Sök i arkiven
Genvägar MENY

FINANSKONTORET - UPPHANDLINGSAVDELNINGEN

Myndighet

KategoriKommunal myndighet. Ospecificerad (Myndighet)
HistorikHistorik
En organisation som ett landsting kan vinna stora ekonomiska fördelar av att ha en samordnad upphandling av material för sin verksamhet. De medel Stockholms läns landsting från sin tillkomst 1863 hade att förvalta var relativt små och kunde skötas genom landstingssammanträden och dess exekutiva organ landstingsbestyrelsens försorg. Verksamheten kom med tiden dock att utökas och medeltilldelningen ökade drastiskt 1897 då bestyrelsen även fick förvalta sjukvårdsmedlen.
Landstingsbestyrelsens uppgifter övergick genom lag 1913 till det nybildade förvaltningsutskottet (FU). FU genomförde de första ansatserna till att en samordnad upphandlingsverksamhet kom till stånd, vilket skedde under perioden 1918-1920. Det drivande organet i denna process blev till en början lasarettskommittén som bildades 1912 och senare sjukvårdsnämnden som inrättades 1918. Sjukvårdsnämnden inrättade en central upphandlingsnämnd som verkade mellan åren 1918-1922. De arbetsuppgifter upphandlingsnämnden hade överflyttades 1923 till sjukvårdsnämnden. FU omorganiserades 1925 och uppdelades i en finans- och en sjukvårdsavdelning som samfällt skulle fungera som upphandlingsnämnd.
Nästa större omorganisation kom genom riksdagsbeslut 1940 men trädde i kraft först från och med 1942. Denna omorganisation innebar att landstingets förvaltning centraliserades. En speciell central kommitté för byggnads- och upphandlingsfrågor inrättades. Vilken fungerade fram till 1960.
Från och med 1964 hamnade upphandlingsfrågorna i den fjärde delegationen, vilken var ett beredande organ till FU. Tanken bakom denna omorganisation var att avlasta FU och en hel del uppgifter delegerades ut bl. a. byggnations- och upprustningsupphandlingen. FU:s arbetsordning hamnade i mitten av 1960-talet på bordet bl. a. uppkom storlandstingsfrågan och samarbetet mellan Stockholms stad och län. Därför kom en ny arbetsordning 1 juli 1965 vilken innebar att ärenden fördelades mellan tre delegationer och att ordförandeberedningen fick ett större inflytande. Upphandlingsärenden kom nu under den tredje delegationen. Redan 1967 kom nästa omorganisation då FU fick fyra stycken centrala nämnder varav byggnads- och upphandlingsnämnden var en. Upphandlingarna kom att behandlas i den Tekniska avdelningens inköpssektion. Verksamheten kritiserades hårt under 1967 och 1968 av Landstingets revisorer. Framför allt var det landstingets möbelinköp som var i fokus. Missförhållandena var så allvarliga att de till och med ledde till åtal av två tjänstemän. En uppryckning av organisationen var oundviklig.
Organisation
Upphandlingsavdelningen bildades 1 januari 1971 i samband med storlandstingets tillkomst. Avdelningen sorterade under Finanskontoret 1971-1992. Organisatoriska förändringar skedde 1975, 1984 och 1987, då nya uppgifter tillkom. Finanskontoret uppgick 1992 i landstingskontorets finansförvaltning. Upphandlingsavdelningen omorganiserades från den 1 januari 1994 då den kom att ingå i Landstingsservice.
Organisatoriskt behöll upphandlingsavdelningen den organisation som tillämpats vid tekniska avdelningens inköpssektion. Den innebar att avdelningschefen - under hela denna period Rune Axelsson - ansvarade för två sektioner: 1) Planeringssektionen med ansvar för utredningar, uppföljning, samordning, rådgivning, utrustningsplanering, anslagskontroll, leveransbevakning, fakturarutiner och administrativa servicefunktioner. 2) Inköpssektionen med ansvar för centralupphandlingar, upphandling av varor och tjänster, kontroll och reklamationsfrågor, försäkringsfrågor, försäljningsfrågor, förråd, samordning och rådgivning samt marknadsuppföljning.
En organisationsförändring skedde 1984 då indelades upphandlingsavdelningen i fyra sektioner: 1) Administrativ sektion med ansvar för allmänna utredningar, utbildning, information, försäkringar, kontrollverksamhet, registratur, arkiv, skrivfunktioner, ekonomi och övriga avdelningars administration. 2) MA-sektion uppdelad på två grupper a) Systemgruppen med ansvar för systemutveckling, systemförvaltning, utbildning, registervård, införandestöd, användarstöd, MA-utredningar och b) Blankettgruppen med ansvar för samordning, utveckling, konstruktion, arkiv, sortimentbegränsning, etiketter och trycksaker 3) Inköpssektionen skulle ansvara för centralupphandlingar, inköp, försäljning, samordning och rådgivning, marknadsuppföljning, test och provningsverksamhet, kontroll och reklamationsfrågor, biträda andra förvaltningar, utbildning, sortimentbegränsning och standardisering 4) Kostenhet skulle handha provkök, utredningar, rådgivning och utbildning.
De pricipiella ärendena behandlades genom upphandlingskommittén vilken tillkom genom beslut 13 september 1971. Genom förslag från upphandlingsutredningen från 1973 utökades kommitténs uppgifter - förslaget trädde i kraft 1974. Det antagna förslaget innebar att centrala upphandlingar formellt skulle handläggas av Förvaltningsutskottet på delegation till upphandlingsavdelningen. Vissa upphandlingar skulle ske tillsammans mellan SLL (Stockholms läns landsting) och Kommunen. Vidare skulle vissa upphandlingar även ske tillsammans med HSN (Hälso- och sjukvårdsnämnden), Tandvårdsnämnden (Tn) och till viss del även Arbetsvårdsnämnden. Upphandlingarna gällde dessutom alla typer av varor och skulle kanaliseras genom upphandlingskommittén. I dess uppgifter ingick att:
- Upprätta årlig plan över centralupphandlingar samt hur dess avropsvolym beräknas bli fördelad på aktuella förvaltningar
- Informera om pågående och planerade centralupphandlingar
- Informera om pågående och planerade årupphandlingar
- Initiera, samordna och uppföljande vad gäller uppföljning och erfarenhetsåterföring av verkställda upphandlingar, test, provning samt produktions- och leveranskontroll
- Behandla principiella ordningsfrågor
- Behandla frågor om standardisering och sortimentsbegränsning
- Behandla andra frågor rörande upphandlingsverksamheten inom landstinget som överlämnas till kommittén för beredning
Arkiv
Upphandlingsverksamhet har som framgått ovan förekommit i stor skala sedan 1920-talet. Därför kan upphandlingshandlingar återfinnas hos flera arkivbildare. Av den ursprungliga upphandlingsverksamheten från 1918-1922 har några handlingar ännu inte återfunnits. Under tiden fram till och med 1970 är Centrala Kansliet arkivbildare för upphandlingen. Ärendena kom att införas i kansliets diarium och arkivläggningen finns dokumenterad i Landstingsarkivets förteckningsserie som nummer ett. Här återfinns centrala avtal under F1V från 1951-1970. Avtal 1927-1970 finns under FXV. Upphandlingsakter finns från 1959-1970 tillsammans med de allmänna ärendena i serie FXVIIa. I serien FVIIb återfinns handlingar rörande central upphandling från 1967-1970. Centrala byggnads- och upphandlingskommitténs handlingar finns i serie FXX deras korrespndens mellan 1969-1970 finns i EIVe, deras delegationsprotokoll 1968-1970 finns under AIVa och AIVb. Landstingets beslut finns protokollförda i AI och i en tryckt serie MIa, där även Förvaltningsutkottets protokoll finns under MII, men i original under AIIaa.
Gränsen till den nya arkivbildaren Upphandlingsarkivet är inte knivskarp utan övergången sker successivt. Det återspeglas även i arkivbildningen. Det finns handlingar som är från tiden mellan 1969-1970 vilka förts till Upphandlingsavdelningens arkiv. Mycket beroende på att separata diarier började föras under 1969 och det har inte noterats hos den äldre arkivbildaren vid förteckningsarbetet 1988. Den enklaste lösningen var därför att föra samman diarierna i enhetliga och sammanhållna serier. Ärendena hölls dessutom oftast öppna under en tvåårsperiod och även detta föranleder att föra handlingarna till det yngre arkivet.
De sökingångar som finns till arkivet är arkivförteckningen och diarierna. Registren till diarierna är förkomna. Viktigare handlingar i arkivet är diarierna och ärenden knutna till dem. I början av verksamheten fördes åtminstone tre olika diarier för olika typer av ärenden (dispens-, försäkrings- och upphandlingsärenden), men de kom så småningom att sammanföras till ett huvuddiarium för allmänna ärenden.
Varje ärende innehåller de flesta viktiga bevarade dokument så som anbud, avtal, cirkulär, protokoll och delegationsbeslut. Till vissa ärenden finns också ritningar av institutitioner och fotografier av möbler för upphandling, ibland även tygprover. Ärendena är lagda i diarienummerordning, men en serie går efter upphandling fördelad på institutioner. De senare ärendena har kunnat vara öppna under många år och är därför placerade efter vilket år de påbörjades.
De viktigaste protokoll som finns är den serie som är från upphandlingskommittén. Det finns även spridda protokoll från avdelningsmöten, inköparmöten och olika samrådsgrupper, men dessa serier är inte kompletta utan där finns stora luckor. Levererade arkivhandlingar har urgallrats 1988. På Landstingsarkivet (LA) förvaras handlingar fram till och med 1982 resterande finns hos registrator vid Landstindservice. Vid Landstingsservice finns även det datoriserade diarieföringssystemet DORADO med möjlighet att söka på sökor i tre nivåer. Detta kan ske på ärenden mellan 1991-1993.
Sekretess har tillämpats på inkomna anbud i enlighet med Sekretesslagen 1980:100 kap. 6:2 som policy har man även tillmötesgått anbudgivarnnas önskemål om förlängd sekretess.
Ansvarat för arkivet har avdelningschefen för upphandlingsavdelningen Rune Axelsson. Den löpande arkivvården har skötts av chefssekreterare Inger Eliasson. Nämndansvarig från landstingsarkivet har arkivarie Peter Nordström varit.
Stockholm den 2 december 1998
Tomas Nimreus
praktikant
ARKIVBESKRIVNING FÖR STOCKHOLMS LÄNS LANDSTINGS UPPHANDLINGSAVDELNINGS ARKIV 1971-1993
Verksamhet och organisation: Avdelningen ledde och samordnade landstingets centrala upphandlingsverksamhet. Den upphandlade åt förvaltningar vilka saknade egen inköpsfunktion, bevakade att upphandlingar skedde lönsamt och formellt riktigt, informerade landstingets förvaltningar om centrala upphandlingar, bevakade och bedrev förrådsverksamhet. I övrigt skulle den även handlägga försäkringsärenden och bedriva marknadsuppföljning.
Avdelningen hade 1971 två sektioner 1) Planeringssektionen med ansvar för utredningar, uppföljning, samordning och rådgivning, utrustningsplanering, anslagskontroll, leveransbevakning, fakturarutiner, administrativa servicefunktioner och 2) Inköpssektion med ansvar för centralupphandlingar av varor och tjänster, kontroll- och reklamationsfrågor, försäkringsfrågor, försäljningsfrågor, förråd, samordning och rådgivning samt marknadsuppföljning.
En organisationsförändring skedde 1984 då avdelningen delades i fyra sektioner;
1) Administativ sektion med ansvar för utredningar, utbildning, information, försäkringar, kontrollverkamhet, registratur, arkiv, skrivfunktioner, ekonomi och övriga avdelningars administration
2) MA-sektion uppdelad på två grupper a) systemgruppen med ansvar för systemutveckling, systemförvaltning, utbildning, registervård, införandestöd, användarstöd, MA-utredningar och b) blankettgruppen med ansvar för samordning, utveckling, kontruktion, arkivering, sortimentsbegränsning, etiketter och trycksaker 3) Inköpssektionen ansvarade för centralupphandlingar, inköp, försäljning, samordning och rådgivning, marknadsuppföljning, test och provningverksamhet, kontroll och reklamationsfrågor, biträda andra förvaltningar, utbildning sortimentsbegränsning och standardiseringsfrågor 4) Kostenhet skulle handha provkök, utredningar, rådgivning och utbildning.
Till avdelningen var en upphandlingskommitté knuten där principiella beslut fattades. Övriga formella fora var sammanträden för inköpare, avdelningsmöten och övriga samrådsgrupper.
Historik: Upphandlingsverksamhet som egen verksamhetsgren startar 1918 i Stockholms läns landsting (SLL). Den kom under lång tid att ligga under det centrala kansliet och sortera under byggnads- och upphandlingsnämnden. Tiden före 1970 behandlades dessa frågor genom Finanskontoret genom tekniska avdelningens inköpssektion och det var den organisationen som den 1 januari 1971 blev Upphandlingsavdelningen vilket skedde i samband med storlandstingets tillkomst. Organisatoriska förändringar skedde 1975, 1984 och 1987, då nya uppgifter tillkom. Finanskontoret upphör 1992. Det uppgår då i landstingskontorets finansförvaltning. Upphandlingsavdelningen uppgick i Landstingsservice den 1 januari 1994.
Viktigare handlingstyper: Upphandlingskommitténs protokoll med bilagor, diarieförda handlingar, centrala upphandlingsärenden vari ingår öppningsprotokoll, anbudssammanställningar, anbudssammanställningar, anbudsprotokoll, tjänsteutlåtanden, cirkulär, avtal, leveransbestämmelser, leverantörsregister, varuslagsregister. Vidare diarieförda dispensärenden och försäkringsärenden samt övriga diarieförda ärenden.
Förvaring: Handlingar till 1993 finns på Landstingsarkivet (LA), därefter förvaras de på Landstingsservice.
Sökingångar i arkivet: Landstingsarkivets förteckning (1998) samt diarierna.
Gallringsbeslut: Gallringsplan upprättad 1988-02-03, LA dnr 8710-0097.
Sekretess: tillämpas för upphandlingsärenden till respektive upphandling har avslutats. Sekretesslagen 1980:100 kap. 6 § 2 - upp till 2 års sekretess. Anbud förvaras i kassaskåp. I princip är de offentliga när avtal upprättats, men ibland tillmötesgås anbudsgivarnas önskemål om förlängd sekretess.
Arkivansvar: hade avdelningschef Rune Axelsson och chefssekreterare Inger Eliasson ansvarade för arkivets skötsel. Nämndansvarig på Landstingsarkivet var Peter Nordström.
Hänvisningar till orter
Stockholms kommun (Verksamhetsort)
Ospecificerad topografiuppgift (Sätesort)
Stockholms län (Verksamhetsort)
ReferenskodSE/AB019/LA_279
Länk till postenhttps://sok.riksarkivet.se/agent/MDXRgObL4Kg0Oh18TQsrh0
SpråkSvenska
ExtraIDLA_279