Sök i arkiven
Genvägar MENY

bild
Arkiv

Myndigheten för Kvalificerad Yrkesutbildning (KY-myndigheten) 2001 - 2009


Grunddata

ReferenskodSE/RA/420762
Länk till postenhttps://sok.riksarkivet.se/arkiv/4camj2p6daQorZLTzMtva3
ExtraID420762
Omfång
28,9 Hyllmeter  (-)
ArkivinstitutionRiksarkivet i Stockholm/Täby (depå: Arninge, Riksarkivets digitala arkiv)

Innehåll

Inledning (äldre form)Arkivbeskrivning för
Myndigheten för kvalificerad yrkesutbildning (KY-myndigheten) 2001-2009



Myndigheten för kvalificerad yrkesutbildning startade sin verksamhet den 1 oktober 2001 och upphörde
den 30 juni 2009. Kvalificerad yrkesutbildning kom dock ingång redan hösten 1996 som en försöks-
verksamhet under Kommittén för kvalificerad yrkesutbildning. Riksdagen fattade i maj 2001 beslut om
att låta försöksverksamheten bli permanent. Myndigheten för kvalificerad yrkesutbildning lokaliserades
till Hässleholm i Skåne.

Fram till årsskiftet 2001/2002 arbetade myndigheten tillsammans med KY-kommittén med att överta ansvaret för kvalificerad yrkesutbildning. Myndigheten tog över administrationen av de pågående utbildningarna den 1 januari 2002.

Kvalificerad yrkesutbildning blev den 1 januari 2002 en statligt finansierad, reguljär postgymnasial utbildningsform med syfte att tillmötesgå ett behov av specifik yrkeskompetens i arbetslivet. Utbild-
ningarna bedrevs i nära samarbete med arbetslivet.


Myndighetens organisation och arbetsuppgifter och sambandet mellan myndighetens arbetsuppgifter
och viktigare handlingar och ärendeslag

Myndigheten hade en platt linjeorganisation med två avdelningar, den administrativa avdelningen och utbildningsavdelningen. De två avdelningscheferna var direkt underställda generaldirektören. Myndig-
heten hade också en styrelse och en myndighetsstrateg.


Styrelse och ledning

Myndighetens generaldirektör var ordförande i styrelsen. Styrelsen beslutade om bokslut och årsredo-
visning och kontrollerade hur myndigheten skötte uppdraget den fått från regeringen. Styrelsen fattade
också det slutgiltiga beslutet om vilka ansökningar som skulle få statsbidrag. Styrelsens protokoll finns
i serie A 1. Övriga handlingar som rör styrelsen finns i serie F 1, diarieplansbeteckning 01 Ledning,
styrelse. Även årsredovisningarna återfinns i serie F 1, diarieplansbeteckning 04 Ekonomisk redovisning.

Myndigheten hade en myndighetsstrateg de första åren av sin verksamhet. Myndighetsstrategen hade
som uppgift att ge stöd åt myndighetens generaldirektör beträffande den långsiktiga planeringen av
statsbidragen.


En ledningsgrupp hade till uppgift att arbeta med prioritering och planering av myndighetens arbete
under ledning av generaldirektören. Dess uppgift var också att arbeta för att myndighetens verksamhet
bedrevs författningsenligt. Ledningsgruppen var huvudansvarig för arbetsförhållandena vid myndigheten.
Ledningens protokoll och minnesanteckningar återfinns i serie A 2.






Utbildningsavdelningen

Utbildningsavdelningen ansvarade för verksamhetsgrenarna tillsyn, utveckling och kvalitetssäkring. Detta innebar att avdelningen skulle utföra tillsynsbesök på pågående utbildningar, handlägga ansökningar från utbildningsanordnare och ge stöd åt anordnarna. Utbildningsavdelningen skulle hantera inkommande synpunkter och frågor från studerande och utvärdera kvaliteten på kvalificerad yrkesutbildning. Arbetet
med utveckling innebar att myndigheten skulle stödja och underlätta för utbildningsanordnare att erbjuda kvalificerad yrkesutbildning i flexibla studieformer som deltidsstudier eller distansstudier. Dessutom
innebar utvecklingsarbetet att sträva efter att utbildningarnas innehåll och geografiska spridning an-
passades till arbetsmarknadens behov.

Tillsyn innebar att myndigheten kontrollerade att utbildningarna levde upp till lagens krav och utbild-
ningsplanens. Målsättningen var att varje utbildning skulle få minst ett tillsynsbesök cirka ett år efter start. Ytterligare tillsynsbesök kunde genomföras om studerande kontaktade myndigheten för att påpeka brister
i utbildningen. Handlingar med studerandes synpunkter återfinns i serie F 3 B, diarieplansbeteckning 21 Synpunkter, studerande och 22 Övriga synpunkter. Det var dock utbildningsanordnarna som hade det fulla juridiska och ekonomiska ansvaret för kvaliteten i de utbildningar som de bedrev. Utbildningsanordnaren kunde vara t.ex. en kommun, en högskola,, ett landsting eller ett företag.

Utbildningens längd varierade mellan ett och tre år och fanns inom många olika yrkesområden. Cirka en tredjedel av utbildningstiden bestod av praktik på en arbetsplats, s.k. LIA (lärande i arbete).

Ett genomfört tillsynsbesök avslutades alltid med ett uppföljningssamtal med den ansvariga utbildnings-
anordnaren då man diskuterade utbildningens förtjänster och brister. Vid detta uppföljningssamtal skulle också minst en ledningsgruppsrepresentant från arbetslivet och en studeranderepresentant vara närvarande.

Tillsynsrapporten och tillsynsbeslutet är normalt formella dokument. De finns i serie F 3 A, Ansöknings-
och tillsynsärenden. När en utbildning visade påtagliga brister anmodades anordnaren att vidta mer eller
mindre specificerade åtgärder och återrapportera dem. Oftast genomfördes i dessa fall också en förnyad
tillsyn.

Normalt kunde utbildningsanordnare söka statsbidrag för att bedriva kvalificerad yrkesutbildning en
gång per år. Tidpunkten inföll vanligtvis kring den 1 september. Varje ansökan lästes och bedömdes
av två handläggare oberoende av varandra. Bedömningen gjordes utifrån ett antal kvalitetskriterier:
arbetslivets behov av kompetensen, arbetslivets engagemang och medverkan i den specifika utbild-
ningen, utbildningsanordnarens kvalitetssäkringsförmåga, utbildningsanordnarens organisations-
förmåga samt utbildningsanordnarens förmåga att motverka könsbundna val och social snedrekrytering.
Detta var en viktig del av kvalitetssäkringen. När en ansökan blivit bedömd av två handläggare på
ovannämnda sätt skedde sedan en ingående diskussion om eventuella avvikelser i bedömningen. Om handläggarna inte kunde enas fick avdelningschefen avgöra. Då samtliga ansökningar blivit bedömda
skedde en genomgång i hela myndighetens handläggargrupp, då de bästa ansökningarna prioriterades
och man också gjorde en analys av den regionala fördelningen av utbildningar samt utbudet inom
respektive bransch.






Myndighetens styrelse fattade slutgiltigt beslut om vilka ansökningar som skulle få statsbidrag. En lista
över de prioriterade ansökningarna offentliggjordes på myndighetens webbplats (www.ky.se) och via pressmeddelande. Både de ansökningar som beviljats och de som fått avslag fick därefter ett enskilt
beslut. Enligt förordningen (SFS 2001:1131) om kvalificerad yrkesutbildning kan ett beslut om avslag
på en ansökan inte överklagas.


Varje utbildning som fick statsbidrag gavs ett utbildningsnummer. Dessa utbildningsnummer användes
i diarieföringssystemet W3D3 där de ärenden som rörde en viss utbildning försågs med respektive utbildningsnummer. Systemdokumentation till W3D3 återfinns i serie C 2.

För varje kvalificerad yrkesutbildning skulle det finnas en utbildningsplan. Innehållet till denna återfinns
till stor del i den ansökan som ligger till grund för myndighetens beslut om statsbidrag. Ofta krävdes en
viss komplettering av informationen i ansökan innan en utbildningsplan kunde fastställas. Utbildnings-
planen kan betraktas som ett slags kontrakt mellan KY-myndigheten och respektive utbildningsanordnare. Beviljade ansökningar om statsbidrag och utbildningsplaner återfinns i seri F 3 A.

Utbildningsplanen är ett viktigt dokument som beskriver utbildningens innehåll och genomförande. Den
är ett viktigt redskap i myndighetens arbete med kvalitetsgranskning och tillsyn över utbildningarna. Utbildningsplanen ligger till grund för beslutet om statsbidrag och myndigheten hade till uppgift att se
till att den efterlevdes.

Det krävdes också att varje utbildning hade kursplaner, en kursplan för varje kurs inom utbildningen.
Dessa fastställdes inte av myndigheten utan av utbildningens ledningsgrupp som var ansvarig för
innehållet i kursplanerna. Kursplaner finns inte i KY-myndighetens arkiv.

Examensbevis och utbildningsbevis delades ut av utbildningsanordnare och inte av KY-myndigheten.
I KY-myndighetens arkiv finns alltså varken exemensbevis eller utbildningsbevis. Sammanställningar
av betyg och examina inrapporterades till myndigheten, dessa sammanställningar har dock överförts
till Myndigheten för yrkeshögskolan.

Från och med hösten 2006 fanns KY-utbildning som uppdragsutbildning. Bekräftelser och beslut
angående uppdragsutbildning återfinns i serie F 3 B, diarieplansbeteckning 23 Uppdragsutbildning.

Övriga handlingar från utbildningsavdelningen angående utbildningar återfinns också i serie F 3 B, diarieplansbeteckning 29 Övrigt. Där finns bl.a. ansökningar om extra statsbidrag till funktions-
hindrade studerande och myndighetens beslut angående dessa ansökningar. Myndigheten kunde
ge statsbidrag till sådant som hjälpmedel och viss stödundervisning,



Administrativa avdelningen

Den administrativa avdelningen ansvarade bl.a. för bokslut och administration av statsbidrag. Administra-
tiva avdelningen transfererade statsbidrag till utbildningsanordnare samt hanterade ekonomisk uppföljning
av denna verksamhet. Utbildningsanordnarna skickade in rekvisitioner för att få statsbidrag två gånger per år. Bidrag betalades ut månadsvis i efterskott baserat på studerandeantalet tre veckor efter utbildningens start och var sjätte månad därefter. Rekvisitionerna gallras efter tio år. Huvudbokföring och grundbokföring sköttes av Kammarkollegiet och bevaras i serie G 2, Uttag ur ekonomisystemet Agresso.

Admininstrativa avdelningen genomförde regelbundet olika kontroller av utbildningsanordnare inför
beslut om nya utbildningar för att statsbidrag inte skulle utbetalas felaktigt. Man kontrollerade t.ex.
regelbundet de utbildningsanordnare som i ansökan begärde högre bidrag än myndighetens schabloner.


Administrativa avdelningen hade ett delansvar för tillsyn, utveckling och kvalitetssäkring. Man administrerade enkäter till de studerande i samband med tillsyn. Dessa enkäter finns i serie F 3 A. Den administrativa avdelningen ansvarade för att utifrån statistiskt och ekonomiskt underlag redovisa och analysera såväl ansökningar till som beslutade kvalificerade yrkesutbildningar och att redovisa data om
de studerande.

Den ansvarade också för kommunikation, personal, arbetsmiljö, upphandling, säkerhet, IT- och kontors-
service. Handlingar som rör dessa ämnen (administration och stödverksamhet) återfinns i serie F 2. Personalakter återfinns i serie F 4.

Att den ansvarade för kommunikation innebar att den skulle sprida kunskap om kvalificerad yrkes-
utbildning till utbildningsanordnare, studie- och yrkesvägledare, arbetslivet och potentiella studerande.
Man producerade tryckt informationsmaterial som finns bevarat i serie B 1. Kontorsservice innebar
diarieföring, posthantering, konferensverksamhet, telekommunikation och arkivering.

Den administrativa avdelningen ansvarade för myndighetens webbsida, (www.ky.se).

KY-myndigheten var fr.o.m. den 1 oktober 2008 värdmyndighet för Nordiskt nätverk för vuxnas lärande (NVL). Tidigare var Nationellt centrum för flexibelt lärande (CFL) värdmyndighet för NVL. Både CFL
och KY-myndigheten bidrog med resurser för att stödja NVL:s verksamhet. Handlingar från NVL åter-
finns diarieförda i W3D3. NVL var ett nordiskt samarbete styrt av Nordiska ministerrådet. NVL hade till uppdrag att stärka och utveckla det nordiska samarbetet inom sektorn vuxnas lärande. Handlingarna från NVL återfinns i serie F 2, diarieplansbeteckning 16 Nordiskt nätverk för vuxnas lärande.



Sökingångar i arkivet

Förutom arkivförteckningen är diarieföringssystemet W3D3 den viktigaste sökingången till arkivet. Diarieplanen är också en sökingång.

Ärenden i arkivet är arkiverade i diarienummerordning bortsett från serie F 3 A där ärendena är
arkiverade i dossierer efter utbildningsnummer. Inom dossiererna i serie F 3 A är ärendena arkiverade
i diarienummerordning bortsett från ärenden rörande tillsyn och kvalitetsrevision som återfinns sist i
dossiern.



Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess

Myndigheten hade en sekretessöverenskommelse med SCB som faller under 9 kap 4 § Sekretesslagen (1980:100).

Myndigheten sekretessbelade delvis handlingar rörande "Ansökan om extra statsbidrag för funktions-
hindrade" förfrågningar om extra medel, enligt 7 kap 1 § Sekretesslagen.

Gallringsregler


Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS) 2003:3.

Riksarkivets författningssamling (RA-FS) 1997:6.

Riksarkivets författningssamling (RA-FS) 2004:1.

Riksarkivets författningssamling (RA-FS) 2004:2.

Riksarkivets författningssamling (RA-FS) 2004:3.

Riksarkivets författningssamling (RA-FS) 2006:5.



Ansvarig för arkivverksamheten

Formellt arkivansvarig var generaldirektören och formell arkivredogörare var GD-sekreterare/registratorn vid myndigheten.




2010-03-08

Kontroll

Skapad2010-05-05 09:32:08
Senast ändrad2017-01-17 12:53:55