Arkiv

Björkhagens skola

Grunddata

Referenskod

SE/SSA/3293

Länk till posten

https://sok.riksarkivet.se/arkiv/FhAY9ej4W4AjnVNyUXbWz9

Omfång

8,5 Hyllmeter

Villkor

Delvis

Villkorsanm

Vissa handlingar i arkivet kan omfattas av sekretess. En sekretessprövning ska göras innan handlingar kan lämnas ut.

Arkivinstitution

Stockholms stadsarkiv (depå: Kungsklippan)

Arkivbildare/upphov

Björkhagens skola (1991 – 2013)

Kategori: Kommunal myndighet

Innehåll

Inledning (äldre form)

Inledning
Från årsskiftet 2013/2014 övergick Stockholms stad och Utbildningsförvaltningen till ett nytt sätt att redovisa information genom processorienterad informationsredovisning (PIR).
I juni 2018 slutförtecknades Björkhagens skolas arkiv (1991 -2013) enligt det allmänna arkivschemat.
Skolans arkiv ordnades och förtecknades senast 2010 med mindre uppdateringar senare år. Vid slutförtecknandet av arkivet 2018 har arkivförteckningen och arkivbeskrivningen uppdaterats och ersätter all föregående redovisning.
Björkhagens skolas arkiv saknar en del handlingar som inte har hittats vid ordnings- och förteckningsarbetet. Vilka handlingstyper eller serier som omfattas framgår av arkivförteckningen.
I Björkhagens skolas arkiv finns handlingar från läsåret 1990/1991 när skolan var huvudskola i Björkhagens rektorsområde. Arkivet har trots det förtecknats som en arkivbildare tiden från det att skolan blev en egen enhet juli 1991 till och med 2013. Se arkivförteckningen för vilka serier som innehåller handlingar för tiden innan läsåret 1991/1992.
Se arkivredovisningen för en fullständig redovisning av vilka handlingar som ingår i arkivet. Arkivredovisningen finns i arkivets serie D2 Arkivredovisning. För information om Björkhagens skola efter 2013, se Björkhagens skola arkiv (2014 - ).

Kort historik
Björkhagens skola stod färdig 1949 efter ritningar av arkitekt Åke E. Lindqvist. Björkhagens skola var huvudskola i Björkhagens överlärardistrikt, vilket innebar att rektor och annan administrativ personal arbetade på denna skola. Överlärardistriktet upphörde läsåret
1957/1958 och ersattes av Björkhagens rektorsområde läsåret 1958/1959. Björkhagens skola var huvudskola i rektorsområdet till och med 1973/197 4.
Från läsåret 1974/1975 till läsåret 1989/1990 ingick Björkhagens skola i Nytorps rektorsområde.
Läsåret 1990/1991 bildades Björkhagens rektorsområde (2) med Björkhagens skola som huvudskola och Skarpnäcks gamla skola som annexskola. Rektorsområdet fanns i ett läsår och Björkhagens skola blev en egen enhet från och med första juli 1991.
Björkhagens skola hade på 1990-talet till början av 2000-talet Waldorfklasser och lågstadieklasser med Montessoriinriktning.
e arkivet Björkhagens rektorsområde för information om arkivbildningen tiden 1949/1950 -1973/1974. Arkivet finns levererat till Stockholms stadsarkiv, nummer SSA/1077.
För tiden 1974/1975 -1989/1990 då Björkhagens skola tillhörde Nytorps rektorsområde se arkivet Nytorps rektorsområde, nummer SSA/0774 på Stockholms stadsarkiv.
Sedan Utbildningsnämnden bildades har ett antal omorganisationer skett. Den mest omfattande gjordes 1 juli 2007, då ansvaret för stadens ca 150 grundskolor flyttades över från stadsdelsnämnderna till Utbildningsförvaltningen.

Björkhagens skolas organisatoriska tillhörighet har sett ut enligt följande:
-Huvudskola i Björkhagens överlärardistrikt/rektorsområde 1949/1950-1973/1974 Ingick i Nytorps rektorsområde 1974/1975 -1990
-Huvudskola i Björkhagens rektorsområde (2) 1990/1990
-Egen enhet från och med juli 1991
-Tillhörde Hammarby stadsdelsnämnd 1997 - 1998
-Tillhörde Skarpnäcks stadsdelsnämnd 1999 - 2007
-Utbildningsförvaltningen 2007 -
-Björkhagens skolas arkiv (1991/1992 -2013) slutförtecknades i juni 2018 på grund av att Stockholms stad och Utbildningsförvaltningen 2014 övergick till processorienterad informationsredovisning (PIR)
-Björkhagens skolas arkiv (2014 - )

Verksamhet
Björkhagens skola är en kommunal grundskola som bedriver undervisning för förskoleklass till årskurs nio. Skolan ligger i Björkhagen i södra Stockholm och gränsar till Nackareservatet och vid starten för Sörmlandsleden.
Björkhagens skolas skolledning bestod läsåret 2012/2013 av rektor Ingela Fondin
och biträdande rektor Monica Joelsson-Kling. Skolan hade läsåret 2012/2013 ca 850 elever.
För mer information om skolans verksamhet och organisation, se arkivets serie Bl Handlingsprogram och planer.
Viktiga handlingstyper
Nedan listas viktiga handlingstyper från olika delar av Björkhagens skolas verksamhet. Handlingarna är ett urval. Se arkivförteckningen för en fullständig redovisning av arkivets handlingstyper.

Administration:
A1 Ledningsgruppsprotokoll
A3 Arbetsplatsträffsprotokoll (APT)
A4 Samverkansprotokoll (SVG)
B1 Handlingsprogram och planer
F1 Diarieförda handlingar

Betygssättning:
B2 Kopior av slutbetyg
D1a Betygskataloger med bilagor

Elevvård:
F2 Elevakter
A6 Elevvårdskonferensprotokoll (EVK)

Elevregistrering:
B5 Skolans kataloger
D 1 b Elevkort
D 1 c Klasslistor

Förvaring
Björkhagens skolas arkiv förvarades, innan leverans till Stockholms stadsarkiv, i en arkivlokal på skolans expedition. Alla handlingar förvaras i godkända arkivboxar.
Skolsköterskan på Björkhagens skola förvarar skolhälsovårdsjournaler för elever som är inskrivna på skolan. Skolhälsovårdsjournaler för elever födda från och med 1976 förvaras i Utbildningsförvaltningens Centralarkiv.
Skolpsykologen förvarar skolpsykologjournaler för elever som är inskrivna på skolan. Skolpsykologjournaler på elever som har slutat på skolan skickas till centralarkivet efter avslutad skolgång.
Personalakter på anställda förvaras på Utbildningsförvaltningens personalavdelning. Personalakter för anställda som avslutat sin tjänst inom Stockholms stad förvaras i Utbildningsförvaltningens Centralarkiv. För anställda som avslutade sin tjänstgöring inom Stockholms stad 1996 eller tidigare förvaras akterna på Stockholms stadsarkiv.

Sökingångar i arkivet
Arkivförteckningen och diariet är de främsta sökingångarna till arkivet. Övriga handlingar som kan användas som sökingångar i arkivet är olika typer av protokoll. Protokoll förtecknas under huvudavdelning A i arkivförteckningen. Andra sökingångar är till exempel digitala verksamhetssystem som BER (Barn- och elevregistret).

Sekretess
Sekretess förekommer, även om de flesta handlingarna i skolans arkiv är offentliga. Se arkivförteckningen för en fullständig redovisning av vilka handlingar som omfattas av sekretess. Offentlighets- och sekretesslagen har använts i arkivredovisningen och har förkortats OSL.
Skolans diarium tiden 1990 - 2008 måste på grund av felaktig diarieföring sekretessprövas innan utlämning. Skolan har använt sig av olämpliga ärendemeningar och/eller angivit annan information som inte bör finnas i det offentliga diariet.
Användbara paragrafer i Offentlighets- och sekretesslagen är 23 kap. 1-4 § (sekretess till skydd för enskild i utbildningsverksamhet m.m.).
Serier som kan vara föremål för sekretess är bland andra:
• A6 Elevvårdskonferensprotokoll (EVK)
• C1 Skolans diarium (tiden 1990 - 2008)
• D 1 c Klasslistor
• F2 Elevakter

Gallring
Skolan följde hanteringsanvisningar och dokumenthanteringsplaner som utfärdades av Utbildningsförvaltningen för Stockholms stads skolor. De gallringsbeslut och hanteringsanvisningar som använts finns bevarade i arkivets serie D2 Arkivredovisning.

Arkivansvar
Arkivansvarig för skolorna och den centrala förvaltningen är avdelningschefen på den avdelning som utbildningsförvaltningens arkiv ligger under. Varje skola/skolenhet är dock egna arkivbildare med verksamhetsansvar för sina egna arkiv.
Verksamhetsansvaret för skolornas arkiv och dokumenthantering ligger på respektive skolas rektor.

Arkivbeskrivning uppdaterad juni 2018
Arkivarie
Anna Wiklund

Tillgänglighet

Sekretess