Arkiv

Stockholms arbetsmarknadsförvaltning 2011-2017

Grunddata

Referenskod	SE/SSA/4814/01
Länk till posten	https://sok.riksarkivet.se/arkiv/WaqIDOV9P42Mbe2kEleno3
Villkor	Ja
Villkorsanm	Personakterna omfattas av sekretess enligt OSL 26 kap 1 § (Socialtjänst med mera) samt känsliga personuppgifter enligt GDPR.
Arkivinstitution	Stockholms stadsarkiv

Innehåll

Inledning (äldre form)

ARKIVBESKRIVNING ARBETSMARKNADSFÖRVALTNINGEN 2011-2017

FÖRVALTNINGENS ORGANISATION MED HISTORIK

Arbetsmarknadsförvaltningen
Verksamhetstid: 2011-07-01 – 2017
Tid för arkivhandlingar: 2008-2016

Under 2011 skapades en ny arbetsmarknadsförvaltning, där samlas stadens arbetsmarknadsåtgärder under en förvaltning. Vid bildandet av arbetsmarknadsförvaltningen flyttades ett antal verksamheter från andra förvaltningar.

Från socialtjänst- och arbetsmarknadsförvaltningen flyttades verksamheterna Jobbtorg, Jobbstart, Krami, Rekryteringsprogrammet, Centrum för samhällsorientering samt utbildning i svenska för invandrare, sfi.

Från utbildningsförvaltningen flyttades den kommunala vuxenutbildningen.

Arbetsmarknadsförvaltningen har ansvar för verksamhetsområdena kommunal vuxenutbildning (komvux), särskild utbildning för vuxna (särvux), stadens yrkeshögskoleutbildningar (yh), utbildning i svenska för invandrare (sfi) samt stadens arbetsmarknadsåtgärder. Därutöver ansvarar nämnden för:

- Stadsövergripande samordning och uppföljning av stadsdelsnämndernas arbetsmarknadsinsatser för de målgrupper som inte omfattas av Jobbtorg Stockholm

- Stadsövergripande samordning för Skyddat arbete hos offentlig arbetsgivare, OSA.

- Stadsövergripande samordning av sommarjobb för ungdomar.

- Samordning för stadens insatser gällande flyktingmottagning. I ansvaret ingår även samordningen av stadsdelsnämndernas återsökning av statsbidrag för vissa flyktingar.

- Samordning och utförande av regiongemensam samhällsorientering för nyanlända invandrare.

- Samordning av det kommunala uppföljningsansvaret för 16-19 åringar för de delar som inte ligger under utbildningsnämndens ansvarsområde, och för den samordning som krävs med andra nämnder.

- Samordningsansvar för stadens samverkan med Arbetsförmedlingen.

- Nämnden har ansvar för att utifrån minoritetslagstiftningen samråda med och erbjuda insatser till de nationella minoriteterna inom ramen för de verksamheter nämnden ansvarar för.

Styr- och stödverksamheter
Staber

De stödjande verksamheterna är fördelade i fem staber:
- Staben för utveckling och utredning arbetar stabsövergripande med utvecklingsuppdrag. Arbetet sker integrerat med respektive berörda verksamheter. Under utveckling och utredning finns bl.a. Enheten för extern arbetsgivarsamverkan (EFAS), som arbetar med att strategiskt samordna arbetet med externa arbetsgivarkontakter, samt att utveckla och applicera social hänsyn i stadens upphandlingar.
- Staben för kommunikation och IT som utöver förvaltningens kommunikation ansvarar för systemförvaltning och utveckling av e-tjänster.
- Ekonomistaben ansvarar för budgetuppföljning och redovisning samt även för förvaltningens upphandlingsverksamhet, EU-projekt och ILS-samordning.
- HR-staben ansvarar för hanteringen av bland annat rekrytering och övriga personalfrågor.
- Administrativa staben har i uppdrag att ge administrativt stöd till ledning chefer och verksamheter. Här finns nämndsekretariat, arkiv och registratur.

Kärnverksamheter
Jobbtorg Stockholm

Ansvarig nämnd i staden:
2008 - Stadsledningskontoret
2009 - 2010 Socialtjänst- och arbetsmarknadsnämnden
2011 - Arbetsmarknadsnämnden

Jobbtorg Stockholm är den gemensamma ingången för jobbsökande med försörjningsstöd till stadens arbetsmarknadsinsatser. Avdelningen svarar för samordning av arbetsmarknadsfrågor. I avdelningen ingår fem lokala vuxentorg, två ungdomstorg, Fokus Unga samt Jobbstarts tre utförarenheter.

Lokala jobbtorg finns i Farsta/Skärholmen, Medborgarplatsen, Vällingby, Kista, Unga Globen/Skärholmen, Unga Kista, Fokus Unga i stadens centrum. Jobbstarts tre enheter har verksamheter runt om i staden, från Söder till Väster- norrort.

Verksamheten Alfa övergick från socialtjänstförvaltningen till arbetsmarknadsförvaltningen 1 januari 2017. Verksamheten ligger under Jobbtorg City.

Jobbstart Stockholm

Ansvarig nämnd i staden:
1983-1996 Sociala distriktsnämnden
1997-1998 Arbetsmarknads- och utbildningsnämnden
1999-2008 Socialtjänstnämnden
2009-2010 Socialtjänst- och arbetsmarknadsnämnden
2011- Arbetsmarknadsnämnden

Jobbstart erbjuder arbetsförberedande och yrkesinriktade insatser. De övergripande målen är att förbereda och förbättra möjligheterna för personer med arbetsrelaterad problematik, långtidsarbetslösa, och unga som riskerar att hamna utanför den vanliga arbetsmarknaden. Man hjälper dessa grupper genom arbetslivsinriktad rehabilitering, yrkesinriktad praktik, yrkeskurser och jobbsökarverksamhet. Jobbstart erbjuder även arbetsträning för personer som har svårt att etablera sig på arbetsmarknaden. Jobbstarts tre enheter är Jobbstart Anställningar och samordning, Jobbstart Matchning och stöd samt Jobbstart Arbetsplatser.

Centrum för samhällsorientering
Ansvarig nämnd i staden:
x – 2010 Socialtjänst- och arbetsmarknadsnämnden
2011- Arbetsmarknadsnämnden

Från den 1 december 2010 ansvarar kommunen för att ge samhällsorientering till vissa nyanlända invandrare.

25 kommuner i Stockholms län och Håbo kommun i Uppsala län samverkar sedan 2010 kring samhällsorienteringen.
Samverkan sker genom ett gemensamt kansli med placering i Stockholms stad, placerad under arbetsmarknadsförvaltningen, och genom en samordnad upphandling av samhällsorientering för vissa nyanlända invandrare i de samverkande kommunerna.

Samhällsorientering är en utbildning för den som är ny i Sverige och har eller kommer att få etableringsplan på Arbetsförmedlingen eller som har anmälts av kommunen inom ramen för den utökade målgruppen. Utbildningen ger kunskap om hur samhället fungerar och hur man ska göra för att snabbt komma in på arbetsmarknaden och i samhällslivet.

Vuxenutbildning Stockholm
Ansvarig nämnd i staden:
1994-1998 Arbetsmarknads- och utbildningsnämnden
1999-2010 Utbildningsnämnden
2011- Arbetsmarknadsnämnden

Vuxenutbildning Stockholm ansvarar för stadens vuxenutbildning avseende grundläggande- och gymnasial vuxenutbildning, särvux samt stadens eftergymnasiala utbildningar inom Yrkeshögskolan. Kommunal vuxenutbildning bedrivs av en mångfald upphandlade utbildningssamordnare samt några enheter inom egen regi. Sedan maj 2017 ingår även svenska för invandrare (SFI) i vuxenutbildning Stockholm.

Vuxenutbildningscentrum på Rosenlundsgatan ansvarar för all studievägledning, ansökningar och antagningar till den kommunala vuxenutbildningen och svenska för invandrare samt tester och nivåbedömningar.

2017 fanns tre enheter i egen regi: Åsö vuxengymnasium, Frans Schartaus Handelsinstitut och Lärvux (särskild utbildning för vuxna) Enheterna har egen arkivbildning och informationsredovisning, se nedan. För information om enheterna hänvisas till respektive enhets arkiv eller Stockholms stadsarkiv.

SFI Stockholm
Svenska för invandrare (SFI)
Ansvarig nämnd i staden:
1994-1998 Arbetsmarknads- och utbildningsnämnden
1999-2008 Utbildningsnämnden
2009-2010 Socialtjänst- och arbetsmarknadsnämnden
2011- Arbetsmarknadsnämnden

SFI Stockholm svarar för stadens svenskundervisning för invandrare. Fram till maj 2017 har SFI Centrum ansvarat för administrationen men har efter en omorganisering slagits samman med komvuxcentrum. Undervisningen bedrivs av en mångfald upphandlade utbildningssamordnare samt några enheter inom egen regi.

2017 fanns tre enheter i egen regi: SFI Söderort, SFI Västerort och Stockholms intensivsvenska för akademiker – SIFA.

SFI Stockholms arkivhandlingar från åren 2009-2017 ingår i Arbetsmarknadsnämndens centrala arkivbildning.

Verksamheter under Arbetsmarknadsförvaltningen som är egna arkivbildare
En del av de verksamheter som ligger under Arbetsmarknadsnämnden är egna arkivbildare, vilket innebär att deras bevarandematerial hanteras separat från övriga AMF.

Utförare av vuxenutbildning:
Frans Schartaus Handelsinstitut, Åsö vuxengymnasium och Lärvux.

Åsö vuxengymnasium (SE/SSA/3011), Frans Schartaus Handelsinstitut (SE/SSA/1349A) och Lärvux (särskild utbildning för vuxna) (SE/SSA/2099). Enheterna har egen arkivbildning och informationsredovisning. För information om enheterna hänvisas till respektive enhets arkiv.

SÖKINGÅNGAR, ARKIVETS UPPBYGGNAD, REGELVERK OCH GALLRING
Viktigare handlingstyper och sökingångar:

För arbetsmarknadsförvaltningens handlingar gäller den nya processorienterade klassificeringsstrukturen med ny diarieplan och bevarandeförteckning. Bevarandeförteckningen, hanteringsanvisningarna med tillhörande dokumentation samt diariet är de sökingångar som i första hand används för att söka efter en handling. Här framgår till vilket verksamhetsområde samt under vilken process som handlingarna återfinns. Nedan följer exempel på handlingstyper som uppkommer i arbetsmarknadsförvaltningens verksamhetsområden.

1. Styra, planera och följa upp
Nämndens protokoll, samverkansprotokoll och diarieförda handlingar.
2. Ge verksamhetsstöd
Personalhandlingar, ekonomihandlingar, upphandlingsärenden, handlingar rörande arkiv och informationshantering, handlingar rörande säkerhet och förvaltning av verksamhetssystem.
3. Utföra arbetsmarknadsåtgärder
Personakter som uppkommer i jobbtorgens verksamheter
4. Samordna vuxenutbildning
Betygskataloger, kopior av betyg
5. Utföra vuxenutbildning
Nationella prov
6. Samordna svenska för invandrare (SFI)
Betygskataloger, kopior av betyg
7. Utföra utbildning i svenska för invandrare (SFI)
Nationella prov
8. Bedriva samhällsorientering för nyanlända
Kursintyg för personer som genomgått utbildning i samhällsorientering
för nyanlända

Verksamhetssystem
Nedan följer en lista över arbetsmarknadsförvaltningens viktigare verksamhetssystem. De system man tidigare använt för utbildningsadministration inom vuxenutbildning, Walter, Hanna, Emma, Bosko och Alvis, är nu avvecklade. Nuvarande verksamhetsstöd inom utbildningsområdet samlas under Skolplattform Stockholm. Information i de äldre skolsystemen kommer överföras till E-arkiv Stockholm eller föras över till den nya plattformen.

Här listas typ av system och dess ägare inom parantes;
Ekonomi
Agresso (SLK)
ILS-webben (SLK)
FLAI F (AmF)
LIS (SLK)

Personal och löner
LISA (SLK)
Jobba i stan (SLK)
KOLL

Säkerhet
IA (SLK)

Administration
Diabas

Jobbtorg
FLAI A (AmF)
CRM Feriejobb
(AmF)

Vuxenutbildning
Skolplattform Stockholm (Utbf)
PMO (Utbf/AmF)
Open 24 (AmF)

Centrum för samhällsorientering
YongKurs

Inskränkningar i tillgängligheten genom gallring:
Förvaltningen tillämpar Stockholm Stadsarkivs beslut om gallring.

Stadsövergripande gallringsbeslut
SSA 2003:13 Beslut om handlingar i upphandlingsärenden
SSA 2004:5 Beslut om lönesystemet i staden
SSA 2004:8 Ändring av gallringsbeslut för handlingar i upphandlingsärenden
SSA 2011:9 Beslut om bevarande och gallring av information inom löne- och personaladministration hos myndigheter i Stockholms stad
SSA 2016:01 Beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse hos samtliga myndigheter i Stockholms stad
SSA 2016:13 Gemensamt gallringsbeslut för räkenskapsinformation
SSA 2016:24 Beslut om bevarande och gallring av handlingar i EU-projekt

Myndighetsspecifika gallringsbeslut:
SSA 2014:02 Gallringsbeslut för arbetsmarknadsförvaltningen

Socialtjänstakter gallras enligt Socialtjänstlagen, SoL (SFS 2001:453)

Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess:
Sekretess kan förekomma enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och enligt personuppgiftslagen (1998:204).

Överlämnande från annan myndighet eller enskild:
Vid nämndens bildande 2011, överlämnades personalakter för den personal som var anställd i de verksamheter i staden som flyttade över från annan nämnd. Likaså överflyttades de ärenden som var pågående vid tiden för nämndbytet.

2011 överlämnades även de arkiverade handlingar rörande START och Krami som förvarades hos socialtjänst- och arbetsmarknadsförvaltningen, handlingarna härrör från år 1984-2010. Samtidigt överlämnades även betygskataloger, betygskopior och nationella prov från år 2009 rörande svenska för invandrare, som förvarats hos socialtjänst- och arbetsmarknadsförvaltningen.

Samtliga överlämnade handlingar har införlivats i förvaltningens arkiv.

Den 1 januari 2017 övertog arbetsmarknadsförvaltningen ansvaret för den öppna verksamheten Alfa från socialförvaltningen. Personalakter i original samt verksamhetens aktuella allmänna handlingar (kopior) har överförts till arbetsmarknads-förvaltningen. Kvar på socialförvaltningen finns verksamhetens originalhandlingar, diarieförda ärenden samt EU-projektet som rör tiden innan Alfa övergick från projekt till ordinarie verksamhet.

Överlämnande till annan myndighet, enskild eller arkivmyndighet:
Arbetsmarknadsförvaltningen levererar varje år personakter enligt SoL i pappersform som upprättas på verksamheterna till Stockholms stadsarkiv.

Bestämmelser för myndighetens verksamhet:
Sammanställning av lagar, förordningar och riktlinjer som AMF lyder under. Observera att denna sammanställning inte är uttömmande.

Reglemente för arbetsmarknadsnämnden, Kfs 2017:04.
Arkivregler för Stockholms stad, Kfs 2015:27, samt riktlinjer till dessa.
Tryckfrihetsförordningen, SFS 1949:105.
Offentlighets- och sekretesslagen, SFS 2009:400.
Arkivlagen, SFS 1990:782.
Personuppgiftslagen, SFS 1998:204.
Förvaltningslagen, SFS 1986:223.
Lagen om kommunal redovisning, SFS 1997:614.
Lagen om offentlig upphandling, SFS 2007:1091.
Socialtjänstlagen, SFS 2001:453.
Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, SFS 1993:387.
Skollagen, SFS 2010:800

Övriga noteringar om arkivbildningen:
Under år 2011, då förvaltningen var ny och organiserade sin verksamhet, sköttes diarieföringen av ärenden inom arbetsmarknadsområdet och sfi av socialförvaltningen och ärenden inom vuxenutbildningsområdet registrerades hos utbildningsförvaltningen. Ärendena och sökregister har överlämnats till Arbetsmarknadsförvaltningen.

Förvaltningen följer Riksarkivets föreskrifter om framställning av arkivhandlingar och använder godkänt material för arkivförvaring samt skrivmedel och maskinell utrustning som är godkända för framställning av beständiga handlingar på papper.

Tillägg 2023:
Arbetsmarknadsförvaltningen bildades 2011 med syftet att samla stadens arbetsmarknadsåtgärder under en förvaltning. Förvaltningen ansvarar för att främja arbete och sysselsättning för stockholmare genom att utföra arbetsmarknadsåtgärder, tillhandahålla och utföra vuxenutbildning samt samordna frågor och samhällsorienterande insatser rörande flyktingar och nyanlända. Förvaltningen har nära samarbete med andra förvaltningar inom Stockholms stad som utbildningsförvaltningen, stadsledningskontoret och stadsdelsförvaltningarna. Andra samarbetspartners är myndigheter som Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och Kriminalvården.

Jobbtorgen grundades under 2008. Jobbtorgen var inledningsvis organisatoriskt placerade under stadsledningskontoret, men övergick från den 1 januari 2009 till socialtjänst- och arbetsmarknadsförvaltningen. Genom arbetsmarknadsförvaltningens bildande 2011-07-01 flyttades jobbtorgsverksamheten dit.
Arbetsmarknadsverksamheten (Jobbtorg Stockholm) och Svenska för invandrare (SFI) som tidigare legat under Socialtjänst- och arbetsmarknadsnämnden samt komvux från Utbildningsnämnden överfördes till den nya nämnden.

Arkivet innehåller handlingar/information från föregångare till arbetsmarknadsförvaltningen. Dessa finns kvar i arkivet eftersom det bedömts mest ändamålsenligt att inte bryta arkivbildningen.

Till Stadsarkivet levereras årligen personakter upprättade enligt socialtjänstlagen (SoL). Dessa levereras som hybridakter, dvs både i fysisk form på papper samt digitalt.
De digitala akterna förvaras i e-arkiv Stockholm. Där förvaras de på en särskilt förbehållen yta dit åtkomsten är begränsad på grund av sekretess. Samtliga akter är samlade i ett bestånd, benämnt ”Personakter enligt socialtjänstlagen rörande arbetsmarknadsåtgärder”, i arkivbildarens understruktur. Akterna är sökbara på namn, personnummer och verksamhet (t.ex. jobbtorg).
De digitala akterna har levererats ur systemet FLAI som förvaltas av Arbetsmarknadsförvaltningen. FLAI var ett system för att följa upp arbetsmarknadsinsatser
De fysiska akterna är kartonglagda och arkiveras löpande i sviter med egna löpnummer. De arkiveras separat från arkivbildaren, dess arkivbildningsperioder och arkivredovisning. Se referensnummer: SE/SSA/1940/03.

Personakterna gallras och bevaras enligt Socialtjänstlagen (2001:453) 12 kap. §§ 1-2 samt Socialtjänstförordningen (2001:937) 7 kap. § 2.
Materialet omfattar socialtjänstärenden som bevaras i urval för forskningsändamål. Ärenden rörande individer födda dag 5, 15 och 25 i månaden bevaras och övriga gallras.
Akterna är upprättade på verksamheter som bedriver arbetsmarknadsåtgärder, huvudsakligen Jobbtorg Stockholm, som utför uppdrag åt stadsdelsförvaltningarna i enlighet med Socialtjänstlagen (2001:453). Jobbtorgen fungerar som utförarverksamhet åt socialtjänsten (stadsdelsförvaltningarna) som remitterar personer till jobbtorgen.
I leverans till stadsarkivet ingår även så kallade AMI-akter (stadsdelsförvaltningens arbetsmarknadsinsatser). Uppdraget att erbjuda arbetsmarknadsinsatser till en enskild försörjningsstödstagare kommer från försörjningsstödsenheterna och tas emot av Jobbtorg Stockholm och stadsdelsförvaltningarnas arbetsmarknadsinsatser (AMI). För att bli aktuell för insatser i jobbtorgen krävs att man är aktuell för försörjningsstöd.

Personakterna omfattas av sekretess enligt OSL 26 kap 1 § (Socialtjänst med mera) samt känsliga personuppgifter enligt GDPR. På grund av sekretessen publiceras inte akterna i e-arkivets söktjänst och de är inte heller beställningsbara utan sekretessprövning. För mer information kontakta Stockholms stadsarkiv.

I akterna förekommer bland annat dessa handlingstyper:
Kartläggningsuppgifter i form av tidigare utbildning och arbeten, jobbplaner, slutrapport, anteckningar, utgående brev, samtycke om informationsutbyte, anvisningar till aktiviteter och insatser, närvaro- och frånvarorapportering, resultat. Praktikavtal bevaras enbart på papper.
Informationen redovisas i process 3.1 (Tillhandahålla stöd och insatser för arbetssökande med försörjningsstöd), 3.2 (Utföra studie- och yrkesvägledning) och 3.3 (Samordna arbetsträning) i arkivbildningsperioden 2011-2017.

Akter för individer med skyddad identitet är namnsatta med "NAMNSKYDD".
I personakter för individer som remitterats via Hägersten-Liljeholmen stadsdelsförvaltning står det istället Hägersten-Älvsjö i journalen (xml-filen). Det beror på att stadsdelen bytte namn i samband med en sammanläggning 2020 och då ändrades namn från Hägersten-Liljeholmen till Hägersten-Älvsjö i systemet. I arkivobjektets metadata har den uppgiften korrigerats och är sökbar.

Johannes Eriksson, Stockholms stadsarkiv
2023-09-01

Tillgänglighet

Sekretess	Ja
Restriktioner p.g.a. personuppgifter	Ja

Kontroll

Skapad	2023-08-30 11:34:44
Senast ändrad	2023-09-04 09:47:25

Serier (1 st)

Referenskod	Titel
3.	Utföra arbetsmarknadsåtgärder