Handledning till NAD:s webbformulär

Syfte och målgrupp

NAD:s webbformulär är lämpligt att använda för arkivinstitutioner, som har ett fåtal arkiv som man vill tillgängliggöra via NAD. Formuläret är bara avsett att ge arkivhänvisningar utifrån uppgifter om arkivbildare. Det kan inte ersätta lokala beståndsregister och naturligtvis inte förteckningsprogram. Har man ett stort antal arkivbildare representerade i sin samling eller bestånd med flera ingående arkivbildare bör man överväga att leverera uppgifterna från en lokalt installerad programvara, som stöder NAD:s utbytesformat.

Den registrerade informationen överförs som xml enligt schemat EAC, som används för datautbyte med NAD. Denna information kan också sparas lokalt och ev. senare importeras till ett lokalt system som stöder detta format.

Förutsättningen för att använda formuläret är att arkivinstitutionen är registrerad i NAD och att man ha fått inloggningsuppgifter.
Att medverka i NAD.

För mer detaljerade anvisningar om hur innehållet ska utformas se NAD-handboken

Referenskoder

Innan man fyller i formuläret måste man fastställa unika beteckningar för varje arkivbildare och varje arkivbestånd i sin arkivinstitution. Enklast och säkrast är att ge dem varsitt nummer, som är informationsneutralt (dvs. inte ger någon annan information än arkivets identitet): t.ex. 001,002,003 etc. Detta nummer ska sparas och får inte ändras eller återanvändas, eftersom det är den referens genom vilken länkning från andra poster kan göras. Referenskoden får inte innehålla mellanslag, men streck - _ går bra. Andra tecken än siffror och bokstäver (A-Z) bör undvikas.

Detta nummer anger man sedan i formuläret under Referenskod för arkivbildare, samt Arkivets referenskod för arkivbeståndet. Om varje arkivbildare motsvarar endast ett arkivbestånd kan man använda samma kod på beståndet som på arkivbildaren.

Nyregistrering

Obligatoriska element är markerade med asterisk * i detta dokument och i formulärets ledtexter.

Uppgifter om arkivbildaren

Börja med att registrera uppgifter om arkivbildaren.

Ange typ av arkivbildare*

Ange ett av de förvalda värdena: Person, Familj(släkt) eller Institution(myndighet, företag, förening eller annan organisation, offentlig eller enskild).

Institutionskod*

Denna skapas automatiskt för alla poster efter inloggningen. Med denna kod kan man söka alla poster man har skickat till NAD.

Referenskod*

En identifikator för person, familj eller institution som ska vara unik inom varje arkivinstitution; se ovan..

Referenskod till post för samma person/instutition i NAD

Kontrollera alltid om den person eller organisation som ska registreras redan finns i NAD. I så fall ska dess referenskod anges här.

Referenskoden återfinns under fliken detaljer vid sökingång Person/Institution. Klipp in hela koden t.ex. SE/NAR/100006

Namn: personer*

Ange först den auktoriserade namnformen. Detta är vanligen den namnform som personen själv brukade eller den som vanligen förekommer i uppslagsverk eller bibliotekskataloger.

Namnet är delat i tre delfält:

Efternamn*

Här skrivs den del av efternamnet som namnet ska sorteras efter.

Förnamn*

Endast tilltalsnamn anges. Förnamn omfattar i detta formulär även andra underordnade delar av namnet (utom särskiljande tillägg) som mellannamn och prefix till efternamnet (von, af o.dyl.)

Alternativnamn

Ange övriga namn som personer har haft eller varit känd under, t.ex. tidigare namn som ogift och pseudonymer.

Namn: organisationer*

Ange i första hand det namn organisationen själv brukar eller är mest känd under. Namn på organisationer skrivs i rak ordföljd.

Om organisationens namn även innehåller namnet på en centralorganisation eller motsvarande, bör namnet delas upp i olika delar.

Överordnad namndel

Här anges namnet på centralorganisationen eller annan överordnad enhet.

Underordnad namndel

Namnet på den aktuella organisation man registrerar, t ex en lokalorganisation eller annan underordnad enhet.

Alternativnamn

Ange eventuella förkortningar, tidigare namn eller officiella översättningar. I de fall arkivhänvisningen bara gäller ett äldre material kan man i stället välja den äldre namnformen som huvuduppslag och registrera den senare namnformen som alternativnamn.

Levnadstid eller verksamhetstid*

Ange levnadstid för personer och verksamhetstid för organisationer. Värdet är obligatoriskt för att underlätta identifikation och möjliggöra tidsavgränsade återsökningar. Om årtalen är helt okända måste alltså åtminstone århundradet anges. Är födelse- och dödsdatum kända anges de i systematisk form (ÅÅÅÅ-MM-DD).

Osäkra värden kan skrivas på följande vis:

"1800-tal": säkert 1800-1899
"1810-tal": säkert 1810-1819
"1819 c:a": omkring 1819

Tid anges normalt inte för poster som omfattar en släkt.

Särskiljande tillägg

Används för att särskilja namnlika personer eller organisationer: t.ex. yrkesbeteckning, verksamhetsort, "d.y.", "d.ä.". Prefix som "von", "av" etc. skrivs däremot efter förnamnet.

Geografisk indelning eller ort

Uppgifter om orter som arkivbildaren är anknuten till hämtas från NAD. NAD innehåller uppgifter om förvaltningsterritorier i Sverige (nuvarande samt ett urval historiska) samt länder i världen.

I NAD finns också ett urval territorier som gäller för speciella myndigheter. Ange en så precis ort som möjligt. Om orten inte går att hitta, välj närmast överordnad nivå, t.ex. kommun i stället för kyrksocken, län i stället för kommun.

Ange geografiskt sökord

Ange ett sökord och klicka på knappen "Sök". Man kan söka på ortnamn, början av namnet eller hela namnet.

Välj ort

Klicka på pilen vid denna ledtext, så öppnas en lista över de orter eller indelningar som motsvarade sökningen. Välj i första hand kyrksocken, kommuneller länför personer och enskilda organisationer.

Välj typ av ort

Ange här relationen mellan arkivbildare och den valda orten:

Verksamhetsort: Även bostadsort för personer
Födelseort: Endast för personer
Dödsort: Endast för personer
Sätesort: Ort där t.ex. en organisations huvudkontor finns

Lägg till ort

Klicka här när rätt ort har valts. Man kan lägga till flera orter. Man kan också radera en ortshänvisning efter det att den lagts till. Klicka på Delete i tabellen med ortshänvisningen.

Huvudkategori*

Välj vilken huvudkategori som arkivbildaren tillhör. Val av huvudkategori bestämmer sedan vilka underkategorier man kan välja emellan.

Underkategori

Välj sedan underkategori som närmast motsvarar arkivbildarens verksamhet. Flervalslistan visar endast de underkategorier som hör till den valda huvudkategorin. I detta formulär kan bara en underkategori väljas.

Underkategori: beskrivning

Här kan en man ge en närmare specifikation av den valda underkategorin i form av en yrkesbenämning eller specifik verksamhetsterm.

Biografi/historik

Kortfattad historik eller biografi över arkivbildaren.

Arkivbeståndet

Här fyller man i uppgifter om själva arkivbeståndet, dvs. de handlingar som arkivbildarens verksamhet har gett upphov till. Man kan bara ange ett arkivbestånd per arkivbildare.

I de fall hänvisningar ska skapas från flera arkivbildare till ett bestånd måste dessa uppgiftena om arkivet upprepas för varje arkivbildare.

Arkivets referenskod*

Ange den unika identifikatorn för arkivbeståndet inom arkivinstitutionen.

Arkivets namn*

Ange arkivbeståndets eller samlingens titel. Detta är normalt den titel som står på förteckningen och som ska användas vid hänvisningar.

Handlingarnas tidsomfång

Ange handlingarnas tidsomfång i årtal.

Arkivets omfång i hyllmeter

Ange omfång i hyllmeter. Endast tal med en decimal kan anges.

Arkivets omfång i volymer

Ange här eventuellt omfång i volymer (arkivkartonger eller band). Endast heltal kan anges.

Länk till beskrivning eller förteckning

Om arkivbeskrivning eller förteckning finns tillgänglig på Internet ska sökvägen anges här som URL (dvs. i formatet "http://www..."). Ange endast en länk som är direkt tillgänglig och som är någorlunda varaktig.

Spara och registrera flera eller avsluta

Då registreringen av en post är klar ska man alltid trycka på denna knapp. Den sparade posten visas då i en tabell under knappen. Om så inte är fallet beror det på att uppgifter i ett obligatoriskt fält saknas.

Om man efter registreringen upptäcker fel i en sparad post kan den åter redigeras genom att man först klicka på "Select" i kolumnen "Redigera" i denna tabell. Det går även att ta bort en sparad post genom att klicka på "Delete".

När posten är sparad kan man välja mellan att registrera flera eller avsluta. Om man ska registrera flera, är det bara att fylla i det nu tomma formuläret enligt anvisningarna ovan. Om man vill avsluta går man vidare till följande punkter.

Tänk på

att alltid kontrollera att referenskoderna är rätt inskrivna!

Godkänn din registrering

Välj om du vill spara en lokal kopia av filen

Skriv några ord

Skriv gärna några ord om det är något som vi bör tänka på när det gäller leveransen, t.ex. om fler är att vänta.

Läs och acceptera våra villkor

När man skickar uppgifter till NAD för publicering måste man förbinda sig till följande avtal:

Avtal med NAD-leverantörer

En NAD-leverantör åtar sig följande vid leverans av data till NAD:

att data följer de rekommendationer och krav rörande datastruktur och kvalitet som anges i NAD dataelementkatalog samt NAD-handboken
att uppgifternas utlämnande inte bryter mot lag (särskilt Lag om upphovsrätt, Personuppgiftslag)
att innehållet inte är stötande eller strider mot god sed
att innehållet hålls aktuellt genom uppdateringar

En NAD-leverantör ansvarar för innehållet i de levererade uppgifterna, även om dessa har skapats av andra än leverantören eller avser arkiv som förvaras hos andra än leverantören

Riksarkivet åtar sig

att tillgängliggöra de levererade uppgifterna via Riksarkivets hemsida

Riksarkivet förbehåller sig rätten

att kopiera levererad data för vidare bearbetning
att ta bort uppgifter för visning om man av någon anledning finner dem felaktiga eller olämpliga

Spara en lokal kopia

Här ges möjligheten att spara en lokal kopia av den xml-fil i EAC-format som har skapats vid registreringen.

Skicka

Klicka på denna knapp för att skicka uppgifterna till NAD.
När leveransen är genomförd får ni en bekräftelse via e-post.
Ni kan när som helst logga in för att se status för era leveranser eller för att ändra i dem.

Uppdatering

Formuläret för uppdatering väljs från NAD-leverantörernas startsida efter inloggning

Välj arkivbildare

I denna flervalslista finns namnen på arkivbildarna som registrerats under din arkivinstitution. Klicka på den som ska uppdateras så fylls formuläret med de uppgifter som finns i NAD.

Ändra de uppgifter som ska ändras och avsluta som vid nyregistrering.

Observera att referenskoder inte kan ändras. Om det är nödvändigt måste NAD-funktionen kontaktas via e-post.

Kända fel

Nedanstående fel och brister är noterade och ska åtgärdas:

Efter val från listor och markering i kryssruta hoppar markören till början av sidan, så att man måste skrolla ner igen
Funktion för att radera poster är inte implementerad. Om behov av det finns måste NAD-funktionen kontaktas via e-post.
Vid registrering via Firefox leder avsaknad av ett obligatoriskt värde till att all fält töms vid försök att spara.