Sök i arkiven
Genvägar MENY

bild
Arkiv

Utbildningsförvaltningen


Grunddata

ReferenskodSE/SSA/2940
Länk till postenhttps://sok.riksarkivet.se/arkiv/CCQL1z3ZGw36vlhAXb4rn5
ArkivinstitutionStockholms stadsarkiv
Arkivbildare/upphov
Utbildningsnämnden i Stockholm
Kategori: Kommunal myndighet

Innehåll

Inledning (äldre form)Utbildningsförvaltningen – 1999-



VERKSAMHETSBESKRIVNING
Utbildningsförvaltningen ansvarar för grundskola, inklusive förskoleklass, obligatorisk särskola och skolbarnomsorg, gymnasieskola, gymnasiesärskola, komvuxutbildning, särvux, undervisning i svenska för invandrare (fram till 1 januari 2009) och K.Y. Inom förvaltningen återfinns också enskild/fristående verksamhet inklusive interkommunala ersättningar, skolhälsovård och elevvård. Förvaltningens huvuduppgift är att utforma mål och riktlinjer för verksamheterna samt fördela uppdrag och budgetmedel, svara för chefsförsörjning, personalutbildning, lokalförsörjning, IT samt svara för uppföljning och utvärdering.

Utbilningsförvaltningen lyder under utbildningsnämnden. Förvaltningen leds av förvaltningschefen och består av nio avdelningar: grundskoleavdelningen, gymnasieavdelningen, vuxenutbildningsavdelningen, avdelningen för enskilt driven och fristående verksamhet, kvalitetsavdelningen, ekonomi- och lokalavdelningen, personalavdelningen, administrativa avdelningen och uppdragsavdelningen.


HISTORIK
Skolväsendet startade under 1600-talet när det inrättades så kallade barndoms- eller kyrkskolor i samtliga av huvudstadens församlingar. En enhetlig ordnad skolundervisning kom med 1842 års allmänna folkskolestadga som föreskrev obligatorisk folkundervisning och upprättande av folkskolor i varje församling. Skolorganisationen har skiftat under åren och den kyrkliga inblandningen upphörde först 1950-talet när skolstyrelselagen trädde i kraft den 1 juli 1958. Nya bestämmelser utfärdades beträffande landets skolväsen och dess ansvar genom kommunala skolstyrelser. Församlingarnas skolråd upphörde i och med detta. Den nyinrättade skolstyrelsen övertog tidigare direktions arbetsuppgifter.

Den 1 juli 1964 blev Stockholms skoldirektion huvudman för kvällsgymnasierna i Stockholm vilket från och med 1 juli 1968 bedrivits enligt vuxenutbildningsstadgan. Från 1 juli 1969 underställdes den kommunala vuxenutbildningen skoldirektionen. Kommunalfullmäktige beslöt 1982 att Stockholms skoldirektion skulle benämnas Stockholms skolstyrelse. Ett nytt beslut togs 1994 att skolstyrelsen skulle upphöra och i stället inrättades en grundskolestyrelse och en arbetsmarknads- och utbildningsnämnd (ARUN) den 1 januari 1995. Till ARUN:s ansvarområde fördes gymnasieskola, komvux, svenska för invandrare, arbetsmarknadsfrågor (från beredskapsarbetsbyrån) och flykting- och invandrarfrågor (från invandrarnämnden).

Den 14 december 1998 beslöt kommunalfullmäktige att arbetsmarknads- och utbildningsnämnden från och med den 1 januari 1999 skulle avvecklas och ersättas av en utbildningsnämnd. Den nyinrättade utbildningsnämnden fick det fulla ansvaret för de frivillaga skolformerna. Nämnden fick även överta ansvaret för särskola, skolhälsovård, S:t Örjans skolor samt elevvården från resursnämnden. Ansvaret för samtliga ärenden angående enskilt driven förskoleverksamhet, förskoleklass, grundskola och skolbarnsomsorg överfördes till utbildningsnämnden från stadsdelsnämnderna. Även ansvaret för ärenden rörande interkommunala ersättningar för förskola och grundskola överfördes till nämnden.

Den obligatoriska särskolan övergick 2005 till att bli respektive stadsdelsnämnds ansvar detta ändrades åter igen med den nya organisationen som trädde i kraft 1 juli 2007. Då överfördes bland annat den obligatoriska särskolana från stadsdelsförvaltningarna till utbildningsförvaltningen. År 2011 övergick vuxenutbildningen till arbetsmarknadsnämnden.


OM ARKIVET
Till Stockholms stadsarkiv har endast digitala handlingar levererats. Dessa leveranser har förtecknats dels under enligt allmänna arkivschemat i serie A 3 EB och dels enligt verksamhetsprocesserna under 6.2, 2.5.2 och 7.3.


Tillägg avseende leverans av patientjournaler från Stockholms skolors ungdomsmottagning:

Våren 2022 överlämnade Utbildningsförvaltningen patientjournaler till Stadsarkivet från systemet PMO. Leveransen är diarieförd med diarienummer SSA 2020/6920. Journalerna är i huvudsak upprättade åren 2005-2020 av Stockholms stads ungdomsmottagning (SKUM) och de omfattas av personer födda 1917-2017. Leveransen skedde efter att systemet PMO tagits ur drift och avställts. Även ungdomsmottagningsverksamheten var då upphörd.
På Stadsarkivet förvaras endast journaler och bilagor av digitalt format. Kvar hos Utbildningsförvaltningen finns analoga journaler som upprättats 1970-2004 och som omfattar födelseåren 1955-1994. För personer födda 1955-1994 kan därför journalen finnas antingen hos Utbildningsförvaltningen (analogt) eller i e-arkivet (digitalt) eller på båda ställena.

I Utbildningsförvaltningens arkivbildning 1999-2013 (SE/SSA/2940/01) redovisas journalerna i serie E 1 BBC (Ungdomsmottagningens journaler). Den serien har i sin helhet överförts till arkivbildningen från 2014 (SE/SSA/2940/02) och dess process 7.3 (Erbjuda ungdomsmottagning). Samtliga journaler från hela verksamhetsperioden (2005-2020) är därför arkiverade tillsammans i process 7.3 under Utbildningsförvaltningens arkivbildning från 2014.

Sekretess:
Journalerna och bilagorna omfattas av sekretess enligt OSL 25 kap. 1 §. Sekretessen gäller i högst 70 år från sista anteckning i journal.

Att tänka på vid utlämnande:
Journalerna omfattas av sekretess enligt OSL 25 kap. 1 §. Sekretessen gäller i högst 70 år från sista anteckning i journal.
Hos utbildningsförvaltningen förvaras pappersjournaler som upprättats under åren 1970-2004 och omfattar patienter födda år 1955-1994. I e-arkivet finns digitala journaler som har upprättats under åren 2005-2020 och omfattar födelseåren 1917-2017. Om begäran om utlämnande gäller patient född mellan 1955-1994 måste sökning alltså göras både i e-arkivet och bland utbildningsförvaltningens analoga journaler.

Gallring/Bevarande:
Samtliga journaler bevaras. Loggar gallras 5 år efter sista anteckning.
I leveransen har också ingått åtkomst- och aktivitetsloggar för journalsystemet. Dessa ska gallras 5 år efter sista notering i ärendet enligt gallringsbeslut SSA 2022:03.

Beståndsinformation:
Beståndet omfattar fem olika journaltyper som upprättats under åren 2005-2020: administrativ journal, medicinsk journal, psykologjournal, kuratorjournal samt dietistjournal. Förutom den löpande informationen som förs in i journalerna hanteras ett antal dokument som kopplas till journalerna. Dessa utgörs av upprättade dokument som skapats i systemet samt inkomna dokument som skannats in och kopplats till patientjournalen.

Motsvarande journaltyper som upprättats före 2005 finns på papper i utbildningsförvaltningens arkiv. Det finns ingen gränsdragning mellan digitalt eller pappersmaterial i sortering efter personnummerordning. Brytningen mellan pappersjournaler och digitala journaler sker 2004/2005 och en person som har besökt ungdomsmottagningen både före och efter 2005 har därför både en pappersjournal och en digital journal.

Varje journal har exporterats ur källsystemet i både PDF/A-format och XML-format och båda varianterna av filerna har arkiverats i e-arkivet för att underlätta både läsbarhet och göra dem maskinellt hanterbara. Innehållet är identiskt i båda varianterna.

Ungdomsmottagningens journaler är förtecknade i process 7.3 i Utbildningsförvaltningens centrala förvaltnings bevarandeförteckning, enligt gällande klassificeringsstruktur från år 2013.

Verksamhetsbeskrivning:
Ungdomsmottagningen har funnits sedan 1970. Ungdomsmottagningen hette från början Rådgivningsbyrån för sex och samlevnad, initiativtagare var dåvarande skolöverläkaren Sven Ivar Rollof. Från början låg mottagningen på Kungsgatan 37. 1980 byter Rådgivningsbyrån namn till Stockholms skolors ungdomsmottagning (SKUM). Samma år flyttade mottagningen till Sveavägen 108. 1986 flyttade mottagningen igen till Kungsholmstorg 13 A. 1998 flyttade SKUM till Observatoriegatan 18 och har därefter varit kvar i lokalerna till nedläggningen. SKUM har varit en del av Skolhälsan. 2017 blev SKUM en egen enhet inom avdelningen för stöd kring lärande och elevhälsa (ALE), Utbildningsförvaltningen. Ungdomsmottagningen har till uppgift att förmedla kunskap, ge information, stöd och behandling/ tidiga insatser inom området sexuell, reproduktiv, psykisk och psykosocial hälsa. Uppdraget omfattar även att bedriva ett utåtriktat hälsofrämjande arbete för att informera elever om det stöd de kan få via ungdomsmottagningen. Verksamheten vänder sig till alla ungdomar upp till och med 22 års ålder.

SKUM har haft anställda barnmorskor, sjuksköterskor, gynekologer, psykiatriker, allmänläkare, kuratorer, psykologer, dietist, administratörer samt konsulter inom venereologi och barn- och ungdomsmedicin. SKUM lades ned 2020-12-31 då ungdomsmottagningsverksamheten i Stockholm omorganiserades. All ungdomsmottagningsverksamhet sker från 2021 i samverkan mellan Region Stockholm och stadsdelsnämnderna.

Historik:
Ungdomsmottagningen använde journalsystemet Journal III (leverantör Profdoc AB) under åren 2005-2010. Från och med 2011 är journalerna är upprättade i journalsystemet Profdoc Medical Office (PMO) i form av en s.k. molntjänst, Software as a service (SaaS). Vid systemskiftet migrerades alla journaler upprättade i Journal III till PMO och ingår därmed i detta bestånd.


Stockholms stadsarkiv 2016-09-19
Solveig Larsson

Tillägg samt justeringar av Johannes Eriksson 2022-05-04



KÄLLOR:
Stockholms kommunalkalender, e-arkiv Stockholm

Kontroll

Skapad2016-04-25 13:58:29
Senast ändrad2022-09-27 13:54:19