Sök i arkiven
Genvägar MENY

bild
Arkiv

Ämbetsarkivet 1930-2006

Stockholms stadsarkiv

Grunddata

ReferenskodSE/SSA/2088/01
Länk till postenhttps://sok.riksarkivet.se/arkiv/ebUH7W6JnqInp9PVoDm6V2
Omfång
210,4 Hyllmeter 
VillkorDelvis
VillkorsanmVissa handlingar i arkivet kan omfattas av sekretess. En sekretessprövning ska göras innan handlingarna kan lämnas ut.
ArkivinstitutionStockholms stadsarkiv (depå: Kungsklippan)

Innehåll

Ordning & struktur
ArkivhistorikArkivbeskrivning

Stockholms stadsarkivs organisation och arbetsuppgifter
Kulturnämnden är sedan 1999 arkivmyndighet och Stadsarkivet dess förvaltning. Stadsarkivets uppgifter är:
arbeta för en god arkivvård, utöva tillsyn och ge råd
att bevara och vårda de arkiv som har levererats, bedriva depåverksamhet
göra arkiven mer tillgängliga, ge forskarservice och göra arkiven levande

I uppgifterna ingår även:
bedriva arbetsträning
styra och leda verksamheten
ge stöd till verksamheten

Stadsarkivet är sedan andra halvåret 2013 organiserat i tre avdelningar. Omvärld och service, Logistik och produktion samt Informationsförsörjning och utveckling . Avdelningen för Omvärld och service är indelad i enheterna Läsesal och webb samt Arkivsvar team 1 och 2. Avdelningen för Logistik och produktion är uppdelad i två enheter; Ta emot och bevara samt Bearbeta och publicera. Informationsförsörjning och utveckling organiserar sitt arbete utifrån processer med processansvariga och kommer inte att ha enheter. Avdelningens olika processer är Tillsyn och normering, Uppdragsverksamhet, IT, Utveckla och samverka, samt Digital arkivprocess.

Historik
Magistratens, rådhusrättens och kämnärsrättens arkiv förvarades i Stockholms rådhus. Parallellt med det äldre rådhusarkivet bildades ett stadsarkiv vid 1800-talets slut omfattande bland annat handlingar från den primärkommunala verksamheten som tillkom 1862.

1900 fick stadsarkivet en donation bestående av ett specialbibliotek för stockholmiana (Wernerska biblioteket). Därvid uppkom Stockholms stads arkiv och bibliotek.
Efter en utredning i staden och beslut i stadsfullmäktige kunde Stockholms stadsarkiv börja sin verksamhet 1930. Samma år fick staden i uppdrag att fungera som landsarkiv för lokala statliga myndigheter. År 1993 fick Stadsarkivets i uppdrag av regeringen att vara arkivmyndighet också för regionala och lokala statliga myndigheter i Stockholms län. Stadsarkivet blev alltså år 1993 landsarkiv i Stockholms län.

Stadsarkivets politiska nämnd var Arkivnämnden till och med år 1998. Den lades ned vid årsskiftet 1998/1999 och Stadsarkivet ingår därefter i Kulturnämnden. Inom Kulturnämnden hanteras arkivfrågorna hanteras i ett särskilt utskott, arkivutskottet.

I samband med stadsdelsreformen 1997 tillkom en enhet i lokaler i Frihamnen där företrädesvis handlingar från sjukhusarkiv och stadens sociala verksamhet förvaras. Enheten upphörde i samband med omorganisationen 2009 och verksamheten överfördes huvudsakligen till de nya svarsenheterna.

Författningar som gäller Stadsarkivets kärnverksamhet
Instruktion för stadsarkivet fastställd av arkivnämnden 12 december 1996
Reglemente för Kulturnämnden 1999-01-14
Förordning för Stockholms stadsarkiv när det fullgör sina uppgifter som landsarkiv SFS 1991:447
Arkivlagen SFS 1990:782
Arkivförordningen SFS 1991:446
Regler för den kommunala arkivvården inom Stockholms kommun Kfs 1995: 50 med ändr. 1998:39
Tillämpningsanvisningar till regler för den kommunala arkivvården, utfärdade av arkivnämnden den 18 juni 1991 och uppdaterade 12 december 1996
Allmänna anvisningar om gallring utfärdade av arkivnämnden 11 december 1990






Sambandet mellan Stadsarkivets verksamhet och handlingar

Förvara arkiv.
De kommunala myndigheterna i Stockholms stad och de statliga i Stockholms län får leverera sina arkiv till Stadsarkivet. Arkivleveranser kommer också från föreningar och privatpersoner. Det leder till leveransärenden, som registreras i diariet. Varje leverans registreras i en accessionsliggare. När arkivet har levererats registreras det i beståndsregistret, som alltså är ett register över de arkiv Stadsarkivet förvarar. Beståndsregistret publiceras på Stadsarkivets webbplats.

Tillhandahålla arkiv
Stadsarkivet bedriver omfattande forskarservice. Tillhandahållandet av handlingar gäller såväl betyg, bouppteckningar, inskrivningshandlingar och inkomstuppgifter såsom släktutredningar och personforskning. Stadsarkivet har rätt att avgiftsbelägga viss typ av återsökning i arkiven. Förfrågningar inkommer per brev, e-post, fax , telefon och besök. Förfrågningarna registreras i diariet.

Underlätta tillgången till arkiv & sprida kunskap om arkiv.
Stadsarkivet arbetar med att digitalisera arkiv i olika former. Stockholms Historiska Databas tillkom 1977 och har som uppgift att registrera och bearbeta bland annat rotemansarkivet. De digitala uppgifterna ur rotemansarkivet finns publicerade på ett antal CD-skivor som finns tillgängliga i Stadsarkivets expedition. (Söder i våra hjärtan, Kungsholmenskivan, Klara, Gamla stan 750 år). Det finns ett stort antal andra digitala register som Stadsarkivet har skapat. De finns redovisade i arkivförteckningen.

Bibliotek
Stadsarkivets bibliotek är ett forskningsbibliotek specialiserat på stockholmiana, svensk historia, genealogi och arkivvetenskap och det ingår omkring 130 000 titlar i biblioteket. I bibliotekskataloger (analoga och digitala) finns uppgifter om våra böcker och möjlighet att söka.

Arbeta för god arkivhantering utöva tillsyn och ge råd.
Stadsarkivet inspekterar regelbundet myndigheternas arkivvård och får utfärda föreläggande om åtgärder. Det leder till inspektionsrapporter. De finns registrerade i diariet. Stadsarkivet fattar gallringsbeslut för myndigheterna i Stockholms stad. Gallringsbesluten registreras i diariet. Övriga handlingar inom tillsynsområdet är besiktningar av arkivlokaler, rådgivning och utbildningsverksamhet. Merparten diarieförs.

Styra och planera verksamheten
Stadsarkivet lyder under Kulturnämnden, men arkivfrågorna hanteras i ett särskilt Arkivutskott vars möten protokollförs. Nämnden har också delegerat beslut rörande exempelvis gallring av allmänna handlingar till stadsarkivarien. Besluten dokumenteras och anmäls till utskottet och till nämnden.

Förvaltningens ansvarsområden och åtaganden beskrivs i nämndens verksamhetsplaner och uppföljningen beskrivs i verksamhetsberättelser. Förvaltningen fattar också beslut om gällande policies för verksamheten i enlighet med stadens instruktioner.

Ge verksamhetsstöd.
Inom Stadsarkivets interna stödorganisation uppkommer handlingar inom verksamheterna personal, ekonomi, IT-stöd, lokaladministration, kontorsservice och registratur. Exempel på handlingstyper är personalakter, fakturor, redovisningshandlingar, diariet, beställningar, behörighetshandlingar inom IT, larm och leverantörsavtal.

Arkiv som förvaras hos Stadsarkivet
Stadsarkivet förvarar omkring 4 000 arkiv, i egenskap av arkivmyndighet. Det är arkiv från de kommunala myndigheterna i Stockholms stad och de lokala och regionala statliga myndigheterna i Stockholms län. Dessutom förvaras ideella föreningars arkiv, släktarkiv och personarkiv. Vilka arkiv Stadsarkivet förvarar framgår av beståndsregistret, som finns tillgängligt på Stadsarkivets webbplats www.ssa.stockholm.se samt i Stadsarkivets expedition.

Sökingångar till arkivet
Diariet
En stor del av Stadsarkivets handlingar återsöks genom diariet. Det finns diarieplaner, en nuvarande samt ett antal äldre, som är en viktig sökingång. Av diarieplanen framgår vilka typer av ärenden som har diarieförts.

Arkivförteckningen
I arkivförteckningen kan man söka efter handlingar på en övergripande nivå, d.v.s. där framgår inte vilka enskilda handlingar som finns, utan vilka typer av handlingar som finns. (Diarieplanen beskriver de handlingstyper som har diarieförts, medan arkivförteckningen redovisar de handlingstyper som bevaras utan att ha diarieförts).

I tidigare utkast till dokumenthanteringsplaner kan man finna viss ledning.

Från och med 2007 tillämpas ett processorienterat arkivredovisningssystem för de diarieförda handlingarna.

Till Stadsarkivets inspektioner och gallringsbeslut finns både pappersbaserade och datoriserade sökregister. De finns hos tillsynsenheten.

Gallringsregler
Följande gallringsbeslut gäller för Stadsarkivets verksamhet:
- Gallringsbeslut 1968-02-28 (diarienummer 522, 690-157/68)
- Gallringsbeslut Promemoria 1975-09-26 (diarienummer 11-521/75)
- Gallringsbeslut 1989:16 (53-618/89)
- Gallringsbeslut 1990:8 (50-658/89)
- Gallring av handlingar i EDIT/EMIL 1997:7
- Gallring av personalhandlingar 1999:5
- Gallring av upphandlingshandlingar 2004:8

Stadsarkivet har själv fattat följande lokala gallringsbeslut:
- Om e-post 2001-08-07 (dnr 09-2825/01)
- Tillsynsenhetens handlingar dnr 4100-13223/03

Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess.
Stadsarkivets allmänna handlingarna är till den allra största delen offentliga och står till allmänhetens och myndigheternas förfogande enligt offentlighetsreglerna i Tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen.

Ett par inskränkningar finns dock:
Sekretess gäller handlingar vid upphandling enligt 6:2.
Vissa personalhandlingar berörs av sekretess jämte 7:11. Detta gäller framför allt handlingar som rör rehabilitering, sjukdom och andra personalsociala handlingar.
Sekretess kan prövas rörande handlingar som redovisar larmfunktioner och lägesbeskrivningar av desamma. 5:2


Arkivansvarig
Stadsarkivarien är ansvarig för arkivverksamheten vid Stockholms stadsarkiv.
Inledning (äldre form)1.Myndighetens arbetsuppgifter och organisation

Stockholms stadsarkiv är en kommunal förvaltning och började sin verksamhet 1930. Året innan1929 hade Stockholms stadsfullmäktige godkänt ett förslag till ny organisation av Stockholms arkivverksamhet. Därmed sammanslogs Stockholms stads arkiv och bibliotek med Rådhusarkivet till en arkivinstitution, Stockholms stadsarkiv. År 1930 fick Stockholms stadsarkiv också i uppdrag att fungera som landsarkiv för lokala statliga myndigheter i Stockholms stad. Genom förordning 1993 utökades landsakivfunktionen till regionala och lokala statliga myndigheter i Stockholms län.

År 1929 beslöt Stockholms stadsfullmäktige att inrätta en särskild nämnd, Stockholms stads arkivnämnd, med uppgift att handlägga stadens arkivfrågor. Arkivnämnden upphörde vid årsskiftet 1998/1999 och sedan 1 januari 1999 är kulturnämnden arkivmyndighet i staden och har ett särskilt utskott som handhar arkivfrågor.

Stadsarkivarien är förvaltningschef. Stadsarkivet är för sin verksamhet sedan den 1 januari 2000 indelad i ett antal enheter. Dit hör enheten för digitalutveckling, folkbokföringsenheten, forskarserviceenheten, Frihamnsenheten, enheten för intern service, Stockholms Historiska databas (SHD), SHD Resurs samt enheten för tillsyn och rådgivning. Under enheten för intern service ligger ekonomi, IT-verksamhet, lokaler/säkerhet, personal och registratur. Under forskarserviceenheten ligger bibliotek, forskarexpedition, framtagning, depåverksamhet och
kart-och ritningsarkivet.

Författningar som styr Stadsarkivets verksamhet:

1) Instruktion för stadsarkivet fastställd av arkivnämnden den 12 december 1996.
2) Regler för den kommunala arkivvården inom Stockholms kommun, Kfs 1995 50 med ändr 1989:39.
3) Arkivlagen, SFS 1990:782 samt ändringar.
4) Tillämpningsanvisnigar till regler för den kommunala arkivvården, utfärdade av arkivnämnden den 18 juni 1991 och uppdaterade den 12 december 1996.
5) Allmänna anvisningar om gallring, utfärdade av arkivnämnden den 11 december 1990
6) Avtal mellan svenska staten och Stockholms kommun om ersättning till Stockholms stadsarkiv för dess funktion som landsarkiv för Stockholms län, 1993
7) Förordning för Stockholms stadsarkiv när det fullgör sina uppgifter som landsarkiv, SFS 1991:447, med ändring SFSF 1993:1100
8)Övriga statliga arkivförfattningar samt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd


2.Sambandet mellan myndighetens verksamhet och handlingar

Stadsarkivet övergripande mål är att bevara och tillgängliggöra arkiven tillhörande Stockholms stad och
på statligt uppdrag också de statliga regionala och lokala arkiven i Stockholms län. Det innebär att verka för en god arkivhantering (tillsyn), bevara och vårda (depåverksamhet) samt tillgängliggöra arkiven (forskarservice).

Stockholms Historiska Databas tillkom 1977 och har till huvuduppgift att registrera och bearbeta demografiska data för forsknings-, utbildnings-och arkivändamål genom överförande av information i stadens mantalsböcker 1878-1926, rotemansarkivet.

En depå i Frihamnen, i Magasin 3, tillkom 1997 i samband med stadens omorganisation och tillkomsten av en sadsdelsnämndsorganisation. Där förvaras huvudsakligen arkiv med anknytning till social verksamhet inom Stockholms stad och län samt sjuk-och hälsovård inom Stockholms stad. I Frihamnen förvaras även 1900-talets bouppteckningar till och med juni 2001 från Stockholms läns tingsrätter och domsagor samt Stockholms tingsrätt 1948-2001.

En mycket stor del av de allmänna handlingarna vid Stockholms stadsarkiv hanteras i diariet. Stadsarkivet har dels registreirnigsskyldighet enligt sekretesslagen, dels ett eget behov av att diarieföra för att kunna hålla ordning på ärendehandläggningen och ge möjlighet till uppföljning. Omkring 20 000 ärenden registreras årligen. Stadsarkivet har en postadress och all post som kommer till Stadsarkivet öppnascentralt. Det finns en registrator på heltid och medarbetare som kan ersätta registrator vid frånvaro. I vissa ärendeslag är registreringen i diariet decentraliserad (bouppteckningsförfrågningar till Frihamnen, folkbokföringsärenden). Sedan 1967 tillämpas på Stadsarkivet ett diarie-och dossiésystem för registrering av in-och utgående handlingar. Till det kronoligiska diariet finns olika typer av sökregister. Diarieföringen är numera datoriserad.
Ämbetsarkivet innehåller arkivhandlingar som tillkommit som ett resultat av Stockholms stadsarkiv och dess föregångares verksamhet. Ett förslag till dokumenthanteringsplan för Stadsarkivets olika delar har utarbetats år 1998.


3.Myndighetens gallringsbeslut

Aktuella gallringsbrev för Stadsarkivet:

SSA 2003:13 (ändrad SSA 2004:8) för handlingar i upphandlingsärenden
Lokalt gallringsbeslut 2001-08-07 (dnr 09-2825/01) om gallring av digitalt lagrad e-post efter utskrift
Lokalt gallringsbeslut för tillsynsenhetens handlingar (dnr 4100-13223/03)
SSA 1997:7 för personaladministrativa handlingar i EDIT/EMIL
SSA 1995:5 för personaladministrativa handlingar
Gallringsbeslut 1990:8 (dnr 50-658/89)
Gallringsbeslut 1989:16 (dnr 53-618/89)
Gallringar av handlingar i EDIT/EMIL 1988-10-17 (dnr 530-98/88)
Gallringsbrev, handlingar ur KPAI 1982-06-08 (dnr 52-1141/82)
Promemoria 1975-09-26 (dnr 11-521/75)
Gallringsbeslut 1968-03-11 (arkivnämndens protokoll §7)
Förslag till gallring 1968-02-28 (dnr 522, 690-157)


4.Myndighetens arkivansvar

Stadsarkivet ansvarar, i egenskap av kommunal myndighet, för sina arkiv och ska fördela ansvaret för arkivhanteringen i en instruktion för arkivvården. Stadsarkivet saknar en formellt fastställd arkivinstruktion och
det innebär att stadsarkivarien är formellt ansvarig för arkivhanteringen. En arkivarie på forskarserviceenheten
har i uppdrag att sköta ämbetsarkivet på en del av sin tjänst. En översyn av Stadsarkivets interna arkivorgani-
sation och arkivhantering är på gång.

Tillgänglighet

SekretessDelvis

Kontroll

Senast ändrad2023-10-11 17:29:26