Kontorsforum

H I S T O R I K

Kontorsforum

1 Kontorsforum

Återblickar på den gångna verksamheten under fyra decennier

Vi vill här ge en kort återblick över föreningens första 40 år. Naturligtvis har det hänt mycket under årens lopp, men här försöker vi spegla de avgörande händelserna som påverkat föreningens utveckling. Vi har också försökt att placera in föreningen i ett större sammanhang när det gäller kontorsutveckling rent generellt i Sverige.

Faktainsamling ur historiska dokument har gjorts av föreningens veteraner Lennart Björk, Stig Caselius, Lars Eklund och Rune Johansson.

Sammanställningen har Hadar Hyttsten svarat för och Sam Litzing har slutgranskat.

Så här började det

SIS, Svenska Industriers Standardiseringskommission bildades 1922. Inom kommissionen uppstod då

de första tankarna på ett behov av standardisering. Försäkringsbranschen tillsammans med

andra stora företag, som hade en betydande kontorsverksamhet, engagerades tidigt i detta arbete.

?Rationalisering genom standardisering? blev en effektiv arbetsteknik. Samverkan i olika

kommittéer ledde till mycket värdefulla kontakter mellan personer och företag.

Det gemensamma var det stora intresset för rationalisering under jämförliga förutsättningar.

Denna inställning kom att bli en grund för hela utvecklingsarbetet inom företagen.

Efter andra världskriget låg större delen av Europa i ruiner. Sverige hade ett drömläge för

näringslivet. Inom SIS bildades 1945 Grafiska Standardise-ringskommittén för grafisk och

kontorsteknisk standardisering - GSK. Här utvecklades en modern dokumentteknik där

läsarens intresse sattes främst, men där även skrivning och blankettillverkning effektiviserades.

Vanligen kommer normering långt senare än metod-/ och teknik-utveckling, men i GSK

ledde banbrytande tankar snabbt till att Sverige blev världsledande.

Esselte tryckerier, statliga verk och privata stor-företag medverkade med toppkrafter i utvecklings-

arbetet. Andra utgåvan av boken ?Rationella blanketter? kom 1952 utgiven av Statens organisations-

nämnd och SIS. Denna gav ett stort genomslag. Blanketter var viktiga för utformningen av

dokument, men då som nu är dokument den viktigaste informationsbäraren.

De närmaste åren fördes dessa idéer vidare ut inom förvaltning och näringsliv. SPRI

(Sjuk-vårdens Personal- och Utvecklings-institut), NLA (Näringslivets Arkivråd) och TLS

(Tekniska Litteratursällskapet) bidrog starkt till en positiv utveckling. Datorer började komma

i bruk, varvid man på många håll fastnade i maskinhantering och därmed försummade dokumenten.

Ett behov uppstod att bry sig om dokumenthanteringen

Förstadiet till KTF Kontorstekniska Föreningen

1960 fanns standardiseringskommittéer för papper, arkiv och dokument, kontorsteknik, kontorsutrustning

och skolmaterial.

En intresseorganisation för blankettstandardisering bildades i december 1965 hos Nya Wermlands

Tidning i Karlstad. Samtidigt togs beslut om en interimsstyrelse i vilken följande personer ingick:

Gösta Roos, Arne Troijve, Arvid Åhlin och Bengt Orméus med Sture Jogevall från Poststyrelsen som

ordförande.

KTF Kontorstekniska Föreningen bildas

KTF Kontorstekniska Föreningen bildades den 1 april 1966. Flera intressegrupper anslöt sig och

en givande ?korsbefruktning? uppstod med bl. a. NLA, Näringslivets Arkivråd och TLS, Tekniska

Litteratursällskapet.

Representanter från SPRI, Sjukvårdens Personal- och Utvecklingsinstitut och representanter från den

breda leverantörssidan var också med från början.

Behov av samarbete

Samarbetet upplevdes som gynnsamt för att skapa, ge och få idéer som skulle vara ekonomiskt f

ördelaktigt för alla inblandade. Nu krävdes ett gemensamt synsätt och gemensamma värderingar samt

ett gemensamt språkbruk och likartade rutiner.

Inom kontorsteknik och tryckeriteknik utformades en plan för dokument av allmäntyp och brevtyp

med särskild hänsyn till exportdokument. Dessutom vidtogs försök till standard för tangentbord.

En bidragande orsak var datorernas utveckling och de möjligheter som detta kunde erbjuda inom

kontorsvärlden.

Behov av utbildning

Denna samverkan resulterade i ett stort utbud av organiserad utbildning och rationaliseringsinsatser.

Högskolor och universitet hade ännu inte hunnit med att utbilda de studerande i

datorkunskap och företagande. Företagen fick själva skapa förutsättningar för detta.

KTF var tidigt ute med sina budskap och konceptet fick snabbt en stor och bred omfattning under

rubriken ?Kontorstekniska hjälpmedel? med tillhörande system. Mycket snart gavs råd och tips

om hur man utvecklar och bygger servicefunktioner. Åtskilliga av KTF´s företrädare erbjöds

ofta att tidigt fungera som föreläsare inom olika administrativa områden, såsom vid kurser och

seminarier anordnade av Statskontoret

Råden omfattade bland annat tekniska och systempräglade element och rutiner. Dessa gavs ofta

vid informationsdagar, kurser, temadagar och besök hos olika företag samt vid kontorsmässor.

Fortlöpande kontakter hölls också med diverse leverantörer.

Olika arbetsformer behandlades. Det gällde bland annat projektarbeten i samband med

utvecklingsarbete och systemutveckling. Detta var också nödvändigt att nyttja eftersom

alltfler arbetsuppgifter, funktioner och processer kom att effektiviseras genom datorstöd.

Kontorsdesign och miljö

Kontorsdesign och kontorsmiljö blev allt viktigare områden. Kontorslandskapen introducerades

i slutet av 60-talet och fortsatte att intressera företagsledningar under 70-talet. Ständiga

anpassningar till de anställdas behov och ökade krav på ergonomiska lösningar gjorde också att

kontorsmaskinerna förändrades och anpassades. Nya rön och forskningsresultat visade på nya

möjligheter och nya krav. Det blev en mycket intensiv period av förändringar.

Medbestämmande

Under mitten av 70-talet tillkom MBL, lagen om medbestämmande, in i beslutsprocessen och

detta utgjorde en stark kraft att ta hänsyn till. Mängder av nya typer av möbler och arbetsplatsformer

presenterades. Många olika beslutsorgan deltog i val av möbler, utrustningar och hjälpmedel.

Teknikutveckling

Traditionella skrivmaskiner kunde ersättas med elektroniska skrivmaskiner och senare med så

kallade skrivautomater och ordbehandlare.

I början av 80-talet ansågs Sverige vara ledande ibland västvärldens länder när det gällde att utnyttja

de ?nya? teknikerna. Sverige var också etta när det gällde förbrukningen av blanketter och

dokument per invånare. Kostnaderna behövde reduceras varför intresset var mycket stort för idéer

och uppslag för att sänka kostnaderna för blankett- och trycksakshanteringen. En vision var att skapa

?Det papperslösa kontoret?. Informationshantering och dokumentstyrning blev naturliga och

viktiga områden att expandera i. Nyttan med erfarenhetsutbyten värderades mycket högt.

Datorisering

Under 80-talet tillkom kontorsdatorer, arbetsplats-terminaler och senare persondatorer.

Alla utrustningar och arbetsplatser skulle utformas enligt insikterna om ergonomiska krav.

Arbetsrutiner och dokumenthantering införlivades i anpassnings- och förändringsprocessen.

Fackliga representanter deltog aktivt i beslutsansvaret.

Datorn som hjälpmedel

Från den enskildes arbetsplats kunde nu framställas dokument, trycksaker och blanketter, som i

kvalitet liknade tryckta original. Härigenom ställdes stora krav på kunskap om grafisk hänsyn,

skrivregler, olika standarder och produktionsmetoder. En kunskap som det blev angeläget att

behålla och sprida till alla handläggare och producenter av dokument på det egna kontoret.

Hjälpmedel i form av regler och mallar för olika dokument såsom anteckningar, kallelser, protokoll,

brev, offerter och fakturor skapades.

Regler och ansvar för skrivande, sparande, förvaring och arkivering av dokument behövde också

ses över. Metoder och typer av media för att slutförvara dokument utvecklades.

Kvalitet som standard

Den internationella kvalitetsstandarden, ISO 9000, blev snart ett verktyg för kvalitetsgenomgångar

hos företagen. Beslutsunderlag, analyser, målbeskrivningar och värderingar var faktorer som det

behövdes stora insatser för. Dessutom krävdes ett helhjärtat engagemang från all inblandad personal.

Det blev då viktigt att ha en inledande information om verktyget för att inte ?ett inre motstånd? hos

gruppdeltagarna skulle påverka arbetet negativt med en analys av företaget.

Kostnadsfördelning

En bit in på 80-talet lanserades begreppet interndebitering, som gav förutsättningar för att påverka

sina kostnader. Dessa måste reduceras, varför intresset var mycket stort för idéer och uppslag hur

detta skulle kunna ske inom olika områden. KTF kunde mycket snart erbjuda föreläsare inom t ex

interndebitering och samtidigt ge insikter om fördelar, nackdelar och konsekvenser.

Ekonomisk styrning

Regler för kalkylering, avskrivningar och budgetering skapades. I samband med dessa nya tankar om

intern prissättning uppstod flera frågor.

= Är det fördelaktigt att producera tjänsten inom företaget eller ska den köpas från externt företag?

= Vad blir effekten inom det egna företaget vid de olika valen?

Användarna av tjänsterna var tvungna att bli kostnadsmedvetna liksom de egna producenterna av

tjänsterna. Detta gav effekter som i flera fall påverkade det egna företagets bemanning med

omplaceringar och inskränkningar som följd.

Outsourcing

Under 90-talet ökade intresset hos företagsledningarna för att köpa tjänster av specialiserade

företag inom posthantering, telefonitjänster, restaurang, städning och säkerhet.

En trend som starkt påverkade den egna organisationen och även KTF.

Föreningens ordförande över tiden:

Period Namn

1965 - 1965 Sture Jogevall

1966 - 1970 Gösta Roos

1971 - 1971 John Silwerbrand

1972 - 1985 Olle Björklund

1986 - 1988 Lars-Erik Svennerby

1989 - 1990 Bengt Orméus

1991 - 2005 Hadar Hyttsten

2006 - Thomas Malmsten