvenser för arkivbildningen. Då dessutom många typer av handlingar blivit föråldrade eller helt försvunnit har man funnit det lämpligt att avsluta den gamla arkivförteckningen 1974. En första omgång levererades på 1990-talet och en andra omgång levererades 2012. Några serier som slutar först i slutet av 1970-talet och mitten av 1980-talet finns på Stadsarkivet, nämligen lönespecifikationer 1963-1975, tjänstgöringsbetyg 1922-1979, Företagsnämndens/Skyddskommitténs protokoll 1972-1977 samt avslutade personakter från 1964 till 1987. Med undantag för dessa förvaras alla handlingar skapade efter 1975 hos revisionskontoret. För handlingar fr. o m 1975 rörande revisorskollegiets arkiv finns en arkivförteckning som ska uppdateras kontinuerligt t.o.m. 2012. De senaste årens handlingar förvaras i dokumentskåp på revisionskontoret.

Under hösten 2012 inleddes en leverans till Stockholms Stads E-arkiv. Handlingarna som levererats är revisionsplan och revisionsstrategi, delårsrapporter samt revisorernas bedömning av Kommunstyrelsens delårsrapporter (2007-2011), årsgranskningar av nämnder och bolag (årsrapporter/delrapporter vissa år/revisionsberättelser och gransknings-pm och rapporter). Vidare levererades årsredogörelse, projektrapporter inklusive sammanfattning och PM (”gröna pm”, tidigare form av granskningsdokument som upphörde 2010). Med undantag för projektrapporter där åren 2000-2011 överförts, samt PM som upphörde 2010 finns ovan nämnda handlingar från 2001-2011 i e-arkivet. Det handlar delvis om spridda skurar av årtal. Delårsrapporterna t.ex. finns endast från 2003 och det är istället delrapporter 2001 och 2002. Strategi för revision finns bara för 2011. Alla bolag har inte gransknings-pm men samtliga har granskningsrapporter. Rapportsammandrag till revisionsrapporten användes endast vissa år och sporadiskt till en början
främst från 2005. För att undvika plockgallring förvaras originalen fortfarande i revisionskontorets diarium.

Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess

Sekretess kan förekomma enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Handlingar som avser planläggning eller förberedelse för revision är hemliga om det antas att syftet motverkas om uppgiften röjs enligt offentlighets- och sekretesslagen. Handlingar från pågående granskningar blir allmänna efter att aktuellt revisionsärende avslutats (sekretess prövas dock). I granskningsdokumentationen kan där finnas handlingar med överförd sekretess, OSL kapitel 11 §1, från granskade nämnder avseende främst skyddet för enskilds personliga förhållanden. Vidare kan sekretess föreligga med hänsyn till skyddet för att förebygga eller beivra brott enligt OSL kapitel 18.

Inskränkningar i tillgängligheten genom gallring

Gallring sker enligt arkivnämndens gallringsanvisningar och gallringsbeslut från Stadsarkivet. Förutom de generella besluten finns även ett myndighetsspecifikt beslut. Verkställd gallring dokumenteras.

Gallringsbeslut 2007:07 är specifikt för revisionskontoret. Övriga gallringsbeslut som gäller för revisionskontoret är 2003:13, 2004:08 om upphandlingsärenden, 2006:34 och 2006:35 om ekonomihandlingar i systemet Agresso, 2007:12 för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse samt gallringsbeslut 2011:09 för personalärenden.

Vissa volymer ur den äldre arkivförteckningen har genom åren kommit på avvägar (vilka framgår av den äldre arkivbeskrivningen och arkivförteckningen). Tidpunkten för detta är oklar.

Otillåten gallring har även förekommit bland nyare handlingar, sekretesshandlingar inkomna från nämnder i staden (handlingar rörande ej genomförda beslut) har gallrats utan beslut från Stadsarkivet. Informationen finns dock bevarad på annat håll.

Revisionskontoret övertar inte handlingar från andra myndigheter som inte myndigheten själv har arkivansvar för.

Ansvarsfördelning inom myndigheten avseende hantering av allmänna handlingar och arkiv

Stadsrevisionen/revisionskontoret ansvarar för sin arkivvård. Den administrativt ansvarige var förvaltningens arkivansvarige t.o.m 2012. Samordnarna för facknämnder respektive stadsdelsnämnder ansvarar genom sitt verksamhetsansvar för respektive verksamhets arkivvård.

Arkivansvarig har också det direkta verksamhetsansvaret för arkivfunktionen. Registratorn är kontorets arkivhandläggare. Samordnarna är arkivredogörare för sina respektive verksamheter.


Tidigare arkivbeskrivning och arkivinstruktion ersätts

Denna arkivbeskrivning är en uppdaterad, förkortad och gemensam version av den tidigare arkivbeskrivningen och arkivinstruktionen från 2006. För en mer utförlig beskrivning av historik och organisation hänvisas till bilaga 1.

Haidi Langaas Administrativ chef



Bilaga 1
Historik

Redan på 1600-talet var den lokala medelsförvaltningen i Stockholm föremål för revision under reglerade former. I en stadga utfärdad 1619 lämnades föreskrifter om att magistratens räkenskaper skulle granskas av ett utskott av borgerskapets äldste. Sedan medelsförvaltningen 1813 överlämnats till den då inrättade drätselkommissionen tillsattes en särskild kommunal revision bestående av tre av magistratens ledamöter och tre representanter utsedda av borgerskapets äldste. Anmärkningar som dessa revisorer framställde skulle i sista hand hänskjutas till kungl. maj:ts avgörande.

I samband med att förvaltningen ombildades till en enhetlig stadskommun femtio år senare tillkom den nuvarande ordningen med politiska förtroendemän som kommunala revisorer. Enligt 1862 års kommunalförordning för Stockholm skulle stadsfullmäktige utse revisorer för att granska underlydande nämnders räkenskaper och förvaltning.

Även tjänstemannarevisionen i Stockholm har gamla anor. Redan i början av 1700-talet fanns nämligen på stadskamrerarkontoret under magistratens handelskollegium en särskild revisorsbefattning – sedermera benämnd stadsrevisor. Sedan medelsförvaltningen 1813 övertagits av drätselkommissionen flyttades stadskamrerarkontoret och revisorsbefattningen till kommissionen. En särskild instruktion för stadsrevisorn utfärdades 1840. Stadsrevisorn biträddes redan i början av 1800-talet av en kontorsskrivare. Dessa två tjänstemän utgjorde stadens reviderande tjänstemannaorgan när den nya kommunalrepresentationen infördes. 1865 beslöt stadsfullmäktige att samtliga nämnders räkenskaper skulle siffergranskas på stadens revisionskontor innan de överlämnades till de av fullmäktige utsedda revisorerna. Mot slutet av 1800-talet hade emellertid stadens räkenskaper fått en sådan omfattning att det var nödvändigt att fördela granskningsarbetet på flera tjänstemän. Detta skedde i samband med tillkomsten 1893 av en instruktion för Stockholms stads revisionskontor.

1930 lades grunden till den nuvarande revisionsorganisationen. Stadsfullmäktige beslöt nämligen då att godkänna en samorganisation av förtroendemanna- och tjänstemannarevisionen som innebar att revisionskontoret bröts ut ur drätselnämndens förvaltningsområde och underställdes ett nyinrättat organ, revisionsutskottet. Vid ett antal tillfällen därefter har revisionsorganisationen setts över i syfte att anpassa den till utvecklingen på revisionsområdet samt till förändringarna inom den
kommunala förvaltningsapparaten. Beträffande denna utveckling kan följande framhållas.

Med anledning av att vissa tidigare primärkommunala uppgifter förts över till Stockholms läns landsting beslöt kommunfullmäktige 1971 att revisionskontoret skulle omorganiseras. Samtidigt beslöts att de kommunala revisorerna skulle fördelas på sju lika stora revisorsgrupper och att revisionsutskottet skulle ersättas av ett revisorskollegium i vilket de sju revisorsgrupperna skulle representeras genom sina ordförande.

I syfte att åstadkomma erforderlig anpassning till utvecklingen såväl på det revisionella området som inom den kommunala förvaltningsverksamheten och till de krav på den kommunala revisionen som uppställdes i 1977 års kommunallag beslöt kommunfullmäktige den 2 april 1979 dels anta ny revisionsstadga för Stockholm, dels fastställa vissa justeringar i 1971 års revisionsorganisation (Utl. 1970:70).

Genom kommunfullmäktiges beslut den 6 december 1982 ändrades revisionsstadgan så att antalet revisorsgrupper och därmed antalet ledamöter i revisorskollegiet minskades från sju till fem.

Enligt samtidigt bemyndigande av fullmäktige beslöt revisorskollegiet i juni 1983 omorganisera revisionskontoret så att en särskild avdelning för sak- och förvaltningsrevision inrättades. Antalet revisionsavdelningar för den löpande granskningen av nämnders och styrelsers förvaltning och räkenskaper minskade från fyra till tre.

Kommunfullmäktige uppdrog den 9 november 1987 åt revisorskollegiet att genomföra en översyn av den kommunala revisionen. Revisorskollegiet överlämnade i april 1988 till kommunfullmäktige den av revisionskontoret avgivna rapporten ”Översyn av den kommunala revisionen i Stockholm” (Bih 1988:2).

Kommunfullmäktige beslöt den 5 september 1988 (Utl 164) att en ny paragraf skulle tillföras revisionsstadgan om inrättande av särskild budgetberedning för revisorskollegiet och att förslag om resursförstärkning skulle tas upp i 1989 års budget. Det framlagda förslaget om verksamhetsinriktning och strukturorga- nisation godkändes. Fullmäktige uttalade sin anslutning till revisorskollegiets uttalande om förtroendemannaorganisation, information och kommunikation, förtroendevaldas kompetens, resurser samt koncernrevision.

Kommunfullmäktige beslöt den 16 december 1991 (Utl. 1991:245) om ändrad organisation vad avser förtroendemannarevision, om ändringar i revisionsstadgan bl.a. mot bakgrund av fullmäktiges beslut den 2 augusti 1991 (koncernutredningen del 2), att revisorskollegiet ska svara för samordning av koncernrevisionen i staden. Koncernrevisionens uppgift är att se till att hela stadens verksamhet omfattas av en samordnad och heltäckande revision utifrån fullmäktiges utgångspunkter. Samordningen gentemot aktiebolagen sker med stöd av personsamband – revisorer i bolagen utses bland förtroendevalda i revisorsgrupp med verksamhetsmässigt starkaste anknytning till respektive bolag. I koncernrevisionsarbetet biträds de förtroendevalda av revisionskontoret.

Kommunfullmäktige beslöt den 19 september 1996 om ändrad organisation vad avser förtroendemannarevisionen och om vissa ändringar i revisionsstadgan. Mot bakgrund av stadsdelsnämndreformen utökades antalet revisorsgrupper från tre till fyra. Revisionskontorets organisation bestod från den 1 juli 1992 av stab, kansli och fyra revisionsenheter. Den 1 april 2004 slogs de två revisionsenheterna som granskar stadsdelsnämnder samman till en enhet.

Kommunfullmäktiges presidium och revisorskollegiet genomförde gemensamt under hösten 2004 och våren 2005 en översyn av revisionen på kommunfull- mäktiges uppdrag. I september 2005 antog kommunfullmäktige ett nytt revisionsreglemente och gav samtidigt revisorskollegiet i uppdrag att återkomma med förslag till ny förtroendemannaorganisation att gälla från den 1 januari 2007. Kommunfullmäktige fastställde i juni 2006 en ny förtroendemannaorganisation och reviderat reglemente för Stadsrevisionen i Stockholms stad i enlighet med revisorskollegiets förslag. I beslutet har även nödvändiga förändringar beaktats till följd av riksdagens beslut i maj 2006 i enlighet med regeringens proposition 2005/2006:55 Stärkt revision och ansvarsprövning i kommuner och landsting. Den nya organisationen innebar att revisorerna fr.o.m. mandatperioden 2007-2010 organiseras i tre revisorsgrupper i stället för fyra med totalt 20 revisorer samt att ersättare inte längre utses. Den 15 juni 2006 fastställde revisorskollegiet en ny strukturorganisation för revisionskontoret för att biträda de förtroendevalda revisorerna. Den nya organisationen trädde i kraft den 1 oktober 2006. Kontoret var då indelat i ett kansli, en revisionsenhet för samordning och utveckling samt tre revisionsenheter som granskar stadens nämnder och bolag. Samtidigt beslutades också att en utvärdering av densamma skulle göras under hösten 2007.

Utvärderingen som genomfördes kom fram till att dåvarande strukturorganisation inte främjade kontorets utveckling och arbete. Mot denna bakgrund beslutade revisorskollegiet den 18 december 2007 att kontoret skulle få en ny organisation som trädde i kraft den 1 januari 2008. Förändringarna innebar att enheten för samordning och utveckling (ESU) upphörde och att enhetens uppgifter fördes över till stadsrevisor och andra enheter. Under stadsrevisorn fanns nu resurser för planerings- och utvecklingsfrågor, kommunikation, administrativt stöd samt resurser för revisionsinsatser. Härutöver fanns tre enheter för den revisionsverksamhet som bedrevs inom respektive ansvarsområde. Enhetscheferna ansvarade för all granskning inom respektive ansvarsområde.

I ärendet ”Omstrukturering och förnyelse av revisionskontoret” behandlat av revisorskollegiet 15 september 2009 konstaterades en övertalighetssituation vid revisionskontoret. Bakgrunden var bland annat de flera och omfattande förändringar som ägt rum i såväl närmiljö som i omvärld. Mot denna bakgrund beslutade revisorskollegiet att stadsrevisorn gavs i uppdrag att genomföra en översyn av kontorets detaljorganisation så att den bättre överensstämde med gällande förutsättningar. En viktig utgångspunkt var att skapa en flexibel arbetsorganisation med tydlig roll- och ansvarsfördelning, att stärka och utveckla samspelet mellan enheterna samt att ge goda förutsättningar för fortsatt utveckling av arbetsformer och kompetens. Revisorskollegiet beslutade om en ny arbetsorganisation för revisionskontoret den 20 november 2009 som innebar en ny arbetsorganisation bestående av två revisionsenheter. En enhet vars huvuduppgift var att ansvara för basgranskning och nämndspecifik granskning inom ansvarsområdet för revisorsgrupperna 1 och 2, det vill säga i huvudsak facknämnder. Därutöver en enhet med samma huvuduppgift men inom ansvarsområdet för revisorsgrupp 3, det vill säga i huvudsak stadsdelsnämnder. Arbetsledare var respektive enhetschef. Härutöver bildades en stab bestående av biträdande stadsrevisor, administrativ chef samt administratör/registrator. Arbetsledare var stadsrevisorn. Stabens huvudsakliga uppgift var att ansvara för samordning av revisionsplan, årsöversikt, samordning och styrning av bolagsrevisionen, ärenden till och sekreterarskap i revisorskollegiet, gemensamma kommunikationsfrågor samt administration (ekonomi, personal, diarium/arkiv, IT). Den nya arbetsorganisationen trädde i kraft den 1 januari 2010.

Förutsättningar fanns för att ta ytterligare ett steg i att anpassa arbetsorganisationen för en mer effektiv revision. Den 24 mars 2011 beslutade revisorskollegiet om en ny arbetsorganisation för revisionskontoret. De två revisionsenheterna avvecklades och ersattes med ett sammanhållet kontor utan enheter eller enhetsgränser vilket innebar att nämndsansvar, arbetsuppgifter och projekt bemannas utifrån kompetens och kunnande med hela kontoret som bas. Behov av att samordna revisionsområden som stadsdelsnämnder, facknämnder, bolag och större projekt löses genom befintlig organisation. Samordnarens roll är att samordna revisionsinsatser och resurser inom respektive revisionsområde i enlighet med den årliga revisionsplanen, ansvara för kvalitetssäkring inom respektive revisionsområde och ansvara för gemensamma bedömningskriterier och bedömningar inom respektive revisionsområde. Revisionskontoret gick in i den nya organisationen den 1 april 2011.

Organisation

De grundläggande bestämmelserna rörande revisionens organisation och bedrivande finns i kommunallagens 9 kapitel. Kompletterande bestämmelser är intagna i revisionsreglementet för Stadsrevisionen i Stockholms stad (Kfs. 2006:2).

Stadsrevisionen i Stockholm är ett samlingsnamn för de förtroendevalda revisorerna i revisorsgrupperna, revisorskollegiet och revisionskontoret.

Förtroendevalda revisorer
För granskning av den kommunala verksamheten väljer fullmäktige tjugo revisorer. Ersättare utses inte. Samtliga revisorer ingår i en revisorsgrupp som granskar kommunstyrelsen och eventuella fullmäktigeberedningar. Denna grupp har även till uppgift att övergripande följa och samordna revisions- verksamheten samt att svara för revisionens övergripande planeringsfrågor. För granskning av övriga nämnder utser fullmäktige två revisorsgrupper, en revisorsgrupp med elva revisorer (granskning av stadsdelsnämnderna) och en revisorsgrupp med nio revisorer (granskning av facknämnderna). Dessa revisorer utses ur den ovan angivna revisorsgruppen med tjugo revisorer. Mandattiden är fyra år.

Till uppdragen som ordförande respektive vice ordförande i de tre revisors- grupperna utses sex av revisorerna ur den ovan angivna revisorsgruppen med tjugo revisorer.

Revisorsgrupp 1 granskar kommunstyrelsen, valnämnden, skönhetsrådet, och servicenämnden. Dessutom svarar gruppen för övergripande planering och samordning av revisionen samt samordning av koncern- och bolagsgranskning och koncernövergripande frågor.

Revisorsgrupp 2 granskar exploateringsnämnden, fastighetsnämnden, idrottsnämnden, kulturnämnden, kyrkogårdsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden, stadsbyggnadsnämnden, trafik- och renhållningsnämnden samt utbildningsnämnden.

Revisorsgrupp 3 granskar samtliga stadsdelsnämnder, socialnämnden, arbetsmarknadsnämnden, äldrenämnden och överförmyndarnämnden.


Det åligger revisorerna att med biträde av sakkunniga årligen granska all verksamhet som bedrivs inom nämnder och fullmäktigeberedningar. Granskningen ska ske enligt lag, förordning, revisionsreglemente och andra av fullmäktige utfärdade föreskrifter och ha den omfattning som god revisionssed i kommunal verksamhet föreskriver. Revisorernas granskning ska utöver vad som uttryckligen sägs i 9 kap 9 § kommunallagen också inriktas på prövning av om beslut och åtgärder överensstämmer med lag och förordning, avtal och andra föreskrifter.

I den omfattning det behövs för revisionsarbetet har revisorerna och revisionskontoret rätt att ta del av protokoll, räkenskapsmaterial och andra handlingar som berör verksamheten, att få uppgifter och upplysningar av nämnderna och vederbörande förvaltningspersonal, att besöka arbetsplatser och anläggningar samt att inventera den egendom som nämnderna har hand om.

Minnesanteckningar förs från arbetet i revisorsgrupp. Anteckningarna justeras av revisorerna och överlämnas till revisorskollegiet sedan granskningen för året avslutats och revisionsberättelser lämnats. Ett revisionsår är tiden från
1 april ett år till 31 mars året efter.

Revisorerna ska snarast till nämnd framföra de synpunkter som föranleds av genomförda granskningar. De sakkunnigas rapporter ska biläggas revisorernas skrivelse. Nämnd ska underrättas när granskningen av verksamheten för året avslutats. Till underrättelsen fogas en kopia av revisionsberättelsen för nämnden. Revisorerna bör lämna revisionsberättelser senast före utgången av april månad året efter det revisionen avser. Revisionsberättelserna överlämnas till kommunfullmäktiges ordförande av ordförandena i respektive revisorsgrupp. Till revisionsberättelsen för kommunstyrelsen fogas lekmannarevisorernas granskningsrapporter och de revisionsberättelser som anges i 9 kap 16 3§ fjärde stycket kommunallagen. De sakkunnigas rapporter ska fogas till respektive revisionsberättelse. Kommunfullmäktige ska besluta i frågan om ansvarsfrihet före utgången av året efter det år som revisionen avser.

Till lekmannarevisorer med suppleanter i aktiebolag respektive revisorer med suppleanter i verksamhetsstiftelser, i vilka fullmäktige ska utse sådana, väljs någon av de revisorer som granskar kommunens verksamhet. Mandattiden är densamma som gäller för de juridiska personernas styrelser.

Revisorskollegiet svarar för förvaltningen av revisionsverksamheten inom stadsrevisionen. Revisorskollegiet består av 5 ledamöter och lika många ersättare. Ordförande i de tre revisorsgrupperna ingår i kollegiet. Till ordförande väljs ordföranden i den revisorsgrupp som granskar kommunstyrelsen. Till vice ordförande väljs ordföranden i den revisorsgrupp som granskar stadsdelsnämnderna. Revisorskollegiet sammanträder ca 5 gånger per år varvid protokoll förs.

Revisorskollegiet har vidare att i fråga om verksamheter, funktioner och dylikt, som berör flera nämnder, uppmärksamma behov av samband, samordning eller likformighet inom förvaltningen. Kollegiet får därvid framföra de synpunkter och förslag som kollegiet finner påkallade till kommunstyrelsen.

Då revisorskollegiets ledamöter inte på vanligt sätt direkt utses av kommunfullmäktige är kollegiet inte att anse som nämnd i kommunallagens mening. Dock ska i tillämpliga delar gälla vad som är föreskrivet kommuns styrelse i 16 kap 18, 19, 22-31 samt 33-37 §§ kommunallagen. För granskning av kollegiets administrativa förvaltning utser kommunfullmäktige fem revisorer, varav en ordförande.

Revisionskontoret
Revisionskontorets tjänstemän har i uppdrag att biträda de förtroendevalda revisorerna. Chef för revisionskontoret är stadsrevisorn. De sakkunniga biträder såväl kommunens revisorer som lekmannarevisorerna i kommunens bolag och revisorer i verksamhetsstiftelserna. Revisionskontorets viktigaste uppgift är att ge de förtroendevalda revisorerna/lekmannarevisorerna bästa möjliga faktaunderlag och stöd så att dessa kan göra en oberoende och opartisk ansvarsprövning. Revisionskontoret granskar stadens nämnder, styrelser och bolag. Granskningen resulterar i årsrapporter samt projektrapporter efter särskilda revisionsprojekt.

Kontroll

Skapad2015-11-09 16:45:34
Senast ändrad2020-06-04 12:11:46